Besluit van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 13 augustus 2015, nr. MT/2015/77, inzake de (routinematige) digitale vervanging van archiefbescheiden van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed

Gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995;

Besluit:

Over te gaan tot (routinematige) digitale vervanging van archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen:

• a. die:

• 1. zijn ontvangen of opgemaakt voorafgaand aan de inwerkingtreding van dit besluit; of

• 1. zullen worden ontvangen of opgemaakt in de periode tot en met vijf jaar na de inwerkingtreding van dit besluit;

• b. volgens de specificaties, vastgelegd in de bij dit besluit horende bijlage ‘Handboek digitale vervanging archiefbescheiden Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed’;

• c. overeenkomstig de eisen, opgenomen in de Archiefregeling 2009 (Stcrt. 2010, 70); en

• d. met inachtneming van de waarde en het belang, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel c onderscheidenlijk d, van het Archiefbesluit 1995.

Bijlage

Handboek digitale vervanging archiefbescheiden Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed

Versie: 1.0

Datum: 23-07-2015

Status: Definitief

Behoort bij: MT/2015/77

Colofon

Inhoud

Inleiding

In 2010 is besloten om de archieven van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE) te digitaliseren om de informatievoorziening intern en extern te verbeteren. De beschikbare informatie wordt op deze manier beter ontsloten voor medewerkers van de rijksdienst maar ook voor andere (rijks)ambtenaren, professionals en burgers in het algemeen. Het ontsluiten van informatie over het cultureel erfgoed is een van de kerntaken van de rijksdienst.

Het digitaliseren van de archieven past in een bredere ontwikkeling bij de RCE, namelijk een ketengerichte invulling van de informatie-infrastructuur ten behoeve van nieuw beleid voor monumentenzorg. Het op een makkelijke en gebruiksvriendelijke wijze toegankelijk maken van de archieven waarbij de gebruiker plaats-, tijd- en apparaatonafhankelijk kan werken vormt een belangrijke stap in voornoemd streven. Dit is van groot belang, aangezien veel medewerkers ‘in het veld’ werkzaam zijn en flex- en thuiswerken steeds vaker voorkomt.

Inmiddels zijn de grootste archieven van de RCE gedigitaliseerd: circa 1.500 meter aan materiaal, waaronder de aanwijzingsdossiers en panddossiers. Deze archieven bevatten documenten behorende bij de wettelijke taken van de RCE, zoals subsidieverlening en het aanwijzen van Rijksmonumenten. Deze archieven zijn tevens een bron van interessante kennisgegevens en historisch materiaal. De nieuwe aanwas van dit archief komt veelal al digitaal binnen en de raadpleging van documenten vindt steeds meer plaats aan de hand van het digitale document, en nieuwe analoge aanvragen worden net als de archieven zelf gescand. Het scannen van de documenten voert de RCE niet zelf uit, maar is uitbesteed aan een extern scanbedrijf. De taken rondom voorbereiding, metadatering (voor de meeste archieven), controle en in het systeem laden van de archieven zijn belegd bij de RCE.

De originele analoge stukken die zijn gedigitaliseerd worden nu tijdelijk in archiefdozen bewaard in het depot in de Hoftoren. De originele, analoge documenten gelden in de huidige situatie nog steeds als archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet. Dit betekent dat de Rijksdienst te maken heeft met een dubbele beheerstaak: zowel het beheer van de analoge originelen als het beheer van de digitale originelen. Deze dubbele beheerstaak is bezwaarlijk.

Artikel 7 van de Archiefwet 1995, biedt de zorgdrager de mogelijkheid een besluit tot vervanging van archiefbescheiden te nemen, rekening houdend met de voorwaarden gesteld in de artikelen 2, 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995 en hoofdstuk 3A van de Archiefregeling. Onder het besluit tot digitale vervanging archieven Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed vallen alle via scanning gedigitaliseerde en in het DMS van de RCE opgenomen documenten die aan deze voorwaarden voldoen.

Beschrijving van het DMS

Content Server 10 (Open Text)

De gedigitaliseerde documenten worden opgenomen in het Document Management Systeem (DMS) van de RCE. Hieronder volgt de beschrijving van het DMS.

De digitalisering van de archieven Centraal Archeologisch Archief (CAA) en Centraal Monumenten Archief (CMA) in 2002 van de toenmalige Rijksdienst voor het Oudheidkundig Bodemonderzoek (ROB) maakte de aanschaf noodzakelijk van een applicatie waarmee de gedigitaliseerde bestanden gearchiveerd en ontsloten konden worden. Er werd gekozen voor het systeem Livelink van de firma Open Text. Dit is gecertificeerde software die bij veel organisaties en overheden ingezet wordt ter ondersteuning van digitaal archiefbeheer.

De ontwikkeling van Livelink heeft vanaf 2006 na de fusie tot Rijksdienst voor Archeologie, Cultuurlandschap en Monumenten (RACM) vrijwel stilgelegen vanwege de Hummingbird/E-docs plannen binnen het Bestuursdepartement. Het werd vanwege deze plannen niet opportuun geacht Livelink verder in te richten; de RACM zou immers binnen afzienbare tijd aansluiten bij E-docs. In 2010 is besloten Livelink toch verder uit te breiden. Dit vanwege de meer webgerichte functionaliteiten, die bij Hummingbird/E-docs niet voldoende waren om de medewerkers van de RCE, die geregeld veldwerkzaamheden doen, plaats- en tijdonafhankelijk te voorzien van informatie. In 2012 is het systeem geupgrade naar de nieuwste versie, Content Server 10 (CS10). In 2015 wordt het Recordmanagement (RM) binnen dit nieuwe systeem ingericht. De indeling en het gebruik van documenttypen binnen de gedigitaliseerde archieven is zo ingedeeld, dat deze aansluiten bij onder andere de selectielijsten en RM op basis hiervan ingericht kan worden. De RM-module van Open Text is gecertificeerd volgens de Amerikaanse standaard voor recordmanagement, Department of Defense (DoD) 5015.02-STD.

Hoewel het DMS technisch gezien voldoet aan de eisen die gesteld worden, liet de gebruiksvriendelijkheid te wensen over. Op basis van de gebruikerswensen is in 2015 een upgrade uitgevoerd waarbij een interface is geïmplementeerd die eenvoudig zoeken en filteren binnen de gedigitaliseerde archieven ondersteunt.

Digitaal Archiefbeheer

De gekozen structuur in het DMS is een combinatie van de afspiegeling van de analoge ordening (objectgericht) en de implementatie van, waar mogelijk, het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid.

De basisordening voor de meeste archieven is het (cultuurhistorisch) object. Een object kan bijvoorbeeld een Rijksmonument of beschermd dorpsgezicht zijn. In de analoge situatie zijn documenten aangaande één object soms verspreid over meerdere archieven, afhankelijk van het proces en de afdeling waarbinnen de documenten opgemaakt zijn. Door metadatering is het mogelijk om, in tegenstelling tot de analoge situatie, snel informatie over één object uit meerdere archieven te vinden.

Alleen de medewerkers DIV hebben schrijfrechten op de digitale documenten binnen deze structuur. Eventueel foutief gearchiveerde documenten kunnen dus alleen door deze afdeling gecorrigeerd worden.

Een voorbeeld van de archief- en rechtenstructuur, inclusief metadata, is als bijlage 1 bij dit handboek gevoegd.

Reikwijdte van het vervangingsproces

Organisatieonderdelen waarvoor de werkwijze geldt

De werkwijze geldt voor alle onderdelen van het de RCE. Dit is inclusief het voormalig Instituut Collectie Nederland (ICN).

Beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden

De RCE wil een gedeelte van de te vernietigen en te bewaren analoge documenten die horen bij de werkprocessen en primaire taken van de RCE vervangen door digitale documenten. Het gaat om documenten die zijn opgenomen in de basisselectiedocumenten van de RCE en ICN. Als datum wordt op of na 1920 aangehouden, het jaartal waarin de eerste archiefbescheiden zijn opgenomen.

Alle andere documenten die een rol spelen bij de werkprocessen van RCE zijn digitaal van oorsprong en worden dus niet vervangen.

Locatie: Het grootste gedeelte van de reeds gedigitaliseerde documenten liggen tijdelijk opgeslagen in het archief van de Hoftoren, in afwachting van het besluit tot vervanging. De archieven die nog in aanmerking komen voor digitaliseren liggen in de depots van de Rijksdienst.

Kwaliteit en formaat van het papier: Van het meeste archiefmateriaal dat door de RCE beheert wordt is de kwaliteit van het papier is wisselend, evenals de formaten: van ansichtkaartformaat tot groter dan A0. De RCE heeft zelf niet de capaciteit of faciliteiten in huis om dergelijke hoeveelheden materiaal in afwijkend formaat zelfstandig te scannen. Daarom is besloten dit uit te besteden aan een externe scandienst.

Ordening en metadatering van de analoge archieven: De archieven zelf zijn sterk objectgericht ingericht, dit houdt in dat voor elk Rijksmonument een dossier is aangemaakt. Hierin kunnen echter diverse zaken zitten, zoals subsidieaanvragen en vergunningen. Het komt voor dat in de analoge situatie zaken niet goed zijn geordend of dat het niet duidelijk is bij welke zaak een stuk heeft gehoord. De metadatering die mogelijk is op deze stukken wordt hierdoor beperkt.

Voor analogepoststukken die gedigitaliseerd worden, is het zaaknummer het meest belangrijke metadataveld. Op basis van het zaaknummer kunnen documenten later gekoppeld aan alle relevante zaakinformatie; zoals ontvangstdatum, aanvrager, het cultureel historisch object waar de aanvraag betrekking op heeft, procesinformatie en meer. Verder worden deze documenten, net als de documenten uit de archieven, individueel voorzien van een documenttype.

Archiefbescheiden waarop vervanging niet van toepassing is

Een aantal archiefbescheiden worden niet digitaal vervangen. Dit kan praktische redenen hebben. In een aantal gevallen heeft papier als drager meerwaarde, ook in dat geval vindt geen vervanging plaats.

Praktische gronden

Het besluit is niet van toepassing op archiefbescheiden van de RCE die, op praktische gronden, niet worden opgenomen en beheerd in het DMS. Het betreft hier:

Meerwaarde van papier als drager

In een aantal gevallen worden papieren archiefbescheiden wel gedigitaliseerd, maar niet vervangen. Dit betekent dat het digitale exemplaar een kopie is. Het gaat dan om die bescheiden die een meerwaarde hebben omdat papier de drager is. Een aantal archiefbescheiden binnen de RCE valt hieronder. Deze uitzondering baseert zich op de beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden, waarin geschreven wordt dat vervanging in ieder geval onverenigbaar is met de waarde, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel c, van het Archiefbesluit 1995, voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden:

Als het gaat om welke documenten/documentsoorten blijvend op papier worden bewaard, sluit de RCE zich aan bij de 'elementen en kenmerken' zoals die in de Beleidsregel zijn geformuleerd. Deze elementen en kenmerken die van belang zijn bij de beantwoording van de vraag of sprake is van documenten met intrinsieke waarde zijn:

In de praktijk komt het er op neer dat kostbare en historische archieven worden wel gedigitaliseerd, maar niet vernietigd. De digitale kopie dient als borging dat de stukken leesbaar blijven. Het gaat vooralsnog om de Schetsboekjes Mulder, een historisch bestand aan originele schetsen van bouwwerken, gedateerd rond 1900.

Deze archiefbescheiden worden fysiek gearchiveerd, waarbij een systematische relatie wordt gecreëerd met het digitale proces. Deze analoge bestanden zullen te zijner tijd in goede, geordende en toegankelijke staat naar het Nationaal Archief overgebracht worden.

Er zijn een aantal archiefbescheiden / collecties aanwezig die de RCE nog steeds nodig heeft voor de uitvoering van haar primaire proces. Deze archiefbescheiden / collecties zijn derhalve aan te merken als dynamische archieven en komen dus niet voor overbrenging in aanmerking. Specifiek over deze documenten zijn afspraken gemaakt met de Algemeen Rijksarchivaris (Machtiging voor opschorten van overbrenging archieven, dd. 19 augustus 2008).

Verantwoordelijkheden en Bevoegdheden

In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de organisatie en taken van de RCE. Dit om in het kader van de digitale vervanging de verantwoordelijkheden en bevoegdheden op het gebied van archiefvorming en het archiefbeheer te beschrijven.

Organisatie en taken bestuursdepartement OCW

In het organisatie- en mandaatbesluit OCW is de organisatie van het ministerie beschreven. Voor een up to date weergave van de organisatie, het organisatie- en mandaatbesluit en het organigram wordt verwezen naar het intranet / internet van OCW.

Organisatie en taken RCE

Het beheer van de archieven binnen de RCE valt binnen het Programma Erfgoed Digitaal, bij de afdeling Data. Hieronder vallen drie clusters, te weten: Bibliotheek, Collecties en DIV. De medewerkers DIV zijn onder andere verantwoordelijk voor het ontsluiten van de post en het archiefbeheer. Het scanklaar maken, metadateren en registeren van de ter digitalisering aangeboden dossiers vindt binnen deze afdeling plaats. Binnen het cluster DIV is de gebruikersondersteuning van het DMS belegd. Zodra de Recordmanagement(RM)-module is uitgerold zal bij de DIV tevens het RM worden belegd. De coördinator DIV is verantwoordelijk voor de kwaliteit en volledigheidscontrole na aflevering van de digitale bestanden en het inladen van de documenten in het DMS. DIV verzorgt het functioneel beheer van het systeem, de afdeling Digitale Infrastructuur het applicatiebeheer. Tussen beide afdelingen vindt nauw overleg plaats. Het scannen zelf is belegd bij de Belastingdienst, de RCE is zelf echter verantwoordelijk voor de kwaliteit van het scanproces.

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden archiefbeheer

De minister van OCW heeft de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden geregeld in de Regeling Informatiebeheer OCW 2013.

De Regeling Informatiebeheer OCW is als bijlage 2 bij dit handboek gevoegd.

De Tabel taken informatiebeheer is als bijlage 3 bij dit handboek gevoegd.

Inrichting van het vervangingsproces

Een groot deel van de archiefbescheiden bestaat uit kennisgegevens van cultuurhistorische objecten. Het scanproces raakt tevens verschillende juridische belangen, waar het gaat om formele processen als de aanwijzing en de subsidiëring van monumenten. Het scanproces moet daarom zo opgezet zijn dat de waarde ten bate van verantwoording en bewijs gehandhaafd blijft. De gescande documenten moeten aan dezelfde criteria voldoen als bij papier het geval is. Deze criteria liggen in de aard van: authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit, beschikbaarheid en duurzaamheid (NEN-ISO 15489).

Bij het direct inscannen van binnenkomende post kan één op één gecontroleerd worden of alles wat gescand moet worden, ook daadwerkelijk gescand is en of de kwaliteit daarvan voldoende is. Als een poststuk analoog binnen komt, wordt de zaak in het zaaksysteem geregistreerd. Tevens wordt een scanopdracht voor het digitaliseringsbedrijf gemaakt waarin precies staan beschreven welke documenten aanwezig zijn. Overige opmerkingen, zoals onvolledige originelen, worden tevens vastgelegd. Na digitalisering kan de volledigheid en kwaliteit hierdoor zeer nauwkeurig gecontroleerd worden. In het geval van scannen van een al bestaand archief dat niet altijd compleet is dit praktisch gezien niet haalbaar. Er is geen inventaris beschikbaar op documentniveau voor reeds bestaande dossiers. Toch moet gegarandeerd worden dat het digitale archief een exacte afspiegeling is van de analoge stukken. Het is daarom nodig dat een aantal extra veiligheidsmaatregelen in het scanproces worden ingebouwd.

Documenten die gescand worden op een automatische doorvoerscanner en waar geen inventarisatie op documentniveau van aanwezig is, worden dubbel gescand. Dit omdat de kans bestaat dat tijdens het scanproces meerdere documenten tegelijkertijd door de automatische doorvoerscanner gaan. Als er geen inventarisatie op documentniveau is, is er geen mogelijkheid om te controleren of alle documenten compleet gescand zijn. Door dubbel te scannen op twee aparte scanners en het aantal gescande images op beide scanners te vergelijken is de kans dat meerdere pagina's onopgemerkt tegelijkertijd door de doorvoer gaan, nihil.

De RCE scant niet zelf, maar bereidt de dossiers wel zelf voor (zie het volgende hoofdstuk). Dit omdat de inhoudelijke expertise voor het interpreteren en metadateren van de documenten bij de RCE zelf in huis is en moeilijk uitbesteed kan worden.

DE RCE hanteert de volgende uitgangspunten voor digitalisering:

Digitaliseringseisen

In het Programma van Eisen wat aan het begin van het digitaliseringsproject is opgesteld staan een twintigtal archieven opgenomen die in aanmerking komen voor digitalisering. De basisscaneisen zijn voor elk archief hetzelfde, maar kunnen per deelarchief meer specifiek zijn uitgewerkt.

Een gedeelte van het Programma van Eisen is als bijlage 4 bij dit handboek gevoegd. Het volledige Programma van Eisen is op aanvraag beschikbaar.

Eisen metadatering

Qua metadatering is het doel zoveel mogelijk aan te sluiten bij het toepassingsprofiel metagegevens Rijksoverheid. Door de staat en ordening van het analoge archief is het in een aantal gevallen onmogelijk of te kostbaar om elk metadatumveld toe te voegen. Een beschrijving van de gemaakte keuzes op dit terrein is terug te vinden in bijlage 5.