Regeling archiefbeheer NZa

De RvB draagt zorg voor voldoende budget benodigd voor de uitvoering van het archiefbeheer.

De RvB draagt zorg voor voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.

De RvB draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten die voldoen aan de wettelijke vereisten.

De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat de onder hem berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en bewaard en hij draagt zorg voor de tijdige vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Hierbij wordt het beleid van de NZa gevolgd op het terrein van informatiebeveiliging.

De verantwoordelijke is belast met de zorg voor alle analoge en digitale archieven die door de NZa worden beheerd. Daarnaast adviseert en ondersteunt hij de directies en units over de documentaire informatievoorziening. Hierbij hoort onder andere het ontwerpen en onderhouden van de onderhavige regeling en selectielijsten en het voeren van audits op de naleving van de onderhavige regeling.

De verantwoordelijke draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten.

De verantwoordelijke draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden op zodanige wijze plaatsvindt, dat het behoud van deze archiefbescheiden voldoende is gewaarborgd.

De verantwoordelijke en of unitmanager die vanuit zijn of haar functie betrokken is bij de in het eerste lid bedoelde verantwoordelijke, zorgt voor het professionaliseren van de medewerkers van het verantwoordelijk team.

Elke directeur of unitmanager is verantwoordelijk voor het correct aanleveren aan het verantwoordelijk team en het laten verwerken van de analoge archiefbescheiden die zich binnen zijn directie of unit bevinden.

De medewerkers die verantwoordelijk zijn voor functioneel beheer dragen samen met de medewerkers van de ICT-leverancier en het verantwoordelijk team zorg voor de inrichting van de informatiesystemen noodzakelijk voor archieftaken, zodanig dat deze voldoen aan de wettelijke vereisten.

De verantwoordelijke onderhoudt contacten en voert waar noodzakelijk gezamenlijk periodiek overleg met alle directeuren en unitmanagers over de gang van zaken rondom het archiefbeheer.

De verantwoordelijke voert tenminste één maal per jaar overleg met een lid van de RvB over de uitvoering van het archiefbeheer.

De verantwoordelijke onderhoudt contacten en voert indien mogelijk en noodzakelijk periodiek overleg met de Erfgoedinspectie te Den Haag en het Nationaal Archief te Den Haag.

De verantwoordelijke zorgt dat bij het opmaken dan wel bewaren van archiefbescheiden die bestemd zijn om blijvend te worden bewaard, aan de daarvoor geldende eisen uit de wet wordt voldaan.

De verantwoordelijke houdt zich aan de minimale eisen zoals bedoeld in de NEN-2082 norm die de toegankelijkheid, ordening en beschikbaarheid van archiefbescheiden borgt.

Voor het systematisch en zorgvuldig beheer van archiefbescheiden wordt onder andere gebruik gemaakt van een ordeningsstructuur.

Elke medewerker van de NZa draagt zorg voor tijdige en correcte registratie in het daarvoor op dat moment aangewezen informatiesysteem van door hem zelf opgemaakte, ontvangen en verzonden archiefbescheiden.

Bij de registratie van de archiefbescheiden in het informatiesysteem legt elke medewerker tenminste de volgende metagegevens vast opdat de archiefbescheiden eenvoudig zijn terug te vinden:

Een directeur of unitmanager, danwel een door een van hen aangewezen medewerker, stelt samen met de verantwoordelijke werkafspraken op voor de registratie van de archiefbescheiden en de bewaking van de hieraan door de verantwoordelijke toegekende voortgangs- en afdoeningstermijnen met betrekking tot zijn of haar directie of unit.

De verantwoordelijke beslist over verzoeken van directies en units tot raadpleging of uitlening van de onder zijn beheer staande archiefbescheiden. Het lenen en raadplegen van archiefbescheiden is voorbehouden aan medewerkers van de directie of unit, die zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid en aan andere medewerkers na verkregen toestemming van de betreffende directeur of unitmanager.

De verantwoordelijke neemt bij de beoordeling van verzoeken, bedoeld in het eerste lid de bepalingen uit de Algemene verordening gegevensbescherming, de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming, de Wmg, de Wet maatschappelijke ondersteuning, de Wet langdurige zorg, de Zorgverzekeringswet en overige relevante wet- en regelgeving in acht.

De verantwoordelijke houdt bij welke analoge archiefbescheiden worden uitgeleend.

Bij een verzoek voor uitlening van analoge archiefbescheiden aan een NZa-medewerker zal steeds een kopie ter beschikking worden gesteld. Indien dat niet mogelijk is onderzoekt de verantwoordelijke of de NZa kan volstaan met het laten inzien van het origineel. Indien dat niet voldoende blijkt dan stelt de verantwoordelijke het origineel ter beschikking.

Bij het ter beschikking stellen van een kopie is het bepaalde in het derde lid niet van toepassing.

De overdracht van archiefbescheiden aan een andere directie of unit is slechts toegestaan, indien de directeur of unitmanager van de ontvangende directie of unit en de directeur of unitmanager van de overdragende directie of unit hierover overeenstemming hebben bereikt.

De directeur of unitmanager van de overdragende directie of unit is verantwoordelijk voor het opmaken van een verklaring van overdracht. Deze verklaring wordt door beide betrokken directeuren of unitmanagers ondertekend. De verklaringen van overdracht worden blijvend bewaard door de verantwoordelijke.

Indien er door een NZa-medewerker toegang wordt gevraagd tot digitale archiefbescheiden waar de betreffende medewerker geen authorisatie voor heeft, zal dit ter goedkeuring worden voorgelegd aan de verantwoordelijke unitmanager die eigenaar is van dat archiefbescheiden.

De RvB beslist op grond van een advies van de verantwoordelijke en de betreffende directie of unit, over het voornemen tot vervreemding van archiefbescheiden. Een dergelijke vervreemding kan alleen plaatsvinden aan een andere zorgdrager in de zin van de wet.

Een door de verantwoordelijke aan te wijzen medewerker maakt van de vervreemding een verklaring op, die een specificatie van de te vervreemden archiefbescheiden bevat en die aangeeft op grond waarvan en op welke manier de vervreemding heeft plaatsgevonden. De RvB ondertekent de verklaring. De verklaringen van vervreemding worden blijvend bewaard door de verantwoordelijke.

De vervreemding bedoeld in het eerste lid, vindt niet eerder plaats dan nadat door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap een machtiging is afgegeven, tenzij de vervreemding plaatsvindt ter uitvoering van een wettelijk voorschrift.

De verantwoordelijke beslist over verzoeken tot terbeschikkingstelling of raadpleging van archiefbescheiden door derden. De verantwoordelijke pleegt hierover waar nodig overleg met de betreffende directies en units binnen de NZa waaronder de archiefbescheiden vallen.

De NZa betrekt bij de beoordeling van verzoeken tot terbeschikkingstelling of raadpleging van archiefbescheiden door derden de relevante wettelijke voorschriften inzake de Wet openbaarheid van bestuur, de Algemene verordening gegevensbescherming, de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming, de Wet langdurige zorg en de Wmg, de Wet hergebruik overheidsinformatie, alsmede de overige relevante wet- en regelgeving.

Van de terbeschikkingstelling, bedoeld in het eerste lid, maakt een door de verantwoordelijke aan te wijzen medewerker een verklaring op, die een beschrijving van de ter beschikking gestelde archiefbescheiden bevat. Deze verklaring bevat tevens de informatie over de periode gedurende welke deze archiefbescheiden ter beschikking worden gesteld en de omvang van de archiefbescheiden.

Een door de verantwoordelijke aan te wijzen medewerker registreert welke archiefbescheiden de NZa aan derden ter beschikking stelt en oefent controle uit op de tijdige terugbezorging.

Een door de verantwoordelijke aan te wijzen medewerker stelt een overeenkomst op tussen de NZa en de aanvrager voor het beschikbaar stellen van archiefbescheiden. In deze overeenkomst wordt bepaald voor welk tijdvak de NZa de archiefbescheiden ter beschikking stelt en tegen welke voorwaarden. In de overeenkomst wordt tevens een bepaling opgenomen over de beheerskosten voor de ter beschikking gestelde archiefbescheiden.