Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 23 april 2019, nr. 1396110, houdende de vaststelling van regelingen inzake vertrouwenspersonen integriteit en ongewenste omgangsvormen (Regeling vertrouwenspersonen integriteit en ongewenste omgangsvormen OCW 2019)

Geldende tekst a fecha 2019-05-24

Gelet op artikel 9:14 van de Algemene wet bestuursrecht, artikel 3, tweede lid, van de Arbeidsomstandighedenwet, artikel 6, eerste lid, van de Klachtenregeling seksuele intimidatie burgerlijk rijkspersoneel enartikel 3, van de Interne Klokkenluidersregeling Rijk, Politie en Defensie;

Met instemming van de Departementale Ondernemingsraad van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;

Besluit:

§ 1. Algemene bepalingen

Artikel 1

−. adviseur integriteit: adviseur medezeggenschap en integriteit van de directie Organisatie en Bedrijfsvoering, afdeling Personeel en Organisatie van het ministerie;

−. hoofd van dienst: hoofd van het dienstonderdeel waar de medewerker werkzaam is;

−. commissie: Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen OCW;

−. coördinator: in artikel 6, bedoelde, als coördinator vertrouwenspersonen OCW aangewezen persoon;

−. integriteitsschending: incidenteel of structureel, in strijd handelen met de Gedragscode Integriteit Rijk, de voorschriften van het ministerie of het op andere wijze niet naleven van de binnen het ministerie geldende normen en waarden, die zien op integer handelen;

−. klaagschrift: door klager ondertekend en gedagtekend geschrift waarin een omschrijving van de klacht is opgenomen en dat dient als uitgangspunt voor het onderzoek van de commissie;

−. klager: medewerker, die een klacht over enige vorm van ongewenste omgangsvormen in de zin van deze regeling bij de commissie indient;

−. medewerker: degene die werkzaamheden verricht of heeft verricht bij het ministerie of daaronder ressorterende diensten;

−. melding: het zich wenden tot de direct leidinggevende, vertrouwenspersoon of het hoofd van dienst in verband met ongewenste omgangsvormen, een vermoeden van een integriteitsschending of een misstand en het actief verzoeken om hiervan nota te willen nemen;

−. minister: Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;

−. ministerie: Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;

−. ongewenste omgangsvormen: iedere vorm van sociale interactie waarbij sprake is van factoren van direct of indirect onderscheid in de arbeidssituatie die stress teweegbrengen, met inbegrip van intimidatie, seksuele intimidatie, agressie, geweld en pesten;

−. secretaris-generaal: secretaris-generaal van het ministerie;

−. vermoeden van een misstand: hetgeen daaronder wordt verstaan in artikel 1, aanhef en onder d, van de Wet Huis voor klokkenluiders;

−. vertrouwenspersoon: de in artikel 4 bedoelde, als zodanig aangewezen persoon.

§ 2. Werkingsgebied

Artikel 2

Een medewerker die een integriteitschending of een misstand vermoedt, kan zich wenden tot zijn direct leidinggevende, tot een vertrouwenspersoon, tot het hoofd van dienst of, indien dit niet in redelijkheid van hem kan worden gevraagd, rechtstreeks een melding doen bij de afdeling Onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders in het geval van een vermoeden van een misstand, als bedoeld in artikel 1, onder d, Wet Huis voor Klokkenluiders.

Artikel 3

De medewerker die wordt of is geconfronteerd met ongewenste omgangsvormen kan zich wenden tot zijn direct leidinggevende, tot een vertrouwenspersoon, of tot de commissie.

§ 3. Aanwijzing en taken

Artikel 4

Bij het ministerie zijn ten minste één vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen en één vertrouwenspersoon integriteit.

De vertrouwenspersoon ressorteert als zodanig rechtstreeks onder de secretaris-generaal.

Artikel 5

De vertrouwenspersoon wordt aangewezen en van zijn taak ontheven door de secretaris-generaal.

Aanwijzing vindt plaats, behoudens tussentijdse taakontheffing, al dan niet op verzoek, voor de duur van 5 jaar en kan eenmalig met eenzelfde periode worden verlengd. In overleg met de coördinator kan van dat laatste worden afgeweken.

Indien de SG, gehoord de coördinator, overweegt een vertrouwenspersoon tussentijds van zijn taak te ontheffen, dan wordt de vertrouwenspersoon over dit voornemen gehoord.

Artikel 6

Bij het ministerie is een coördinator vertrouwenspersonen.

De coördinator vertrouwenspersonen wordt aangewezen en van zijn taak ontheven door de secretaris-generaal.

Aanwijzing vindt plaats, behoudens tussentijdse taakontheffing, al dan niet op verzoek, voor de duur van 4 jaar en kan eenmalig met eenzelfde periode worden verlengd.

Artikel 7

De vertrouwenspersoon integriteit heeft in elk geval de volgende taken en bevoegdheden:

a). het opvangen, begeleiden en van advies dienen van de in artikel 2 bedoelde medewerker of betrokkene;

b). het met toestemming van de in artikel 2 bedoelde medewerker inwinnen van inlichtingen die noodzakelijk zijn om een goed inzicht te krijgen in de melding;

c). het adviseren van de in artikel 2 bedoelde medewerker over eventuele vervolgstappen en het behulpzaam zijn van de melder bij eventuele vervolgstappen;

d). het verlenen van nazorg aan de in artikel 2 bedoelde medewerker;

e). het signaleren van knelpunten in de uitvoering van het beleid, het verstrekken van inlichtingen over de mogelijkheden tot voorkoming en bestrijding van niet integer gedrag in de organisatie en het geven van gevraagd of ongevraagd advies op dit gebied aan de hoofden van dienst en de secretaris-generaal;

f). het geven van voorlichting over de rol van de vertrouwenspersoon op het gebied van integriteit en over integriteit in het algemeen;

g). het registreren van de meldingen ten behoeve van de eigen roluitoefening, mede ten behoeve van de jaarlijkse rapportage aan de secretaris-generaal.

De vertrouwenspersoon integriteit heeft op het gebied van meldingen van het vermoeden van een misstand de taak die is omschreven in artikel 3, tweede lid, van de Interne Klokkenluidersregeling Rijk, Politie en Defensie.

Artikel 8

De vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen heeft in elk geval de volgende taken en bevoegdheden:

a). het opvangen, begeleiden en van advies dienen van de in artikel 3 genoemde medewerker en het zo nodig doorverwijzen naar een professionele hulpverlenende instantie of hulpverlener;

b). het met toestemming van de in artikel 3 bedoelde medewerker inwinnen van inlichtingen die noodzakelijk zijn om tot een goed inzicht te komen over de melding en de mogelijkheden om te komen tot een oplossing;

c). het adviseren over het inschakelen van een deskundige, bemiddelaar of mediator, om te komen tot een oplossing;

d). het adviseren over eventueel verder te nemen stappen en het behulpzaam zijn van de in artikel 3 bedoelde medewerker bij eventueel verder te nemen stappen;

e). het ondersteunen en begeleiden van de in artikel 3 bedoelde medewerker bij het indienen van een klacht bij de commissie en bij het horen door de commissie;

f). het verlenen van nazorg aan de in artikel 3 bedoelde medewerker;

g). het signaleren van knelpunten in de uitvoering van het beleid, het verstrekken van inlichtingen over de mogelijkheden tot voorkoming en bestrijding van niet integer en ongewenst gedrag in de organisatie en het geven van gevraagd of ongevraagd advies op dit gebied aan het hoofd van dienst en de secretaris-generaal;

h). het geven van voorlichting op het gebied van gewenst en integer gedrag en over de rol van de vertrouwenspersoon;

i). het registreren van de meldingen ten behoeve van de eigen roluitoefening en mede ten behoeve van de jaarlijkse rapportage aan de secretaris-generaal.

Artikel 9

De coördinator heeft de volgende taken en verantwoordelijkheden:

a). het onderhouden van contacten met de vertrouwenspersonen binnen het ministerie en de afdeling P&O van de directie O&B;

b). het zorgen voor een brede bekendheid van de vertrouwenspersonen bij de medewerkers van OCW;

c). het initiëren en mede voorbereiden van de plenaire vergaderingen van de vertrouwenspersonen;

d). het plannen van de jaarlijkse scholing voor de vertrouwenspersonen;

e). bijdragen aan de werving en selectie van nieuwe vertrouwenspersonen en het mede zorgdragen voor de formele voordracht aan de secretaris-generaal door toedoen van de adviseur integriteit;

f). controle op het naleven door de vertrouwenspersonen van de verplichtingen als bedoeld in artikel 13, derde en vierde lid;

g). het doen intrekken van aanwijzingsbesluiten;

h). zorgen voor intervisie en feedback aan de vertrouwenspersonen;

i). analyseren van tussentijdse meldingen en actie (doen) ondernemen waar nodig;

j). het bespreken van gesignaleerde trends met de vertrouwenspersonen;

k). in overleg met de betreffende vertrouwenspersonen actie ondernemen richting de leiding van het dienstonderdeel;

l). verzamelen van alle meldingen en deze gebruiksklaar maken voor het jaarverslag;

m). meewerken aan het opstellen van het jaarverslag en het bespreken daarvan met de secretaris-generaal;

n). het bijhouden, dan wel doen bijhouden, van een registratie- en documentatiesysteem;

o). het onderhouden van contacten met de afdeling P&O van directie O&B en de adviseur integriteit in het bijzonder.

Artikel 10

De vertrouwenspersonen brengen jaarlijks gezamenlijk verslag uit aan de secretaris-generaal.

Het verslag bevat in ieder geval een overzicht van het aantal en de aard van de meldingen in het voorgaande kalenderjaar, conclusies en eventuele aanbevelingen.

De coördinator draagt er zorg voor dat aan de Departementale Ondernemingsraad ter informatie een afschrift van het jaarverslag wordt toegezonden.

§ 4. Rechten en plichten

Artikel 11

De vertrouwenspersoon kan zich, op grond van vermenging van of tegenstrijdige belangen, tegenover een klager of melder beroepen op verschoning. In dergelijke gevallen kan hij doorverwijzen naar een andere vertrouwenspersoon.

De vertrouwenspersoon handelt, naar aanleiding van een melding, uitsluitend op grond van een rechtstreeks verzoek van de melder en met diens instemming, tenzij sprake is van een misdrijf.

De vertrouwenspersoon waarborgt te allen tijde de vertrouwelijkheid.

Artikel 12

De vertrouwenspersoon geniet binnen de rijksoverheid verschoningsrecht, behoudens in de situatie dat de wet hem tot informatieverschaffing verplicht.

Indien een vertrouwenspersoon op grond van zijn verschoningsrecht weigert informatie te verstrekken heeft dit geen gevolgen voor zijn functioneren of voor zijn rechtspositie.

Artikel 13

De directeur Organisatie en Bedrijfsvoering stelt jaarlijks een budget beschikbaar voor de deskundigheidsbevordering van de vertrouwenspersonen.

Het hoofd van het dienstonderdeel waar de vertrouwenspersoon werkzaam is, draagt er zorg voor dat de vertrouwenspersoon de faciliteiten heeft die hij nodig heeft om zijn rol naar behoren te vervullen.

Nieuw aangewezen vertrouwenspersonen nemen deel aan de basistraining.

Zittende vertrouwenspersonen nemen deel aan:

a). het halfjaarlijkse/periodieke overleg met alle vertrouwenspersonen;

b). periodieke bijscholing;

c). periodieke intervisie.

Indien de vertrouwenspersoon niet voldoet aan een of meer van de verplichtingen als bedoeld in het derde en vierde lid, of indien de vertrouwenspersoon zijn taak niet naar behoren verricht, kan de secretaris-generaal op aangeven van de coördinator besluiten de aanwijzing in te trekken.

Artikel 14

Een vertrouwenspersoon of gewezen vertrouwenspersoon ondervindt in zijn positie in de organisatie geen nadeel van zijn activiteiten in het kader van de uitvoering van deze regeling.

Voor de beëindiging van het dienstverband van een vertrouwenspersoon – anders dan op diens initiatief – is de goedkeuring vereist van de secretaris-generaal.

De vertrouwenspersoon meldt eventuele nadelige gevolgen die hij in zijn hoedanigheid van vertrouwenspersoon ondervindt bij de coördinator en de adviseur integriteit.

Een medewerker die te goeder trouw ongewenste omgangsvormen aan de orde heeft gesteld of een klacht heeft ingediend respectievelijk een vermoedelijke integriteitsschending, anders dan het vermoeden van een misstand, heeft gemeld, ondervindt in zijn positie als medewerker geen nadeel van zijn handelwijze.

Artikel 15

Indien de vertrouwenspersoon proceskosten maakt, dan is de vergoeding zoals opgenomen in hoofdstuk 3 van de Interne klokkenluidersregeling Rijk, politie en Defensie, van overeenkomstige toepassing.

§ 5. Overgangs- en slotbepalingen

Artikel 16

Voor de eerste maal worden als vertrouwenspersonen aangewezen de personen die al als zodanig waren aangewezen op grond van de Regeling klachtenprocedure ongewenst gedrag OCW 2004 of de Interne Klokkenluidersregeling Rijk, Politie en Defensie. Deze aanwijzing geldt voor de duur van vijf jaar.

Artikel 17

Deze regeling zal met toelichting in de Staatscourant worden geplaatst en treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de desbetreffende Staatscourant.

Artikel 18

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling vertrouwenspersonen integriteit en ongewenste omgangsvormen OCW 2019.