Verordening interdisciplinaire samenwerking 2015

De ledenraad van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie KNB;

Overwegende dat het gewenst is regels vast te stellen over de wijze waarop

samenwerkingsverbanden kunnen worden aangegaan ter waarborging van de onafhankelijkheid en onpartijdigheid van het notariaat;

Gelet op artikel 18 lid 2 van de Wet op het notarisambt;

Gezien het door het bestuur voorgestelde ontwerp met bijbehorende toelichting;

Gelet op de adviezen van de ringen;

stelt de navolgende verordening vast:

Algemene toelichting:

Artikel 18 van de Wet op het notarisambt (Wna) bepaalt dat een notaris een samenwerkingsverband kan aangaan met beoefenaren van een ander beroep, mits hierdoor zijn onafhankelijkheid en onpartijdigheid niet wordt of kan worden beïnvloed. Volgens het tweede lid van artikel 18 worden bij verordening ter waarborging van die onafhankelijkheid en onpartijdigheid regels vastgesteld over de wijze waarop samenwerkingsverbanden kunnen worden aangegaan. Hieraan is destijds uitvoering gegeven met het opstellen van de Verordening interdisciplinaire samenwerking 2003. De verordening regelt samenwerkingsvormen tussen notarissen en beoefenaren van andere vrije beroepen in hun meest vergaande vorm, namelijk samenwerkingsverbanden waarin de deelnemers geheel of gedeeltelijk voor gezamenlijke rekening en risico praktijk uitoefenen of zeggenschap over bedrijfsvoering met elkaar delen.

De nieuwe Verordening interdisciplinaire samenwerking 2015 (IDS-Verordening 2015) betreft een modernisering van de oude IDS-verordening uit 2003. Na ruim tien jaar met deze verordening te hebben gewerkt was het tijd voor een evaluatie. Vanuit de beroepsgroep werden knelpunten gesignaleerd en sommige bepalingen bleken inmiddels achterhaald door de tijd. Bij het opstellen van de nieuwe verordening werd het van groot belang geacht dat de advocatuurlijke en notariële voorschriften met betrekking tot samenwerkingen zoveel mogelijk synchroon lopen. Begin dit jaar is door de Nederlandse Orde van Advocaten de Verordening op de advocatuur in werking getreden, waarin ook de samenwerking met andere beroepsbeoefenaren wordt geregeld. Bij de opstelling van deze verordening is gekeken naar eventuele tegenstrijdigheden en werd het wenselijk geacht om de nieuwe IDS-verordening waar mogelijk synchroon te laten lopen met de Verordening op de advocatuur.

De meest relevante wijzigingen ten opzichte van de oude verordening uit 2003 betreffen:

Artikel 2: Universitair geschoolde leden van het Register Belastingadviseurs en leden van de Orde van Octrooigemachtigden zijn in deze verordening toegevoegd als toegestane partners voor een samenwerkingsverband met de notaris. De samenwerking met deze beroepsgroepen brengt de onafhankelijkheid van de notaris niet in gevaar. Zij zijn academisch gevormd en onderworpen aan een tuchtrecht dat vergelijkbaar is met dat voor notarissen, inclusief een geheimhoudingsplicht.

Artikel 5: Er is een regeling opgenomen over de bestuurssamenstelling. Indien het samenwerkingsverband een bestuur heeft is de meerderheid van het bestuur en de voorzitter ervan notaris of beoefenaar van een toegelaten beroep als bedoeld in artikel 2 van deze verordening.

Aangezien het niet wenselijk is dat een derde (niet zijnde een notaris of toegestane samenwerkingspartner op grond van deze verordening) een deelneming heeft in een samenwerkingsverband is er een artikel opgenomen met betrekking tot aandeelhouderschap en stemrecht (artikel 3). In dit artikel wordt een beperking opgelegd wie aandeelhouder kunnen zijn van een samenwerkingsverband, namelijk notarissen of beoefenaren van een toegestaan beroep als bedoeld in deze verordening. De wijziging betekent dat artikel 16 lid 2 van de Verordening beroeps-en gedragsregels, waarin de mogelijkheid wordt geboden een samenwerkingsverband aan te gaan met een medewerker van een notariskantoor die geen notaris of kandidaat-notaris is, komt te vervallen.

De regeling met betrekking tot het naar buiten optreden is samengevoegd in één artikel. De strekking, zoals ook in de oude verordening was opgenomen, blijft hetzelfde. De presentatie moet met de werkelijkheid overeenstemmen en er mag niet een onjuiste suggestie worden gewekt.

De bepalingen met betrekking tot de onafhankelijkheid, onpartijdigheid, zorgvuldigheid en geheimhouding zijn samengevoegd in één algemeen artikel. De artikelen uit de oude verordening waren voor een groot deel een herhaling van de algemene regels uit de Wna. Met dit nieuwe artikel wordt beoogd de notaris bij het aangaan van een samenwerkingsverband uitdrukkelijk te wijzen op zijn kernwaarden ‘onafhankelijkheid’, ‘onpartijdigheid’, ‘zorgvuldigheid’ en’ geheimhouding’. De notaris moet hier in de praktijk zelf invulling aan geven.

In de oude verordening werden specifieke regels met betrekking tot het waarborgen van de geheimhouding, dwingend voorgeschreven. Deze regels zijn vervallen, omdat een aantal als achterhaald kan worden beschouwd; zie hiervoor ook de toelichting bij artikel 7. Het is aan de notaris zelf om invulling te geven aan zijn onafhankelijke en onpartijdige positie en het waarborgen van zijn geheimhouding. Uiteraard geldt hetgeen in deze verordening is opgenomen met betrekking tot de geheimhouding ook voor notarissen die niet interdisciplinair samenwerken. Ook wanneer een notaris individueel in een zaak samenwerkt met andere beroepsgroepen zal hij moeten zorgen dat wordt voldaan aan zijn verplichtingen voortvloeiende uit zijn onafhankelijke positie en zijn geheimhoudingsplicht.

Op grond van artikel 110 eerste lid Wna berust het toezicht op de naleving van deze verordening bij het Bureau Financieel Toezicht. Op grond van artikel 18 derde lid Wna moet jaarlijks voor de inlevering van de jaarstukken een verklaring van een onafhankelijke externe deskundige worden overgelegd aan het Bureau Financieel Toezicht.

Definities

Artikel 1

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. samenwerkingsverband: iedere samenwerking met een beoefenaar van een ander beroep dan notaris waaraan een of meer notarissen deelnemen en waarbij de deelnemers geheel of gedeeltelijk voor gezamenlijke rekening en risico praktijk uitoefenen of zeggenschap over bedrijfsvoering met elkaar delen;

• b. naar buiten optreden: het doen van mededelingen dan wel het zich op andere wijze naar buiten presenteren door of ten behoeve van de notaris of het samenwerkingsverband;

• c. praktijkuitoefening: al hetgeen de uitoefening van het notarisambt in de meest ruime zin omvat;

• d. bedrijfsvoering: het geheel van activiteiten dat betrekking heeft op het beheren en het besturen van het bedrijf van het samenwerkingsverband.

• e. praktijkrechtspersoon: een praktijkvennootschap, praktijkstichting, praktijkcoöperatie, of een vennootschap die is opgericht naar het recht van een ander land dan Nederland en die met een met de naamloze vennootschap of besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid vergelijkbare rechtsvorm heeft, en die is gericht op de uitoefening van de rechtspraktijk door de daartoe bevoegde personen;

• f. houdster-rechtspersoon: een naamloze vennootschap, besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, een coöperatie, of een stichting of een vennootschap die is opgericht naar het recht van een ander land dan Nederland en die een met de naamloze vennootschap of besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid vergelijkbare rechtsvorm heeft en die de aandelen houdt of lid is van een praktijkrechtspersoon.

De verordening is van toepassing op een samenwerkingsverband van beoefenaren van verschillende beroepen indien daarin de praktijk wordt uitgeoefend voor gezamenlijke rekening en risico van de deelnemers. Voorts is de verordening van toepassing op een samenwerkingsverband van beroepsbeoefenaren waarin uitsluitend de zeggenschap over de bedrijfsvoering wordt gedeeld.

Er is sprake van een samenwerkingsverband in de zin van artikel 1 onafhankelijk van de vraag of de samenwerkingsovereenkomst een substantieel deel van de notariële praktijk dan wel de totale praktijk betreft.

Met de definitie van 'bedrijfsvoering' wordt uitsluitend gedoeld op de bestuurlijke en leidinggevende kant van het samenwerkingsverband en daaronder vallen niet de inhoudelijke of beleidsmatige beslissingen op professioneel gebied ten aanzien van de praktijkuitoefening.

De begrippen praktijkuitoefening en bedrijfsvoering zijn goed te onderscheiden. Het eerste begrip ziet op de feitelijke uitoefening van het notarisambt, zowel op grond van titel III van de Wet op het notarisambt als in meer brede zin, bijvoorbeeld als partijadviseur. Het tweede begrip houdt in het scheppen en in stand houden van alle voorwaarden, zoals een bestuurlijke, organisatorische en logistieke infrastructuur, die het mogelijk maken de praktijk gezamenlijk uit te oefenen.

Concreet gaat het bij de bedrijfsvoering om personeelsbeleid, informatietechnologie en automatisering, organisatie, financiën, administratie en huisvesting, maar dan het discipline- of professiewaardevrije gedeelte daarvan ter facilitering van een rendabele beroepsuitoefening conform de daaraan gestelde regels. Bedrijfsvoering is het complex van voorzieningen ten behoeve van het professionele werk en beleid.

Algemeen

Artikel 2

Het is de notaris niet geoorloofd – direct danwel indirect – een samenwerkingsverband met beoefenaren van een ander beroep te onderhouden, dan met:

• a. advocaten, lid van de Nederlandse Orde van Advocaten;

• b. fiscaal juristen of fiscaal economen, lid van de Nederlandse Orde van Belastingadviseurs;

• c. universitair geschoolde leden van het Register Belastingadviseurs;

• d. leden van de Orde van Octrooigemachtigden; en

• e. in het buitenland werkzame beoefenaren van de hiervoor vermelde danwel daarmee gelijk te stellen beroepen in het buitenland mits zij aan een tuchtrecht zijn onderworpen vergelijkbaar met dat waaraan de hiervoor genoemde personen onderworpen zijn en een adequate beroepsaansprakelijkheidsverzekering hebben.

De in dit artikel genoemde beroepsbeoefenaren zijn academisch gevormd en lid van de Nederlandse Orde van Advocaten, de Nederlandse Orde van Belastingadviseurs en de Orde van Octrooigemachtigden en als zodanig herkenbaar als een eigen beroepsgroep. Zij zijn onderworpen aan een tuchtrecht dat vergelijkbaar is met dat voor notarissen, inclusief een geheimhoudingsplicht, met daaraan gekoppeld verschoningsrecht voor wat betreft de advocaten.

Overigens behoren tot de groep belastingadviseurs naast de fiscaal juristen tevens de fiscaal economen, voor zover lid van de Nederlandse Orde van Belastingadviseurs, nu dezen – zij het met een andere, gelijkwaardige opleidingsachtergrond – op gelijke wijze de belastingadviespraktijk uitoefenen.

Nieuw is de mogelijkheid met octrooigemachtigden samen te werken. Een octrooigemachtigde is onderworpen aan tuchtrecht en heeft een geheimhoudingsplicht met betrekking tot al hetgeen waarvan hij uit hoofde van zijn werkzaamheden als zodanig kennis neemt. De gedragsregels van de octrooigemachtigden sluiten het aangaan van een samenwerkingsverband met een notaris niet uit. Artikel 23h lid 4 sub b van de Rijksoctrooiwet geeft de Orde van Octrooigemachtigden de mogelijkheid om een samenwerkingsverordening uit te vaardigen. Van deze mogelijkheid is tot op heden nog geen gebruik gemaakt.

Omdat er sprake is van deling van winst en verlies kan geen samenwerkingsverband in de zin van deze verordening worden aangegaan met beroepsbeoefenaren die in loondienst zijn. Met anderen dan in artikel 2 vermelde beroepsbeoefenaren mag direct noch indirect een samenwerkingsverband worden aangegaan. Het is de notaris daarom niet toegestaan een samenwerkingsverband aan te gaan of te continueren met een beoefenaar van een ander beroep, die naast het (beoogde) samenwerkingsverband tevens een samenwerkingsverband heeft met een in artikel 2 van deze verordening niet genoemde beroepsbeoefenaar.

In Nederland werkzame buitenlandse beroepsbeoefenaren moeten getoetst worden aan de Nederlandse criteria.

Het staat de notaris vrij andere samenwerkingsvormen aan te gaan met beroepsbeoefenaren van een ander beroep, mits met waarborging van de zelfstandigheid en onafhankelijkheid van de notaris, en mits geen samenwerkingsverband in de zin van de verordening wordt gesuggereerd (zie ook het hiernavolgende artikel 4).Bij dit soort samenwerkingsvormen moet worden gedacht aan een incidentele gezamenlijke activiteit, strategische allianties of kantoorcombinaties waarbij bepaalde voorzieningen worden gedeeld.

Aandeelhouderschap stemrecht en zeggenschap

Artikel 3

• a. notarissen en van beoefenaren van een toegestaan beroep als bedoeld in artikel 2, die de praktijk binnen de praktijkrechtspersoon uitoefenen of binnen een praktijkrechtspersoon waarvan de aandelen direct of indirect worden gehouden; of

• b. houdster-rechtspersonen, waarvan de aandelen uitsluitend worden gehouden door notarissen en van beoefenaren van een toegestaan beroep als bedoeld in artikel 2, die de praktijk binnen de praktijkrechtspersoon uitoefenen of binnen een praktijkrechtspersoon waarvan de aandelen direct of indirect worden gehouden. Het is niet toegestaan om stemrecht op de hiervoor bedoelde aandelen te doen uitoefenen door een ander dan een notaris of een beoefenaar van een toegestaan beroep als bedoeld in artikel 2 waarmee een samenwerkingsverband bestaat krachtens volmacht, opdracht of een andere overeenkomst. Bedoelde aandelen kunnen niet met een vruchtgebruik worden bezwaard. Inkoop van eigen aandelen is toegestaan.

Aangezien aandeelhouders over het algemeen zeggenschap hebben, is in dit artikel een beperking opgelegd wie aandeelhouder kunnen zijn. Ter financiering van de praktijk is het onder omstandigheden toegestaan om pandrecht op de aandelen te vestigen, zolang deze niet het stemrecht omvatten. Het effect van een overdracht van stemrecht aan een daartoe niet op grond van deze verordening gerechtigde is dat de praktijk niet langer mag worden uitgeoefend binnen deze praktijkrechtspersoon. Dit is bijvoorbeeld het geval indien de aandelen aan een financier zijn verpand en het pandrecht wordt uitgeoefend.

Het toekennen van economisch voordeel op grond van vruchtgebruik op aandelen is niet toegestaan. Het economische voordeel (of het risico) dat aan aandelen is verbonden, is van belang voor de onafhankelijkheid van de praktijkuitoefening. De aandeelhouder of vruchtgebruiker deelt in rekening en risico van de praktijkuitoefening. Hij moet dus de hoedanigheid hebben van een van de partijen met wie een samenwerkingsverband mag worden aangegaan.

Aandelen zonder stemrecht kunnen niet worden uitgegeven aan anderen dan notarissen of een beoefenaar van een toegestaan beroep als bedoeld in artikel 2.

In het eerste lid wordt gesproken over de praktijkrechtspersoon, dit betekent dat de bepalingen uit dit artikel van overeenkomstige toepassing zijn op notarissen die alleen of samen met andere notarissen, zoals bedoeld in artikel 16 van de Verordening beroeps-en gedragsregels, in een praktijkrechtspersoon hun praktijk uitoefenen.

Presentatie

Artikel 4