Regeling van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 29 juni 2018, nr. 8f0daaaa-or1-1.0., tot vaststelling van procedureregels voor het omgaan met een melding van een vermoeden van een misstand bij de AIVD (Procedureregeling met betrekking tot het behandelen van meldingen inzake vermoedens van misstanden AIVD)

De minister draagt er zorg voor dat een melder als gevolg van het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een misstand, of een vertrouwenspersoon vanwege diens functie bij de uitoefening daarvan, geen nadelige gevolgen ondervindt tijdens en na de behandeling van de melding.

Ten aanzien van een direct leidinggevende, een hogere leidinggevende, de BVA, een vertrouwenspersoon, een lid van de interne commissie of een lid van de gezamenlijke commissie wordt vanwege de uitoefening van zijn of haar taken op basis van dit besluit geen beslissing genomen of handeling verricht met nadelige gevolgen voor zijn of haar rechtspositie.

De minister wijst een of meer vertrouwenspersonen aan binnen de AIVD.

De vertrouwenspersoon heeft in elk geval tot taak:

Een melder kan een in het kader van deze regeling aangewezen vertrouwenspersoon in vertrouwen raadplegen over een vermoeden van een misstand.

De vertrouwenspersoon maakt de identiteit van de melder niet bekend zonder schriftelijke instemming van de melder.

Voor zover een melder werkzaam is bij de AIVD doet de melder een melding bij zijn direct leidinggevende, bij een hogere leidinggevende, bij de BVA of bij een vertrouwenspersoon. Indien dit niet in redelijkheid van hem kan worden gevraagd, kan hij rechtstreeks melding doen bij de afdeling klachtbehandeling.

Voor zover een melder werkzaam is geweest bij de AIVD doet de melder een melding bij de BVA of bij een vertrouwenspersoon. Indien dit niet in redelijkheid van hem kan worden gevraagd, kan hij rechtstreeks melding doen bij de afdeling klachtbehandeling.

Voor zover een melder niet werkzaam is of is geweest bij de AIVD, maar wel betrokken is of is geweest bij de uitvoering van de Wiv 2017 of de Wvo, doet de melder een melding bij de BVA of bij een vertrouwenspersoon. Indien dit niet in redelijkheid van hem kan worden gevraagd, kan hij rechtstreeks melding doen bij de afdeling klachtbehandeling.

De secretaris-generaal stelt onverwijld een onderzoek in naar het vermoeden van een misstand dat door de melder is gemeld, tenzij:

De secretaris-generaal meldt het achterwege laten van een onderzoek en van de verdere behandeling van de melding zo spoedig mogelijk schriftelijk en gemotiveerd aan de melder, al dan niet via de vertrouwenspersoon, alsmede aan de persoon of personen op wie de melding betrekking heeft, indien deze op de hoogte zijn gebracht van de melding.

Bij de kennisgeving, bedoeld in het tweede lid, wordt mededeling gedaan van de mogelijkheid het vermoeden van een misstand te melden bij de afdeling klachtbehandeling.

Het in het eerste lid bedoelde onderzoek wordt, namens de secretaris-generaal, verricht door een interne commissie.

Het onderzoek wordt niet verricht door een persoon die mogelijk betrokken is of is geweest bij de vermoedelijke misstand of op onvoldoende afstand staat van de te onderzoeken kwestie of personen.

De interne commissie rapporteert haar bevindingen, door tussenkomst van de directeur-generaal of bij diens afwezigheid de plaatsvervangend directeur-generaal, aan de secretaris-generaal.

De secretaris-generaal stelt de melder, al dan niet via de vertrouwenspersoon, binnen twaalf weken na de melding schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek, het oordeel daarover en de eventuele consequenties die daaraan worden verbonden.

Als niet binnen twaalf weken toepassing kan worden gegeven aan het eerste lid, wordt de melder, al dan niet via de vertrouwenspersoon, voordat deze termijn verlopen is daarvan schriftelijk en gemotiveerd op de hoogte gesteld. Daarbij wordt de termijn aangegeven waarbinnen de melder, al dan niet via de vertrouwenspersoon, een kennisgeving als bedoeld in het eerste lid ontvangt.

Het eerste en tweede lid zijn van overeenkomstige toepassing op de persoon of personen op wie de melding betrekking heeft, tenzij daardoor een onderzoeksbelang kan worden geschaad.

Bij de kennisgeving, bedoeld in het eerste lid, wordt mededeling gedaan van de mogelijkheid het vermoeden van een misstand te melden bij de afdeling klachtbehandeling.

Indien de melder een melding wil doen die betrekking heeft op een of meer gezamenlijke teams van de AIVD en de MIVD, kan de melder zich zowel tot de AIVD als de MIVD richten.

Indien de melding betrekking heeft op een of meer gezamenlijke teams van de AIVD en MIVD, dienen de diensten elkaar onverwijld in kennis te stellen van een dergelijke melding en de datum waarop deze is ontvangen.

Indien de melding wordt gericht aan de AIVD bevestigt de secretaris-generaal, in overeenstemming met de secretaris-generaal van het Ministerie van Defensie, de ontvangst van de melding schriftelijk aan de melder, al dan niet door tussenkomst van de vertrouwenspersoon, en informeert de persoon of personen op wie de melding betrekking heeft over de melding, tenzij daardoor een onderzoeksbelang of een belang van de melder onnodig of onevenredig kan worden geschaad.

De secretaris-generaal en de secretaris-generaal van het Ministerie van Defensie stellen onverwijld een onderzoek in naar het vermoeden van een misstand indien de melding betrekking heeft op een gezamenlijk team van de AIVD en MIVD.

Artikel 8, eerste tot en met derde lid, zijn van overeenkomstige toepassing.

Het in het eerste lid bedoelde onderzoek wordt, namens de secretaris-generaal en de secretaris-generaal van het Ministerie van Defensie, verricht door een gezamenlijke commissie.

Indien gedurende het onderzoek blijkt dat de melding voornamelijk betrekking heeft op één van de diensten, kan er, met wederzijdse instemming, besloten worden dat het onderzoek verder zal worden verricht door de dienst op welke de melding voornamelijk betrekking heeft.

De gezamenlijke commissie rapporteert haar bevindingen, door tussenkomst van de directeur-generaal of bij diens afwezigheid de plaatsvervangend directeur-generaal en de directeur van de MIVD, aan de secretaris-generaal en de secretaris-generaal van het Ministerie van Defensie.

De secretaris-generaal en het bevoegd gezag van het Ministerie van Defensie stellen de melder, al dan niet via de vertrouwenspersoon, binnen twaalf weken na de melding schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek, het oordeel daarover en de eventuele consequenties die daaraan worden verbonden.

Artikel 9, tweede tot en met vierde lid, zijn van overeenkomstige toepassing.

De melder, de vertrouwenspersoon of de gewezen vertrouwenspersoon, die bezwaar maakt of een gerechtelijke procedure instelt, kan aanspraak maken op een tegemoetkoming in de kosten van die procedure, op voorwaarde dat:

De melder, de vertrouwenspersoon of de gewezen vertrouwenspersoon, een lid van de interne commissie of een lid van de gezamenlijke commissie die zijn zienswijze naar voren brengt met betrekking tot een voorgenomen beslissing of handeling die naar zijn oordeel een benadeling inhoudt als gevolg van een melding of van de uitoefening van zijn functie als vertrouwenspersoon dan wel als lid van de interne of gezamenlijke commissie, kan aanspraak maken op een tegemoetkoming in de kosten, indien:

Een verzoek om een tegemoetkoming in de kosten, zoals bedoeld in het eerste of tweede lid, wordt gericht aan de secretaris-generaal.

Aanspraak op een tegemoetkoming bestaat alleen voor zover in verband met de in het eerste en tweede lid bedoelde procedures daadwerkelijk kosten worden of zijn gemaakt met betrekking tot door een derde beroepsmatig verleende rechtsbijstand.

De tegemoetkoming voor iedere afzonderlijke procedure, bedoeld in artikel 11, eerste en tweede lid, is gelijk aan tweemaal het bedrag, genoemd in onderdeel B1 van de bijlage bij het Besluit proceskosten bestuursrecht.

Artikel 3 van het Besluit proceskosten bestuursrecht is van overeenkomstige toepassing.

De secretaris-generaal beslist binnen zes weken op het verzoek.

De secretaris-generaal kan de beslissing voor ten hoogste vier weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan.