Besluit van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 10 augustus 2017, nr. 920680, houdende routinematige digitale vervanging van archiefbescheiden (Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden OCW 2017)

Gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995

Besluit:

Artikel 1

Over te gaan tot routinematige digitale vervanging van archiefbescheiden:

• a. die zullen worden ontvangen of opgemaakt vanaf de vervaldatum van het besluit routinematige digitale vervanging van archiefbescheiden OCW, geplaatst in de Staatscourant van 23 maart 2012, nr. 5702;

• b. volgens de specificaties, vastgelegd in de bij dit besluit horende bijlage ‘handboek routinematige digitale vervanging E-Doc 2017’;

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 3

Dit besluit wordt aangehaald als:

Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden OCW 2017.

Handboek routinematige digitale vervanging E-Doc

Versie 1.

Per 31 maart 2008 is het Document Management System / Record Management Applicatie (DMS/RMA) E-Doc in gebruik genomen bij het bestuursdepartement van OCW. Voor de routering van de digitale documenten wordt gebruik gemaakt van Digis@m. Met de invoering van E-Doc en Digis@m is een volledig digitale informatiehuishouding bij het ministerie van OCW gerealiseerd.

De in analoge vorm bij OCW aanwezige documenten worden gedigitaliseerd (gescand) en gearchiveerd in de ordeningsstructuur van E-Doc. De behandeling van deze documenten vindt plaats aan de hand van het digitale document. De originele analoge documenten die zijn gedigitaliseerd worden tijdelijk in dagdozen bewaard op de scanunit.

Artikel 7 van de Archiefwet 1995 biedt de zorgdrager de mogelijkheid om over te gaan tot routinematige digitale vervanging van archiefbescheiden. Dit artikel maakt het voor de zorgdrager mogelijk om archiefbescheiden structureel te vervangen door een digitale reproductie en de papieren versie te vernietigen. Dit handboek digitale vervanging is als bijlage bij het Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden OCW gevoegd. In dit handboek zijn de eisen, zoals opgenomen in de archiefregeling, uitgewerkt ten behoeve van het bestuursdepartement en de daaronder ressorterende diensten, inspecties en raden.

1. Beschrijving van het DMS/RMA

1.1. E-Doc (Open Text)

Het ministerie van OCW werkt sinds 2008 met het DMS/RMA E-Doc. E-Doc is ingevoerd ter ondersteuning van werkplek onafhankelijk en papierarm werken met documenten. Het systeem is een applicatie aangevuld met enkele modules zoals de Ascent Capture Kofax scanmodule en de Digis@m workflow module. Het DMS/RMA en de scan- en workflow module worden gebruikt voor documentregistratie, dossierregistratie, digitale opslag van documenten, documentbeheer, digitalisering en het bijhouden van de workflow van documenten. De Erfgoedinspectie en het Nationaal Archief werken respectievelijk sinds 2012 en 2015 met dit systeem.

1.2. Digitaal Archiefbeheer

Het archiefbeheer bij OCW wordt ingericht in en ondersteund door de RM-module van E-Doc. Het proces rond digitaal werken en digitale dossiervorming is zodanig ingericht, dat een maximale opname van verantwoordingsdocumenten met hun context in de digitale dossiers gegarandeerd is. Daarnaast wordt de uitvoering van het proces getoetst door de (senior) medewerker die is belast met de zorg voor de archivering. De monitoring is gericht op het minimaliseren van fouten door menselijk handelen en het controleren of op de voorgeschreven wijze gebruik wordt gemaakt van het DMS/RMA.

De digitale dossiervorming vindt bij aanvang en tijdens de afhandeling van werkprocessen plaats in de RM-module. De volledigheid en juiste metadatering van de processen wordt voor risicovolle onderwerpen (bijvoorbeeld fraudezaken) altijd en voor minder risicovolle onderwerpen (bijvoorbeeld aanschaf kantoorartikelen) steekproefsgewijs door de (senior) medewerker getoetst, voordat definitieve archivering plaatsvindt.

Voor de ordening van informatie in de RM-module wordt gebruik gemaakt van een ordeningsstructuur. Met behulp van de RM-module worden documenten en processen formeel en verantwoord ondergebracht in het digitaal archiefbeheer. Het DMS/RMA is gecertificeerd volgens de Amerikaanse standaard voor recordmanagement US DoD 5012.2-standaard 2007 voor digitaal archiefbeheer.

De ordeningsstructuur in het DMS/RMA kent 6 lagen. De eerste 3 lagen zijn de termenlagen. Daaronder bevindt zich laag 4 en 5, de dossiers en dossiermappen. Op laag 6 bevinden zich de documenten.

Een voorbeeld van de ordeningsstructuur is als bijlage 1 bij dit handboek gevoegd.

2. Reikwijdte van het vervangingsproces

2.1. Organisatieonderdelen waarvoor de werkwijze geldt

De werkwijze geldt voor alle onderdelen van OCW (Bestuursdepartement, Erfgoedinspectie en Nationaal Archief) die documenten registreren en archiveren in het DMS/RMA E-Doc.

2.2. Beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden

De vervanging heeft betrekking op alle papieren documenten die onderdelen van OCW ontvangen of opmaken voor de uitoefening van haar taken. Deze documenten worden door scanning gedigitaliseerd en worden opgenomen en beheerd in het DMS/RMA E-Doc:

Bij de inrichting van het vervangingsproces is een relatie gelegd met de werkprocessen die digitaal van oorsprong zijn. Er wordt een koppeling gemaakt door middel van metadata, waardoor er één digitaal dossier ontstaat.

2.3. Documenten waarop vervanging niet van toepassing is

Vervanging is niet van toepassing op documenten die in de zin van de Archiefwet geen archiefbescheiden zijn. Voorbeelden hiervan zijn:

Het Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden OCW is niet van toepassing op documenten die betrekking hebben op personeelsleden van OCW. Deze documenten worden gedigitaliseerd en opgenomen in het CRMA van P-Direkt. Op deze documenten is het Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden personeelsdossiers OCW van toepassing.

Het vervangingsbesluit is ook niet van toepassing op gerubriceerde documenten ontvangen of opgemaakt door OCW. De gerubriceerde documenten worden geregistreerd in E-Doc, PARIS en/of MIRIS, worden niet gedigitaliseerd en in papieren vorm gearchiveerd;

Verder is vervanging niet van toepassing op documenten die een meerwaarde hebben voor het cultureel erfgoed. Deze documenten worden, voor zover mogelijk, gedigitaliseerd en geregistreerd in E-Doc. De papieren documenten zijn de originele archiefbescheiden en worden dienovereenkomstig gearchiveerd. De papieren archiefbescheiden worden na het verstrijken van de wettelijke termijn in goede, geordende en toegankelijke staat naar het Nationaal Archief overgebracht. Deze uitzondering is gebaseerd op artikel 2, eerste lid, onderdeel c, van het Archiefbesluit 1995, voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden:

Digitale vervanging is verder onverenigbaar met het belang, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel d, van het Archiefbesluit 1995, voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden:

Als het gaat om welke documenten/documentsoorten blijvend op papier worden bewaard, sluit OCW zich aan bij de overwegingen zoals die in de handreiking vervanging archiefbescheiden versie 2.0 van 21-02-2017 zijn geformuleerd.

De elementen en kenmerken uit de handreiking zijn de criteria waarop wordt bepaald welke documenten uitgezonderd worden van vervanging. Het overzicht criteria voor uitzondering van vervanging is als bijlage 2 bij dit handboek opgenomen. In de tabel taken informatiebeheer is de functionaris opgenomen die bepaalt welke documenten uitgezonderd worden van vervanging. Deze tabel is als bijlage 4 bij dit handboek gevoegd.

3. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de organisatie en taken van het bestuursdepartement als geheel en die van de Centrale Eenheid Informatiehuishouding. Dit om in het kader van de routinematige digitale vervanging de verantwoordelijkheden en bevoegdheden op het gebied van de postontvangst, de postbehandeling de archiefvorming en het archiefbeheer te beschrijven.

3.1. Organisatie en taken OCW

In het organisatie- en mandaatbesluit OCW is de organisatie van OCW beschreven. Voor een up to date weergave van de organisatie, het organisatie – en mandaatbesluit en het organigram wordt verwezen naar het intranet / internet van OCW.

3.2. Organisatie en taken Centrale Eenheid Informatiehuishouding

DOB/CEI is als centrale eenheid voor het gehele ministerie belast met de zorg voor een hoogwaardige informatiehuishouding en stelt daarvoor de kaders op en voert regietaken uit voor het concern OCW1Zie de Regeling Informatiebeheer 2013 artikel 5.1.. CEI bestaat uit de units Document- en Recordmanagement, Recordbeheer en Scanning en Functioneel beheer.

De opdracht van Documentmanagement is:

De opdracht van Recordbeheer en Scanning is:

De opdracht van Functioneel beheer is:

3.3. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden archiefbeheer

De Minister van OCW heeft de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden geregeld in de Regeling Informatiebeheer OCW 2013.

De Regeling Informatiebeheer OCW is als bijlage 3 bij dit handboek gevoegd.

De tabel taken informatiebeheer is als bijlage 4 bij dit handboek gevoegd.

4. Inrichting van het vervangingsproces (scannen)

Het scanproces raakt (potentieel) een juridisch belang en een cultuurhistorisch belang. Het gecontroleerd vervangen van archiefbescheiden door middel van digitalisering moet daarom zodanig van opzet zijn dat de waarde ten bate van verantwoording en bewijs gehandhaafd blijft en niet in het geding komt. Het scanproces is zodanig ingericht dat de gedigitaliseerde archiefbescheiden aan dezelfde criteria voldoen als bij papier het geval is. Deze criteria liggen in de aard van: authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit, beschikbaarheid, duurzaamheid (NEN-ISO 15489).

De vervanging heeft bij het Ministerie van OCW de volgende kenmerken:

De vervanging geldt voor alle fysieke documenten gebruikt bij of voortkomend uit de werkprocessen van OCW, dus zowel voor permanent te bewaren als voor op termijn te vernietigen archiefbescheiden. De afhandeling van zaken en documenten vindt (uitzonderingen daargelaten) volledig digitaal plaats.

OCW hanteert de volgende uitgangspunten voor vervanging:

4.1. Proces vervanging van documenten (postbehandeling)

Zoals in de inleiding van hoofdstuk 4 is beschreven heeft vervanging bij OCW de volgende kenmerken:

In diverse postronden wordt de inkomende en te deponeren post (uitgaand en geprint met aantekeningen), uitgesplitst per directie, door medewerkers van FM Haaglanden bij CEI/Recordbeheer en Scanning bezorgd. Voor het Nationaal Archief zijn de medewerkers van de postkamer verantwoordelijk voor het bezorgen van de poststukken.

4.1.1. Inkomende post

De scanmedewerkers, of in het geval van het NA de postkamermedewerkers, bepalen welke post geopend moet worden en welke post niet geopend mag worden. Post die niet geopend mag worden wordt met de eerstvolgende postronde doorgestuurd naar de betreffende directie dan wel medewerker. Indien de niet geopende post door de ontvanger wordt aangemerkt als te registreren wordt het document aan CEI/R&S geretourneerd met het verzoek het document te scannen en te registreren. Nadat de inkomende post is geopend wordt aan de hand van onderstaande argumenten bepaald welke documenten geregistreerd en dus gescand moeten worden. Deze argumenten zijn:

Nadat de selectie van de te registreren post is uitgevoerd dient er een controle plaats te vinden op de documenten voordat tot het daadwerkelijk scannen kan worden overgegaan.

4.1.2. Uitgaande post

Uitgaande post wordt na ondertekening van het uitgaande document door de secretariaten, of medewerker, verstuurd. Door een secretariaat, of medewerker, worden de volgende documenten aan CEI/R&S aangeboden:

De scanmedewerkers openen de van de secretariaten afkomstige post en controleren de definitief te scannen documenten op volledigheid. Na controle van de documenten kan tot scanning worden overgegaan.

4.1.3. Interne post

Interne documenten volgen een geheel digitale route. In een aantal gevallen worden documenten, zowel interne als inkomende, toch geprint en worden er aantekeningen op gemaakt. Deze geprinte documenten waarop aantekeningen zijn gemaakt worden via de secretariaten, en bij het NA door de medewerkers postkamer, aan CEI/R&S ter deponering en (bij)scanning aangeboden. De (senior) recordbeheerders openen de van de secretariaten en NA-postkamer afkomstige post en controleren de (tussentijds) bij te scannen dan wel definitief te scannen documenten op volledigheid. Na controle van de documenten kan tot scanning worden overgegaan.

De instructie postbehandeling is als bijlage 5 bij dit handboek gevoegd.

De instructie kwaliteitscontrole te scannen documenten is als bijlage 6 bij dit handboek gevoegd.

4.2 De situering van het scanproces

Zoals bij 3.2 is aangegeven verricht CEI/R&S als centrale eenheid alle scanwerkzaamheden die binnen de scope van het DMS/RMA E-Doc vallen. Voor het scannen van de documenten wordt gebruik gemaakt van meerdere scanwerkplekken. Drie werkplekken zijn uitgerust met scanners van het merk Kodak, type i620 en een werkplek is uitgerust met een scanner van het merk Fujitsu, type 5750c met bijbehorende werkstations en server. Alle scanners zijn ingesteld op 300 dpi. Scanning geschiedt in kleur, tenzij er geen kleur gedetecteerd wordt.

Voor het scannen gelden de volgende uitgangspunten:

De instructie scannen documenten is als bijlage 7 bij dit handboek gevoegd.

De instellingen van de scanners is als bijlage 8 bij dit handboek gevoegd

4.3. Scancontrole

Voor de scancontrole gelden de volgende uitgangspunten:

De prestatie indicatoren zijn:

De set van normen voor afwijkingen (klachten) zijn:

De instructie scancontrole is als bijlage 9 bij dit handboek gevoegd.

4.4. Registreren gescande documenten in het DMS

Nadat de documenten zijn gescand worden deze in de werkvoorraad van de (senior) recordbeheerders geplaatst. De documenten worden uit deze voorraad opgehaald, waarna de registratie en het toevoegen van metadata plaatsvindt. De registratie bestaat een uit aantal hoofdcategorieën: ‘document’, ’toegang’, ‘dossier’, ‘intern’, ‘naw’ en ‘historie’. De verplichte velden zijn dikgedrukt. Deze dienen in ieder geval te worden ingevuld. Hoe meer velden worden ingevuld, op des te meer gegevens het document later terug gevonden kan worden. Na registratie worden de documenten digitaal doorgezet (BPM) naar de behandelende directie.

Een voorbeeld van een registratiescherm en de tabel metadata is als bijlage 10 bij dit handboek gevoegd.

Een doorloopschema ingekomen, interne en uitgaande post is als bijlage 11 bij dit handboek gevoegd.

5. Hardware, software en specificatie van de scanners

5.1. Beschrijving hardware

Bij 4.2 is de situering van de scanlocatie en de inrichting daarvan beschreven. Op de scanunit wordt gebruik gemaakt van de volgende hardware:

5.2. Onderhoud scanners

De glasplaten van de scanners worden dagelijks door de scanmedewerkers van CEI gereinigd volgens de instructies van de leveranciers. Verder wordt op iedere eerste werkdag van de week, volgens de instructies van de leveranciers, door de scanmedewerkers van CEI de scanners grondig gereinigd en gecontroleerd op juiste werking. Na reiniging van de scanners wordt een testscan uitgevoerd. Voor het uitvoeren van de testscan en de controle daarop wordt gebruik gemaakt van de door de leverancier van de scanners geleverde test- en controlevellen.

Voor periodiek en storingsonderhoud aan de scanners is een onderhoudscontract afgesloten.

5.3. Beschrijving software

Op de scanunit wordt gebruik gemaakt van de volgende software:

5.4. Onderhoud scansoftware

Met de leverancier van de scansoftware is een onderhoudscontract afgesloten dat voorziet in updates van de software. Voor storingen kan gebruik worden gemaakt van de helpdeskfunctie.

Een technische beschrijving van de scanners en de scansoftware is als bijlage 12 bij dit handboek gevoegd.

6. Proces van vernietiging

6.1. Verklaring van vervanging

Nadat door de zorgdrager het besluit tot vervanging is genomen en is gepubliceerd in de Staatscourant, wordt op grond van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 jaarlijks een verklaring van vervanging opgesteld. De verklaring beschrijft op grond waarvan vervanging heeft plaatsgevonden en de wijze waarop dat is gebeurd. Een exemplaar van deze verklaring wordt blijvend bewaard. Het hoofd van de Centrale Eenheid Informatiehuishouding (CEI) is bevoegd tot routinematige vernietiging van de onder het vervangingsbesluit vallende archiefbescheiden en ondertekening van de verklaring van vervanging. Uit oogpunt van efficiency wordt per vernietigingsperiode (kwartaal) een specificatie opgemaakt van de vervangen archiefbescheiden en toegevoegd aan de verklaring van vervanging.

6.2. Frequentie van vernietiging

Alle papieren originelen die vallen onder de werking van de machtiging tot vervanging, worden na digitalisering vernietigd. Dit gebeurt niet direct nadat digitalisering heeft plaatsgevonden. De papieren originelen worden nog voor een periode van één kwartaal na digitalisering in een numerieke reeks dagdozen bewaard. Na het verstrijken van deze periode vindt vernietiging plaats. De vernietigingsinterval is als volgt:

Vernietigingsmaand januari, scankwartaal oktober t/m december

Vernietigingsmaand april, scankwartaal januari t/m maart

Vernietigingsmaand juli, scankwartaal april t/m juni

Vernietigingsmaand oktober, scankwartaal juli t/m september.

De vernietiging van de dagdozen bestaat uit onderstaande stappen:

7. Actualiseren handboek

7.1. Actualiseren handboek

Het beheer van het handboek is belegd bij CEI/Document Management. CEI/DM voert jaarlijks een check uit of alle onderdelen, inclusief de bijlagen, van het handboek nog actueel zijn. Eventuele aanpassingen worden in het handboek door CEI/DM doorgevoerd. Na aanpassing en vaststelling zal het handboek als een nieuwe versie in E-Doc worden opgeslagen.