Besluit van de Minister-President, Minister van Algemene Zaken van 01-01-2018, nr. 3976193 met betrekking tot digitale vervanging van personele archiefbescheiden (Vervangingsbesluit personele archiefbescheiden AZ)

Gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995, artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, artikel 26b van de Archiefregeling en artikel 2, derde lid, onder a en onder c van het Besluit van de Minister van Algemene Zaken van 17 september 2009, nr. 3457336 tot het verlenen van machtiging aan P-Direkt (Stcrt. 2009, 15587);

Besluit:

Artikel 1. Archiefbescheiden

Dit besluit heeft betrekking op routinematige vervanging door digitale reproducties van de archiefbescheiden die op grond van het Basisselectiedocument P-dossier ‘Mens en Werk’ 1945 voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze archiefbescheiden worden vernietigd.

Artikel 2. Digitale vervanging

De digitale vervanging geschiedt ten minste overeenkomstig de specificaties en instellingen zoals deze zijn opgenomen in de bijlage bij dit besluit en op de wijze zoals beschreven in het Handboek Digitale Vervanging Personeelsdossiers van P-Direkt van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Artikel 3. Uitvoering

De digitale reproductie wordt uitgevoerd door P-Direkt.

Artikel 4. Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Artikel 5. Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Vervangingsbesluit personele archiefbescheiden AZ.

Bijlage. bij het Vervangingsbesluit personele archiefbescheiden AZ

Deze bijlage bevat de eisen waaraan de uitvoering van het vervangingsproces ten minste zal voldoen, een en ander overeenkomstig artikel 26b van de Archiefregeling.

Artikel 26b van de Archiefregeling luidt aldus:

De zorgdrager verschaft in het besluit tot vervanging, bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, voor zover dit besluit archiefbescheiden betreft die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, inzicht in ten minste de volgende aspecten van het door hem toegepaste vervangingsproces:

Ad a.

De reikwijdte van het vervangingsproces is beschreven in artikel 1 van het vervangingsbesluit.

Ad b.

Voor het scannen is gekozen voor compacte afdelingsscanners met de volgende eigenschappen:

De standaard instelling voor het scannen is zwart/wit. Het scannen in kleur wordt telkens handmatig door de scanmedewerker ingesteld.

Voor het scannen in zwart-wit is gekozen voor een minimale resolutie van 300 DPI 8 Bit.

Voor het scannen in kleur is gekozen voor een minimale resolutie van 300 DPI 24 Bit.

De kwaliteitsinstellingen zijn minimaal:

De Virtual ReScan instellingen zijn minimaal:

Clarity (helderheid)

Automatisch staat de Sensitivity op High (5) en de intelligent clean-up op Normaal (3) (onderdrukking van de achtergrond).

De Noise (ruis) instellingen zijn minimaal:

De Skew (uitlijnen) instellingen zijn minimaal:

De kleurinstellingen zijn minimaal:

De Background (achtergrond)instellingen zijn minimaal:

De Blank Page (blanco pagina) instellingen zijn minimaal:

Ad c.

De scanstations zijn voorzien van “Capture-software” voor het batchgewijs scannen van documenten, om deze vervolgens te verrijken door er informatie aan toe te voegen (metadata) tenminste overeenkomstig NEN-ISO 23081.

Aanvullend zijn de scanstations voorzien van “Virtual ReScan-software” die er voor zorgt dat de scanner altijd heldere, schone en leesbare beelden produceert zonder hiervoor steeds de instellingen van de scanner aan te hoeven passen.

Ad d.

Standaard wordt gescand in zwart-wit. Indien een document echtheidskenmerken bevat (wettelijk identiteitsbewijs, diploma, VOG) wordt kleurrelevant gescand. Dit wordt telkens handmatig ingesteld bij het scannen.

Ad e.

Het scanproces vindt batchgewijs plaats. Per zorgdrager wordt er een batchclass aangemaakt ten behoeve van het validatieproces waarbij de metadata en de specifieke kenmerken worden toegekend aan het digitale document.

Aan het digitale document worden ten minste de volgende metagegevens toegevoegd:

Documenten worden standaard in PDF/A formaat gedigitaliseerd.

Documenten worden niet bewerkt en worden niet gecomprimeerd.

Ad f.

Nadat de documenten tijdens het valideren zijn voorzien van metadata worden deze geverifieerd op correct- en volledigheid. Daarbij wordt het vier-ogen principe toegepast. De medewerker die heeft gevalideerd, mag niet verifiëren. Dit zal bij het toekennen van autorisaties in het computersysteem worden verwerkt.

Afwijkingen worden meteen gecorrigeerd en afgehandeld. Hiervan wordt een administratie bijgehouden. Onvolkomenheden worden inhoudelijk besproken met degene die deze onvolkomenheden heeft veroorzaakt.

Ad g.

Na de zogenaamde vervangingscontrole worden in opdracht van de zorgdrager de te vernietigen papieren documenten verzameld in een speciaal daarvoor bestemde container. Deze container wordt door een gespecialiseerd vernietigingsbedrijf opgehaald en de inhoud wordt vervolgens vernietigd. Op het proces is een Track & Trace van toepassing. Van de feitelijke vernietiging van het papier wordt door het vernietigingsbedrijf een verklaring afgegeven.

Ad h.

Bij de vorming van de digitale reproductie wordt een visuele kwaliteitscontrole uitgevoerd door de scanmedewerker. Deze controle beslaat de volgende onderdelen:

Bij afwijking(en) in kwaliteit vanwege hard- en/of software problemen wordt volgens het onderhoudscontract expertise ingeschakeld.

Voordat de gedigitaliseerde documenten (reproducties) naar de tijdelijke archiefruimte worden verplaatst, wordt er maandelijks een interne controle op het verwerkingsproces uitgevoerd. Na eventuele correcties worden de betreffende documenten vrijgegeven voor transport naar de tijdelijke archiefruimte in afwachting van de vervangingscontrole.

Dit besluit wordt met de bijlage in de Staatscourant geplaatst. Het Handboek Digitale vervanging Personeelsdossiers ligt ter inzage op het Ministerie van Algemene Zaken en wordt op verzoek digitaal te beschikking gesteld.