LegalizeRegeling d.d. 7 augustus 2017, nr. Alg 5870 van de algemeen directeur van de Justitiële Informatiedienst, namens de Minister van Veiligheid en Justitie, tot vaststelling van de regels voor het inrichten, beheren en onderhouden van het Centraal Digitaal Depot (Regeling archiefbeheer Centraal Digitaal Depot 2017)
Gelet op artikel 3, vijfde lid, aanhef en onder d, van de Archiefbeheersregels Veiligheid en Justitie 2014;
Besluit:
Artikel 1. Begrippen
In deze regeling wordt verstaan onder:
- a. afnemer: dienstonderdeel als bedoeld in artikel 1, aanhef en onder d, van de Archiefbeheersregels Veiligheid en Justitie 2014, dat het archiefbeheer dan wel aspecten daarvan laat uitvoeren in het CDD+;
- b. archiefbeleid CDD+: het bepalen, vaststellen en onderhouden van het geheel van randvoorwaarden, methoden, technieken om het archiefbeheer vorm te geven;
- c. archiefbescheiden: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, aanhef en onder c, van de Archiefwet 1995;
- d. beheerder: de ambtelijk verantwoordelijke voor het CDD+ en voor de beheereenheid, zijnde de algemeen directeur van de Justitiële Informatiedienst;
- e. beheereenheid: organisatieonderdeel van de Justitiële Informatiedienst die het CDD+ ontwikkelt, inricht en onderhoudt;
- f. CDD+(Centraal Digitaal Depot): centrale voorziening voor opslag en beheer van bescheiden in een digitaal depot, onder beheer van de Justitiële Informatiedienst;
- g. digitaal depot: archiefruimte als bedoeld in artikel 1, aanhef en onder c, van de Uitvoeringsregeling Archiefbeheer Veiligheid en Justitie 2014;
- h. kwaliteit van archiefbescheiden en metadata: de kwaliteitseisen van authenticiteit, integriteit en bruikbaarheid als bedoeld in de NEN-ISO 15489-1;
- i. metadata: gegevens als bedoeld in artikel 1, aanhef en onder e, van de Archiefbeheersregels Veiligheid en Justitie 2014;
- j. overeenkomst: dienstenniveau overeenkomst tussen afnemer en beheerder.
Artikel 2. Werkingsgebied
Deze regeling is van toepassing op:
- a. de beheereenheid;
- b. de afnemers van het CDD+; en
- c. het archiefbeheer uitgevoerd in het CDD+, ten aanzien van archiefbescheiden en bijbehorende metadata waarvan het beheer geheel of gedeeltelijk is ondergebracht bij het CDD+.
Artikel 3. Verantwoordelijkheden
De afnemer is verantwoordelijk voor het archiefbeheer dat op grond van de overeenkomst wordt uitgevoerd in het CDD+.
Ten aanzien van het op grond van de overeenkomst uitvoeren van het archiefbeheer in het CDD+, is de beheerder verantwoordelijk voor:
- a. het formuleren, vaststellen en onderhouden van het archiefbeleid CDD+;
- b. het bepalen en vastleggen van de minimale kwaliteit van de archiefbescheiden en bijbehorende metadata van afnemers ten behoeve van het archiefbeheer in het CDD+;
- c. het bepalen en vastleggen welke metadata door afnemers moeten worden aangeleverd ten behoeve van het archiefbeheer in het CDD+;
- d. het waarborgen van de kwaliteit van het CDD+, en
- e. het functioneel, applicatie en technisch beheer en onderhoud van het CDD+.
Tenzij anders overeengekomen, is de beheerder niet bevoegd het archiefbeheer in het CDD+ door derden te laten uitvoeren of bij derden onder te brengen.
Artikel 4. Voorbereiding op het archiefbeheer
Voorafgaand aan het geheel of gedeeltelijk laten uitvoeren van archiefbeheer in het CDD+ wordt door de beheereenheid en de afnemer in onderlinge samenwerking onderzocht en gedocumenteerd:
- a. om hoeveel en welke archiefbescheiden (en hun bijbehorende metadata) het gaat;
- b. welke metadata er zijn of moeten worden opgenomen;
- c. wat de kwaliteit is van de archiefbescheiden en hun bijbehorende metadata;
- d. welke bestandsformaten het betreft;
- e. welke infrastructurele voorzieningen moeten worden getroffen; en f. in welke mate er doorbelasting van kosten zal plaatsvinden.
Artikel 5. Eisen aan het archiefbeheer van een afnemer
Indien een afnemer het archiefbeheer geheel of gedeeltelijk wil laten uitvoeren in het CDD+, voldoet het archiefbeheer van de afnemer aan de volgende eisen:
- a. archiefbescheiden en bijbehorende metadata beschikken over voldoende kwaliteit; en,
- b. metadata en het metadataschema voldoen aan het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid.
In aanvulling op het eerste lid, onderdeel b., zijn ook de metadata opgenomen voor:
- a. vernietiging en overbrenging gebaseerd op vastgestelde selectielijsten in de zin van artikel 5 van de Archiefwet 1995;
- b. toegang en gebruik gebaseerd op technische of gebruikersprofielen met rollen en autorisaties van de medewerkers van de beheereenheid en de afnemers van het CDD+; en
- c. toegang tot en gebruik van metadata en metadata over metadata.
Artikel 6. Uitvoering archiefbeheer in CDD+
De kwaliteit van de archiefbescheiden en de bijbehorende metadata worden bij het onderbrengen daarvan in het CDD+ door de beheereenheid gedocumenteerd.
De afnemer bepaalt vooraf en bij gedocumenteerde overeenkomst welke aspecten van het archiefbeheer en daarbij behorende handelingen in het CDD+ worden uitgevoerd.
De kwaliteit van het archiefbeheer wordt bij het onderbrengen daarvan in het CDD+ door de beheereenheid gedocumenteerd.
De kwaliteit van het archiefbeheer, zoals aanvankelijk uitgevoerd door de afnemer, blijft binnen het CDD+ gegarandeerd.
De uitvoering van het archiefbeheer in het CDD+ wordt gedocumenteerd.
Indien de onder het eerste en derde lid van dit artikel genoemde kwaliteit van de archiefbescheiden en/of bijbehorende metadata, onderscheidenlijk het archiefbeheer in het CDD+ niet of niet meer kan worden gegarandeerd, wordt de afnemer terstond op de hoogte gebracht.
Artikel 7. Audit
Eens in de drie jaar wordt een audit uitgevoerd op de kwaliteit van het CDD+.
Eens in de drie jaar wordt een audit uitgevoerd op de kwaliteit van het archiefbeheer in het CDD+.
Periodiek, maar minstens eens in de drie jaar, wordt een audit uitgevoerd op de kwaliteit van de archiefbescheiden zoals vastgelegd in de in artikel 6, eerste tot en met derde lid, genoemde documentatie.
De periodieke audit wordt uitgevoerd door een interne auditor van de Justitiële Informatiedienst of een door de Justitiële Informatiedienst aan te wijzen derde partij.
Van de periodieke audit wordt een schriftelijke rapportage gezonden aan de beheerder en aan de afnemer.
Op gezag van de beheerder wordt binnen een maand na ontvangst van iedere periodieke audit schriftelijk verslag gedaan van de wijze waarop eventuele aanbevelingen gedaan in het rapport zoals bedoeld in het vierde lid van dit artikel, worden geïmplementeerd.
Naast de periodieke audit zoals bedoeld in het eerste lid van dit artikel, kan een afnemer een audit op eigen kosten laten uitvoeren.
Artikel 8. Wijziging of beëindiging van het archiefbeheer CDD+
Bij reorganisaties van de beheerder, de beheerseenheid of de afnemer, stellen partijen elkaar over en weer onverwijld in kennis.
Bij reorganisatie van de beheereenheid kan in overleg met de afnemer de overeenkomst worden herzien.
Bij reorganisatie van de afnemer kan in overleg met de beheerder de overeenkomst worden herzien.
Indien een afnemer of de beheerder het gehele of gedeeltelijke archiefbeheer in het CDD+ beëindigt, voorziet de beheerder in een volledige retournering aan de afnemer van binnen het CDD+ opgenomen archiefbescheiden en bijbehorende metadata.
Artikel 9. Onderhoud en actualisatie
Deze regeling wordt na inwerkingtreding eens in de twee jaar getoetst op actualiteit, zo nodig bijgewerkt en hernieuwd vastgesteld.
Artikel 10. Inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.
Artikel 11. Citeertitel
Deze regeling wordt aangehaald als Regeling archiefbeheer Centraal Digitaal Depot 2017.
Deze Regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.