Besluit van den 31sten Mei 1929, tot regeling van de overbrenging naar de Rijksarchief-bewaarplaatsen van de kerkelijke doop-, trouw- en begraafboeken, enz. dagteekenend van vóór de invoering van den burgerlijken stand en van de gedeelten der zoogenaamde gaardersarchieven, die aanteekeningen omtrent geboorten, trouwen, sterven en begraven bevatten, welke thans in de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen berusten

Op de gemeenschappelijke voordracht van Onzen Minister van Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen en van Onzen Minister van Justitie van 18 Maart 1929, n°. 1298/4, afdeeling Kunsten en Wetenschappen, en van 22 Maart 1929, lste Afdeeling C, no. 914;

Overwegende, dat het wenschelijk is, de kerkelijke doop-, trouw- en begraafboeken en de schepentrouwboeken, dagteekenend van vóór de invoering van den burgerlijken stand, en de gedeelten der zoogenaamde gaardersarchieven, die aanteekeningen omtrent geboorten, trouwen, sterven en begraven bevatten, welke thans in de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen berusten, naar de Algemeene Rijksarchiefbewaarplaats te 's-Gravenhage en naar de Rijksarchiefbewaarplaatsen in de provinciën over te brengen;

Gelet op artikel 19, tweede lid, van de Archiefwet 1918 (Staatsblad n°. 378), gelijk zij gewijzigd is bij de wet van 14 Mei 1928 (Staatsblad n°. 177);

Den Raad van State gehoord (advies van 7 Mei 1929, n°. 33):

Gelet op het nader gemeenschappelijk rapport van Onzen Minister van Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen van 17 Mei 1929, n°. 2385, afdeeling Kunsten en Wetenschappen, en van Onzen Minister van Justitie van 27 Mei 1929, lste Afdeeling C, n°. 898;

Hebben goedgevonden en verstaan:

met intrekking van Ons besluit van 20 Juni 1919 (Staatsblad n°. 389), te bepalen als volgt:

Artikel 1

De kerkelijke doop-, trouw- en begraafboeken, de schepentrouwboeken en de tot die boeken behoorende bijlagen, benevens registers van ontvangsten voor trouwen en begraven, registers van aangifte voor die beide belastingen, wekelijksche doodenlijsten, staten en verantwoordingen van de gaarders van de hun opgedragen inning van belastingen en andere tot de zoogenaamde gaardersarchieven behoorende stukken, die aanteekeningen omtrent geboorten, trouwen, sterven en begraven bevatten, alle welke thans in de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen berusten, zullen worden overgebracht naar de Rijksarchiefbewaarplaats, gevestigd in de hoofdplaats der provincie, waarin de gemeente, in wier archiefbewaarplaats de kerkelijke en andere bovenbedoelde boeken en papieren berusten, gelegen is.

In geval van de ten overstaan van schepenen gesloten huwelijken geen afzonderlijk register voorhanden is, maar daarvan aanteekening is gehouden in de registers van ondertrouw, zullen de laatstgenoemde registers naar de Rijksarchiefbewaarplaats, in het eerste lid van dit artikel bedoeld, worden overgebracht.

Artikel 2

De in artikel 1 genoemde boeken en papieren worden gesteld onder den Rijksarchivaris, die belast is met het beheer van de Rijksarchiefbewaarplaats, waarheen die boeken en papieren zullen zijn overgebracht.

Artikel 3

De overbrenging der in artikel 1 genoemde boeken en papieren geschiedt op de wijze en op het tijdstip, tusschen burgemeester en wethouders der gemeente, in wier archiefbewaarplaats zij berusten, en den Rijksarchivaris van de Rijksarchiefbewaarplaats, waarheen zij worden overgebracht, in gemeen overleg te bepalen, met dien verstande, dat de overbrenging moet plaats hebben vóór 1 November 1930. Indien het overleg tusschen het gemeentebestuur en den Rijksarchivaris niet tot eenstemmigheid leidt, beslist de Algemeene Rijksarchivaris.

Artikel 4

Van de in artikel 1 genoemde boeken en papieren, die van eene gemeentelijke archiefbewaarplaats naar eene Rijksarchiefbewaarplaats worden overgebracht, maakt de Rijksarchivaris van die Rijksarchiefbewaarplaats een inventaris in duplo op, die van eene verklaring aangaande die overbrenging wordt voorzien. Beide exemplaren worden door het gemeentebestuur, dat die boeken en papieren heeft afgegeven, en den Rijksarchivaris onderteekend. Eén exemplaar wordt in de gemeentelijke archiefbewaarplaats, het ander in de Rijksarchiefbewaarplaats bewaard.

Artikel 5

De kosten van overbrenging uit de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen naar de Rijksarchiefbewaarplaatsen worden uit de ten behoeve van die Rijksarchiefbewaarplaatsen op de Rijksbegrooting uitgetrokken gelden geleden.

Artikel 6

Onze Minister van Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen is gemachtigd, om aan de Rijksarchivarissen op te dragen, aan gemeenten, die een eigen archivaris en doelmatige archieflokalen hebben, van de overeenkomstig artikel 1 naar de Rijksarchiefbewaarplaatsen overgebrachte boeken en papieren de zoodanige, welke die gemeente betreffen, tot wederopzeggens in bewaring te geven, onder voorwaarde, dat het betrokken gemeentebestuur zich verbinde:

• a. de genoemde boeken en papieren zoo spoedig mogelijk, en in elk geval binnen den tijd van vijf jaren, te doen inventariseeren naar een door Onzen voornoemden Minister goed te keuren plan;

• b. in een reglement voor de gemeentelijke archiefbewaarplaats en eene instructie voor den gemeente-archivaris op die boeken en papieren toepasselijk te verklaren de voor de Rijksarchiefbewaarplaatsen geldende of nader vast te stellen bepalingen omtrent de toegankelijkheid en het gebruik van archieven;

• c. te allen tijde aan Onzen voornoemden Minister, den Algemeenen Rijksarchivaris en de Rijksarchivarissen in de provinciën desverlangd eenige der genoemde boeken en papieren tijdelijk af te staan of kosteloos de ten behoeve van het Rijk verlangde afschriften te verstrekken;

• d. aan den Algemeenen Rijksarchivaris en aan den Rijksarchivaris in de provincie, waartoe gemeente behoort, steeds toegang tot de bewaarplaats van die boeken en papieren te verleenen;

• e. terstond mededeeling te doen aan Onzen voornoemden Minister van iedere vaststelling, wijziging of intrekking van een reglement voor de gemeentelijke archiefbewaarplaats of van eene instructie voor den gemeente-archivaris en van iedere benoeming, schorsing, ontslag of overlijden van een ambtenaar, behoorend tot het personeel van de gemeentelijke archiefbewaarplaats.

Onze Ministers van Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen en van Justitie zijn, ieder voor zooveel hem betreft, belast met de uitvoering van dit besluit, hetwelk in het Staatsblad zal worden geplaatst en waarvan afschrift zal worden gezonden aan den Raad van State en de Algemeene Rekenkamer.