LegalizeBesluit van de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport van 13 april 2015 tot vaststelling van regels voor het documentair informatiemanagement van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (Regeling documentair informatiemanagement VWS 2015)
Gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995;
Besluit:
Hoofdstuk 1. : Algemene bepalingen
Artikel 1. , Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
-
- Archiefbeherend onderdeel: een organisatieonderdeel van het kerndepartement of een buitendienst dat specifiek als taak heeft om werkzaamheden te verrichten die gericht zijn op het beheer van documentaire informatie.
-
- Archiefbesluit: het Archiefbesluit 1995 of indien dit besluit is ingetrokken, het dan geldende Archiefbesluit.
-
- Archiefvormend onderdeel: het kerndepartement of een buitendienst dat op basis van zijn taakuitoefening afzonderlijk documentaire informatie verzamelt, ontvangt, creëert, verzendt of beheert.
-
- Archiefwet: de Archiefwet 1995 of indien deze wet is ingetrokken, de dan geldende Archiefwet.
-
- Buitendienst:
- 1°. een in het Organisatiebesluit VWS genoemde dienst of instelling die niet tot het kerndepartement behoort;
- 2°. een in het Organisatiebesluit VWS genoemd secretariaat van een raad of commissie, alsmede
- 3°. een niet in het Organisatiebesluit VWS genoemd secretariaat van een door de minister ingestelde commissie dat berust bij een ambtenaar van een buitendienst als bedoeld onder 1° of 2°.
-
- Conversie: het overzetten van digitale documentaire informatie naar andere programmatuur met behulp van standaardprogrammatuur met behoud van authenticiteit.
-
- Document: geheel van samenhangende gegevens die op een fysieke of elektronische gegevensdrager zijn vastgelegd.
-
- Documentair informatiemanagement: de werkzaamheden die tot doel hebben de documentaire informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren.
-
- Documentaire informatie:
- 1°. alle documentaire informatie, ongeacht hun vorm, door het ministerie ontvangen of opgemaakt en specifiek voor het ministerie bestemd;
- 2°. alle documentaire informatie, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, waarvan rechten of functies op het ministerie zijn overgegaan;
- 3°. alle documentaire informatie, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;
- 4°. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de Archiefwet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde documentaire informatie of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet zijn vervaardigd.
-
- Dossier: samenhangend geheel van documentaire informatie dat betrekking heeft op de behandeling van een specifieke zaak of werkproces.
-
- Drager: fysiek of digitaal opslagmedium waarop of waarin gegevens zijn vastgelegd.
-
- Duurzaamheid: de mate waarin de toegankelijkheid, authenticiteit en betrouwbaarheid van documentaire informatie is gewaarborgd om noemenswaardige achteruitgang te voorkomen en tegen te gaan.
-
- Emulatie: methode waarbij de technische omgeving softwarematig wordt nagebootst die noodzakelijk is voor het uitvoeren van oude programma's.
-
- Informatiesysteem: een systeem waarin documentaire informatie geregistreerd, opgeslagen, bewerkt, geraadpleegd en beheerd wordt.
-
- Kerndepartement:
- a. het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport zoals omschreven in het Organisatiebesluit VWS, met uitzondering van de in het Organisatiebesluit VWS genoemde diensten, instellingen, raden en commissies,
- b. de secretariaten van door de minister ingestelde commissies die niet zijn genoemd in het Organisatiebesluit VWS en waarvan het secretariaat berust bij een ambtenaar van het kerndepartement.
-
- Metagegevens: gestructureerde gegevens voor het beheer en de ontsluiting van documenten, dossiers en andere entiteiten.
-
- Migratie: het overzetten van digitale documentaire informatie naar een ander digitaal informatiesysteem met behulp van speciale computerprogrammatuur met behoud van authenticiteit.
-
- Minister: de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.
-
- Ministerie: het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS).
-
- Organisatiebesluit VWS: het Organisatiebesluit VWS 2012 of indien dit besluit is ingetrokken, het dan geldende Organisatiebesluit VWS.
-
- Organisatieonderdeel: een directie, afdeling, programma, tuchtcollege of ander onderdeel van het kerndepartement of van een buitendienst.
-
- Overdracht: het overdragen van documentaire informatie van een organisatieonderdeel van het ministerie aan een ander organisatieonderdeel van het ministerie.
-
- Selectielijst: een formeel vastgesteld overzicht dat dient als wettelijke grondslag voor de waardering, selectie en de vernietiging of overbrenging van documentaire informatie.
-
- SG: de Secretaris-Generaal van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport respectievelijk de pSG indien taken aan de pSG zijn opgedragen.
-
- Vervanging: de digitale reproductie van documentaire informatie waarbij de oorspronkelijke papieren documentaire informatie wordt vernietigd en de inhoud in digitale vorm behouden blijft.
-
- Werkproces: een complex van samenhangende activiteiten gericht op de uitvoering van een taak van de organisatie.
Artikel 2. , Reikwijdte
De regeling is van toepassing op het beheer van alle documentaire informatie waarvoor de Minister van VWS zorgdrager is.
Hoofdstuk 2. : Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Artikel 3. , Minister
De minister is zorgdrager in de zin van artikel 1, onder d, van de Archiefwet, voor alle documentaire informatie van het ministerie. De zorg van de minister eindigt door overbrenging, vervreemding of vernietiging van de documentaire informatie.
Artikel 4. , Secretaris-Generaal
De Secretaris-Generaal van VWS is ambtelijk eindverantwoordelijk voor het documentair informatiemanagement waarvoor de minister zorgdrager is.
De Secretaris-Generaal is bevoegd om alle in deze regeling genoemde taken en bevoegdheden van hoofden van archiefvormende onderdelen buiten het kerndepartement uit te laten oefenen door een door de Secretaris-Generaal aangewezen persoon indien sprake is van taakverwaarlozing.
Artikel 5. , Plaatsvervangend Secretaris-Generaal
De plaatsvervangend Secretaris-Generaal stelt beleid vast voor het beheer van documentaire informatie.
Artikel 6. , Chief Information Officer
De Chief Information Officer van het kerndepartement is verantwoordelijk voor een goed en efficiënt beleid op het gebied van informatie en ICT en adviseert de ambtelijke en politieke leiding, beleidsmedewerkers en de bestuursraad over informatie en ICT.
De Chief Information Officer:
- a. stelt de departementale strategie en visie op voor geautomatiseerde informatievoorziening en ICT;
- b. draagt zorg voor de samenhang in informatievoorziening en ICT, waarbij zijn rol zowel adviserend als controlerend is;
- c. signaleert en interpreteert rijksbrede ontwikkelingen, vertaalt rijksbrede beleidskaders voor VWS en integreert beleid op het vlak van informatievoorziening en ICT;
- d. stelt projectbeheersingsmethodieken voor en ondersteunt projecten op het gebied van informatievoorziening en ICT met audits, reviews en second opinions;
- e. toetst op organisatie, governance, kosten, risico’s, aansluiting op departementale projectenportfolio, toepassing van rijksbrede en departementale ICT architectuur, gebruik van projectmethodieken en externe kwaliteitstoetsen;
- f. vertegenwoordigt het ministerie in gremia op het gebied van informatievoorziening en ICT;
- g. is de voorzitter van de CIO-raad van het ministerie van VWS;
- h. verstrekt informatie en rapporteert over de informatievoorziening en ICT van het ministerie aan de pSG en de Bestuursraad.
Indien een buitendienst een Chief Information Officer heeft, heeft hij de in het tweede lid, onderdelen a tot en met e bedoelde taken en verstrekt hij informatie en rapporteert hij over de informatievoorziening en ICT aan het hoofd van de buitendienst.
Artikel 7. , Directeur belast met het beheer van de documentaire informatie
De directeur belast met het beheer van de documentaire informatie van het kerndepartement of een buitendienst is verantwoordelijk voor:
- a. de beleidsontwikkeling, de coördinatie, de advisering en de uitvoering op het gebied van documentair informatiemanagement;
- b. één of meerdere geschikte informatiesystemen en één of meerdere geschikte archiefruimten voor het documentair informatiemanagement;
- c. voldoende en deskundig personeel en voor voldoende financiële middelen voor de uitvoering van de taken op het gebied van documentair informatiemanagement.
De in het eerste lid bedoelde directeur informeert de (plaatsvervangend) Secretaris-Generaal of het hoofd van een buitendienst over relevante zaken op het terrein van het documentair informatiemanagement.
De directeur belast met het beheer van de documentaire informatie van het kerndepartement is bevoegd om aanwijzingen te geven over het beheer van documentaire informatie binnen het kerndepartement en aan het hoofd van een buitendienst.
De directeur belast met het beheer van de documentaire informatie van een buitendienst is bevoegd om aanwijzingen te geven over het beheer van documentaire informatie binnen de eigen buitendienst.
De directeur belast met het beheer van de documentaire informatie van het kerndepartement is verantwoordelijk voor de voorbereiding van eventueel noodzakelijke wijzigingen in onderhavige regeling.
Artikel 8. , Archiefbeherende onderdelen
Een archiefbeherend onderdeel verricht of laat verrichten, in opdracht van de in artikel 7, eerste lid, bedoelde directeur van deze regeling, de daadwerkelijke werkzaamheden op het gebied van het documentaire informatiemanagement van het eigen archiefvormend onderdeel conform deze regeling en overige relevante wet- en regelgeving.
Het archiefbeherend onderdeel van het kerndepartement geeft concernbreed gevraagd en ongevraagd advies.
Een buitendienst kan de minister of een door hem aangewezen ambtenaar toestemming vragen om de documentaire informatie te laten beheren door het archiefbeherend onderdeel van het kerndepartement.
Artikel 9. , Archiefvormende onderdelen
Het hoofd van een archiefvormend onderdeel beheert de documentaire informatie conform de regels van deze regeling en overige relevante wet- en regelgeving.
Het hoofd van een archiefvormend onderdeel is bevoegd om aanwijzingen te geven voor het beheer van documentaire informatie van zijn organisatie voor zover deze in lijn zijn met de voorliggende regeling en andere wet- en regelgeving.
Het hoofd van een archiefvormend onderdeel draagt zorg voor het verrichten van de daadwerkelijke werkzaamheden op het gebied van het documentair informatiemanagement van het betreffende archiefvormende onderdeel, voor voldoende en deskundig personeel en voor voldoende financiële middelen.
De archiefvormende onderdelen kunnen, na instemming van de Secretaris-Generaal of de door hem aangewezen ambtenaar op basis van een advies van het archiefbeherende onderdeel, hun documentaire informatie overdragen aan het archiefbeherend onderdeel van het kerndepartement.
Na overdracht aan het kerndepartement blijven de archiefvormende onderdelen eigenaar van hun documentaire informatie.
Het hoofd van een buitendienst brengt documentaire informatie over naar de aangewezen archiefbewaarplaats.
Artikel 10. , Hoofden van organisatieonderdelen
Binnen een archiefvormend onderdeel zijn de hoofden van de verschillende organisatieonderdelen verantwoordelijk voor de documentaire informatie van hun organisatieonderdeel en verlenen medewerking aan het archiefbeherend onderdeel voor het beheer van deze documentaire informatie.
Artikel 11. , Dossiereigenaar
De dossiereigenaar is verantwoordelijk voor de autorisaties, de volledigheid en het sluiten van zijn dossiers.
Hoofdstuk 3. : Documentair informatiemanagement
Artikel 12. , Registratie
Documentaire informatie wordt direct na ontvangst, na opmaak of voor verzending voorzien van metagegevens en opgeslagen in een informatiesysteem.
Direct na registratie van een document wordt het document toegevoegd aan een zaak of dossier, dat voorzien is van metagegevens.
De onder lid 1 en 2 vermelde metagegevens zijn conform het vastgestelde metagegevensschema dat is gebaseerd op het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid.
Artikel 13. , Vervanging
Een besluit tot vervanging wordt gepubliceerd in de Staatscourant. Een handboek vervanging is als bijlage bij het vervangingsbesluit gevoegd.
Van de vervanging van documentaire informatie stelt de directeur als bedoeld in artikel 7 van deze regeling of een door hem aangewezen ambtenaar een verklaring van vervanging op met een specificatie van de vervangen documentaire informatie.
Indien de originele versie van documentaire informatie niet langer beschikbaar is, wordt een kopie van deze documentaire informatie beheerd als zijnde het origineel.
Artikel 14. , Context en authenticiteit
De archiefvormende onderdelen dragen er zorg voor dat voor alle permanent te bewaren documentaire informatie te allen tijde kan worden vastgesteld:
- a. wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces de documentaire informatie werd ontvangen of opgemaakt;
- b. de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of opmaken ervan, voor zover deze aspecten kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces;
- c. de samenhang met andere ontvangen en opgemaakte documentaire informatie;
- d. de met betrekking tot de documentaire informatie uitgevoerde beheeractiviteiten;
- e. de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur waarmee de documentaire informatie wordt bewaard of beheerd.
Artikel 15. , Voortgang en afdoening
De archiefvormende onderdelen bewaken de voortgang en tijdige afdoening van de behandeling van de documentaire informatie en leggen dit vast in een informatiesysteem.
Artikel 16. , Ordening en toegankelijkheid
De raadpleging van dit document komt niet in de plaats van het lezen van het oorspronkelijke Staatsblad of de Staatscourant. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor eventuele onnauwkeurigheden die voortvloeien uit de omzetting van het origineel naar dit formaat.