Besluit van de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport van 23 augustus 2018 tot vervanging personele archiefbescheiden Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Gelet op:

Artikel 7 van de Archiefwet.

Artikel 6 eerste lid van het Archiefbesluit 1995.

Artikel 26b van de Archiefregeling 2009.

Besluit:

Artikel 1

Dit besluit heeft betrekking op archiefbescheiden op papier die behoren of zullen gaan behoren tot de personeelsdossiers van het kerndepartement van het Ministerie van Volksgezondheid en van de diensten, de instellingen en de secretariaten van de raden en commissies, zoals genoemd in het Organisatiebesluit VWS 2021. Deze archiefbescheiden worden vervangen door digitale reproducties. Deze vervanging betreft alle papieren archiefbescheiden die betrekking hebben op de personeelsgegevens en salarisgegevens zoals beschreven in het ‘Basisselectiedocument P-dossier is Mens-en-werk, 1945–’.

Artikel 2

De digitale reproductie geschiedt ten minste overeenkomstig de specificaties en instellingen zoals deze zijn opgenomen in de bijlage als ook in het Handboek Digitale Vervanging Personeelsdossiers van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt gepubliceerd.

Artikel 4

Dit besluit wordt aangehaald als: Vervangingsbesluit personele archiefbescheiden Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.

Bijlage

Deze bijlage bevat een samenvatting van het Handboek Digitale Vervanging Personeelsdossiers conform artikel 26b van de Archiefregeling 2009 (wijziging 17 december 2012).

Het volledige handboek ligt ter inzage bij de bibliotheek van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.

Artikel 26b. Aspecten vervangingsproces

De zorgdrager verschaft in het besluit tot vervanging, bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, voor zover dit besluit archiefbescheiden betreft die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, inzicht in ten minste de volgende aspecten van het door hem toegepaste vervangingsproces:

Ad.a

De documenten die het vervangingsproces doorlopen, betreffen alle originele papieren personele documenten van de medewerkers van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport die in het digitale personeelsdossier komen. Een onderscheid wordt gemaakt tussen de volgende personele documenten:

Ad.b

Voor het scannen is gekozen voor compacte afdelingsscanners met de volgende eigenschappen:

Voor het scannen in zwart-wit is gekozen voor een minimale resolutie van 300 DPI 8 Bit. Indien kleur door de scanners gedetecteerd wordt, zal de betreffende pagina toch zwart-wit worden gescand.

Voor het scannen in kleur is gekozen voor een minimale resolutie van 300 DPI 24 Bit. Het scannen in kleur wordt telkens handmatig ingesteld. Op aanvraag is er wel een kleurenprofiel te in te stellen.

De kwaliteitsinstellingen zijn minimaal:

De Virtual Rescan instellingen zijn minimaal:

Automatisch staat de Sensitivity op High (5) en de intelligent clean-up op Normaal (3) (onderdrukking van de achtergrond).

De Noise (ruis) instellingen zijn minimaal:

De Skew (uitlijnen) instellingen zijn minimaal:

De kleurinstellingen zijn minimaal:

De Background (achtergrond)instellingen zijn minimaal:

De Blank Page (blanco pagina) instellingen zijn minimaal:

Ad.c

De scanstations zijn voorzien van “Capture-software” voor het batchgewijs scannen van documenten, om deze vervolgens te verrijken door er informatie aan toe te voegen (metadata). Module Validation.

Aanvullend zijn de scanstations voorzien van “Virtual ReScan-software” dat er voor zorgt dat de scanner altijd heldere, schone en leesbare beelden produceert zonder hiervoor steeds de instellingen van de scanner aan te hoeven passen.

Ad.d

Standaard wordt gescand in zwart-wit. Indien een document echtheidskenmerken bevat (Wettelijk identiteitsbewijs, Diploma, VOG) wordt kleurrelevant gescand. Dit wordt telkens handmatig ingesteld bij het scannen.

Ad.e

Het scanproces vindt batchgewijs plaats. Per departement wordt er een batchclass aangemaakt ten behoeve van het validatieproces waarbij de metadata en de specifieke kenmerken worden toegekend aan het digitale document. Documenten worden standaard in PDF/A formaat gedigitaliseerd.

Documenten worden niet bewerkt en worden niet gecomprimeerd.

Ad.f

Nadat de documenten tijdens het valideren zijn voorzien van metadata worden deze geverifieerd op correct- en volledigheid. Om vervanging te waarborgen wordt het vier ogen principe toegepast. De medewerker welke heeft gevalideerd mag niet verifiëren. Dit wordt autorisatietechnisch in het systeem afgevangen. Module Verification.

Afwijkingen worden meteen gecorrigeerd en afgehandeld. Hiervan wordt een administratie bijgehouden. Onvolkomenheden worden inhoudelijk besproken met degene die deze onvolkomenheden heeft veroorzaakt.

Ad.g

Na de zogenaamde vervangingscontrole worden in opdracht van het departement de te vernietigen papieren documenten verzameld in een speciaal daarvoor bestemde container. Deze container wordt door een gespecialiseerd vernietigingsbedrijf opgehaald en de inhoud wordt vervolgens vernietigd. Van de feitelijke vernietiging van het papier wordt door het vernietigingsbedrijf een verklaring afgegeven.

Ad.h

Voordat het scannen plaatsvindt wordt een kwaliteitscontrole uitgevoerd door de scanmedewerker. Deze controle beslaat de volgende onderdelen:

Vervolgens wordt de batch voorzien van scanvoorbladen. Deze specifieke voorbladen zijn voorzien van pijlen die de richting aangegeven van hoe de documenten in de invoerla gelegd moeten worden. In een batch te scannen documenten moeten de scanvoorbladen dus altijd dezelfde richting uit wijzen.

Dit besluit zal met toelichting in de Staatscourant worden geplaatst met uitzondering van het Handboek Digitale Vervanging Personeelsdossiers. Het handboek ligt ter inzage bij de bibliotheek van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.