LegalizeBesluit van de Minister-President, Minister van Algemene Zaken van 19 april 2019, met nummer 4053106, tot digitale vervanging archiefbescheiden ministerie van Algemene Zaken (Besluit digitale vervanging ministerie van Algemene zaken)
Gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995, artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling 2009;
Besluit:
Artikel 1. Begripsbepalingen
In dit besluit wordt verstaan onder:
- a. digitale vervanging: routinematige vervanging van archiefbescheiden door digitale reproducties, die volledig de plaats innemen van de oorspronkelijke archiefbescheiden;
- b. minister: de Minister-President, Minister van Algemene Zaken;
- c. ministerie: het Ministerie van Algemene Zaken;
- d. zorgdrager: degene die bij of krachtens de Archiefwet 1995 belast is met de zorg voor de archiefbescheiden.
Artikel 2. Reikwijdte
De digitale vervanging heeft betrekking op papieren archiefbescheiden van de organisatieonderdelen die vallen onder het verzorgingsgebied van de minister, die:
- a. deel uitmaken van de werkprocessen van de bewindspersonen van het ministerie en die, op grond van de geldende selectielijsten voor de daaronder ressorterende organisatieonderdelen, voor vernietiging dan wel voor permanente bewaring in aanmerking komen; en
- b. en archiefbescheiden die zijn opgenomen in het documentmanagementsysteem van het ministerie.
Artikel 3. Periode
- a. De digitale vervanging heeft betrekking op papieren archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt voorafgaand aan de inwerkingtreding van dit besluit, en zaken betreffen die nog niet zijn afgedaan; of
- b. zullen worden ontvangen of opgemaakt in de periode tot en met tien jaar na inwerkingtreding van dit besluit.
Artikel 4. Handboek
De digitale vervanging geschiedt overeenkomstig de specificaties die zijn vastgelegd in het Handboek routinematige digitale vervanging Plato behorend bij dit besluit.
Artikel 5. Beheer
De originele, vervangen papieren archiefbescheiden worden vernietigd in overeenstemming met het in artikel 4 genoemde handboek.
De digitale reproducties worden in goede, geordende en toegankelijke staat beheerd en bewaard alvorens te worden vernietigd of overgebracht op basis van een geldende selectielijst.
Artikel 6. Inwerkingtreding
Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van afgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.
Artikel 7. Citeertitel
Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit digitale vervanging ministerie van Algemene zaken.
Bijlage
Ligt ter inzage bij het Ministerie van Algemene Zaken in Den Haag.
Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst met uitzondering van de bijlage, die ter inzage wordt gelegd bij het Ministerie van Algemene Zaken.
De raadpleging van dit document komt niet in de plaats van het lezen van het oorspronkelijke Staatsblad of de Staatscourant. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor eventuele onnauwkeurigheden die voortvloeien uit de omzetting van het origineel naar dit formaat.