Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief

De regeling wordt getroffen met het doel de belangen van de Minister en de colleges bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten, in gezamenlijkheid te behartigen. Het Noord-Hollands Archief is mede ingesteld met het doel diensten aan derden te leveren ten aanzien van het beheer van archiefbescheiden en collecties.

Het Noord-Hollands Archief voert bij de behartiging van de belangen, bedoeld in het eerste lid, het archiefbeleid en het cultuurbeleid van de Minister en de gemeenten mede uit.

De Minister en de gemeenten kunnen gezamenlijk algemene aanwijzingen geven omtrent de wijze waarop het Noord-Hollands Archief de belangen, bedoeld in het eerste lid, behartigt.

Er is een openbaar lichaam genaamd Noord-Hollands Archief.

Het Noord-Hollands Archief is gevestigd te Haarlem.

Het algemeen bestuur bestaat uit zes leden.

De Minister wijst drie leden aan.

Het college van de gemeente Haarlem wijst uit zijn midden twee leden aan.

Het college van de gemeente Velsen wijst uit zijn midden één lid aan.

De Minister en de colleges kunnen voor ieder lid tevens één plaatsvervangend lid, voor de colleges uit hun midden, aanwijzen, dat het lid bij verhindering of ontstentenis vervangt. Hetgeen in deze regeling is bepaald ten aanzien van een lid van het algemeen bestuur is van overeenkomstige toepassing op het plaatsvervangend lid, tenzij de regeling anders bepaalt.

Het lidmaatschap van het algemeen bestuur eindigt van rechtswege op het tijdstip waarop de zittingsperiode van het college van de betreffende gemeente afloopt.

Het lidmaatschap van de leden die door de colleges van de gemeenten zijn aangewezen, eindigt tevens bij tussentijdse beëindiging van het wethouderschap of het burgemeesterschap.

Een persoon waarvan het lidmaatschap ingevolge het vijfde of zesde lid is geëindigd, kan opnieuw worden aangewezen.

De colleges van de gemeenten beslissen aan het begin van elke zittingsperiode van het college, uiterlijk in de vergadering volgend op die waarin de benoeming van wethouders plaatsvindt, over de aanwijzing, bedoeld in het derde en vierde lid.

Indien tussentijds een zetel van een lid van het algemeen bestuur vacant komt, wijst de betrokken Minister of het college zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan.

Een lid van het algemeen bestuur dat zijn lidmaatschap ter beschikking heeft gesteld, blijft in functie totdat een nieuw lid is aangewezen.

Ieder lid van het algemeen bestuur heeft één stem.

Een lid van het algemeen bestuur neemt niet deel aan de stemming over een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger in een andere hoedanigheid eveneens betrokken is en waarbij belangenspanning speelt of de integriteitsvraag aan de orde zou kunnen zijn.

Een benoeming gaat iemand persoonlijk aan, wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt.

Een stemming is alleen geldig, indien meer dan de helft van het aantal leden dat zitting heeft en zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, daaraan heeft deelgenomen.

Het vierde lid is niet van toepassing:

Voor het tot stand komen van een beslissing bij stemming wordt volstrekte meerderheid vereist van hen die een stem hebben uitgebracht, voor zover de regeling niet anders bepaalt.

Bij een schriftelijke stemming wordt onder het uitbrengen van een stem verstaan het inleveren van een behoorlijk ingevuld stembriefje.

Het algemeen bestuur vergadert zo dikwijls als één of meer leden van het algemeen bestuur dit nodig oordelen, doch minimaal tweemaal per jaar.

Het algemeen bestuur stelt voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden een reglement van orde vast.

Aan het algemeen bestuur behoren ter uitvoering van de aan het Noord-Hollands Archief toegekende taak alle bevoegdheden die niet aan een ander orgaan zijn opgedragen.

Aan het algemeen bestuur wordt de bevoegdheid toegekend om de rijksarchivaris in de provincie Noord-Holland en de gemeentearchivaris van de gemeenten Haarlem en Velsen te benoemen, te schorsen en te ontslaan.

Het algemeen bestuur kan de directeur, bedoeld in artikel 29, tot rijksarchivaris in de provincie Noord-Holland en tot gemeentearchivaris van de gemeenten Haarlem en Velsen benoemen, schorsen en ontslaan.

Aan het algemeen bestuur wordt de bevoegdheid ingevolge artikel 31 van de Archiefwet 1995 toegekend de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten aan te wijzen.

Het algemeen bestuur besluit slechts tot oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen belang. Het besluit wordt niet genomen dan raden van de gemeenten en de Minister in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen. Het besluit wordt genomen bij unanimiteit.

Een lid van het algemeen bestuur dat door de Minister is aangewezen verstrekt aan de Minister zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door de Minister gevraagde inlichtingen.

Een lid van het algemeen bestuur verstrekt aan het betreffende college van burgemeester en wethouders of de colleges van burgemeester en wethouders die hem in gezamenlijkheid hebben aangewezen en aan de betreffende raad of raden van de gemeenten zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door een of meer leden gevraagde inlichtingen.

Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter en twee andere door het algemeen bestuur uit zijn midden aan te wijzen leden.

In aanvulling op het eerste lid is een van de twee andere leden als bedoeld in het eerste lid aangewezen door het college van burgemeester en wethouders van Velsen en het tweede andere lid door de Minister aangewezen.

Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur eindigt van rechtswege, zodra men ophoudt lid te zijn van het algemeen bestuur of de termijn van aanwijzing van het lid van buiten de kring van het algemeen bestuur eindigt.

Artikel 4, elfde lid, is van overeenkomstige toepassing.

Elk lid van het dagelijks bestuur heeft één stem. Besluitvorming vindt plaats bij volstrekte meerderheid van stemmen, voor zover niet anders bepaald in de regeling.

In de vergadering van het dagelijks bestuur kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering.

Het dagelijks bestuur is in ieder geval bevoegd: