Regeling van de Minister voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media van 14 december 2017, nr. VO/1016970, houdende regels over het gebruik van gegevens uit het basisregister onderwijs (bron) door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de Inspectie van het onderwijs, vaststelling van de wijze van gegevenslevering in verband met het onderwijsnummer in het voortgezet onderwijs en de wijze van ordening en beschikbaarstelling van gegevens in het voortgezet onderwijs (Regeling informatievoorziening WVO)

Gelet op artikel 2.3.6c, vierde lid, van de Wet educatie en beroepsonderwijs, artikel 164a, derde lid, van de Wet op de expertisecentra, de artikelen 58, achtste lid, 103b, derde lid, en 103d, vierde lid, van de Wet op het voortgezet onderwijs en de artikelen 3, 4 en 4e van het Besluit informatievoorziening WVO;

Besluit:

§ 1. Algemeen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• accountantsverklaring: verklaring als bedoeld in artikel 6.12, tweede lid, onderdeel c, van het Uitvoeringsbesluit WVO 2020;

• bevoegd gezag: bevoegd gezag als bedoeld in artikel 1.1 van de wet;

• BRIN: Basisregistratie Instellingen;

• inspectie: Inspectie van het onderwijs;

• minister: Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;

• school: school die is aangewezen op grond van artikel 2.66 van de wet alsmede een uit ’s Rijks kas bekostigde school voor voortgezet onderwijs bedoeld in de wet of een school als bedoeld in artikel 14a van de Wet op de expertisecentra;

• schooljaar: schooljaar als bedoeld in artikel 1.1 van de wet;

• vakken: algemene vakken, profielvakken, beroepsgerichte keuzevakken en andere programmaonderdelen;

• wet: wet voortgezet onderwijs 2020.

§ 2. Gebruik gegevens uit het basisregister onderwijs

Artikel 2. Reikwijdte

Vervallen

Artikel 3. Te verstrekken gegevens

Vervallen

Artikel 4. Wijze van verstrekking

Vervallen

Artikel 5. Tijdstippen van verstrekking gegevens met betrekking tot bepaalde perioden

Vervallen

§ 3. Levering inschrijvings- en examengegevens van vo-leerlingen

Artikel 6. Reikwijdte

Vervallen

Artikel 7. Specificatie van inschrijvingsgegevens

Vervallen

Artikel 8. Specificatie van examengegevens

Vervallen

Artikel 9. Wijze van levering

Vervallen

Artikel 10. Melding inschrijvingsgegevens

Vervallen

Artikel 11. Melding examengegevens

Vervallen

Artikel 12. Terugmelding inschrijvingsgegevens

Vervallen

Artikel 13. Terugmelding examengegevens

Vervallen

Artikel 14. Technische specificaties

Vervallen

§ 4. Levering organisatie- en personeelsgegevens

Artikel 15. Reikwijdte

Deze paragraaf berust op de artikelen 2.68, 2.69 en 6.23 van het Uitvoeringsbesluit WVO 2020.

Artikel 16. Gegevens

De opsomming van door een school te verzamelen gegevens als bedoeld in de artikelen 2.68 en 6.23 van het Uitvoeringsbesluit WVO 2020 is opgenomen in bijlage 4.

Artikel 17. Wijze van beschikbaarstelling van de gegevens

Het bevoegd gezag levert de gegevens, bedoeld in artikel 16, op de wijze zoals beschreven in bijlage 5.

§ 5. Slotbepalingen

Artikel 18. Wijziging Regeling gebruik gegevens bron

Wijzigt de Regeling gebruik gegevens bron.

Artikel 19

De Regeling gegevenslevering onderwijsnummer VO wordt ingetrokken.

Artikel 20. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 augustus 2017.

Artikel 21. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling informatievoorziening WVO.

Bijlage 1. behorende bij artikel 7 van de Regeling informatievoorziening WVO

Vervallen

Specificatie inschrijvingsgegevens artikel 103b, tweede lid, van de wet

Bijlage 2. behorende bij artikel 8 van de Regeling informatievoorziening WVO

Vervallen

Specificatie examengegevens artikel 103b, tweede lid, van de wet

Bijlage 4. behorende bij artikel 16 van de Regeling informatievoorziening WVO

Bijlage 4. behorende bij artikel 16 van de Regeling informatievoorziening WVO

Toelichting

Voor het bekostigen van scholen, voor het lerarenregister en het registervoorportaal, voor toezicht en voor het maken en evalueren van beleid zijn gegevens nodig over scholen en over het bevoegd gezag van scholen.

Toelichting

De specificatie van de gegevens is verdeeld over de volgende onderdelen.

Voor de aanvraagprocedure geldt dat deze alleen aangeleverd hoeven te worden wanneer daar aanleiding toe is. In dat geval dient de school de gegevens via het daartoe bestemde formulier aan te leveren.

Gegevens over het bevoegd gezag, de instellingen en de samenwerkingsverbanden worden vastgelegd in de Basisregistratie Instellingen (BRIN). De registerhouder DUO geeft aan elke organisatie, die in het register wordt vastgelegd, een uniek nummer. Verder legt de registerhouder informatie vast uit beschikkingen en andere voor de werkprocessen van belang zijnde gegevens. In de registratie wordt precies vastgelegd wat o.a. in het kader van de planprocedure is goedgekeurd en in de beschikking aan het bevoegd gezag is opgenomen. Gegevens waarvoor goedkeuring is verleend kunnen niet zonder toetsingsprocedure gewijzigd worden. Andere gegevens, zoals communicatiegegevens kunnen, op aangeven van het bevoegd gezag, wel zonder toetsing worden gemuteerd.

1. Organisatiegegevens

In deze bijlage worden de elektronische aanlevering van enkele gegevens van scholen en het bevoegd gezag beschreven, die men zelf kan wijzigen zonder toetsing door het departement.

Via de website kunnen ook andere partijen informatie halen uit deze registratie.

Het gaat daarbij om een selectie van gegevens uit BRIN, met name de identificatiegegevens (BRIN-nummer) en adresgegevens.

Het gaat daarbij om een selectie van gegevens uit BRIN, met name de identificatiegegevens (BRIN-nummer) en adresgegevens.

1.1.1. Bevoegd gezag: vestigingsadres

1.1.2. Bevoegd gezag: correspondentieadres

1.1.3. Bevoegd gezag: overige communicatiegegevens (niet verplicht)

1.1.4. School: correspondentieadres

1.1.5. School: overige communicatiegegevens (niet verplicht)

1.1.6. Vestiging: correspondentieadres

1.1.7. Vestiging: overige communicatiegegevens (niet verplicht)

1.1.8. Onderdeel samenwerkingsverbanden passend onderwijs vo

2. Personeelsgegevens

2. Personeelsgegevens

De personele gegevens hebben betrekking op:

Onderscheid wordt gemaakt tussen:

Deze gegevens worden opgenomen in OWP. De gegevens betreffen alle arbeidsrelaties die in de peilmaand bestaan tussen een persoon en een bevoegd gezag en de kenmerken van de personen die deze arbeidsrelaties hebben. Indien een persoon meer dan één arbeidsrelatie heeft met hetzelfde bevoegd gezag, dan dienen de gegevens van elke arbeidsrelatie apart te worden vermeld.

De gegevens worden per onderdeel weergegeven, maar de levering bestaat uit één geïntegreerd bestand. In overleg met DUO kan hiervan afgeweken worden zolang de gegevens uit de verschillende onderdelen eenduidig met elkaar te koppelen zijn.

Naast maandgegevens dienen ook over een kalenderjaar per persoon en arbeidsrelatie de geaggregeerde persoons- en arbeidsrelatiegegevens geleverd te worden. Het betreft de gegevens per persoon en arbeidsrelatie gesommeerd over een kalenderjaar (peiljaar).

Elk bevoegd gezag dient gegevens te leveren over het (gedeeltelijk) arbeidsongeschikt raken van personeelsleden en de instroom in de regeling Werkhervatting gedeeltelijk arbeidsgeschikten (WGA). De WGA is onderdeel van de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA). De WIA bestaat, naast de WGA bij kortdurend verzuim en bij uitzicht op herstel, uit de Inkomensvoorziening Volledig Arbeidsongeschikten (IVA) als er geen uitzicht (of zeer kleine kans) op herstel is.

Elk bevoegd gezag dient gegevens te leveren over het (gedeeltelijk) arbeidsongeschikt raken van personeelsleden en de instroom in de regeling Werkhervatting gedeeltelijk arbeidsgeschikten (WGA). De WGA is onderdeel van de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA). De WIA bestaat, naast de WGA bij kortdurend verzuim en bij uitzicht op herstel, uit de Inkomensvoorziening Volledig Arbeidsongeschikten (IVA) als er geen uitzicht (of zeer kleine kans) op herstel is.

2.1.1. Onderdeel Persoon

2.1.2. Onderdeel Arbeidsrelatie

2.1.3. Onderdeel Loon, toelagen en kortingen

2.1.4. Onderdeel Verlofgegevens (waaronder ziekteverlof)

2.1.5. Onderdeel WIA

2.2. De personeelsgegevens van personen die tewerkgesteld zijn zonder benoeming

2.1.6. Onderdeel Lerarenregister en registervoorportaal

Onder personeel niet in loondienst (PNIL) vallen (ingehuurde) personen die tegen betaling reguliere werkzaamheden (t.b.v. de in het onderwijs/de school voorkomende gebruikelijke functies) voor een schoolbestuur uitvoeren zonder dat zij in loondienst zijn van dit bestuur. Hierbij kan het gaan om personeel dat in dienst is van derden (zoals uitzend-, detacherings- en payrollbureaus) en om zelfstandig personeel (zoals zzp’ers). Ook inhuur van personeel van andere schoolbesturen of (inval)pools valt onder PNIL. Vrijwilligers worden niet tot PNIL gerekend. Tot de PNIL-kosten worden ook eventueel bijkomende kosten zoals BTW en bemiddelingskosten gerekend.

Gegevens op het niveau van de arbeidsrelaties worden vastgelegd in de database Onderwijspersoneel (OWP). Voor het beleid van OCW – en in het bijzonder het arbeidsmarktbeleid voor de sector Onderwijs – is het van belang dat landelijke ontwikkelingen kunnen worden gevolgd.

De gegevens van personen die tewerkgesteld zijn zonder benoeming staan opgenomen in onderstaande tabel. Voor deze groep gaat het om een sterk beperkte levering ten opzichte van personeel dat in loondienst is. De grondslag is hier artikel 2.111 WVO 2020 en niet mede artikel 5.48 WVO 2020. Hiermee is duidelijk dat het geen bekostigingsinformatie betreft maar slechts beleidsinhoudelijke informatie.

Onder personeel niet in loondienst (PNIL) vallen (ingehuurde) personen die tegen betaling reguliere werkzaamheden (t.b.v. de in het onderwijs/de school voorkomende gebruikelijke functies) voor een schoolbestuur uitvoeren zonder dat zij in loondienst zijn van dit bestuur. Hierbij kan het gaan om personeel dat in dienst is van derden (zoals uitzend-, detacherings- en payrollbureaus) en om zelfstandig personeel (zoals zzp’ers). Ook inhuur van personeel van andere schoolbesturen of (inval)pools valt onder PNIL. Vrijwilligers worden niet tot PNIL gerekend. Tot de PNIL-kosten worden ook eventueel bijkomende kosten zoals BTW en bemiddelingskosten gerekend.

2.2. Inhoudelijke uitwerking gegevenslevering

Ten behoeve van de gegevensleveringen moet onderscheid gemaakt worden tussen benoemingen enerzijds en arbeidsrelaties anderzijds.

In deze regeling is een arbeidsrelatie een unieke combinatie van school, persoon, functie en aard dienstverband.

In een aantal situaties kan er één akte van benoeming zijn, terwijl er voor de gegevensleveringen meer dan één arbeidsrelatie tussen een bevoegd gezag en een persoon moet worden onderscheiden. Dat betreft de onderstaande situaties:

Een bevoegd gezag kan een persoon benoemen om bij één school of bij meer scholen werkzaam te zijn. Als er sprake is van een benoeming waarbij de benoemde bij meer dan één school van een bevoegd gezag werkzaam is, dan is er in het kader van dit programma van eisen sprake van meer dan één arbeidsrelatie. Dit ongeacht of er voor de werkzaamheden aan de verschillende scholen één dan wel verschillende aktes van benoeming zijn opgemaakt. Er moeten ten minste evenveel arbeidsrelaties worden onderscheiden als het aantal scholen waar een persoon werkzaam is. De gegevens die geleverd moeten worden, moeten voor elke arbeidsrelatie afzonderlijk worden geregistreerd en geleverd.

Ook als een persoon tegelijk werkzaam is in verschillende functies, moeten verschillende arbeidsrelaties worden onderscheiden. Dit is bijvoorbeeld het geval als iemand tegelijk werkzaam is als leerkracht en als adjunct-directeur. De gegevens moeten voor elk van beide functies apart worden geregistreerd en worden geleverd, ook als de persoon deze functies bij één school uitoefent.

Een verandering van functie leidt voor de gegevensleveringen altijd tot beëindiging van de arbeidsrelatie die betrekking heeft op de oude functie en het begin van een nieuwe arbeidsrelatie voor de nieuwe functie.

Voor de gegevensleveringen leidt een verandering van de betrekkingsomvang er in de regel niet toe dat een arbeidsrelatie ophoudt te bestaan; er ontstaat bijgevolg ook geen nieuwe arbeidsrelatie. Deze verandering wordt beschouwd als een verandering binnen de bestaande arbeidsrelatie. Hierop is één uitzondering: verandering van de betrekkingsomvang in verband met vervanging. Als de betrekkingsomvang van een bestaande arbeidsrelatie (tijdelijk) wordt vergroot omdat de persoon een afwezige collega vervangt, dan moet deze uitbreiding als een nieuwe arbeidsrelatie geregistreerd worden.

Deze nieuwe arbeidsrelatie eindigt op het moment waarop de tijdelijke uitbreiding van de betrekkingsomvang geheel vervalt. De reden om deze uitbreiding van de betrekkingsomvang apart te registreren is dat inzicht nodig is de omvang van de vervanging en dubbeltellingen bij het bepalen van de werkende formatie te voorkomen.

Bij een verandering van het soort verlof wordt een lopende verlofperiode beëindigd en begint een nieuwe verlofperiode.

Bij een verandering van de omvang van het verlof (bijvoorbeeld bij het gedeeltelijk hervatten van werkzaamheden bij ziekte) wordt de lopende verlofperiode beëindigd en begint een nieuwe verlofperiode.

Als begindatum wordt geleverd de eerste kalenderdag waarop de situatie van de regel van toepassing is.

Als einddatum wordt geleverd de laatste kalenderdag waarop de situatie van de regel van toepassing is.

Bevoegdheid wordt bepaald op basis van de criteria zoals genoemd in de wet (WPO, WVO 2020, WEB, Wet BIO). In relatie tot de bevoegdheid tot lesgeven worden in ieder geval de volgende categorieën onderwijsgevend personeel onderscheiden:

In het streven de administratieve lasten voor de bevoegde gezagsorganen zoveel mogelijk te beperken, benut OCW bij de Integrale Personeelstelling Onderwijs (kortweg IPTO) mogelijkheden om gegevens direct uit bestaande (basis)registraties te halen. Zodoende wordt bijvoorbeeld het Centraal Register Inschrijvingen Hoger onderwijs (CRIHO) benut voor de bepaling van bevoegdheden.

In het streven de administratieve lasten voor de bevoegde gezagsorganen te beperken wordt informatie over gegeven vakken zoveel mogelijk verzameld uit elektronische roosterpakketten.

De extractiedatum is de datum waarop de gegevens uit de database of databases zijn gehaald. Als gegevens uit verschillende databases moeten worden gehaald, bestaat het risico dat de gegevens uit de verschillende databases niet op elkaar aansluiten (in elke database zullen voortdurend mutaties worden aangebracht). Om dit risico zo klein mogelijk te maken, zullen de eerste en de laatste extractiedatum van de gegevens over de dezelfde peilmaand niet meer dan één week uit elkaar mogen liggen, tenzij de consistentie aantoonbaar op een andere manier gewaarborgd wordt.

Arbeidsrelaties kunnen vanuit verschillende bronnen worden bekostigd. Belangrijk is het onderscheid tussen:

Indien bij een arbeidsrelatie meer dan één financieringsbron aan de orde is, dan wordt de financieringsbron vermeld, die de grootste bijdrage levert.

In de bestanden die op een peilmaand betrekking hebben, worden de betalingen en inhoudingen opgegeven die op die peilmaand betrekking hebben. Correcties hierop worden met een maand terugwerkende kracht hierin verwerkt.