LegalizeBesluit van de Minister van Justitie en Veiligheid van 18 juli 2019, kenmerk 2583709 betreffende de digitale vervanging van archiefbescheiden van het bestuursdepartement van het Ministerie van Justitie en Veiligheid (Besluit digitale vervanging archiefbescheiden bestuursdepartement Justitie en Veiligheid 2019)
Gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995, de artikelen 2 en 6 van het Archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling;
Besluit:
Artikel 1. Begripsbepaling
In dit besluit wordt verstaan onder:
- a. archiefbescheiden:
-
- bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;
-
- bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;
- b. bestuursdepartement: de departementsleiding alsmede de beleids-, staf- en bedrijfsvoeringonderdelen ter ondersteuning van de departementsleiding;
- c. vervanging: het vervangen van archiefbescheiden door digitale reproducties, teneinde de aldus vervangen archiefbescheiden te vernietigen.
Artikel 2. Reikwijdte
Dit besluit is van toepassing op archiefbescheiden zoals bedoeld in artikel 1 onder a van dit besluit.
Dit besluit is niet van toepassing op:
- a. archiefbescheiden die in verband met de aard, inhoud, vorm of fysieke toestand van de bescheiden niet geschikt zijn om te worden vervangen door digitale reproducties;
- b. archiefbescheiden die krachtens verdragen of op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke vorm moeten worden bewaard.
Artikel 3. Vervangen en vernietigen van de archiefbescheiden
De ontvangen of opgemaakte archiefbescheiden en naar hun aard bestemd te berusten onder het bestuursdepartement, het hoofdkantoor Immigratie- en Naturalisatie Dienst, de Dienst Terugkeer en Vertrek, het hoofdkantoor van de Dienst Justitiële Inrichtingen en Justis worden vervangen door digitale reproducties.
De digitale reproducties worden in goede, geordende, toegankelijke en duurzame staat beheerd.
Vernietiging van de vervangen archiefbescheiden vindt één maal per kwartaal plaats.
Artikel 4. Inwerkingtreding
Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2018.
Artikel 5. Citeertitel
Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit digitale vervanging archiefbescheiden bestuursdepartement Justitie en Veiligheid 2019.
Dit besluit zal met toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.