Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Gelet op artikel 4:81, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht en de artikelen 2.166, eerste lid, aanhef en onder b, en 2.167, eerste lid, aanhef en onder a, van de Mediawet 2008;

Besluit:

1. Inleiding

Het budget voor de regionale publieke omroep dient met ingang van 1 januari 2017 een taakstelling ad 17 miljoen euro te absorberen. Deze taakstelling vloeit voort uit het regeerakkoord-Rutte II.1Hieraan is uitvoering gegeven met de Wet van 18 december 2013 tot wijziging van onder meer de Mediawet 2008 in verband met onder meer aanpassing van de rijksmediabijdrage en overheveling van het budget voor de bekostiging van de regionale omroepen van het provinciefonds naar de mediabegroting (Stb. 2013, 570). Met het oog hierop is deze frictiekostenregeling opgesteld. Deze frictiekostenregeling bevat voorschriften op basis waarvan regionale publieke media-instellingen (hierna: rpmi’s) een aanvraag kunnen indienen bij de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (hierna: de Minister) voor een financiële bijdrage voor de reorganisatiekosten die voortvloeien uit de realisatie van de taakstelling. Op grond van artikel 2.166, eerste lid, onderdeel b, Mediawet 2008 kan de Minister middelen uit de Algemene Mediareserve inzetten als bijdrage voor de reorganisatiekosten die het gevolg zijn van het overheidsbesluit om de bovengenoemde taakstelling uit te voeren. Deze frictiekostenregeling dient in dit verband te worden beschouwd als een beleidskader -een set van beleidsregels- waarmee artikel 2.166, eerste lid, onderdeel b, Mediawet 2008 nader wordt ingevuld.

Deze frictiekostenregeling kent twee onderdelen:

Regeling A bevat voorschriften inzake de toekenning van een financiële bijdrage aan een rpmi voor haar kosten, die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van reorganisatieplannen als gevolg van opgelegde overheidsbezuinigingen. Het gaat hierbij om plannen die gericht zijn op de reorganisatie van de rpmi zelf. De kosten zien op een reorganisatie van activiteiten binnen de rpmi, waarbij de activiteiten door een andere organisatiewijze intern of via uitbesteding aan een commerciële organisatie structureel doelmatiger uitgevoerd kunnen worden en/of worden gestaakt.

Regeling B bevat voorschriften inzake de toekenning van een financiële bijdrage aan een rpmi voor haar kosten, die:

Beide regelingen worden hierna toegelicht.2Bij beide regelingen (A en B) wordt een bijdrage verleend voor zover de Minister voldoende middelen hiervoor ter beschikking heeft gesteld. Voor regeling B is het maximum 17 miljoen euro.

2. Regeling A

Er geldt een aantal voorwaarden om een bijdrage te krijgen voor de frictiekosten.3De Minister behoudt zich het recht voor om de voorwaarden aan te passen, mochten er omstandigheden zijn van dringende aard die hierom vragen. De wijzigingen hebben geen gevolg voor reeds ingediende aanvragen. Bij aanpassing van de voorwaarden worden het Commissariaat, de RPO en de regionale publieke media-instellingen hierover schriftelijk geïnformeerd.

De aanvraag dient te worden vergezeld van een reorganisatieplan dat door de raad van toezicht van de rpmi is goedgekeurd. Het reorganisatieplan voorziet in de realisatie van een structurele besparing. Onder structurele besparing wordt in het kader van deze frictiekostenregeling verstaan: een permanente (meerjarige) vermindering van de kosten. Het reorganisatieplan bevat een overzicht van concreet voorgenomen organisatorische en bedrijfseconomische maatregelen om de te realiseren besparing van de rpmi in te vullen. Het plan biedt zodanig inzicht in de voorgenomen organisatorische en bedrijfseconomische maatregelen en de te realiseren besparing dat de aannames die ten grondslag liggen aan de structurele besparing van de rpmi kunnen worden getoetst. In het reorganisatieplan wordt verder per jaar nader omschreven wat de gevolgen zijn voor de personele bezetting en de materiële middelen en de bijbehorende frictiekosten van de rpmi.

Bij regeling A gaat het om frictiekosten die worden gerealiseerd in de periode 2016 tot en met 2019. Deze kosten komen, met inachtneming van de andere voorwaarden van deze regeling, in aanmerking voor een bijdrage. De aanvraag dient hiertoe aan de hand van het reorganisatieplan inzichtelijk te maken in welk jaar welke frictiekosten worden verwacht. Ook meerjarige aanvragen zijn mogelijk. Gelet op voorgenoemde tijdperiode kan een aanvraag worden ingediend tot en met 2019.

Voor het toekennen van een bijdrage wordt rekening gehouden met de financiële draagkracht van de rpmi. De rpmi dient in haar aanvraag op grond van de jaarrekening aan te tonen dat zij niet beschikt over naar het oordeel van de Minister voldoende vermogen waarmee de frictiekosten, waarvoor een bijdrage wordt gevraagd, gedekt kunnen worden. Vermogen is hierbij gedefinieerd als het verschil tussen de balanswaarde van het volledige eigen vermogen en eventuele voorzieningen van de rpmi en de balanswaarde van de vaste activa van de rpmi per 31 december 2015 na resultaatbestemming, voor zover de balanswaarde van het volledige eigen vermogen en eventuele voorzieningen van de rpmi de balanswaarde van de vaste activa overstijgt. Bij voorzieningen gaat het uitsluitend om voorzieningen die zijn gevormd met het oog op de uitvoering van reorganisaties.

Indien de rpmi bij de aanvraag van een bijdrage ook rekening houdt met een reorganisatie in een of meerdere van haar deelnemingen, dan wordt de eigen bijdrage verhoogd met het verschil tussen de balanswaarde van het volledige eigen vermogen en eventuele voorzieningen van de desbetreffende deelneming en de balanswaarde van de vaste activa van de deelneming per 31 december 2015 na resultaatbestemming, voor zover de balanswaarde van het volledige eigen vermogen en eventuele voorzieningen van de deelneming de balanswaarde van de vaste activa overstijgt. Bij voorzieningen gaat het uitsluitend om voorzieningen die zijn gevormd met het oog op de uitvoering van reorganisaties.

De rpmi dient daartoe alle relevante informatie bij de aanvraag voor een bijdrage te overleggen.

De RPO adviseert de Minister over de aanvraag. De RPO is krachtens artikel 2.60a, derde lid, Mediawet 2008 onder andere belast met de volgende taken:

Vanuit het oogpunt van deze taken adviseert de RPO de Minister over de aanvraag.

De aanvraag dient te worden vergezeld van een advies van de ondernemingsraad van de rpmi dat op basis van de Wet op de ondernemingsraden is ingewonnen. De reorganisatieplannen dienen, als onderdeel van de aanvraag, aantoonbaar rekening te houden met het advies van de ondernemingsraad.

Het Commissariaat voor de Media (hierna: het Commissariaat) toetst de aanvraag aan deze regeling en adviseert de Minister.

Niet alle kosten van de rpmi komen in aanmerking voor een bijdrage. Uitsluitend frictiekosten komen in aanmerking voor een bijdrage. Frictiekosten worden gedefinieerd als kosten die:

3. Regeling B

Voor regeling B is een bedrag ad 17 miljoen euro beschikbaar. Er geldt een aantal voorwaarden om een bijdrage te krijgen voor de frictiekosten.9De Minister behoudt zich het recht voor om de voorwaarden aan te passen, mochten er omstandigheden zijn van dringende aard die hierom vragen. De wijzigingen hebben geen gevolg voor reeds ingediende aanvragen. Bij aanpassing van de voorwaarden worden het Commissariaat, de RPO en de regionale publieke media-instellingen hierover schriftelijk geïnformeerd. Deze voorwaarden zijn dezelfde als die van toepassing zijn bij regeling A, met inachtneming van de volgende uitzonderingen en aanvullingen:

Bij regeling B gaat het om frictiekosten die worden gerealiseerd in de periode 2017 tot en met 2019.

Voor het jaar 2016 geldt dat uitsluitend de kosten die de rpmi in dat jaar realiseert als noodzakelijk gevolg van de inhuur van externen voor het opstellen van plannen die voorzien in samenwerking tussen de rpmi’s kwalificeren als frictiekosten en in aanmerking kunnen komen voor een financiële bijdrage op grond van regeling B.

Het moet daarbij bovendien gaan om plannen:

Indien voornoemde kosten in ROOS-verband zijn gemaakt en als zodanig zijn doorbelast naar de rpmi, komen de kosten per rpmi uitsluitend in aanmerking voor een bijdrage voor zover:

Voor de voorgenoemde kosten geldt in uitzondering op de overige voorwaarden niet het voorschrift dat hiervoor een reorganisatievoorziening moet zijn opgenomen.

Bij het toekennen van een bijdrage wordt geen rekening gehouden met de financiële draagkracht van de rpmi. Voorwaarde 3 van regeling A is bij regeling B dus niet van toepassing.

Ook voor regeling B gelden de voorwaarden van regeling A voor een bijdrage in kosten van een back-upfunctie, met dien verstande dat in plaats van uitbesteding aan een commerciële partij sprake moet zijn van het onderbrengen van activiteiten in een samenwerkingsverband met andere rpmi’s, met lokale of landelijke publieke media-instellingen of met mediabedrijven.

Bij het toekennen van een bijdrage komen kosten in verband met de afkoop van contracten met leveranciers in aanmerking voor een bijdrage, mits als gevolg van de beoogde samenwerking er sprake is van samenvallende contracten waarvan het aantoonbaar doelmatiger is om deze te vervangen door een nieuw contract. Hiervan is sprake indien de frictiekosten (waaronder de kosten in verband met afkoop van contracten) in totale omvang maximaal de helft bedragen van de omvang van de beoogde structurele besparing van de samenwerking.

Verder kent regeling B een aanvullende voorwaarde in vergelijking met regeling A. Bij regeling B geldt bij het toekennen van een bijdrage namelijk de voorwaarde dat de aanvraag gericht moet zijn op de samenwerking van de rpmi’s: met elkaar, met landelijke of lokale publieke media-instellingen of met mediabedrijven. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan samenwerking op het gebied van sales en marketing, financiën en personeel. Wat betreft samenwerking met mediabedrijven is uiteraard de wet- en regelgeving ter zake van toepassing, waaronder de regels over nevenactiviteiten en het dienstbaarheidsverbod (zie artikelen 2.132 en verder en 2.141, eerste lid, Mediawet 2008).10Zie ook de leidraad van het Commissariaat: https://www.cvdm.nl/wp-content/uploads/2016/07/Leidraad-samenwerking-met-publieke-media-instelling-consultatie-def-beveiligd.pdf.

Bij regeling A staan frictiekosten niet in verband met de doorlopende activiteiten van de rpmi, tenzij die kosten eenmalig van aard zijn en leiden tot een significante uitgavenbesparing. Bij regeling B geldt hierop de aanvullende voorwaarde dat deze kosten noodzakelijk zijn om de desbetreffende activiteiten onder te brengen in een samenwerkingsverband met andere rpmi’s, met lokale of landelijke publieke media-instellingen of met mediabedrijven.

4. Procedure 2017–2019

5. Procedure 2016

6. Inwerkingtreding en citeertitel

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2017.

Deze regeling wordt aangehaald als: Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019.

Bijlage 1. bij Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019: controleprotocol frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019

1. Inleiding

Het regeerakkoord van het kabinet Rutte II – Bruggen slaan –uit 2012 en de begrotingsafspraken 2014 bevatten een pakket aan bezuinigingsmaatregelen op het mediabudget. Deze maatregelen houden verband met de noodzaak tot bezuinigingen, het doelmatiger inrichten van het bestel en daarmee samenhangend, het verminderen van het aantal mediaorganisaties. De bezuinigingsmaatregelen leiden ook tot een verlaging van het budget dat beschikbaar is voor de uitvoering van de publieke media-opdracht op regionaal niveau. De verlaging van het budget is opgenomen in de Wet van 18 december 2013 tot wijziging van onder meer de Mediawet 2008 in verband met onder meer de aanpassing van de rijksmediabijdrage en overheveling van het budget voor de bekostiging van de regionale omroepen van het provinciefonds naar de mediabegroting (Stb. 2013, 570).

Als gevolg van de besparingen kunnen de regionale publieke media-instellingen geconfronteerd worden met frictiekosten. De minister heeft met het oog hierop de Tweede Kamer geïnformeerd dat hij een frictiekostenregeling zal introduceren op basis waarvan regionale publieke media-instellingen een financiële bijdrage kunnen aanvragen ten behoeve van de bekostiging van de frictiekosten20Brief aan de Tweede Kamer d.d. 2 september 2016 met kenmerk 1062956.. Ten behoeve van deze frictiekostenregeling is het voorliggende controleprotocol opgesteld dat een onderdeel vormt op de regeling Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019.21De regeling is met een brief van het ministerie van OCW d.d. 16 januari 2017 met kenmerk 1121176 (Kamerstukken II 2016/17, 32 827, nr. 96) aan de Tweede Kamer verstuurd.

2. Procedure

In dit protocol wordt onderscheid gemaakt tussen de aanvraag van een vergoeding van nog te maken frictiekosten (hierna: Aanvraag) en de verantwoording van de gerealiseerde frictiekosten (hierna: Verantwoording).22Een uitzondering hierop betreffen frictiekosten in 2016 waarvoor RPMI voor 1 april 2017 een Aanvraag kunnen indienen. De Aanvraag heeft betrekking op zogenoemde 'ex ante' informatie, dat wil zeggen: een verwachting van te realiseren frictiekosten. De Verantwoording heeft betrekking op 'ex post' informatie, dat wil zeggen: daadwerkelijk gerealiseerde frictiekosten. De regeling Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019 stelt verplicht dat met het oog op de frictiekosten een reorganisatievoorziening wordt gevormd. De Verantwoording geeft inzicht in de wijze waarop de gevormde reorganisatievoorziening wordt aangewend tot en met de periode waarop de voorziening volledig is vervallen.

De procedure omtrent de Aanvraag en de Verantwoording ten behoeve van de vaststelling is beschreven in de Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019.

3. Normenkader

In het kader van de Aanvraag en de Verantwoording wordt het geldende normenkader gevormd door de Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019. Financiële rechtmatigheid wordt in dit kader gedefinieerd als het voldoen aan hiervoor genoemde voorschriften.

4. Doelstelling Protocol

Dit protocol behelst zowel de aanpak van het onderzoek naar de Aanvraag leidend tot een assurance-rapport van de accountant (onderdeel 5) als de aanpak van de controle van de Verantwoording leidend tot een controleverklaring van de accountant (onderdeel 6).

In dit protocol worden de bij het onderzoek van de aanvraag en de bij de controle van de verantwoording te hanteren uitgangspunten en de te stellen eisen nader uiteengezet. Tevens wordt ingegaan op de wijze waarop de uitkomsten van het onderzoek respectievelijk de controle door de accountant dienen te worden gerapporteerd.

Dit protocol beoogt echter geen onderzoeksaanpak voor te schrijven, en is evenmin een (uitputtend) werkprogramma.

5. Werkzaamheden inzake de Aanvraag

5.1. Doel en reikwijdte van het accountantsonderzoek

Het object van het accountantsonderzoek is de verantwoording van de Aanvraag. In het voorgeschreven Format frictiekosten is dit opgenomen in blok 1 ‘Aanvraag frictiekosten’ (zie bijlage 2 bij de Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019, Format Frictiekostenregeling publieke media-instellingen 2016–2019).

Het doel van het accountantsonderzoek is het vaststellen dat de aangevraagde vergoeding voor frictiekosten is bepaald in overeenstemming met de voorwaarden zoals genoemd in de paragrafen 2 en 3 van de Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019. Bij de uitvoering van de werkzaamheden handelt de accountant conform de vereisten uit dit protocol en de relevante ‘Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden’ (NV COS).

De werkzaamheden zoals hierna aangeduid monden uit in een assurance-rapport bij de Aanvraag conform NV COS 3000.

5.2. Onderzoeksaanpak

Het accountantsonderzoek wordt uitgevoerd volgens Nederlands recht en conform de geldende standaarden.

De media-instelling neemt in de Aanvraag op welke veronderstellingen en aannames ten grondslag liggen aan de aangevraagde bijdrage ter bekostiging van de frictiekosten. De accountant stelt vast dat de Aanvraag en de daaraan ten grondslag liggende veronderstellingen en aannames zijn opgesteld in overeenstemming met de paragrafen 2 en 3 van de Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019. De voorwaarden in paragrafen 2 en 3 van de voorgenoemde regeling vormen het normenkader dat voorziet in de specifieke aandachtspunten voor de accountant ten behoeve van duidelijkheid over de aard en reikwijdte van de door de accountant te verrichten werkzaamheden.

De accountant hanteert een betrouwbaarheid van minimaal 95%. Voor het verstrekken van het assurance-rapport geldt de volgende materialiteit:

De omvang van de basis voor het bepalen van de materialiteit in het kader van het onderzoek wordt gevormd door het totaal bedrag aan frictiekosten waarvoor ter bekostiging ervan een bijdrage wordt aangevraagd.

De accountant stelt het assurance-rapport op conform het model zoals opgenomen in annex 1 bij dit protocol.

De accountant vraagt een bevestiging bij de aanvraag (‘letter of representation’) van het management van de instelling, waarin wordt medegedeeld dat de aanvraag in alle opzichten aan de voorwaarden Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019 voldoet.

Indien de accountant tijdens het uitvoeren van het onderzoek enige aanwijzing krijgt van een vorm van fraude dan handelt hij overeenkomstig NV COS 240 ‘de verantwoordelijkheid van de accountant voor het onderkennen van het risico van fraude in het kader van de controle van financiële overzichten’.

6. Werkzaamheden inzake de Verantwoording

6.1. Doel en reikwijdte van de accountantscontrole

Het object van controle is de verantwoording van de reeds gerealiseerde frictiekosten zoals opgenomen in de Verantwoording. In het voorgeschreven Format frictiekosten is dit opgenomen in blok 2 ‘Verantwoording gerealiseerde frictiekosten’ (zie bijlage 2 bij Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019, Format Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019).