Regeling WPG Defensie

Deze regeling is van toepassing op verwerking van politiegegevens door de Koninklijke Marechaussee die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn daarin te worden opgenomen en waarvoor de Minister van Defensie de verwerkingsverantwoordelijke is in de zin van de Wet politiegegevens.

Deze regeling is niet van toepassing op de verwerking van politiegegevens:

De Commandant Koninklijke Marechaussee is Wpg-beheerder.

De Wpg-beheerder draagt zorg voor naleving van de regelgeving omtrent verwerking van politiegegevens door de Koninklijke Marechaussee. Hij doet dit namens de minister.

Ieder jaar rapporteert de Wpg-beheerder zijn bevindingen aan de functionaris voor gegevensbescherming WPG. Hij doet dit uiterlijk op 31 december van dat jaar.

De Wpg-beheerder zorgt er voor dat contacten met de Autoriteit persoonsgegevens geschieden door tussenkomst van de functionaris voor gegevensbescherming WPG.

De Wpg-beheerder kan zijn taken geheel of gedeeltelijk opdragen aan een Wpg-onderbeheerder. Hieronder valt het binnen de Koninklijke Marechaussee coördineren van de uitvoering van de regelgeving die van toepassing is op de verwerking van politiegegevens.

In uitzondering op het vorige lid kan de Wpg-beheerder het aangaan of beëindigen van een verwerkersovereenkomst, bedoeld in artikel 1.5, niet aan de Wpg-onderbeheerder opdragen.

De Wpg-beheerder deelt het opdragen van de taken mee aan de functionaris voor gegevensbescherming WPG.

De Wpg-beheerder wijst binnen de Koninklijke Marechaussee één of meer privacyfunctionarissen aan. Hij deelt dit mee aan de functionaris voor gegevensbescherming WPG.

De privacyfunctionaris:

De privacyfunctionaris rapporteert zijn bevindingen jaarlijks aan de Wpg-beheerder.

De Wpg-beheerder kan politiegegevens laten verwerken door een verwerker, met inachtneming van artikel 6c van de wet en artikel 6:1b van het Besluit politiegegevens.

De overeenkomst tot verwerking van de betreffende politiegegevens wordt vastgelegd in een schriftelijke verwerkersovereenkomst tussen de verwerker en de Wpg-beheerder die optreedt namens de minister.

Er is een functionaris voor gegevensbescherming WPG. Hij wordt tijdig betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van politiegegevens.

De functionaris voor gegevensbescherming WPG vervult binnen het Ministerie van Defensie de taken, genoemd in artikel 36, derde lid, van de wet en ziet toe op de afwikkeling van klachten en het evalueren van incidenten over het verwerken van politiegegevens binnen het ministerie.

De functionaris voor gegevensbescherming WPG rapporteert jaarlijks aan de minister over de naleving van de wet en daarop gebaseerde regelgeving binnen het ministerie.

Voor de uitoefening van het toezicht beschikt de functionaris voor gegevensbescherming WPG over de bevoegdheden als bedoeld in Titel 5.2 van de Algemene wet bestuursrecht. De functionaris voor gegevensbescherming WPG maakt alleen gebruik van zijn bevoegdheden als dat nodig is voor de vervulling van zijn taak.

De functionaris voor gegevensbescherming WPG wordt alle medewerking verleend die hij redelijkerwijs kan vorderen, tenzij een wettelijke geheimhoudingsplicht daar aan in de weg staat.

De verwerkingsverantwoordelijke maakt de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming WPG openbaar. Hij deelt deze mee aan de Autoriteit persoonsgegevens.

Er is een register van verwerkingsactiviteiten, als bedoeld in artikel 31d van de wet, van het ministerie.

Het register wordt opgesteld en geactualiseerd door de Wpg-beheerder.

Voordat met een nieuwe of gewijzigde verwerking van politiegegevens wordt begonnen, wordt deze verwerking opgenomen in het register.

Het register omvat:

De functionaris voor gegevensbescherming WPG en de Autoriteit persoonsgegevens krijgen op hun verzoek toegang tot het register.

De Wpg-beheerder zorgt voor de elektronische vastlegging van ten minste het verzamelen, wijzigen, raadplegen, verstrekken, doorgeven, combineren of vernietigen van politiegegevens, conform artikel 32a van de wet.

De minimale duur van de logging van een politiegegeven is vier jaar.

De Wpg-beheerder voert de gegevensbeschermingseffectbeoordeling uit als bedoeld in artikel 4c van de wet, aan de hand van het Model gegevensbeschermingseffectbeoordeling Rijksdienst (PIA).

Het projectplan dat op de voorgenomen gegevensbeschermingseffectbeoordeling betrekking heeft, wordt ter advies voorgelegd aan de functionaris voor gegevensbescherming WPG. Het projectplan wordt daarnaast voorgelegd aan de Chief Information Officer als de gegevensverwerking gepaard gaat met de bouw of vergaande aanpassing van een ICT-systeem.

Een voltooide PIA bestaat uit:

Wanneer uit de gegevensbeschermingseffectbeoordeling blijkt dat de verwerking een hoog risico als bedoeld in artikel 33b, eerste lid, van de wet oplevert, wordt de Autoriteit persoonsgegevens geraadpleegd, door tussenkomst van de functionaris voor gegevensbescherming, conform art. 33b van de wet.

De privacyfunctionaris meldt een inbreuk op de beveiliging, als bedoeld in artikel 33a, eerste lid, van de wet, aan de Autoriteit persoonsgegevens. Hij stuurt een kopie daarvan aan de functionaris voor gegevensbescherming WPG.

De melding bevat de in artikel 33a, tweede lid, van de wet genoemde gegevens.

De privacyfunctionaris doet de melding binnen 72 uur nadat hij kennis heeft genomen van het datalek.

Als het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk op de beveiliging een risico voor de rechten en vrijheden van personen met zich meebrengt, doet de privacyfunctionaris de melding zodra hij de informatie kan verstrekken, genoemd in artikel 33a, tweede lid van de wet.

Een te late melding gaat vergezeld van een motivering van de vertraging.

De privacyfunctionaris deelt de inbreuk op de beveiliging mee aan de betrokkene wanneer deze inbreuk waarschijnlijk een hoog risico voor de rechten en vrijheden van personen met zich meebrengt.

De mededeling bevat de in artikel 33a, vijfde lid, van de wet genoemde gegevens.

De mededeling is niet vereist wanneer:

De mededeling kan worden uitgesteld, beperkt of achterwege gelaten:

Op verzoek van betrokkene wordt hem conform artikel 24a van de wet informatie verstrekt over de verwerking van politiegegevens. Dit wordt gedaan in beknopte en toegankelijke vorm en voor zover beveiliging dit toelaat.

Op verzoek van betrokkene worden hem conform artikel 24b van de wet de gegevens verstrekt, tenzij ten aanzien van betrokkene het gegronde vermoeden bestaat dat hij een strafbaar feit heeft gepleegd of zal gaan plegen.

Betrokkene richt verzoeken om inzage, rectificatie, aanvulling en vernietiging van politiegegevens, als bedoeld in de artikelen 25 en 28 van de wet, aan de Wpg-beheerder.

Het verzoek kan namens betrokkene worden gedaan door de Autoriteit persoonsgegevens of door de advocaat van betrokkene. Betrokkene machtigt zijn advocaat met een bijzondere, daartoe strekkende schriftelijke machtiging.

Het verzoek kan namens betrokkene worden gedaan door zijn wettelijk vertegenwoordiger als betrokkene jonger is dan 16 jaar of onder curatele is gesteld.

De Wpg-beheerder neemt het verzoek in behandeling.

Bij het in behandeling nemen van het verzoek stelt de Wpg-beheerder

Het verzoek wordt afgewezen:

Op een verzoek om inzage in de gegevens wordt binnen zes weken beslist, tenzij sprake is van verdaging als bedoeld in artikel 25, tweede lid, van de wet.

Op een verzoek om rectificatie, aanvulling of vernietiging van de politiegegevens, wordt binnen vier weken beslist.

Een afwijzing van het verzoek wordt gemotiveerd.

Het besluit als bedoeld in artikel 5.2, zevende en achtste lid, bevat de mededeling dat bezwaar gemaakt kan worden en aan wie het bezwaar gericht dient te zijn.

Binnen zes weken na de dag van verzending van een besluit als bedoeld in artikel 5.2, zevende en achtste lid, kan een ieder wiens belang rechtstreeks bij dit besluit is betrokken, bezwaar maken.

Politiegegevens worden slechts verwerkt met inachtneming van artikel 3 van de wet.

De Wpg-beheerder treft de nodige maatregelen overeenkomstig artikel 4 van de wet, waaronder:

Politiegegevens worden alleen verwerkt door ambtenaren, tewerkgesteld of ingedeeld bij de Koninklijke Marechaussee die dit doen in de uitoefening van de politietaak en voorzover zij voor die verwerking zijn geautoriseerd door de Wpg-beheerder.

De Wpg-beheerder onderhoudt een systeem van autorisaties dat voldoet aan de vereisten van zorgvuldigheid en evenredigheid, conform artikel 6 van de wet.

De Audit Dienst Rijk kan, eventueel op verzoek van de functionaris voor gegevensbescherming WPG, een audit uitvoeren naar de naleving van de wet en deze regeling.

Wanneer een auditdienst het voornemen heeft een audit te verrichten, wordt de functionaris voor gegevensbescherming WPG hiervan op de hoogte gesteld.

De auditdienst rapporteert haar bevindingen aan de minister en aan de functionaris voor gegevensbescherming WPG.