Besluit van de Minister van Economische Zaken en Klimaat van 14 december 2018, nr. DB/17085085, inzake de digitale vervanging van archiefbescheiden personeelsdossiers van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat (Vervangingsbesluit personele archiefbescheiden Ministerie van Economische Zaken en Klimaat)

Gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995, de artikelen 2 en 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling 2009;

Gelet op het Besluit van de Minister van Economische Zaken en Klimaat van 14 december 2018, nr. WJZ/18272243, tot het verlenen van machtiging aan P-Direkt;

Besluit:

Artikel 1

Dit besluit heeft betrekking op archiefbescheiden op papier die behoren of zullen gaan behoren tot het personeelsdossier van de medewerkers van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat. Deze archiefbescheiden worden vervangen door digitale reproducties. Deze vervanging betreft alle papieren archiefbescheiden die betrekking hebben op personeelsgegevens en salarisgegevens zoals beschreven in het ‘Basisselectiedocument P-dossier is Mens-en-werk’.

Artikel 2

De digitale reproductie geschiedt ten minste overeenkomstig de specificaties en instellingen zoals deze zijn opgenomen in de bijlage het Handboek Digitale Vervanging Personeelsdossiers P-Direkt van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking te rekenen vanaf 1 januari 2019.

Artikel 4

Dit besluit wordt aangehaald als: Vervangingsbesluit personele archiefbescheiden Ministerie van Economische Zaken en Klimaat.

Bijlage. behorende bij het besluit digitale vervanging archiefbescheiden Ministerie van Economische Zaken en Klimaat

Deze bijlage bevat een samenvatting van het Handboek Digitale Vervanging Personeelsdossiers P-Direkt van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en verschaft inzicht in de aspecten van het door de zorgdrager, de Minister van Economische Zaken en Klimaat, toegepaste vervangingsproces als bedoeld in artikel 26b van de Archiefregeling 2009.

Artikel 26b. Archiefregeling 2009, aspecten vervangingsproces

De zorgdrager verschaft in het vervangingsbesluit, bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, voor zover dit besluit archiefbescheiden betreft die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, inzicht in ten minste de volgende aspecten van het door hem toegepaste vervangingsproces:

Ad. a

De reikwijdte van het vervangingsproces is beschreven in artikel 1 van dit vervangingsbesluit.

Ad. b

Voor het scannen is gekozen voor compacte afdelingsscanners met de volgende eigenschappen:

Voor het scannen in zwart-wit is gekozen voor een minimale resolutie van 300 DPI 8 Bit. Indien kleur door de scanners gedetecteerd wordt, zal de betreffende pagina toch zwart-wit worden gescand.

Voor het scannen in kleur is gekozen voor een minimale resolutie van 300 DPI 24 Bit. Het scannen in kleur wordt telkens handmatig ingesteld. Op aanvraag is er wel een kleurenprofiel te in te stellen.

De kwaliteitsinstellingen zijn minimaal:

De Virtual Rescan instellingen zijn minimaal:

Automatisch staat de Sensitivity op High (5) en de intelligent clean-up op Normaal (3) (onderdrukking van de achtergrond).

De Noise (ruis) instellingen zijn minimaal:

De Skew (uitlijnen) instellingen zijn minimaal:

De kleurinstellingen zijn minimaal:

De Background (achtergrond)instellingen zijn minimaal;

De Blank Page (blanco pagina) instellingen zijn minimaal:

Ad. c

De scanstations zijn voorzien van 'Capture-software' voor het batchgewijs scannen van documenten, om deze vervolgens te verrijken door er informatie aan toe te voegen (metadata). Module Validation.

Aanvullend zijn de scanstations voorzien van 'Virtual ReScan-software' dat er voor zorgt dat de scanner altijd heldere, schone en leesbare beelden produceert zonder hiervoor steeds de instellingen van de scanner aan te hoeven passen.

Ad. d

Standaard wordt gescand in zwart-wit. Indien een document echtheidskenmerken bevat (Wettelijk identiteitsbewijs, Diploma, VOG) wordt kleurrelevant gescand. Dit wordt telkens handmatig ingesteld bij het scannen.

Ad. e

Het scanproces vindt batchgewijs plaats. Per departement wordt er een batchclass aangemaakt ten behoeve van het validatieproces waarbij de metadata en de specifieke kenmerken worden toegekend aan het digitale document. Documenten worden standaard in PDF/A formaat gedigitaliseerd.

Het scanproces vindt batchgewijs plaats. Per zorgdrager wordt er een batchclass aangemaakt ten behoeve van het validatieproces waarbij de metadata en de specifieke kenmerken worden toegekend aan het digitale document. Aan het digitale document worden ten minste de volgende metagegevens toegevoegd:

Documenten worden standaard in PDF/A formaat gedigitaliseerd.

Documenten worden niet bewerkt en worden niet gecomprimeerd.

Ad. f

Nadat de documenten tijdens het valideren zijn voorzien van metadata worden deze geverifieerd op correct- en volledigheid. Om vervanging te waarborgen wordt het vier ogen principe toegepast. De medewerker welke heeft gevalideerd mag niet verifiëren. Dit wordt autorisatietechnisch in het systeem afgevangen. Module Verification.

Afwijkingen worden meteen gecorrigeerd en afgehandeld. Hiervan wordt een administratie bijgehouden. Onvolkomenheden worden inhoudelijk besproken met degene die deze onvolkomenheden heeft veroorzaakt.

Ad. g

Na de zogenaamde vervangingscontrole worden in opdracht van het departement de te vernietigen papieren documenten verzameld in een speciaal daarvoor bestemde container. Deze container wordt door een gespecialiseerd vernietigingsbedrijf opgehaald en de inhoud wordt vervolgens vernietigd. Van de feitelijke vernietiging van het papier wordt door het vernietigingsbedrijf een verklaring afgegeven.

Ad. h

Voordat het scannen plaatsvindt wordt een kwaliteitscontrole uitgevoerd door de scanmedewerker. Deze controle beslaat de volgende onderdelen:

Vervolgens wordt de batch voorzien van scanvoorbladen. Deze specifieke voorbladen zijn voorzien van pijlen die de richting aangegeven van hoe de documenten in de invoerla gelegd moeten worden. In een batch te scannen documenten moeten de scanvoorbladen dus altijd dezelfde richting uit wijzen.

Dit besluit zal met de bijlage in de Staatscourant worden geplaatst.