Beleidsregels verwerking persoonsgegevens gezondheid zieke werknemers

Voor u liggen de beleidsregels ‘De zieke werknemer’. Naar aanleiding van nieuwe wetgeving, nieuwe jurisprudentie en recente onderzoeksrapporten van de Autoriteit Persoonsgegevens is besloten de publicatie ‘De zieke werknemer en privacy’ van februari 2008 te herzien en te actualiseren. De beleidsregels ‘De zieke werknemer’ vervangen dan ook deze oudere publicatie.

Met de publicatie van deze beleidsregels biedt de Autoriteit Persoonsgegevens informatie aan werknemers, werkgevers en andere partijen die gegevens over de gezondheid van (zieke) werknemers verwerken. De beleidsregels zijn gebaseerd op nadere invulling van wettelijke regels voor het verwerken van persoonsgegevens, jurisprudentie en algemene normen voor uitwisseling van gegevens over de gezondheid. Daarnaast zijn de normen in deze beleidsregels het uitgangspunt voor de Autoriteit Persoonsgegevens bij het toepassen van handhavende maatregelen.

De beleidsregels zijn in een consultatieronde in 2015 aan vertegenwoordigers van betrokken partijen voorgelegd. Het merendeel van de geconsulteerde partijen heeft gereageerd op de consultatieversie van de beleidsregels. Op meerdere plaatsen waaronder de paragraaf over het wettelijk kader en de paragraaf over betrokken partijen bij de ziekteverzuimbegeleiding en re-integratie zijn naar aanleiding van de consultatie wijzigingen aangebracht ten opzichte van de consultatieversie.

Overigens hebben niet alle reacties tot wijziging van de beleidsregels geleid bijvoorbeeld omdat deze te algemeen waren of de voorgestelde wijzigingen/geschetste praktijkvoorbeelden niet conform wet- en regelgeving bleken.

Een toekomstige werkgever mag geen vragen stellen over de gezondheid van een sollicitant of diens ziekteverzuim in het verleden. (Hoofdstuk 3.1.)

Alleen onder strikte voorwaarden mag een werkgever een aanstellingskeuring laten uitvoeren. Een van de voorwaarden is dat de functie bijzondere eisen stelt aan de medische geschiktheid van de sollicitant. Tijdens de keuring worden alleen de aspecten onderzocht die noodzakelijk zijn voor de vervulling van de bijzondere functie-eisen. Alleen met toestemming van de sollicitant mag de bedrijfsarts de uitslag van de aanstellingskeuring in termen van ‘geschikt’, ‘ongeschikt’ of ‘geschikt onder voorwaarden’ bekend maken aan de potentiële werkgever. (Hoofdstuk 3.2.)

Om te kunnen voldoen aan de Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten, mag een werkgever informatie opvragen uit het doelgroepregister bij het UWV. Hiervoor heeft de werkgever het burgerservicenummer van de sollicitant nodig. Het UWV verstrekt géén informatie aan de werkgever over de grondslag van opname in het register. (Hoofdstuk 3.3.)

Een werkgever mag als een werknemer zich ziek meldt de volgende gegevens over zijn gezondheid vragen en registreren:

De werkgever mag in principe geen andere gegevens over de gezondheid verwerken dan de hierboven genoemde gegevens. Ook niet met toestemming van de werknemer. Gelet op de gezagsverhouding tussen werkgever en werknemer kan een werknemer zich namelijk gedwongen voelen toestemming te verlenen, zodat geen sprake is van een ‘vrije’ wilsuiting. Alleen wanneer een werknemer een ziekte heeft waarbij het noodzakelijk kan zijn dat directe collega’s in geval van nood weten hoe te handelen (bijvoorbeeld bij epilepsie of suikerziekte), mag de werkgever de vrijwillig door de werknemer verstrekte gegevens over zijn ziekte registreren. (Hoofdstuk 4)

Een bedrijfsarts/arbodienst mag bij ziekteverzuimbegeleiding alleen die informatie verschaffen aan een werkgever die deze nodig heeft om een beslissing te nemen over loondoorbetaling, verzuimbegeleiding en re-integratie. De bedrijfsarts/arbodienst mag de volgende gegevens over de gezondheid van een zieke werknemer aan de werkgever verstrekken:

De bedrijfsarts/arbodienst moet zeer terughoudend omgaan met het verstrekken van gegevens over de gezondheid van de zieke werknemer aan de werkgever op grond van toestemming van de werknemer. (Hoofdstuk 5.2.1.)

De bedrijfsarts/arbodienst is wettelijk verplicht om op verzoek van het UWV gegevens van de zieke werknemer te verstrekken die noodzakelijk zijn voor de taakuitvoering van het UWV. (Hoofdstuk 5.2.1.)

Verder kan de zieke werknemer tijdens de periode van ziekteverzuim te maken krijgen met medewerkers die bepaalde taken uitvoeren voor verzuimbegeleiding/re-integratie. Dit kunnen medewerkers zijn van bijvoorbeeld een gecertificeerde arbodienst of van een verzuimbedrijf. (Hoofdstuk 5.2.1.)

Als zo’n medewerker de taak heeft om actieve ziekteverzuimbegeleiding uit te voeren in opdracht van de bedrijfsarts, betekent dit dat de bedrijfsarts zijn medische taken voor de verzuimbegeleiding, die op het eigen deskundigheidsgebied liggen, overdraagt aan deze medewerker. De medewerker mag in dat geval over gegevens over de gezondheid van de zieke werknemer beschikken die voor de uitoefening van zijn taken strikt noodzakelijk zijn. Tot welke delen van het medisch dossier de medewerker toegang heeft, hangt dus af van de taken die hij vervult.

Wanneer de taak van de medewerker alleen bestaat uit faciliterende en coördinerende werkzaamheden tijdens het ziekteverzuimproces, is de medewerker aan te merken als procesbewaker voor de werkgever. De medewerker mag alleen beschikken over de informatie die noodzakelijk is voor de vervulling van deze taken. Dit betekent dat de medewerker niet meer gegevens mag verwerken dan de gegevens die voor de werkgever noodzakelijk zijn bij de re-integratie of begeleiding van zieke of arbeidsongeschikte werknemers.

De gegevens die een werkgever mag verwerken, naast de gegevens van de ziekmelding, zijn de gegevens die de bedrijfsarts/arbodienst aan hem heeft verstrekt over:

Een re-integratiebedrijf mag alleen medische gegevens verwerken als dit noodzakelijk is om de door de werkgever aan dit bedrijf opgedragen taak uit te voeren voor de begeleiding en re-integratie van de zieke werknemer. De verwerking van medische gegevens moet plaatsvinden door iemand die in staat is om de gegevens te beoordelen en op basis hiervan te adviseren over de re-integratie. (Hoofdstuk 5.2.3.)

Het re-integratiebedrijf is verplicht om bepaalde informatie aan het UWV te verstrekken om subsidieverstrekking op grond van de WIA mogelijk te maken. (Hoofdstuk 5.2.3.)

Het UWV mag informatie verstrekken aan een werkgever, arbodienst/bedrijfsarts en re-integratiebedrijf wanneer dit nodig is voor de uitoefening van hun taken zoals omschreven in de wet. (Hoofdstuk 5.2.4.)

Voor claimbeoordeling mogen verzuimverzekeraars de volgende gegevens (over de gezondheid) van een werkgever ontvangen:

Een werkgever is verplicht zo tijdig mogelijk die maatregelen te treffen die nodig zijn om een zieke werknemer in staat te stellen zijn eigen of ander passend werk te doen. Hierbij worden de volgende stappen gevolgd:

Een verzuimsysteem dient minstens te voldoen aan de volgende concrete beveiligingsvereisten, die voortvloeien uitartikel 13 Wbp:

Op basis van de Wbp mogen persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.

1. Inleiding

Bij de begeleiding en re-integratie van zieke werknemers verwerken verschillende partijen gegevens over de gezondheid en andere gegevens van deze zieke werknemers. Werkgevers, arbodienstverleners, bedrijfsartsen, re-integratiebedrijven, verzekeringsbedrijven en het UWV kunnen allemaal een rol spelen bij de begeleiding en re-integratie van zieke werknemers en verwerken daarbij gegevens over hun gezondheid.

Gegevens over de gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens. Als deze gegevens niet goed worden beschermd, kan dit verregaande gevolgen hebben voor de privacy van werknemers. Met gegevens over de gezondheid moet daarom zeer zorgvuldig worden omgaan.

In deze beleidsregels staat welke gegevens over de gezondheid van werknemers de werkgever en de andere betrokken partijen wel en niet mogen verwerken bij de sollicitatieprocedure en de aanstellingskeuring (hoofdstuk 3), de ziekmelding (hoofdstuk 4) en de begeleiding en re-integratie van zieke werknemers (hoofdstuk 5). Ook gaan de beleidsregels in op de bewaartermijnen van de voor die doeleinden verzamelde persoonsgegevens (hoofdstuk 6).

2. Uitwerking juridisch kader

Hieronder volgt een korte uitwerking van het juridisch kader voor de verwerking van persoonsgegevens, waaronder persoonsgegevens over de gezondheid, toegespitst op de situatie van de zieke werknemer. Eerst worden de relevante wettelijke bepalingen uit de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) besproken, gevolgd door overige relevante wet- en regelgeving voor de verwerking van gegevens over de gezondheid van zieke werknemers.

Verwerkingsverbod voor persoonsgegevens betreffende iemands gezondheid

Artikel 16 Wbp bepaalt dat de verwerking van persoonsgegevens betreffende iemands gezondheid verboden is.

Het begrip ‘gezondheidsgegeven’ in de zin van artikel 16 Wbp moet ruim worden opgevat. Het omvat niet alleen de gegevens die een arts bij een medisch onderzoek of medische behandeling verwerkt, maar álle gegevens die de lichamelijke of geestelijke gezondheid van een persoon betreffen. Zo is het enkele feit dat iemand zich ziek heeft gemeld een gegeven over de gezondheid, ook al zegt dat niets over de aard van de aandoening.

De Wbp voorziet in een aantal uitzonderingen op het verbod op het verwerken van persoonsgegevens over de gezondheid die relevant zijn voor het verwerken van gegevens van zieke werknemers.

In artikel 21, eerste lid, sub f, onder 1, Wbp is bepaald dat het verbod van artikel 16 niet van toepassing is indien de verwerking geschiedt door bestuursorganen, werkgevers of instellingen die te hunnen behoeve werkzaam zijn voor zover dat noodzakelijk is voor een goede uitvoering van wettelijke voorschriften of collectieve arbeidsovereenkomsten die voorzien in aanspraken die afhankelijk zijn van de gezondheidstoestand van de betrokkene.

Zo zijn werkgevers op grond van de Wet Verlenging loondoorbetalingsverplichting bij ziekte 2003 (Wet VLZ) verplicht om het loon van zieke werknemers twee jaar lang door te betalen. Op basis hiervan mag de werkgever gegevens over de gezondheid van zieke werknemers verwerken die noodzakelijk zijn om het recht op loondoorbetaling vast te stellen. Een zieke werknemer hoeft wanneer hij zich ziek meldt zijn werkgever de aard en oorzaak van de ziekte niet mede te delen, omdat dit niet noodzakelijk is voor de vaststelling van het recht op loondoorbetaling.

Een uitzonderingsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens voor begeleiding en re-integratie van zieke werknemers is neergelegd in artikel 21, eerste lid, sub f, onder 2, Wbp. Hierin staat dat het verbod van artikel 16 niet van toepassing is indien de verwerking geschiedt door werkgevers of instellingen die te hunnen behoeve werkzaam zijn voor zover dat noodzakelijk is voor de re-integratie of begeleiding van werknemers of uitkeringsgerechtigden in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid.

De noodzakelijkheidseis begrenst de aard en omvang van de gegevens die werkgevers en andere partijen mogen verwerken van zieke werknemers. De verschillende partijen mogen alleen die gegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun specifieke taken bij re-integratie/ begeleiding van de zieke werknemer. Deze noodzakelijkheidseis omvat de beginselen van proportionaliteit en subsidiariteit. Het proportionaliteitsbeginsel houdt in dat de inbreuk op de belangen van de bij de verwerking van persoonsgegevens betrokkene niet onevenredig is in verhouding tot het met de verwerking te dienen doel. Het subsidiariteitsbeginsel houdt in dat het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt in redelijkheid niet op een andere, voor de betrokkene minder nadelige wijze kan worden bereikt.

Het verwerken van gegevens over de gezondheid van een werknemer kan naast bovengenoemde grondslag ook plaatsvinden op grond van uitdrukkelijke toestemming van de werknemer, zoals bedoeld in artikel 23, eerste lid, onder a, Wbp juncto artikel 1 aanhef en onder i, Wbp.

Artikel 1, aanhef en onder i, Wbp bepaalt dat slechts sprake is van toestemming indien deze ‘vrij’, ‘specifiek’ en ‘geïnformeerd’ is. ‘Vrij’ betekent dat de betrokkene in vrijheid zijn wil moet kunnen uiten. Dat wil zeggen: zonder dat aan het weigeren of intrekken van toestemming negatieve consequenties verbonden zijn. ‘Specifiek’ betekent dat de wilsuiting betrekking moet hebben op een bepaalde gegevensverwerking of een beperkte categorie van gegevensverwerkingen. Het moet duidelijk zijn welke verwerking, van welke gegevens, voor welk doel zal plaatsvinden. Tot slot moet er sprake zijn informed consent, de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking moet de betrokkene voldoende en begrijpelijk informeren over de verschillende aspecten van de gegevensverwerking die voor hem van belang zijn.

Verder geldt dat wanneer de verantwoordelijke de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene moet krijgen, de betrokkene expliciet zijn wil moet hebben geuit. Een stilzwijgende of impliciete toestemming is onvoldoende: de betrokkene dient in woord, schrift of gedrag uitdrukking te hebben gegeven aan zijn wil toestemming te verlenen voor de hem betreffende gegevensverwerking.

Met het gebruik van toestemming als grondslag voor gegevensverwerking dient in een arbeidsrelatie bijzonder terughoudend te worden omgegaan. Gelet op de gezagsverhouding valt niet uit te sluiten dat een werknemer onder druk van de relatie waarin hij staat tot de werkgever zich gedwongen voelt toestemming te verlenen, zodat geen sprake is van een vrije wilsuiting. Er zal daarom in de relatie werkgever-werknemer niet snel sprake zijn van een toestemming die in vrijheid is geuit. Zieke werknemers kunnen deze druk onder omstandigheden ook voelen bij de bedrijfsarts/arbodienst, aangezien zij deze dikwijls ervaren als een ‘verlengstuk’ van de werkgever.,

In diverse richtlijnen staat dat de bedrijfsarts/arbodienst met toestemming van de werknemer aanvullende medische gegevens aan de werkgever mag verstrekken. Er zijn immers situaties denkbaar waarbij het wenselijk kan zijn om aanvullende medische gegevens aan de werkgever te verstrekken en waarbij er tevens sprake is van ‘vrije’ toestemming. Bijvoorbeeld als de werknemer zelf expliciet vraagt om de werkgever te informeren over het feit dat hij epilepsie heeft en wat de werkgever moet doen in noodsituaties. Deze situaties zullen zich echter slechts zelden voordoen en ook hier geldt dat er niet meer gegevens mogen worden verstrekt dan noodzakelijk voor het doel van de verstrekking. In deze gevallen kan de verstrekking plaatsvinden op grond van ‘uitdrukkelijk toestemming’, zoals bedoeld in artikel 23, eerste lid, onder a, Wbp. Het spreekt voor zich dat de bedrijfsarts/arbodienst hier terughoudend mee omgaat en zich ervan vergewist dat er daadwerkelijk sprake is van ‘vrije’ toestemming. Ook moet de bedrijfsarts/arbodienst de werknemer goed over de gegevensverstrekking informeren, zodat deze de draagwijdte van de toestemming kan overzien. Bovendien dient de bedrijfsarts/arbodienst de motivering voor het verstrekken van medische gegevens aan de werkgever op grond van uitdrukkelijke toestemming op te nemen in het dossier van de werknemer.

In artikel 9, vierde lid, van de Wbp is bepaald dat de gegevensverwerking achterwege blijft voor zover een geheimhoudingplicht uit hoofde van een ambt, beroep of wettelijk voorschrift daaraan in de weg staat. Op de bedrijfsarts rust een dergelijke geheimhoudingsplicht ingevolge artikel 88 van de Wet op de Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg (Wet BIG). Ook is de bedrijfsarts onder omstandigheden gebonden aan de geheimhoudingsplicht van artikel 7:457 BW.

De verwerking van persoonsgegevens over de gezondheid van de zieke werknemer is doorgaans gebaseerd op artikel 21, eerste lid, Wbp. Artikel 21, tweede lid, Wbp vereist dat deze verwerking plaatsvindt door personen die zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht. Deze geheimhoudingsplicht dient voort te vloeien uit ambt, beroep, wettelijk voorschrift of overeenkomst. Uit artikel 21, tweede lid, Wbp volgt dus niet dat alleen personen met een medisch beroepsgeheim persoonsgegevens over iemands gezondheid mogen verwerken. De geheimhoudingsplicht kan bijvoorbeeld ook zijn opgenomen in een arbeidsovereenkomst.

De betrokkene die meent dat zijn persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt, kan actie ondernemen door zijn klacht voor te leggen aan de verantwoordelijke.

Tevens heeft de betrokkene recht op inzage van de hem betreffende persoonsgegevens (artikel 35 Wbp). Vervolgens kan de betrokkene de verantwoordelijke verzoeken om zijn persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze gegevens feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt (artikel 36 Wbp).