Gemeenschappelijke regeling tot instelling van een openbaar lichaam beheer archiefbescheiden en collecties gemeente Utrecht d.d. 10 februari 2017, kenmerk 1149544

De regeling wordt getroffen met het doel de belangen van de Minister, gedeputeerde staten en het college bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie, de archiefbewaarplaats van de provincie en de archiefbewaarplaats van de gemeente, in gezamenlijkheid te behartigen.

Het Utrechts Archief voert bij de behartiging van de belangen, bedoeld in het eerste lid, het archiefbeleid en het cultuurbeleid van de Minister, de provincie en de gemeente mede uit.

De Minister, de provincie en de gemeente kunnen gezamenlijk algemene aanwijzingen geven omtrent de wijze waarop Het Utrechts Archief de belangen, bedoeld in het eerste lid, behartigt.

Gedeputeerde staten en het college kunnen hun niet-overgebrachte digitale archiefbescheiden in beheer van Het Utrechts Archief geven.

Er is een openbaar lichaam genaamd Het Utrechts Archief.

Het Utrechts Archief is gevestigd te Utrecht.

Aan het bestuur van Het Utrechts Archief zijn de navolgende werkzaamheden, taken en bevoegdheden van het college, gedeputeerde staten en de Minister overgedragen:

Het Utrechts Archief stelt zich tevens ten doel het in de archieven ondergebrachte cultureel erfgoed op actieve wijze toegankelijk te maken voor en onder de aandacht te brengen van een breed publiek.

Het Utrechts Archief verricht namens en onder verantwoordelijkheid van gedeputeerde staten en het college taken omtrent het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden als bedoeld in artikel 2, vierde lid.

Het bestuur van Het Utrechts Archief bestaat uit een algemeen bestuur, een dagelijks bestuur en een voorzitter.

Het algemeen bestuur staat aan het hoofd van het openbaar lichaam.

Het algemeen bestuur bestaat uit zes leden.

De Minister wijst twee leden aan.

Gedeputeerde staten en het college wijzen uit hun midden ieder twee leden aan.

De Minister, gedeputeerde staten en het college kunnen voor ieder lid tevens één plaatsvervangend lid, voor gedeputeerde staten en het college uit hun midden, aanwijzen, dat het lid bij verhindering of ontstentenis vervangt. Hetgeen in deze regeling is bepaald ten aanzien van een lid van het algemeen bestuur is van overeenkomstige toepassing op het plaatsvervangend lid, tenzij de regeling anders bepaalt.

Het lidmaatschap van het algemeen bestuur van de leden, aangewezen door de Minister en het college eindigt van rechtswege op het tijdstip waarop de zittingsperiode van het college afloopt. Het lidmaatschap van de leden, aangewezen door het gedeputeerde staten, eindigt op het moment dat de zittingsperiode van gedeputeerde staten afloopt.

Een persoon waarvan het lidmaatschap ingevolge het vijfde lid is geëindigd, kan opnieuw worden aangewezen.

Indien tussentijds een zetel van een lid van het algemeen bestuur vacant komt, wijst de Minister, gedeputeerde staten of het college zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan.

Een lid van het algemeen bestuur dat zijn lidmaatschap ter beschikking heeft gesteld, blijft in functie totdat een nieuw lid is aangewezen.

De leden van het algemeen bestuur, aangewezen door de Minister of het college hebben elk twee stemmen. De leden van het algemeen bestuur, aangewezen door gedeputeerde staten hebben elk één stem.

Een lid van het algemeen bestuur neemt niet deel aan de stemming over een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger in een andere hoedanigheid eveneens betrokken is en waarbij belangenspanning speelt of de integriteitsvraag aan de orde zou kunnen zijn.

Een benoeming gaat iemand persoonlijk aan, wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt.

Een stemming is alleen geldig, indien meer dan de helft van het aantal leden dat zitting heeft en zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, daaraan heeft deelgenomen.

Het vierde lid is niet van toepassing:

Voor het tot stand komen van een beslissing bij stemming wordt volstrekte meerderheid vereist van de stemmen die zijn uitgebracht, tenzij in de regeling anders is bepaald.

Bij een schriftelijke stemming wordt onder het uitbrengen van een stem verstaan het inleveren van een behoorlijk ingevuld stembriefje.

Aan het algemeen bestuur behoren ter uitvoering van de aan Het Utrechts Archief toegekende taak alle bevoegdheden die niet aan een ander orgaan zijn opgedragen.

Het algemeen bestuur kan de directeur, bedoeld in artikel 30, tot rijksarchivaris in de provincie, tot provinciearchivaris van de provincie en tot gemeentearchivaris van de gemeente benoemen.

Aan de bevoegdheden van het algemeen bestuur worden geen beperkingen opgelegd ingevolge artikel 31 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, mits het totaal van de aangegane verplichtingen binnen de goedgekeurde begroting valt. Voor het aangaan van verplichtingen door het algemeen bestuur buiten de goedgekeurde begroting geldt de procedure van artikel 19, 19a en 20.

Het algemeen bestuur besluit slechts tot oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen belang. Het besluit wordt niet genomen dan nadat provinciale staten van de provincie, de raad van de gemeente en de Minister in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen. Het besluit wordt genomen bij unanimiteit.

Een lid van het algemeen bestuur dat is aangewezen door de Minister verstrekt aan de Minister zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door de Minister gevraagde inlichtingen.

Een lid van het algemeen bestuur dat is aangewezen door gedeputeerde staten of het college verstrekt aan gedeputeerde staten en provinciale staten van de provincie, respectievelijk aan het college en aan de raad van de gemeente zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door een of meer leden gevraagde inlichtingen.

De Minister, gedeputeerde staten of het college kunnen een lid van het algemeen bestuur dat zij hebben aangewezen, nadat de inlichtingen in een vergadering of schriftelijk zijn verstrekt of dienden te zijn verstrekt, ter verantwoording roepen voor het door hem in het algemeen bestuur gevoerde beleid.

Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter en twee andere door het algemeen bestuur aan te wijzen leden.

Het algemeen bestuur wijst uit zijn midden één lid aan dat door de Minister is aangewezen als lid van het algemeen bestuur, en één lid dat door gedeputeerde staten is aangewezen als lid van het algemeen bestuur.

Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur eindigt van rechtswege, zodra men ophoudt lid te zijn van het algemeen bestuur.

Artikel 5, achtste lid, is van overeenkomstige toepassing.

De leden van het dagelijks bestuur, die door de Minister en het college zijn aangewezen als lid van het algemeen bestuur, hebben elk twee stemmen. Het lid van het dagelijks bestuur dat door gedeputeerde staten is aangewezen als lid van het algemeen bestuur heeft één stem. Besluitvorming vindt plaats bij volstrekte meerderheid van stemmen, voor zover niet anders is bepaald in de regeling.

In de vergadering van het dagelijks bestuur kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering.