Besluit van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 17 september 2016, nr. 884572, houdende vaststelling van beleidsregels inzake subsidiëring landelijke onderwijsondersteunende activiteiten (Besluit vaststelling beleidskader SLOA)

Gelet op artikel 1.3 en 2.1 van de Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS, artikel 2, tweede lid, artikel 3, tweede en derde lid, en artikel 7 van de Wet subsidiëring landelijke onderwijsondersteunende activiteiten 2013 en artikel 1.5.1 van de Wet educatie en beroepsonderwijs;

Besluit:

Artikel 1. Vaststellen beleidskader

De beleidsregels inzake subsidieverlening voor de instellingen, bedoeld in de Wet subsidiëring landelijke onderwijsondersteunende activiteiten 2013 worden vastgesteld overeenkomstig de bijlage bij dit besluit.

Artikel 2. Subsidieplafond

Jaarlijks wordt in een startbrief het bedrag vastgesteld dat ten hoogste beschikbaar is voor de verlening van subsidies ten behoeve van de taken, genoemd in artikel 2, eerste lid, onderdelen a tot en met c, artikel 3, eerste lid, onderdelen a tot en met e, artikel 3a, eerste en tweede lid, en artikel 3b, eerste lid, van de Wet subsidiëring landelijke onderwijsondersteunende activiteiten 2013.

Artikel 3. Wijziging Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS

Wijzigt de Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS.

Artikel 4. Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 oktober 2016.

Artikel 5. Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit vaststelling beleidskader SLOA.

Bijlage

Deze bijlage hoort bij het Besluit vaststelling beleidskader SLOA.

Aanleiding beleidskader

In 2016 is een uniform subsidieproces tot stand gekomen voor de ministeries van OCW, VWS en SZW. Er is toen gekozen om de bestaande kaderregelingen met betrekking tot subsidies van de drie ministeries te vervangen door één Kaderregeling, namelijk de Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS (hierna te noemen: Kaderregeling) en de uitvoeringswerkzaamheden met betrekking tot de meeste subsidies te laten uitvoeren door één uitvoeringsinstantie, DUS-I. Ook de Regeling OCW-subsidies is vervallen. In deze regeling waren de voorwaarden vastgelegd voor de subsidieverstrekking aan de instellingen die subsidie kunnen ontvangen op basis van de Wet subsidiëring landelijke onderwijsondersteunende activiteiten 2013 (Wet SLOA 2013), namelijk Stichting Cito en Stichting SLO. Deze voorwaarden zijn toegevoegd in dit beleidskader.

Met de Wet wettelijke taken internationalisering onderwijs1Stb. 2022, 269. is de Wet SLOA 2013 gewijzigd. Daarbij zijn een aantal taken van Nuffic, alsmede een aantal taken van een nog aan te wijzen rechtspersoon in die wet verankerd. Voor de uitvoering van deze wettelijke taken kunnen de instellingen subsidie aanvragen bij de Minister. Deze rechtspersonen zijn daarom met ingang van 1 oktober 2022 aan dit beleidskader toegevoegd. In het vervolg van onderhavig beleidskader zullen de instellingen bedoeld in dit beleidskader gezamenlijk ‘SLOA-instellingen’ worden genoemd, tenzij wordt verwezen naar individuele SLOA-instellingen.

Doel beleidskader

De beleidsregels uit onderhavige beleidskader brengen structuur aan in de subsidiecyclus en geven de minister handvatten om te sturen op de doelen en de kosten. Dit moet bijdragen aan een doelmatige en rechtmatige besteding van de subsidiegelden.

Startbrief en kaderbrief

Eens in de twee jaar voor 1 april wordt op grond van artikel 5 van de Wet SLOA 2013 de Kaderbrief SLOA gepubliceerd. In de Kaderbrief SLOA staan de doelen op de gebieden van leerplanontwikkeling en toetsen en examens voor de komende twee jaar beschreven. Deze wordt verzonden aan de Tweede Kamer. Elk jaar voor 15 april krijgen Stichting SLO en Stichting Cito een startbrief met daarin een verkenning van de trends en prioriteiten en een nadere concretisering van de doelen. In de startbrief is ook het subsidieplafond opgenomen van de instellingssubsidies, zie hieronder.

Instellingssubsidies

Voor Nuffic en de door de Minister aan te wijzen rechtspersoon geldt dat de Minister op grond van artikel 5a van de Wet SLOA 2013 eenmaal per twee jaar voor 1 april een Kaderbrief SLOA internationalisering bekendmaakt op het terrein van de taken, genoemd in de artikelen 3a en 3b van de Wet SLOA 2013. Deze brief wordt verzonden aan de Tweede Kamer. Met de Kaderbrief SLOA internationalisering kan de Minister inhoudelijke invulling geven aan de doelen en taken zoals die in de voornoemde artikelen zijn neergelegd. Elk jaar wordt aan de voornoemde rechtspersonen een startbrief gestuurd, waarin ook het subsidieplafond zal zijn opgenomen.

Instellingssubsidies

Het grootste deel van de subsidies aan de SLOA-instellingen wordt verstrekt op basis van artikel 2, eerste lid, onderdelen a tot en met c (bij Stichting SLO) en artikel 3, eerste lid, onderdelen a tot en met e (bij Stichting Cito) van de Wet SLOA 2013. Op de subsidieverstrekking is daarnaast altijd de Kaderregeling van toepassing. In de terminologie van de Kaderregeling zijn de subsidies op basis van de net genoemde artikelen instellingssubsidies: de subsidies voor de structurele activiteiten van de instellingen. Op grond van artikel 8.1 van de Kaderregeling worden instellingssubsidies altijd per boekjaar (kalenderjaar) verleend en vastgesteld. Dit sluit niet goed aan op de realiteit van de SLOA-instellingen omdat de activiteiten waarvoor subsidie wordt verstrekt vaak over de jaargrens heengaan. Toch hecht de minister sterk aan het verstrekken van de subsidies per boekjaar omdat de jaarlijkse subsidiecyclus de minister van OCW de mogelijkheid geeft om gericht te sturen op de activiteiten. De jaarlijkse verlening zorgt voor vaste momenten voor de minister en de SLOA-instellingen om in overleg te gaan over de programmering zodat ingespeeld kan worden op de actualiteit en de veranderende omgeving. Aan het eind van het boekjaar krijgt de minister in de jaarverslaggeving (jaarrekening en activiteitenverslag) een integraal overzicht van de uitgevoerde activiteiten en de financiële positie van de SLOA-instellingen. Op basis van deze informatie kan de doelmatigheid van de besteding van de subsidiemiddelen in kaart worden gebracht.

Subsidieaanvraag

Voor de subsidieaanvragen wordt een door de minister vastgesteld modelformulier gebruikt dat bekend is gemaakt op de website:

De Wet SLOA 2013 biedt ook de mogelijkheid om aanvullende subsidie aan te vragen op grond van artikel 2, eerste lid, onderdeel d (bij Stichting SLO) en artikel 3, eerste lid, onderdeel f (bij Stichting Cito). In de terminologie van de Kaderregeling zijn dit projectsubsidies. Projectsubsidies kunnen voor een termijn van ten hoogste vijf jaar worden verleend (artikel 4.3 van de Kaderregeling). De minister zal echter ook bij projectsubsidies doorgaans voor een periode van maximaal een jaar kiezen, tenzij er een duidelijke reden is om hiervan af te wijken. In tegenstelling tot instellingssubsidies kunnen projectsubsidies doorlopend, op elk moment, worden aangevraagd.

De aanvraag wordt getekend door een tekenbevoegde. Er wordt een gescande versie van het ondertekende formulier met bijlagen per e-mail verzonden aan OCWsubsidies@minVWS.nl.

Voor de subsidieaanvragen wordt een door de minister vastgesteld modelformulier gebruikt dat bekend is gemaakt op de website:

https://www.dus-i.nl/kaderregelingen/aanvragen-ocw

De aanvraag wordt getekend door een tekenbevoegde. Er wordt een gescande versie van het ondertekende formulier met bijlagen per e-mail verzonden aan OCWsubsidies@minVWS.nl.

Bijsturingsmoment

De aanvragen voor de instellingssubsidies van Stichting SLO en Stichting Cito moeten uiterlijk op 15 oktober voor aanvang van het kalenderjaar waarop ze betrekking hebben, worden ingediend (artikel 8.2, tweede lid, van de Kaderregeling). De aanvragen voor projectsubsidie moeten in ieder geval voorafgaand aan de periode waar ze betrekking op hebben worden ingediend. Op het aanvraagformulier wordt aangegeven of het een aanvraag voor instellingssubsidies of projectsubsidies betreft. De aanvraag wordt formeel aangeleverd conform de ‘Toelichting bij het formulier subsidieaanvraag (en wijzigingen hierop) behorend bij artikel 3.1 van de Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS’.

De deadline voor aanvraag van 15 oktober is bedoeld om het overzicht te houden op de activiteiten van Stichting SLO en Stichting Cito, om onnodige administratieve lasten aan beide kanten te voorkomen en om de garantie te kunnen bieden dat de beschikkingen tijdig bij Stichting SLO en Stichting Cito binnen zijn. Zij kunnen dan op tijd beginnen met de werkzaamheden. De verleende subsidie wordt uitsluitend besteed aan de activiteiten waarvoor zij bij beschikking is verstrekt.

Bijsturingsmoment

Gedurende het jaar kunnen wijzigingen in de lopende subsidies wenselijk zijn vanwege voortschrijdend inzicht. Daarom is er gedurende het lopende jaar één moment waarop verzoeken tot wijziging in de besteding van de lopende instellingssubsidies in behandeling worden genomen door de minister van OCW. Verzoeken voor wijzigingen in de besteding van de lopende instellingssubsidies dienen daarom voor 1 september te worden ingediend. Er is gekozen voor één bijsturingsmoment met een harde deadline om het overzicht te behouden en administratieve lasten beperkt te houden. De SLOA-instellingen ontvangen zo spoedig mogelijk een beschikking op een verzoek tot wijziging.

Verantwoording

Voor de aanvraag tot vaststelling van de subsidies wordt het door de minister vastgesteld modelformulier gebruikt ‘Formulier subsidievaststelling behorend bij artikel 7.1 van de Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS voor instellingen zoals bedoeld in de Wet SLOA 2013’. Dat formulier staat op de website https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/subsidies-vws/inhoud/kaderregeling-subsidies-ocw-szw-en-vws. De aanvraag tot vaststelling van instellingssubsidie en projectsubsidie wordt ingediend uiterlijk op 1 juli van het jaar volgend op de afronding van de activiteiten (artikel 7.2, derde lid, Kaderregeling). Dit betekent dat alle subsidies, zowel instellings- als projectsubsidie, die binnen een bepaald kalenderjaar zijn afgerond op hetzelfde moment en op dezelfde wijze moeten worden verantwoord. Met behulp van het modelformulier kan in de jaarverslaggeving voor elke subsidie die afgerond moest zijn in het afgesloten kalenderjaar inhoudelijk en financieel verantwoording worden afgelegd. Alle subsidies worden verantwoord op een manier die aansluit bij het activiteitenplan en de begroting van de subsidieaanvraag. Elke afwijking van ten minste 20% van een afzonderlijke begrotingspost wordt toegelicht, tenzij het verschil met die begrotingspost lager is dan € 25.000 (artikel 7.8 Kaderregeling). Het jaarverslag moet worden ingericht overeenkomstig de ‘Voorschriften voor de jaarverslaggeving voor instellingen zoals bedoeld in de Wet SLOA 2013’, deze wordt binnenkort geplaatst op de website https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/subsidies-vws/inhoud/kaderregeling-subsidies-ocw-szw-en-vws. Verder worden de jaarverslagen van de SLOA-instellingen gecontroleerd overeenkomstig het Controleprotocol subsidies sloa dit zal tijdig worden geplaatst op: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/subsidies-vws/inhoud/kaderregeling-subsidies-ocw-szw-en-vws

Voor de instellingssubsidie zal bevoorschotting en betaling plaatsvinden overeenkomstig artikel 8.4 van de Kaderregeling. Dit betekent in januari 8%, februari 8%, maart 8%, april 7%, mei 16%, juni 7%, juli 8%, augustus 8%, september 7%, oktober 8%, november 8% en december 7% van het bedrag van de verleende instellingssubsidie. De bevoorschotting en betaling van projectsubsidies vindt plaats overeenkomstig artikel 6.1 van de kaderregeling.

Van de aanvraag tot vaststelling met bijbehorende stukken wordt een gescande versie van het ondertekende formulier met bijlagen per e-mail verzonden aan OCWsubsidies@minVWS.nl.

Voor de aanvraag tot vaststelling van de subsidies wordt het door de minister vastgesteld modelformulier gebruikt ‘Formulier subsidievaststelling behorend bij artikel 7.1 van de Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS voor instellingen zoals bedoeld in de Wet SLOA 2013’. Dat formulier staat op de website https://www.dus-i.nl/subsidies/kaderregeling-ocw. De aanvraag tot vaststelling van instellingssubsidie en projectsubsidie wordt ingediend uiterlijk op 1 juli van het jaar volgend op de afronding van de activiteiten (artikel 7.2, derde lid, Kaderregeling). Dit betekent dat alle subsidies, zowel instellings- als projectsubsidie, die binnen een bepaald kalenderjaar zijn afgerond op hetzelfde moment en op dezelfde wijze moeten worden verantwoord. Met behulp van het modelformulier kan in de jaarverslaggeving voor elke subsidie die afgerond moest zijn in het afgesloten kalenderjaar inhoudelijk en financieel verantwoording worden afgelegd. Alle subsidies worden verantwoord op een manier die aansluit bij het activiteitenplan en de begroting van de subsidieaanvraag. Elke afwijking van ten minste 20% van een afzonderlijke begrotingspost wordt toegelicht, tenzij het verschil met die begrotingspost lager is dan € 25.000 (artikel 7.8 Kaderregeling). Het jaarverslag moet worden ingericht overeenkomstig de ‘Voorschriften jaarverslaggeving voor niet bekostigde instellingen’. Dit document is te vinden op de website: https://www.dus-i.nl/subsidies/kaderregeling-ocw. Verder worden de jaarverslagen van de SLOA-instellingen gecontroleerd overeenkomstig het ’Accountantsprotocol voor OCW, SZW en VWS’, dat is te vinden op de website: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/subsidies-vws/inhoud/kaderregeling-subsidies-ocw-szw-en-vws.

Vaststelling

Van de aanvraag tot vaststelling met bijbehorende stukken wordt een gescande versie van het ondertekende formulier met bijlagen per e-mail verzonden aan OCWsubsidies@minVWS.nl.

Egalisatiereserve

De SLOA-instellingen moeten op grond van artikel 8.7 van de Kaderregeling aan het einde van een boekjaar een egalisatiereserve vormen. De egalisatiereserve bedraagt ten minste € 0 en ten hoogste 10% van de totale voor dat boekjaar verleende instellingssubsidie. De projectsubsidies spelen hierbij dus geen rol. De egalisatiereserve wordt conform RJ 640.3151Bedoeld wordt de Richtlijnen jaarverslaggeving (jaareditie 2014 voor grote en middelgrote rechtspersonen) in de jaarrekening gepresenteerd als een bestemmingsfonds publiek dat onderdeel is van het eigen vermogen. De egalisatiereserve wordt gevormd door het resultaat op de instellingssubsidies. Het resultaat is de vastgestelde subsidie minus de werkelijke kosten. Mocht de vaststelling tot een lagere totale instellingssubsidie leiden, dan wordt ook het maximum aangepast. Bij de vaststelling wordt berekend hoe groot de overschrijding van het maximum aan op te bouwen egalisatiereserve is. Op grond daarvan wordt de overschrijding teruggevorderd. Tot die tijd wordt de overschrijding in de jaarrekening gepresenteerd als een schuld aan OCW.