Legalize / Nederland / Ministeriële regeling

Klachtenregeling Defensie

Type Ministeriële regeling

Publication 2018-10-01

State In force

Source BWB

Wijzigingsgeschiedenis JSON API

Gelet op:

Hoofdstuk 2, artikel 3 van de Arbeidsomstandighedenwet

Hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb)

Besluit:

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. klager: persoon die een klacht indient;

b. functionaris: persoon die ten tijde van de gedraging, waarover wordt geklaagd, werkzaam was onder verantwoordelijkheid van de Minister;

c. aangeklaagde: functionaris tegen wie de klacht is gericht;

d. klacht: uiting van ongenoegen over de wijze waarop een bestuursorgaan dan wel een persoon die werkzaam is onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan zich heeft gedragen;

e. klacht inzake ongewenst gedrag: klacht van een functionaris over zelf ondervonden ongewenst gedrag van een andere functionaris dat verband houdt met het verrichten van arbeid en dat ziet op (seksuele) intimidatie, agressie, stalking, pesten, treiteren, discriminatie en/of kwaadspreken;

f. intimidatie: verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag waarbij:

–. onderwerping aan dit gedrag (expliciet of impliciet) gehanteerd wordt als voorwaarde of als basis voor beslissingen over de functionaris of;

–. onderwerping aan dit gedrag het werk, de prestatie of de positie van de functionaris redelijkerwijs aantast of heeft aangetast of;

–. dit gedrag de werkomgeving bedreigend, vijandig of onaangenaam maakt;

g. seksuele intimidatie: verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag met een seksuele connotatie dat als doel of gevolg heeft dat de waardigheid van een persoon wordt aangetast, in het bijzonder wanneer een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende situatie wordt gecreëerd;

h. agressie: psychisch of fysiek lastigvallen, bedreigen of aanvallen;

i. stalking: het, al dan niet door middel van communicatiemiddelen, bij voortduring bespieden, besluipen, achtervolgen of lastigvallen;

j. discriminatie: het ongeoorloofd onderscheid maken op grond van godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, nationaliteit, seksuele geaardheid of leeftijd;

k. pesten en/of treiteren: alle vormen van kwetsend gedrag met een structureel karakter, van een of meerdere functionarissen gericht tegen een (groep van) functionaris(sen) die zich niet kan verdedigen tegen dit gedrag;

l. kwaadspreken: in een kwaad daglicht stellen, waarbij het gestelde (gedeeltelijk) waar of onwaar kan zijn;

m. Systeem Melding Voorval (MVV): PeopleSoft applicatie voor het melden van voorvallen;

n. Minister: Minister van Defensie;

o. Secretaris-Generaal (SG): Secretaris-Generaal van Defensie;

p. dienstonderdeel: onderdeel van het ministerie van Defensie als bedoeld in het Algemeen mandaat, volmacht en machtigingsbesluit Defensie 2013;

q. hoofd defensieonderdeel: degene die belast is met de leiding van een dienstonderdeel conform het Algemeen mandaat, volmacht en machtigingsbesluit Defensie 2013;

r. commandant: commandant als bedoeld in artikel 2 van de Regeling aanwijzing commandanten defensie;

s. Vertrouwenspersoon (VP): hiertoe aangewezen functionaris die fungeert als eerste aanspreek- en opvangpunt voor functionarissen die menen met ongewenst gedrag te zijn geconfronteerd;

t. Coördinator Vertrouwenspersoon (CVP): door het hoofd defensieonderdeel aangestelde functionaris tot wie functionarissen die menen met ongewenst gedrag te zijn geconfronteerd zich kunnen wenden voor advies en ondersteuning en die belast is met de (bege)leiding en ondersteuning van vertrouwenspersonen van dat onderdeel;

u. Centrale Adviseur Integriteit Defensie (CAID): functionaris van de Centrale Organisatie Integriteit Defensie (COID) die de klachtbehandelaar adviseert over sociale integriteit;

v. Centraal Klachtencoördinatiepunt (CKP): door de Minister ingericht centraal punt, voorzien van een postbus, waar eveneens, als alternatieve mogelijkheid, schriftelijke klachten kunnen worden ingediend indien geen gebruik kan worden gemaakt van een bij voorkeur rechtstreekse indiening bij de klachtbehandelaar of DKP;

w. Decentraal Klachtencoördinatiepunt (DKP): binnen elk defensieonderdeel ingerichte instantie, belast met de coördinatie en registratie van schriftelijke klachten voorzien van een e-mailadres en postbus voor de ontvangst van schriftelijke klachten die niet rechtstreeks kunnen worden ingediend bij de klachtbehandelaar;

x. Klachtencoördinator (KC): door het hoofd defensieonderdeel aangewezen ambtenaar, belast met het functioneren van het DKP;

y. klachtbehandelaar: degene die op grond van artikel 7 van deze regeling is aangewezen als behandelaar van de klacht;

z. klachtadviesinstantie: functionaris of een commissie die door de klachtbehandelaar is aangewezen de klacht te onderzoeken en hem daarover te adviseren;

aa. Commissie Ongewenst Gedrag: door de Minister ingestelde klachtadviesinstantie, die klachten inzake ongewenst gedrag behandelt en daarover adviseert.

Artikel 2. Doel en reikwijdte

Een ieder kan een klacht indienen over de wijze waarop een bestuursorgaan, dan wel een functionaris in de uitoefening van zijn functie zich heeft gedragen.

Een functionaris kan een klacht inzake ongewenst gedrag indienen over zelf ondervonden ongewenst gedrag van een andere functionaris, dat verband houdt met het verrichten van arbeid en dat ziet op seksuele intimidatie, intimidatie, agressie, stalking, pesten, treiteren, discriminatie en/of kwaadspreken.

Deze regeling is niet van toepassing indien een klacht betrekking heeft op gedragingen waarop één van de navolgende regelingen van toepassing is:

a. de Klachtenregeling politietaken Koninklijke Marechaussee/krijgsmacht 2004;

b. het Besluit klachtrecht militairen;

c. de Regeling klachtenbehandeling gezondheidszorginstellingen Defensie;

d. het Reglement klachtenbehandeling inspectie militaire gezondheidszorg;

e. het Protocol behandeling klachten van de Commissie van Toezicht op de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten;

f. de Klachtenregeling MIVD.

Artikel 3. Het indienen van een klacht

Een klager die een mondelinge klacht wil indienen, richt zich bij voorkeur tot de leidinggevende van aangeklaagde.

Een schriftelijke klacht wordt bij voorkeur rechtstreeks ingediend bij de klachtbehandelaar genoemd in artikel 7.

Bij twijfel over de juiste klachtbehandelaar kan een schriftelijke klacht worden ingediend bij het DKP van het defensieonderdeel waar aangeklaagde werkzaam is dan wel bij het CKP.

Een schriftelijke klacht ingediend bij het CKP wordt direct doorgezonden naar het DKP van het defensieonderdeel waar de klacht betrekking op heeft.

Een functionaris die een schriftelijke klacht ontvangt waarvoor hij niet de aangewezen klachtbehandelaar is, zendt die klacht onverwijld door naar het DKP van het defensieonderdeel waar de klacht betrekking op heeft.

Met het indienen van een schriftelijke klacht wordt gelijk gesteld het door klager aan de klachtbehandelaar op elektronische wijze toezenden van de klacht, indien aan artikel 6, eerste lid, onder de aanhef en a. tot en met c. is voldaan.

Artikel 4. Geen verplichting tot het behandelen van een klacht

Geen verplichting tot behandeling van een klacht bestaat, indien deze betrekking heeft op een gedraging:

a. waarover eerder een schriftelijke klacht is ingediend, die met inachtneming van deze regeling is behandeld;

b. die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden;

c. waartegen door klager bezwaar gemaakt is of had kunnen worden. Dit laat onverlet de mogelijkheid een klacht in te dienen over de bewoordingen van de motivering van het besluit.

d. die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie dan een administratieve rechter onderworpen is, dan wel onderworpen is geweest of,

e. zolang ter zake daarvan een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en ter zake van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is.

Geen verplichting tot behandeling bestaat, indien het belang van klager dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is.

Van het niet in behandeling nemen van een schriftelijke klacht, wordt klager door of namens de klachtbehandelaar zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van de klacht, schriftelijk en gemotiveerd in kennis gesteld. In de kennisgeving wordt klager de mogelijkheid voorgehouden om over het niet in behandeling nemen van de klacht te klagen bij de Nationale ombudsman.

In het geval er sprake is van een situatie als omschreven in het eerste lid, onder e kan er alleen tot behandeling van een klacht worden overgegaan, na toestemming van het Openbaar Ministerie, de KMar of de politie.

Indien de klachtadviesinstantie geconfronteerd wordt met een mogelijk strafbaar feit dan informeert deze onmiddellijk de klachtbehandelaar. Voor sommige ernstige strafbare feiten, ambtsmisdrijven of personen (commandanten) bestaat een aangifteplicht. Bij twijfel of er sprake is van een mogelijk strafbaar feit of dat er aangifteplicht bestaat, overlegt de klachtbehandelaar met een juridisch adviseur. Verdere behandeling van de klacht vindt plaats na toestemming als bedoeld in het vorige lid.

Artikel 5. Behandeling van een mondelinge klacht

Een mondeling ingediende klacht dient zorgvuldig en zo spoedig mogelijk te worden afgehandeld.

De door klager aangesproken functionaris als bedoeld in het eerste lid van artikel 3 informeert met redenen omkleed klager, indien de mondelinge klacht op grond van artikel 4 niet wordt behandeld.

De gedraging waarover wordt geklaagd, wordt getoetst aan de behoorlijkheidsnormen van de Nationale ombudsman en de Gedragscode Defensie.

Zodra de behandeling van de mondelinge klacht heeft geleid tot genoegdoening van klager, kan met de behandeling worden gestopt.

Indien de behandeling van de mondelinge klacht niet leidt tot genoegdoening van klager, kan klager een schriftelijke klacht indienen.

Artikel 6. Vereisten voor het indienen van een schriftelijke klacht

Een schriftelijke klacht wordt door klager ondertekend en bevat ten minste:

a. de naam en het adres van klager;

b. de dagtekening;

c. een omschrijving van de gedraging waarover wordt geklaagd.

Naast de formele vereisten van het eerste lid vermeldt klager zo concreet en nauwkeurig mogelijk wat de gedraging is, zo mogelijk waar en wanneer de gedraging heeft plaatsgevonden en de identiteit van aangeklaagde(n) evenals de eventuele getuigen, indien bekend.

Voor het op schrift stellen van een klacht inzake ongewenst gedrag kan klager zich laten bijstaan door de CVP van zijn defensieonderdeel.

Artikel 7. Behandelaar van een schriftelijke klacht

Schriftelijke klachten worden behandeld en afgedaan:

–. indien het klachten over de SG betreft, door de Minister;

–. indien het klachten over een hoofd defensieonderdeel betreft, door of namens de SG;

–. indien het klachten over andere dan de hiervoor genoemde functionarissen betreft, door of namens de commandant van aangeklaagde;

–. indien het klachten betreft welke zich niet richten tegen gedragingen van een specifiek persoon, door of namens het hoofd defensieonderdeel onder wiens verantwoordelijkheid de gedraging jegens klager valt.

Artikel 8. Coördinator vertrouwenspersoon (CVP) / vertrouwenspersoon (VP)

Een functionaris kan, onverminderd het recht om een klacht over ongewenst gedrag in te dienen, zich wenden tot een VP, waarbij kan worden bezien of op informele wijze een aanvaardbare oplossing kan worden gevonden.

De VP en de CVP hebben een intern verschoningsrecht en kunnen niet verplicht worden om vertrouwelijke informatie te geven aan anderen, ongeacht hun positie of rang, uitgezonderd aan opsporingsambtenaren in de uitoefening van hun functie.

Klager mag zich bij de indiening en behandeling van een klacht inzake ongewenst gedrag laten bijstaan door de (C)VP.

Artikel 9. Klachtencoördinator (KC) en Decentraal Klachtencoördinatiepunt (DKP)

De KC draagt zorg voor het registreren van de schriftelijke klacht en het verzamelen van gegevens voor rapportages als bedoeld in artikel 19.

De KC zendt een bij het DKP ontvangen schriftelijke klacht voor behandeling en afdoening door naar de klachtbehandelaar.

Bij een schriftelijke klacht inzake ongewenst gedrag wijst de KC klager op de mogelijkheid in contact te treden met een VP of CVP in geval dit nog niet is gebeurd.

De KC adviseert de klachtbehandelaar bij ontvangst van een schriftelijke klacht over het te volgen traject van klachtbehandeling.

Schriftelijke klachten die rechtstreeks zijn ingediend bij de klachtbehandelaar worden door diens zorg aangemeld bij het DKP ten behoeve van de taken zoals genoemd in het eerste lid.

Artikel 10. Actie bij ontvangst van een schriftelijke klacht

De klachtbehandelaar:

a. informeert ten behoeve van de registratie het DKP van zijn onderdeel over een rechtstreeks bij hem ingediende schriftelijke klacht;

b. registreert een klacht inzake ongewenst gedrag als voorval in het MVV;

c. bevestigt de ontvangst van de klacht conform artikel 11.

De klachtbehandelaar kan de klacht laten onderzoeken en zich laten adviseren door een klachtadviesinstantie, die hij daarvoor aanwijst. Indien de klachtbehandelaar een klachtadviesinstantie aanwijst, meldt de klachtbehandelaar dit schriftelijk aan klager en aangeklaagde.

De raadpleging van dit document komt niet in de plaats van het lezen van het oorspronkelijke Staatsblad of de Staatscourant. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor eventuele onnauwkeurigheden die voortvloeien uit de omzetting van het origineel naar dit formaat.