LegalizeRegeling van de Minister voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media, van 13 juni 2018, nr. 1366416 PO, houdende regels omtrent informatievoorziening in het primair onderwijs (Regeling informatievoorziening WPO/WEC)
Gelet op de artikel 164a, derde lid en 164c, vierde lid, van de Wet op de expertisecentra, de artikelen 178a, derde lid en 178c, vierde lid, van de Wet op het primair onderwijs, artikel 10b, tweede lid, van het Besluit bekostiging WEC, artikel 11a, tweede lid, van het Besluit bekostiging WPO en de artikelen 4 en 9 van het Besluit informatievoorziening WPO/WEC;
Besluit:
Paragraaf 1. Algemene bepalingen
Artikel 1. Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
- bevoegd gezag: bevoegd gezag als bedoeld in artikel 1 WPO dan wel artikel 1 WEC;
- inspectie: Inspectie van het onderwijs;
- Minister: Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;
Paragraaf 2. Gebruik gegevens basisregister onderwijs door de Minister
Artikel 2. Reikwijdte
Vervallen
Artikel 3. Te verstrekken gegevens
Vervallen
Artikel 4. Wijze van verstrekking
Vervallen
Artikel 5. Tijdstippen van verstrekking gegevens met betrekking tot bepaalde perioden
Vervallen
Paragraaf 3. Leerlingenadministratie
Artikel 6. Reikwijdte
Deze paragraaf berust op artikel 11 van het Besluit bekostiging WPO 2022 en artikel 10 van het Besluit bekostiging WEC 2022.
Artikel 7. Levering leerlinggegevens
Vervallen
Artikel 8. Bijzondere levering
Vervallen
Artikel 9. Data en termijnen voor levering leerlinggegevens
Vervallen
Artikel 10. Inzage leerlingenadministratie
In geval van een steekproefsgewijze controle door of namens de Minister geeft het bevoegd gezag inzage in de in bijlage 2 genoemde gegevens van leerlingen en hun ouders op basis waarvan de hoogte van de bekostiging is vastgesteld.
Artikel 11. Terugkoppeling inschrijvingsgegevens
Vervallen
Artikel 12. Technische specificaties
Vervallen
Paragraaf 4. Levering organisatie- en personeelsgegevens
Artikel 13. Reikwijdte
Deze paragraaf berust op artikel 4 van het Besluit informatievoorziening WPO/WEC.
Artikel 14. Te leveren gegevens
Het bevoegd gezag en het bestuur van een samenwerkingsverband als bedoeld in artikel 18a WPO leveren de financiële gegevens, genoemd in bijlage 5, overeenkomstig de beschrijving en op de wijze als vermeld in het programma van eisen in bijlage 5, aan de Minister.
Artikel 15. Bijzondere levering
Het bevoegd gezag dat na overleg met de Minister, door de Minister niet in staat wordt geacht de gegevens, bedoeld in artikel 14, eerste, tweede of derde lid, op de in dat lid genoemde wijze te leveren, levert de gegevens op de wijze die door de Minister wordt vastgesteld na overleg met het bevoegd gezag.
Artikel 16. Tijdelijke afwijking levering gegevens
Vervallen
Paragraaf 5. Overige bepalingen
Artikel 17. Wijziging Regeling gebruik gegevens bron
Wijzigt de Regeling gebruik gegevens bron.
Artikel 18. Wijziging Regeling structurele gegevenslevering WPO/WEC
De Regeling structurele gegevenslevering WPO/WEC wordt ingetrokken.
Artikel 19. Inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 augustus 2018.
Artikel 20. Citeertitel
Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling informatievoorziening WPO/WEC.
Bijlage 1. behorende bij artikel 7, van de Regeling informatievoorziening WPO/WEC
PvE Leerlinggegevens
1. Inleiding
Inrichting van de leerlingenadministratie
De leerlingenadministratie omvat per leerling de volgende gegevens:
2. Definities
Dit hoofdstuk definieert alle relevante begrippen uit het PvE.
3. Procesbeschrijving BRON voor PO
3.1. Inleiding
Het bevoegd gezag levert op elektronische wijze de leerlinggegevens aan DUO aan. Hiervoor is het nodig dat een certificaat (beveiligingsmiddel) geïnstalleerd is.
3. Verzuimregistratie
Bewaartermijn:
Voor alle genoemde basisdocumenten geldt een bewaartermijn van vijf jaar na de datum van uitschrijving van de leerling. De documenten mogen eventueel ook in gedigitaliseerde vorm worden opgeslagen. De documenten worden binnen 8 weken na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd (artikel 12 Besluit bekostiging WPO 2022; artikel 11 Besluit bekostiging WEC 2022).
Voor alle genoemde basisdocumenten geldt een bewaartermijn van vijf jaar na de datum van uitschrijving van de leerling. De documenten mogen eventueel ook in gedigitaliseerde vorm worden opgeslagen. De documenten worden binnen 8 weken na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd (artikel 9 Besluit bekostiging WPO; artikel 8 Besluit bekostiging WEC).
Scholen hebben de vrijheid om te kiezen voor aanlevering aan BRON middels één of meerdere aanleverpunten. De school is geheel vrij bij het toewijzen van aanleverpuntnummers; hiervoor hoeven de in BRIN-tabellen aanwezige vestigingsvolgnummers niet te worden gebruikt.
PvE Organisatiegegevens
Na het doorgeven van de deelnamegegevens wordt de procedure gestart voor levering van een beveiligingsmiddel voor de gegevensuitwisseling middels een certificaat. De procedure voor het aanvragen en installeren van een certificaat staat op de website van DUO (https://duo.nl/zakelijk/primair-onderwijs/softwareleveranciers/softwareleveranciers-las.jsp.).
1.1. Algemeen
Voor het bekostigen van scholen en voor het maken en evalueren van beleid zijn gegevens nodig van scholen en het bevoegd gezag van scholen. Een deel van de benodigde gegevens moeten door het bevoegd gezag worden geleverd. Dit PvE gaat over de aanlevering van de organisatiegegevens.
1.2. Wettelijke basis voor de levering
De basis van dit PvE zijn de Wet op het primair onderwijs en het Besluit informatievoorziening WPO/WEC. Voor alle gegevens is in wet- en regelgeving aangegeven waarvoor ze mogen worden gebruikt.
1.3. Voor wie is het PvE bedoeld
Het PvE is bedoeld voor het bevoegd gezag van scholen en instellingen vallend onder de WPO en de WEC.
Het PvE is bedoeld voor het bevoegd gezag van scholen en instellingen vallend onder de WPO en de WEC.
2.1. Algemeen
Gegevens over het bevoegd gezag, de instellingen en de samenwerkingsverbanden worden vastgelegd in de BRIN. De registerhouder DUO geeft aan elke organisatie, die in het register wordt vastgelegd, een uniek nummer. Verder legt de registerhouder informatie vast uit beschikkingen en andere voor de werkprocessen van belang zijnde gegevens. Gegevens waarvoor goedkeuring is verleend kunnen niet zonder toetsingsprocedure gewijzigd worden. Andere gegevens, zoals communicatiegegevens kunnen, op aangeven van het bevoegd gezag, wel zonder toetsing worden gemuteerd. Via www.duo.nl kunnen ook andere partijen informatie halen uit deze registratie.
2.2. Elektronische aanlevering van gegevens
BRIN kent een papieren en een elektronische wijzigingsprocedure voor die gegevens die in BRIN opgenomen organisaties zelf kunnen laten muteren. De papieren wijzigingsprocedure verloopt via het BRIN-mutatieformulier dat elke organisatie in bezit heeft. Vanaf 1 augustus 2007 kan het bevoegd gezag van scholen (en VGK-instellingen) de wijzigingen in de communicatie gegevens, genoemd in de volgende paragraaf van dit PvE, elektronisch aanleveren.
Voor wijzigingen in andere gegevens blijven de huidige procedures gehandhaafd.
3.8. Schonen BRON
Voor het bevoegd gezag gaat het om de naam, de datum opheffing, het centraal rekeningnummer, de salarisverwerkende instelling, het administratiekantoornummer en fusie met een ander bevoegd gezag. Bij dit soort mutaties wordt de mutatie alleen verwerkt, indien bepaalde (wettelijke) bescheiden zijn meegeleverd en indien daarvoor op grond van een wettelijk voorschrift een positief besluit over is genomen.
Tot slot kennen de WPO en de WEC opheffingsnormen voor scholen en vestigingen. Dit betekent dat in het geval dat het aantal leerlingen van een school of vestiging gedurende drie teldata onder de opheffingsnorm zit, de Minister de betreffende school of vestiging kan opheffen.
2.3. De gegevens
2.3. De gegevens
Deze informatie kunnen scholen vanaf eind 2018 ook via het DUO-zakelijk portaal aanleveren.
Deze informatie kunnen scholen vanaf eind 2018 ook via het DUO-zakelijk portaal aanleveren.
Deze informatie kunnen scholen vanaf eind 2018 ook via het DUO-zakelijk portaal aanleveren.
Deze informatie kunnen scholen vanaf eind 2018 ook via het DUO-zakelijk portaal aanleveren.
Het domein geeft de mogelijke waarden van een attribuut aan.
3. Termijn voor aanlevering van de gegevens
Alle wijzigingen worden aangeleverd binnen vier weken na mutatiedatum.
4. Wijze van aanleveren
De aanlevering geschiedt via het BRIN-mutatieformulier of elektronisch. U dient hiervoor gebruik te maken van het onderwerp instellingsinformatie onder www.duo.nl.
4.1.3. Inschrijving WPO gegevens
Een inschrijving WPO kent diverse gegevensgroepen die de inschrijving kenmerken. Hieronder staat de totale lijst van gegevensgroepen en gegevens die kunnen voorkomen bij een inschrijving WPO. De gegevens en gegevensgroepen zijn niet allemaal in alle situaties verplicht; dit staat in detail aangegeven bij de berichtbeschrijving en de controles.
PvE Financiële gegevens
Het bevoegd gezag levert jaarlijks uiterlijk 30 juni over het voorafgaande kalenderjaar aan DUO:
PvE Personele gegevens
Naast de kopgegevens, persoonsgegevens en inschrijvingsgegevens voor WPO en WEC zijn er nog andere gegevens die een rol spelen bij de uitwisseling tussen PO-scholen en BRON: de Verplichte eindtoets.
1.1. Algemeen
Voor het bekostigen van scholen en voor het maken en evalueren van beleid zijn gegevens nodig van scholen en het bevoegd gezag van scholen. De benodigde gegevens moeten door het bevoegd gezag worden geleverd. Dit PvE gaat over de aanlevering van personele gegevens. Meer informatie voor de salarisverwerkers en softwareleveranciers is beschikbaar via de website van DUO (https://duo.nl/zakelijk/primair-onderwijs/personeel/levering-personeelsgegevens.jsp)’.
Voor het bekostigen van scholen en voor het maken en evalueren van beleid zijn gegevens nodig van scholen en het bevoegd gezag van scholen. De benodigde gegevens moeten door het bevoegd gezag worden geleverd. Dit PvE gaat over de aanlevering van personele gegevens. Meer informatie voor de salarisverwerkers en softwareleveranciers is beschikbaar via de website van DUO (https://duo.nl/zakelijk/primair-onderwijs/personeel/levering-personeelsgegevens.jsp)’.
De basis van dit PvE zijn de Wet op het primair onderwijs en het Besluit informatievoorziening WPO/WEC. Voor alle gegevens is in wet- en regelgeving aangegeven waarvoor ze mogen worden gebruikt.
1.3. Voor wie is het PvE bedoeld
Het PvE is bedoeld voor het bevoegd gezag van scholen en instellingen vallend onder de WPO en WEC.
2. Personele gegevens
2.1. Algemeen
Gegevens over personeel worden door DUO verzameld op het niveau van arbeidsrelaties en op het niveau van de instellingen. Voor het beleid van OCW – en in het bijzonder het arbeidsmarktbeleid voor de sector Onderwijs – is het van belang dat landelijke ontwikkelingen kunnen worden gevolgd.
2.2. Elektronische aanlevering van gegevens
Het bevoegd gezag verplicht voor alle onder het gezag staande bekostigde scholen en instellingen de in dit PvE opgenomen personele gegevens elektronisch aan te leveren. De reikwijdte van dit PvE strekt zich ook uit tot het bovenschoolse personeel dat een arbeidsrelatie heeft met het betreffende bevoegd gezag.
Het bevoegd gezag verplicht voor alle onder het gezag staande bekostigde scholen en instellingen de in dit PvE opgenomen personele gegevens elektronisch aan te leveren. De reikwijdte van dit PvE strekt zich ook uit tot het bovenschoolse personeel dat een arbeidsrelatie heeft met het betreffende bevoegd gezag.
De personele gegevens voor personeel dat benoemd is hebben betrekking op:
Daarnaast worden personele gegevens voor personeel niet in loondienst opgevraagd. Voor deze groep gaat het om een sterk beperkte levering ten opzichte van personeel dat in loondienst is.
Het bevoegde gezag levert de in dit PvE vermelde gegevens voor alle personen met wie het bevoegde gezag een arbeidsrelatie heeft, ongeacht of de persoon werkzaam is bij een school of instelling dan wel een bovenschoolse benoeming heeft.
Gegevens over personeel dat is benoemd, te leveren op het niveau van de afzonderlijke arbeidsrelaties
In dit PvE worden de gegevens die geleverd moeten worden genoemd. Net als bij de andere bijlagen in deze Regeling worden in dit PvE alleen de gegevens genoemd zoals de bevoegde gezagsorganen deze moeten aanleveren. Op de site van DUO staan het format, lengte en andere aspecten hoe de gegevens geleverd moeten worden (https://www.duo.nl/zakelijk/primair-onderwijs/personeel/levering-personeelsgegevens.jsp).
2.3.1. Onderdeel ‘Persoon’
2.3.2. Onderdeel ‘Arbeidsrelatie’
De volgende tabellen worden gebruikt bij controles.
2.3.4. Onderdeel ‘Verlofgegevens (waaronder ziekteverlof)’
2.3.4. Onderdeel ‘Verlofgegevens (waaronder ziekteverlof)’
2.4. Domeinen
2.3.5. Onderdeel ‘PNIL’
2.4. Domeinen
2.3.6. Onderdeel ‘GGL’
2.4. Domeinen
7.1.8. Soort school
7.1.9. Aanduiding NNCA
7.1.10. Bekostigingscategorie
3. Termijn voor aanlevering van de gegevens
7.1.12. Verplichte eindtoets
7.1.13. Niveau eindtoets
De raadpleging van dit document komt niet in de plaats van het lezen van het oorspronkelijke Staatsblad of de Staatscourant. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor eventuele onnauwkeurigheden die voortvloeien uit de omzetting van het origineel naar dit formaat.