Besluit van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de Inspecteur-generaal van het onderwijs van 25 augustus 2O17, nr. WJZ/1245752 (4974369), houdende routinematige digitale vervanging van archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen (Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden Inspectie voor het onderwijs)

Gelet op:

artikel 7 van de Archiefwet 1995;

artikelen 2 en 6 van het Archiefbesluit 1995;

artikel 26b van de Archiefregeling;

de Regeling Informatiebeheer OCW 2013;

Besluiten:

Artikel 1

Over te gaan tot routinematige digitale vervanging van archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen

• a. die zullen worden ontvangen of opgemaakt in de periode tot en met vijf jaar na de inwerkingtreding van dit besluit;

• b. volgens de specificaties, vastgelegd in de bij dit besluit horende bijlage ‘handboek routinematige digitale vervanging eDocs’.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 3

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden Inspectie van het onderwijs.

Handboek routinematige digitale vervanging eDocs bij de Inspectie van het Onderwijs

Vastgesteld op 8 november 2016 te Utrecht.

Colofon

Organisatie: IvhO

Onderdeel: Staf/Recordmanagement

Versienummer: 1.0

Contactpersoon:

H.C. Vermeulen

T 06 2743 7051

h.vermeulen@owinsp.nl

Park Voorn 4, Utrecht

Auteurs: Dé Engel, Marjo de Vente, Ron Valken en Hans Vermeulen

Inhoudsopgave

Inleiding

Artikel 7 van de Archiefwet 1995 biedt de zorgdrager de mogelijkheid om over te gaan tot routinematige digitale vervanging van archiefbescheiden. Dit maakt het voor de zorgdrager van de inspectiearchieven mogelijk om te bewaren en op termijn vernietigbare archiefbescheiden structureel te vervangen door digitale reproducties. De papieren versies worden volgens de procedure vernietigd, zoals beschreven in hoofdstuk 6 van dit handboek. Dit handboek digitale vervanging wordt als bijlage bij het vervangingsbesluit gevoegd. In dit handboek zijn de eisen, die de beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden daaraan stelt, uitgewerkt ten behoeve van de Inspectie van het Onderwijs (IvhO).

Het systeem Hummingbird is bij de IvhO in gebruik sinds 2007. In 2013 is Hummingbird vervangen door het DMS/RMA eDocs. Er is geen universeel routeringsinstrument in gebruik. De afhandeling van de toezichtsprocessen wordt sinds 2013 bijgehouden in het Inspectie Basis Informatiesysteem (IBIS). eDocs wordt zuiver als opslag- en raadpleegsysteem gebruikt bij de inspectie.

De bij de IvhO aangeleverde papieren documenten worden geregistreerd, gedigitaliseerd (gescand) en gearchiveerd in de ordeningsstructuur van eDocs. De behandeling van deze documenten zal vanaf het moment waarop het vervangingsbesluit in werking treedt plaatsvinden aan de hand van het digitale document. De papieren documenten die zijn gedigitaliseerd worden tot op heden bewaard in het papieren archief van de IvhO. De originele papieren bescheiden gelden in de huidige situatie nog steeds als archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet. Na in werking treden van het vervangingsbesluit zullen de papieren bescheiden in dagdozen voorlopig tot een jaar na scanning worden bewaard, waarna de inhoud van de dagdozen definitief wordt vernietigd. Na het routinematig goed verlopen van het vervangingsproces wordt bezien of de periode van een jaar verkort kan worden.

Het besluit tot routinematige digitale vervanging geldt voor alle vanaf 1 januari 2016 via scanning gedigitaliseerde en in eDocs opgenomen documenten.

1. Beschrijving van het DMS/RMA

1.1. eDocs (hummingbird)

De IvhO werkt sinds 2007 met het DMS Hummingbird. In 2013 is Hummingbird vervangen door het DMS/RMA eDocs. Het systeem is een applicatie aangevuld met de Ascent Capture Kofax scanmodule. eDocs is gekoppeld aan IBIS, het Internet Schooldossier (ISD) en SmartDocuments. Het DMS/RMA en de scanmodule worden gebruikt voor documentregistratie, dossierregistratie, digitale opslag van documenten, documentbeheer en digitalisering van documenten die gegenereerd worden door de primaire processen van de IvhO. eDocs is ingevoerd ter ondersteuning van plaats- en tijdonafhankelijk werken en papierarm werken met documenten.

1.2. Digitaal Archiefbeheer

Het archiefbeheer bij de IvhO is ingericht in de RM-module van eDocs. Deze software wordt bij een aanzienlijk aantal overheden ingezet ter ondersteuning van (digitaal) archiefbeheer en is gecertificeerd. Het proces rond digitaal werken en digitale dossiervorming is zodanig ingericht, dat een maximale opname van verantwoordingsdocumenten met hun context in de digitale dossiers mogelijk is. Daarnaast wordt de uitvoering van het proces getoetst door de recordmanager die is belast met archivering. De monitoring is gericht op het minimaliseren van fouten door menselijk handelen en het controleren of op de voorgeschreven wijze gebruik wordt gemaakt van het DMS/RMA.

De digitale dossiervorming vindt bij aanvang en tijdens de afhandeling van werkprocessen plaats in de RM-module. De volledigheid en juiste metadatering van de documentaire neerslag uit de processen wordt door de recordmanager getoetst in periodiek te houden monitors.

Voor de ordening van informatie in de RM-module maakt de IvhO gebruik van een ordeningsstructuur. Deze ordeningsstructuur is onderdeel van de RM-module binnen eDocs. Met de RM-module worden documenten en processen formeel en verantwoord ondergebracht in het digitaal archiefbeheer.

eDocs is gecertificeerd volgens de Amerikaanse standaard voor recordmanagement US DoD 5012.2-standaard 2007 voor digitaal archiefbeheer. De ordeningsstructuur in eDocs kent een verschillend aantal lagen per proces, afhankelijk van de complexiteit van het proces. De processen zijn gemodelleerd aan de hand van de Werkwijzer, de tool waarin de processen van de IvhO beschreven zijn. Een voorbeeld (printscreen) van de ordeningsstructuur is als bijlage 1 aan dit handboek toegevoegd.

2. Reikwijdte van het vervangingsproces

2.1. Organisatieonderdelen waarvoor de werkwijze geldt

De werkwijze geldt voor alle onderdelen van de IvhO die documenten registreren en archiveren in het DMS/RMA eDocs.

2.2. Beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden

De vervanging heeft betrekking op alle papieren documenten die de IvhO vanaf 1 januari 2016 ontvangt of opmaakt voor de uitoefening van haar taken. De volgende categorieën documenten worden door scanning gedigitaliseerd opgenomen en beheerd in het DMS/RMA eDocs:

Alle te vervangen documenten worden geregistreerd in eDocs. eDocs is ingericht met een ordeningsstructuur voor digitale dossiers gebaseerd op de processen van de IvhO.

2.3. Documenten waarop het vervangingsbesluit niet van toepassing is

Het vervangingsbesluit is niet van toepassing op documenten die in de zin van de Archiefwet geen archiefbescheiden zijn. Voorbeelden hiervan zijn:

Bij het vaststellen van de uitzonderingen op vervanging dient daarnaast rekening worden gehouden met artikel 2 (eerste lid, onderdelen c en d) en artikel 6 (eerste lid, onderdelen 1 en 2) van het Archiefbesluit 1995.

Artikel 2

Artikel 6

Het vervangingsbesluit is op basis van artikel 2 van het Archiefbesluit dus niet van toepassing op documenten die een meerwaarde hebben voor het cultureel erfgoed zoals beschreven in artikel 2 van het Archiefbesluit. Deze documenten worden, voor zover mogelijk, geregistreerd en gedigitaliseerd in eDocs. De papieren documenten zijn de originele archiefbescheiden en worden dienovereenkomstig gearchiveerd. De papieren archiefbescheiden worden na het verstrijken van de wettelijke termijn in goede, geordende en toegankelijke staat naar het Nationaal Archief overgebracht.

Het vervangingsbesluit is verder niet van toepassing op documenten die betrekking hebben op personeelsleden van de IvhO. Deze documenten worden gedigitaliseerd en opgenomen in P-Direkt. Op deze documenten is het Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden personeelsdossiers OCW van toepassing.

Contracten en facturen worden bij de IvhO ontsloten in het systeem SAP en vallen buiten de scope van dit handboek.

Het vervangingsbesluit is ook niet van toepassing op eventuele gerubriceerde documenten met een rubricering van STG Confidentieel of hoger ontvangen of opgemaakt door de IvhO. Deze gerubriceerde documenten worden niet geregistreerd in eDocs, worden niet gedigitaliseerd maar wel in papieren vorm gearchiveerd.

Documenten waarbij de vermelding ‘persoonlijk’, ‘personeelsvertrouwelijk’ of ‘vertrouwelijk’ staat op de envelop, worden niet geopend. Het is in dit geval aan de proceseigenaar om te bepalen of deze documenten geregistreerd en/of gescand worden. Als er geen vermelding op de envelop staat maar de inhoud alsnog vertrouwelijk blijkt, worden de documenten teruggeplaatst in de envelop. De proceseigenaar bepaald vervolgens of de documenten geregistreerd en/of gescand worden.

Klachten waarin vertrouwelijke informatie staat en die per email of telefonisch worden aangeleverd bij het Loket van de IvhO worden opgeslagen in het systeem Topdesk.

Het overzicht van de criteria voor uitzondering van vervanging is als bijlage 2 bij dit handboek opgenomen. In de tabel taken recordmanagement IvhO is de functionaris opgenomen die bepaalt welke documenten uitgezonderd worden van vervanging. Deze tabel is als bijlage 3 aan dit handboek toegevoegd.

3. Verantwoordelijkheden en Bevoegdheden

In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de organisatie en taken van de IvhO als geheel. Dit om in het kader van de routinematige digitale vervanging de verantwoordelijkheden en bevoegdheden op het gebied van de postontvangst, de postbehandeling, de archiefvorming en het archiefbeheer te beschrijven.

3.1. Organisatie en taken van de IvhO

In het organisatie- en mandaatbesluit van de IvhO is de organisatie van de inspectie beschreven. Voor een up-to-date weergave van de organisatie wordt verwezen naar de intranet- en internetwebsite van de IvhO.

3.2. Organisatie en taken recordmanagement IvhO

Het team Recordmanagement (RM) is als centrale eenheid voor de IvhO belast met het realiseren van een hoogwaardige informatiehuishouding. Dit geschiedt door middel van een regisserende en een naar buiten gerichte actieve rol. RM bestaat uit de medewerkers post en archief (MPA) en recordmanagers. De werkzaamheden van de MPA zijn de uitvoering van de registratieactiviteiten en het archiveren van documenten. Toe nu toe gebeurde dat in een situatie waarin papier leidend was. Met het in werking treden van het vervangingsbesluit zal de archivering vanaf dat moment regulier digitaal plaatsvinden. De hoofdtaken van de recordmanagers zijn het beheren van de ordeningsstructuur, het toezien op het gebruik van eDocs, de kwaliteit van de registraties en archivering en het adviseren over recordmanagement aan de medewerkers binnen de sectoren en directies van de IvhO.

De totale opdracht van de recordmanagers van team RM is na inwerking treden van het vervangingsbesluit:

De opdracht van de MPA na inwerking treden van het vervangingsbesluit is:

De recordmanagers zijn verantwoordelijk voor de vernietiging van de documenten die geplaatst zijn in de dagdozen. Tot daadwekelijke vernietiging wordt overgegaan na akkoord van de proceseigenaren. De tabel taken recordmanagement is als bijlage 3 aan dit handboek toegevoegd.

3.3. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden archiefbeheer

De inspecteur-generaal van het Onderwijs (IGO) heeft als zorgdrager de eindverantwoordelijkheid voor de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden van de IvhO, zoals geregeld is in de Regeling Informatiebeheer OCW 2013.

De Regeling Informatiebeheer OCW is als bijlage 4 bij dit handboek toegevoegd.

4. Inrichting van het vervangingsproces (scannen)

Het scanproces raakt een juridisch belang en een cultuurhistorisch belang. Het gecontroleerd vervangen van archiefbescheiden door middel van digitalisering moet daarom zodanig van opzet zijn dat de waarde voor verantwoording en bewijs niet in het geding komt. Het scanproces is zodanig ingericht dat de gedigitaliseerde archiefbescheiden aan dezelfde criteria voldoen als bij papier het geval is. Deze criteria liggen in de aard van: authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit, beschikbaarheid en duurzaamheid.

De vervanging heeft bij de IvhO de volgende kenmerken:

De vervanging geldt voor alle fysieke documenten gebruikt bij of voortkomend uit de werkprocessen van de IvhO, dus zowel voor permanent te bewaren als voor op termijn te vernietigen archiefbescheiden, behalve de in hoofdstuk 2 genoemde uitzonderingen.

De IvhO hanteert de volgende uitgangspunten voor vervanging:

Deze uitgangspunten komen volledig overeen met die van het ministerie van OCW.

4.1. Proces vervanging van documenten (postbehandeling)

Bij de IvhO heeft vervanging de volgende kenmerken:

Het scanprotocol IvhO is als bijlage 5 bij dit handboek toegevoegd. De handleiding scannen documenten IvhO is als bijlage 6 bij dit handboek toegevoegd.

4.1.1. Inkomende post

Nadat de inkomende post is geopend door de MPA wordt aan de hand van onderstaande argumenten bepaald welke documenten geregistreerd en dus gescand moeten worden. Deze argumenten zijn:

Nadat de selectie van de te registreren post is uitgevoerd dient er een controle plaats te vinden op de documenten voordat tot scannen kan worden overgegaan.

De IvhO heeft een werkinstructie waarin staat welke post door de MPA niet geopend mag worden. De werkinstructies en de bijbehorende stroomschema’s zijn als bijlagen 7, 7.1, 8, 8.1 en 9 toegevoegd.

4.1.2. Uitgaande papieren post

Uitgaande post wordt na ondertekening (‘natte handtekening’) van het uitgaande document in opdracht van de proceseigenaren verstuurd. Kopieën van de uitgaande papieren post worden ter archivering aangeboden aan de MPA, waarna deze documenten worden gescand en in een dagdoos gearchiveerd.

4.1.3. Interne post

Interne documenten volgen een geheel digitale route. Vervanging van papieren documenten is in dit handboek niet aan de orde. Gedigitaliseerde documenten die op enig moment in het afhandelproces worden geprint en waarop aantekeningen worden gemaakt, worden alsnog gescand.

4.2. De situering van het scanproces

Team RM verricht als centrale eenheid alle scanwerkzaamheden die binnen de scope van het DMS/RMA eDocs vallen. Deze scanwerkzaamheden vinden volledig plaats op kantoor Utrecht. Voor het scannen van de documenten wordt gebruik gemaakt van in totaal twee scanwerkplekken die zijn uitgerust met scanners van het merk Panasonic, type KV-S4085C met bijbehorende werkstations. Beide scanners zijn ingesteld op 300 dpi. Scanning geschiedt in kleur, tenzij er geen kleur gedetecteerd wordt.

Voor het scannen gelden de volgende uitgangspunten:

De instellingen van de scanhardware zijn als bijlage 10 bij dit handboek toegevoegd. De specificaties van de software zijn als bijlage 11 toegevoegd.

4.3. Scancontrole

Voor de scancontrole gelden de volgende uitgangspunten:

De prestatie indicatoren zijn:

4.4. Registreren documenten in het DMS

Nadat de documenten geregistreerd zijn worden ze volgens de beschreven procedure gescand.

Een voorbeeld van een registratieformulier en de tabel metadata is als bijlage 12 bij dit handboek toegevoegd.

5. Technische Infrastructuur

5.1. Hardware

Op grond van artikel 26b, sub b en c van de Archiefregeling moet de zorgdrager in het besluit tot vervanging van te bewaren archiefbescheiden inzicht geven in de keuzes ten aanzien van de (inrichting van) de apparatuur en software die in verband met het vervangingsproces worden aangeschaft:

Scanning vindt plaats bij de IvhO. De apparatuur waarmee dit gebeurt is de volgende:

5.2. Onderhoud hardware

De scanners worden op de eerste werkdag van iedere week, volgens de instructies van de leveranciers van deze hardware, door de MPA gereinigd en gecontroleerd op juiste werking. Na reiniging van de scanners wordt een testscan uitgevoerd. Voor het uitvoeren van de testscan en de controle daarop wordt gebruik gemaakt van de door de leverancier van de scanners geleverde test- en controlevellen. Voor periodiek en storingsonderhoud aan de scanners is een onderhoudscontract afgesloten.

5.3. Software

Op de scanunits wordt gebruik gemaakt van de volgende software: Kofax Ascent Capture 10.0

Met de leverancier van de scansoftware is een onderhoudscontract afgesloten dat voorziet in updates van de software en het oplossen van storingen in de werking van de software.

Een technische beschrijving van de scanners en de scansoftware zijn als bijlagen 10 en 11 bij dit handboek toegevoegd.

6. Proces van vernietiging

6.1. Verklaring van vervanging

Na inwerking treden van het besluit tot vervanging, welke tevens een toestemming inhoudt om de oorspronkelijke papieren archiefbescheiden te vernietigen, wordt op grond van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 jaarlijks een verklaring van vervanging opgesteld. De verklaring beschrijft op grond waarvan vervanging heeft plaatsgevonden en de wijze waarop dat is gebeurd. Een exemplaar van deze verklaring wordt blijvend bewaard. Hoofd ICT, Contracten en Recordmanagement (ICR) bij de IvhO is bevoegd tot routinematige vernietiging van onder deze toestemming vallende archiefbescheiden en ondertekening van de verklaring van vervanging. Uit oogpunt van efficiency wordt per vernietigingsperiode (vier maanden) een specificatie opgemaakt van de vervangen archiefbescheiden en toegevoegd aan de verklaring van vervanging.

De daadwerkelijke vernietiging wordt afgehandeld door de recordmanagers van het team Recordmanagement van de IvhO. Vóór de daadwerkelijke vernietiging worden de directeuren van de sectoren en directies van de IvhO op de hoogte gesteld van de papieren documenten uit de dagdozen die vernietigd zullen gaan worden. Vernietiging van deze documenten kan worden uitgesteld op verzoek van de directeuren.

6.2. Frequentie van vernietiging