LegalizeBesluit vervanging archiefbescheiden Justid
Gelet op:
artikel 7 van de Archiefwet 1995;
artikel 2 en 6 van het Archiefbesluit 1995;
artikel 26b van de Archiefregeling;
Besluit:
Onder verwijzing naar de artikelen 2 en 6 van het Archiefbesluit 1995 over te gaan tot vervanging van de in artikel 1 van dit besluit beschreven stukken zolang de uitvoering van dit proces op de in het handboek digitaliseren dossiers afdeling PKI vastgestelde wijze geschiedt.
De vervanging vindt plaats door middel van reproductie, dat wil zeggen het omzetten van analoge stukken naar digitale stukken en vervolgens het vernietigen van de analoge stukken.
Artikel 1
De digitale vervanging heeft betrekking op:
- a. het archief van de PKIo (Public Key Infrastructure overheid) waarvan de afdeling PKI van Justid de Registration Authority (RA) is en KPN de Certification Service Provider (CSP). De bewaarplicht van deze dossiers berust onder de Justitiële Informatiedienst en blijft onder toezicht van KPN en een externe auditor;
- b. het archief van JEP3 (Justitie Extranet Portal) waarvan de afdeling PKI van Justid de CSP is en waarvan het toezicht en de bewaarplicht volledig bij de Justitiële Informatiedienst berust;
- c. van de centraal en decentraal op papier inkomende post, geregistreerd in Regis en/of DMS voor alle afgedane, lopende en nieuwe aanvragen die vallen onder JEP3, met inbegrip van alle informatie van ondersteunende processen zoals bevoegde aanvragers en certificaatbeheerders, waarvoor de Justiële Informatiedienst de CSP is en waarvan het toezicht en de bewaarplicht volledig bij de Justitiële Informatiedienst berust;
- d. de faxen als inkomende post inzake het hierboven genoemde;
- e. kopieën van persoonlijke geschriften, zoals WID’s, rijbewijzen, etc.
Niet onder dit besluit vallen:
- a. bescheiden die digitaal zijn opgesteld en waarvan is vastgesteld dat ze archiefbescheiden zijn, zoals:
- i. e-mail;
- ii. Justid-producties etc.;
- b. niet scanbare objecten zoals digitale certificaten op een chip of usb-stick;
- c. archiefbescheiden:
- i. waarvan de authenticiteit of integriteit niet of onvoldoende vaststaat;
- ii. die krachtens verdragen of op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke vorm moeten worden bewaard.
Bij de overweging om tot vervanging over te gaan, is rekening gehouden met de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed c.q. gegevensbron voor overheidsorganen en recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek, zoals bepaald in artikel 2 aanhef en onder c en d van het Archiefbesluit.
Artikel 2
De digitaal opgeslagen archiefbescheiden zullen bij de Justitiële Informatiedienst gedurende de vastgestelde bewaartermijn in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard volgens de eisen, zoals gesteld in de archiefregeling.
Deze documenten zijn met een digitale handtekening gewaarmerkt.
Hierbij geldt, dat indien door voortschrijding van de technologie, dan wel vervanging van de gebruikte technologie, dan wel achteruitgang van de gegevensdrager, dan wel vermindering van de kwaliteit van de digitaal opgeslagen archiefbescheiden, conversie naar een nieuw bestandsformaat of migratie zal plaatsvinden.
Artikel 3
De analoge stukken waarvan ter vervanging een reproductie is gemaakt worden maximaal drie maanden bewaard. Alsdan of eerder vindt vernietiging van de analoge stukken plaats. Op ieder moment kan door middel van een verklaring als bedoeld in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995, de wijze van vernietiging worden verantwoord en een specificatie worden gegeven van de vernietigde stukken.
Artikel 4
Dit besluit wordt in de Staatscourant geplaatst met uitzondering van het Handboek digitaliseren dossiers afdeling PKI dat ter inzage wordt gelegd bij de afdeling PKI van de Justitiële Informatiedienst (info@justid.nl).
Artikel 5
Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van afgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.