Reglement Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het onderwijs 2020

Geldende tekst a fecha 2020-01-01

Preambule

In 1992 richtten de sociale partners in het onderwijs de Stichting Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het Onderwijs op. Het doel van het Vervangingsfonds is het bieden van waarborgen aan aangeslotenen voor de kosten van vervanging bij afwezigheid van gewezen personeel en het invoeren en in stand houden van bedrijfsgezondheidszorg in het primair onderwijs, alsmede het bevorderen en bewaken van die zorg.

Het bestuur stelt, conform het bepaalde op grond van artikel 183, vierde lid van de Wet op het primair onderwijs juncto artikel 169, vierde lid van de Wet op de expertisecentra, het Reglement Vervangingsfonds vast. In dit reglement wordt bepaald welke rechten de aangeslotenen in het kader van de taakuitoefening van de stichting, als hierboven genoemd, jegens de stichting kunnen doen gelden en tot welke verplichtingen de aangeslotenen jegens de stichting zijn gehouden.

Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2020.

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

1. Bedrijfsgezondheidszorg: de dienstverlening van het Vervangingsfonds ter voorkoming en terugdringing van ziekteverzuim en de verbetering van arbeidsomstandigheden.

1. Bekostiging: de bekostiging van vervanging door en ten laste van het Vervangingsfonds.

1. Bestuur: het bestuur van de Stichting Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het Onderwijs.

1. Bevoegd gezag: een bevoegd gezag als bedoeld in artikel 1 van de Wpo, artikel 1 van de Wec of een samenwerkingsverband passend onderwijs als bedoeld in artikel 18a van de Wpo.

1. Bovenbestuurlijke vervangingspool: een vervangingspool die in stand wordt gehouden door twee of meer bevoegde gezagsorganen.

1. Detachering: de constructie waarbij een bij het Vervangingsfonds aangesloten bevoegd gezag personeel dat bij dit bevoegd gezag in dienst is, tegen een overeengekomen vergoeding, werkzaamheden laat verrichten bij een ander bij het Vervangingsfonds aangesloten bevoegd gezag.

1. Dienstverband:

a. de benoeming van personeel bij de werkgever in het bijzonder onderwijs;

b. de aanstelling van personeel bij de werkgever in het openbaar onderwijs.

1. Eigenrisicodrager: een bevoegd gezag waaraan op grond van de bepalingen in dit reglement het eigenrisicodragerschap is verleend voor de kosten van vervanging.

1. Extern personeel: al het personeel dat niet werkzaam is bij een bevoegd gezag op basis van een akte van aanstelling of een akte van benoeming.

1. Financiële variant: één van de financiële vereveningsvarianten als bedoeld in Hoofdstuk 6 van het reglement waarvan eigenrisicodragers gebruik van kunnen maken.

1. Informatieprotocol: de bijlage bij dit reglement waarin de wijze van aanlevering van gegevens voor wat betreft de vorm en inhoud, die door een bevoegd gezag moet worden aangeleverd wordt beschreven.

1. Ketenvervanger: e vervanger van een personeelslid met een dienstverband bij het bevoegd gezag die een ander personeelslid, dat afwezig is in verband met het vervangen van een wegens ziekte of schorsing afwezig ander personeelslid, met een dienstverband bij hetzelfde bevoegd gezag vervangt.

1. Ketenvervanging: de situatie waarbij een wegens ziekte of schorsing afwezig personeelslid, wordt vervangen door een ander personeelslid met een dienstverband bij hetzelfde bevoegd gezag en die als gevolg van die afwezigheid zelf wordt vervangen door de ketenvervanger. De keten bestaat uitsluitend uit de afwezige, diens vervanger en de ketenvervanger.

1. Niet aangemeld personeel: personeel met een dienstverband dat niet valt onder de verplichte aansluiting en dat ook niet vrijwillig is aangemeld.

1. Normbekostiging: de wijze waarop het Vervangingsfonds de vervanging die voor bekostiging in aanmerking komt vergoedt.

1. Payrolling: de constructie, waarbij personeel in dienst is van een payrollonderneming en waarbij dit personeel feitelijk werkt voor een bevoegd gezag. Bij payrolling is de payrollonderneming juridisch de werkgever en zorgt het bevoegd gezag voor de werving en selectie.

1. Personeel: personeel als bedoeld in artikel 1 en artikel 18a van de Wpo en artikel 1 van de Wec.

1. Reguliere bekostiging: de situatie waarin een bevoegd gezag geen eigenrisicodrager is.

1. SNA-keurmerk: et keurmerk dat wordt uitgereikt door de Stichting Normering Arbeid.

1. Uitzendarbeid: de constructie, waarbij personeel in dienst is van een uitzendorganisatie en waarbij dit personeel feitelijk werkt voor een bevoegd gezag.

1. Vervangingspool: een pool waarin één of meerdere personeelsleden worden geplaatst met een regulier dienstverband, die door het bevoegd gezag structureel voor vervangingswerkzaamheden worden ingezet.

1. Vrijwillig aangemeld personeel: personeel dat niet onder de verplichte aansluiting valt en dat vrijwillig door het bevoegd gezag bij het Vervangingsfonds is aangemeld.

1. Wpo: de Wet op het primair onderwijs.

1. Wec: de Wet op de expertisecentra.

Hoofdstuk 2. Aansluiting bij het Vervangingsfonds

§ 2.1. Vrijwillige en verplichte aansluiting

Artikel 2. Verplichte aansluiting bij het Vervangingsfonds

Op grond van artikel 183 van de Wpo en artikel 169 van de Wec, is ieder bevoegd gezag aangesloten bij het Vervangingsfonds.

Een bevoegd gezag, dat een ontheffing heeft gekregen op grond van artikel 183, derde lid van de Wpo of artikel 169, derde lid van de Wec, is niet aangesloten bij het Vervangingsfonds.

Artikel 3. Vervanging die niet voor bekostiging in aanmerking komt

Personeelsleden:

a. met een dienstverband dat voor 5 juli 2006 tot stand is gekomen en op die datum niet door het Rijk werden bekostigd;

b. met een dienstverband dat tussen 5 juli 2006 en 1 januari 2009 tot stand is gekomen;

c. die tussen 5 juli 2006 en 1 januari 2009 een andere functie binnen het bevoegd gezag waar dit personeelslid werkzaam was hebben gekregen,

zijn niet verplicht aangesloten bij het Vervangingsfonds. Vervanging van deze personeelsleden wordt niet bekostigd door het Vervangingsfonds.

Artikel 4. Vrijwillige aanmelding van personeel

Personeel genoemd in artikel 3 kan vrijwillig worden aangemeld door het bevoegd gezag waar dit personeel een dienstverband heeft.

Vervanging van vrijwillig aangemeld personeel komt voor bekostiging door het Vervangingsfonds in aanmerking.

De aanmelding:

a. moet uiterlijk op 31 oktober door het Vervangingsfonds zijn ontvangen;

b. geldt met ingang van het kalenderjaar volgend op het jaar waarin deze aanmelding heeft plaatsgevonden;

c. geschiedt voor het voltallige nog niet aangemelde personeel van het bevoegd gezag.

§ 2.2. Eigenrisicodragerschap

Artikel 5. Eigenrisicodragerschap

Een bevoegd gezag kan eigenrisicodrager worden, indien is voldaan aan de volgende voorwaarden:

a. het Vervangingsfonds moet de aanvraag uiterlijk 31 oktober hebben ontvangen;

b. het bevoegd gezag overlegt een verklaring waaruit blijkt dat de aanvraag met instemming van de PMR of, indien sprake is van een PGMR, de PGMR, is gedaan.

Het Vervangingsfonds beslist binnen 8 weken na ontvangst van de aanvraag of het eigenrisicodragerschap wordt verleend.

Het eigenrisicodragerschap gaat in per 1 januari volgend op het jaar waarin de aanvraag is ingediend en geldt voor onbepaalde tijd.

Een eigenrisicodrager kan het Vervangingsfonds schriftelijk verzoeken het eigenrisicodragerschap op te heffen per 1 januari van het volgende kalenderjaar. Dit verzoek moet uiterlijk 31 oktober door het Vervangingsfonds zijn ontvangen.

Indien er bij een eigenrisicodrager wijzigingen optreden als gevolg van fusie of splitsing, informeert deze eigenrisicodrager het Vervangingsfonds uiterlijk 8 weken voordat deze wijzigingen zullen plaatsvinden.

Artikel 6. Lopende vervangingen

Indien aan een bevoegd gezag het eigenrisicodragerschap wordt verleend, worden lopende vervangingen wegens ziekte en schorsing per de ingangsdatum van het eigenrisicodragerschap niet meer door het Vervangingsfonds bekostigd.

Indien een eigenrisicodrager het eigenrisicodragerschap opzegt, komt vervanging wegens ziekte en schorsing per 1 januari van het volgende kalenderjaar voor bekostiging in aanmerking.

Hoofdstuk 3. Premie

§ 3.1. Premie

Artikel 7. Premie

Een bij het Vervangingsfonds aangesloten bevoegd gezag voldoet maandelijks de premie aan het Vervangingsfonds. De verschuldigde premie is gelijk aan de premiegrondslag vermenigvuldigd met het premiepercentage.

De premiegrondslag is het bruto salaris van het personeel waarvoor premie is verschuldigd, rekening houdend met de deeltijdfactor, exclusief toelages, toeslagen en werkgeverslasten, en vermeerderd met 8 procent vakantie-uitkering.

Het personeel waarvoor premie is verschuldigd als bedoeld in het eerste lid, staat omschreven in bijlage 1, ‘Premie’, van dit reglement.

Artikel 8. Premiepercentages

Het bestuur stelt jaarlijks uiterlijk op 15 oktober de hoogte van de premiepercentages voor het volgende kalenderjaar vast.

Indien er aanleiding toe is, kan het bestuur besluiten tot een tussentijdse wijziging van de premiepercentages.

Een positief of negatief exploitatieresultaat van het Vervangingsfonds kan worden verrekend in de premie voor het volgende kalenderjaar.

§ 3.2. Bonus-malus regeling

Artikel 9. Bonus-malus regeling

Een bevoegd gezag ontvangt na afloop van het kalenderjaar een beslissing van het Vervangingsfonds over het al dan niet toekennen van een bonus of het verschuldigd zijn van een malus.

Op basis van de aangeleverde gegevens over de verslagmaanden januari tot en met december, wordt de bonus-malus verhouding berekend door het totaal van de vastgestelde normvergoedingen te delen door de premie die voor dat kalenderjaar is verschuldigd.

Bij het berekenen van de bonus-malus verhouding, vormen de gegevens van het door het bevoegd gezag op 31 januari in stand gehouden scholen van het volgende kalenderjaar de basis.

Het Vervangingsfonds berekent de bonus-malus afrekening conform de ‘Werkwijze bonus-malus regeling’, opgenomen als bijlage 2 in dit reglement.

Het Vervangingsfonds maakt de beslissing over de bonus-malus afrekening over het voorgaande kalenderjaar jaarlijks bekend voor 15 oktober. Deze termijn kan met uiterlijk 6 weken worden verlengd, mits dit door het Vervangingsfonds voor 8 oktober bekend wordt gemaakt.

Artikel 10. Toepassingsbereik

De bonus-malus regeling is van toepassing op een kalenderjaar.

De bonus-malus regeling is niet van toepassing op bevoegde gezagsorganen die in het kalenderjaar waarover de berekening plaatsvindt eigenrisicodrager zijn geweest.

Indien een bevoegd gezag als gevolg van fusie gedurende het kalenderjaar eigenrisicodrager is geworden, dan geldt de bonus-malus regeling alleen voor het tijdvak voorafgaand aan de dag dat dit bevoegd gezag eigenrisicodrager is geworden.

Artikel 11. Maximering malus

Indien een bevoegd gezag met een personele bekostiging regulier lager dan 2,5 miljoen euro een bonus-malus verhouding heeft van meer dan 1,5 is voor het deel daarboven geen malus verschuldigd. De berekening en werking van de bonus-malus verhouding is opgenomen in ‘Werkwijze bonus-malus regeling’, opgenomen als bijlage 2 in dit reglement.

Indien een bevoegd gezag met een personele bekostiging regulier van 2,5 miljoen of meer een bonus-malus verhouding heeft van meer dan 2, is voor het deel daarboven geen malus verschuldigd. De berekening en werking van de bonus-malus verhouding is opgenomen in ‘Werkwijze bonus-malus regeling’, opgenomen als bijlage 2 in dit reglement.

Hoofdstuk 4. Bekostiging

Artikel 12. Voorwaarden voor bekostiging

Een bevoegd gezag dat valt onder de reguliere bekostiging dan wel een eigenrisicodrager die gebruik maakt van een financiële variant, komt in aanmerking voor bekostiging van vervanging, indien is voldaan aan de voorwaarden van dit artikel.

1. Het bevoegd gezag overlegt jaarlijks uiterlijk op 31 januari de compliance-verklaring die het Vervangingsfonds aan het bevoegd gezag heeft verstrekt. Zolang deze verklaring niet door het Vervangingsfonds is ontvangen, wordt de bekostiging opgeschort.

1. Het bevoegd gezag is premie verschuldigd voor het afwezige personeelslid.

1. Het afwezige personeelslid is niet geplaatst in een vervangingspool als bedoeld in hoofdstuk 5 van dit reglement.

1. Het personeelslid dat wordt vervangen is afwezig wegens:

a. ziekte; of

b. schorsing als bedoeld in de cao po.

1. Het bevoegd gezag heeft ten behoeve van de afwezige geen aanspraak op een Ziektewet-uitkering.

1. De vervanging vindt plaats in de periode van afwezigheid.

1. De vervanging heeft tot extra kosten geleid voor het bevoegd gezag, die niet gemaakt zouden zijn als de vervanging niet had plaatsgevonden. Deze voorwaarde geldt niet, indien sprake is van vervanging door een personeelslid met een akte van aanstelling of een akte van benoeming en dat:

a. is geplaatst in een vervangingspool als bedoeld in hoofdstuk 5 van dit reglement;

b. werkzaam is in een functie die is geplaatst in het RDDF;

c. in de tweede fase van een sociaal plan zit en met ontslag wordt bedreigd;

d. vrijwillig is aangemeld bij het Vervangingsfonds.

e. werkzaam is op basis van een dienstverband voor kennelijk tijdelijk werk als bedoeld in artikel 3.1 van de cao po.

1. De vervanger van een leraar voldoet aan de bevoegdheidseisen voor leraar, genoemd in artikel 3 van de Wpo dan wel artikel 3 van de Wec. Deze voorwaarde geldt niet voor vervanging van de eerste dag afwezigheid wegens ziekte van een leraar die op of na 1 mei 2019 heeft plaatsgevonden.

1. Vervanging door extern personeel anders dan uitzendpersoneel of personeel werkzaam bij een payroll onderneming, heeft plaatsgevonden ten behoeve van vervanging van een directielid of onderwijsondersteunend personeel. Vervanging van leraren door dit extern personeel wordt niet door het Vervangingsfonds bekostigd.

1. Bij vervanging door extern personeel, dient een factuur te worden overgelegd waarin een urenspecificatie van de vervanger is opgenomen.

1. Bij vervanging op basis van uitzendarbeid of payrolling, moet de uitzendorganisatie of de payroll organisatie beschikken over een SNA-keurmerk.

1. De vervangingsdeclaratie is binnen 3 maanden en 5 werkdagen na afloop van de maand waarin de vervanging heeft plaatsgevonden door het Vervangingsfonds ontvangen. Dit is een fatale termijn, vervangingsdeclaraties die buiten deze termijn zijn ontvangen, worden afgekeurd.

1. Indien een vervangingsdeclaratie conform het vorige lid tijdig is ingediend, moet het Vervangingsfonds een correctie op deze declaratie uiterlijk binnen 3 maanden hebben ontvangen, te rekenen vanaf de dag waarop de declaratie is ingediend. Een correctie die buiten deze termijn is ontvangen, wordt niet in behandeling genomen.

1. Indien het Vervangingsfonds ten aanzien van ingediende vervangingsdeclaraties bij een bevoegd gezag aanvullende gegevens heeft opgevraagd, dan moet het Vervangingsfonds deze gegevens binnen 8 weken, te rekenen vanaf de dag dat het Vervangingsfonds de gegevens heeft opgevraagd, hebben ontvangen.

Artikel 13. Wijze van vervanging

Vervanging kan plaatsvinden op basis van:

a. een tijdelijk of vast dienstverband voor vervanging;

b. een dienstverband voor werkzaamheden van kennelijk tijdelijke aard;

c. een tijdelijke uitbreiding van een dienstverband;

d. een min-max-contract of een min-max-aanstelling;

e. detachering;

f. arbeid door extern personeel, uitzendarbeid of payrolling.

Artikel 14. Bekostiging

Indien is voldaan aan artikel 12 en 13, dan vindt bekostiging plaats met inachtneming van dit artikel.

1. Het aantal uren vervanging wordt bekostigd tot maximaal het aantal uren afwezigheid, waarbij het aantal uren afwezigheid wordt gebaseerd op het aantal werkzame uren van de afwezige per week op basis van de akte van aanstelling dan wel benoeming, vermenigvuldigd met het aantal weken in de betreffende maand.

1. Vervanging wegens ziekte wordt bekostigd tot maximaal 28 maanden na de eerste ziektedag, zoals geregistreerd door het UWV.

1. Vervanging wegens schorsing wordt bekostigd tot maximaal 42 kalenderdagen vanaf de eerste dag dat het afwezige personeelslid is geschorst.

1. Indien een vervanger waarvan de vervanging door het Vervangingsfonds wordt bekostigd ziek wordt, dan kan het bevoegd gezag een tweede vervanger aanstellen om de oorspronkelijke afwezige te vervangen. De bekostiging van de wegens ziekte afwezige vervanger wordt dan door het Vervangingsfonds doorbetaald gedurende diens afwezigheidsperiode dan wel periode van aanstelling, tot een maximum van 6 maanden. Indien de eerder ziek geworden vervanger of het oorspronkelijk afwezige personeelslid weer beter is, dan stopt de bekostiging van de tweede vervanger op het moment van werkhervatting van de eerste vervanger of de oorspronkelijke afwezige.

1. Bij ketenvervanging wordt uitsluitend de vervanging door de ketenvervanger bekostigd op basis van de uren zoals bepaald in het eerste lid van dit artikel.

1. De hoogte van de bekostiging wordt berekend door het normbedrag per uur te vermenigvuldigen met het aantal uren dat de afwezige is vervangen, tot maximaal de uren afwezigheid. Het normbedrag wordt bepaald aan de hand van de inschaling van de afwezige. De verdere werking van de normbekostiging is opgenomen in bijlage 3, ‘Werkwijze normbekostiging’, van dit reglement.

Hoofdstuk 5. Vervangingspools

Artikel 15. Aanvraag en duur vervangingspools

Een bevoegd gezag dat valt onder de reguliere bekostiging, kan bij het Vervangingsfonds schriftelijk een aanvraag indienen, om al dan niet samen met andere bevoegde gezagsorganen een vervangingspool op te richten.

Het bevoegd gezag kan kiezen voor een vervangingspool met een grootte van maximaal 4 of maximaal 6 procent van de totale formatie exclusief de vervangers. De peildatum voor het bepalen van deze grootte is 1 oktober voorafgaand het jaar waarin de vervangingspool wordt ingezet.

De ingangsdatum van een vervangingspool is 1 januari volgend op het jaar waarin de vervangingspool is aangevraagd. De aanvraag voor een vervangingspool moet uiterlijk 31 oktober door het Vervangingsfonds zijn ontvangen. Het Vervangingsfonds beslist binnen 8 weken op de aanvraag.

De vervangingspool wordt voor onbepaalde tijd verleend. Het bevoegd gezag kan de vervangingspool schriftelijk opzeggen. Deze opzegging moet uiterlijk op 31 oktober door het Vervangingsfonds zijn ontvangen.

Opzegging van een vervangingspool is slechts mogelijk per 1 januari nadat de opzegging conform het vierde lid tijdig heeft plaatsgevonden.

Een aanvraag voor een bovenbestuurlijke vervangingspool kan gedurende het hele kalenderjaar worden ingediend en start niet eerder dan de eerste van de maand volgend op de maand waarin deze is aangevraagd.

Artikel 16. Bekostiging en inzetpercentage vervangingspool

De bekostiging en berekening van het inzetpercentage van de in de vervangingspool geplaatste personeelsleden vindt plaats volgens bijlage 4, ‘Werkwijze vervangingspools’, van dit reglement.

De hoogte van de bekostiging wordt berekend door het aantal uren van het dienstverband per week te delen door 7, het resultaat hiervan te vermenigvuldigen met 365, het resultaat daarvan te delen door 12 en het resultaat daarvan te vermenigvuldigen met het van toepassing zijnde normbedrag.

Bij gebruik van een vervangingspool van maximaal 4 procent van de totale formatie, vordert het Vervangingsfonds het verschil tussen de daadwerkelijke inzet en 98 procent van de maximaal haalbare inzet terug.

Bij gebruik van een vervangingspool van maximaal 6 procent van de totale formatie, vordert het Vervangingsfonds het verschil tussen de daadwerkelijke inzet en 100 procent van de maximaal haalbare inzet terug.

Het bevoegd gezag stuurt de verantwoording van de inzet van het personeel geplaatst in de vervangingspool naar het Vervangingsfonds. De termijn voor het indienen van deze verantwoording is 3 maanden, te rekenen vanaf de dag waarop het Vervangingsfonds het verzoek tot het indienen van de inzetverantwoording kenbaar heeft gemaakt. Indien het Vervangingsfonds binnen deze termijn de inzetverantwoording niet heeft ontvangen, dan komt de maand waarop de inzetverantwoording betrekking heeft niet voor bekostiging in aanmerking.

Indien buiten deze termijn de inzetverantwoording wordt ingediend, dan wordt de maand waarop deze verantwoording ziet niet door het Vervangingsfonds vergoed.

Na het tijdig indienen van de inzetverantwoording, kan een bevoegd deze binnen 3 maanden en 5 werkdagen corrigeren, te rekenen vanaf de dag dat de inzetverantwoording is ingediend.

Artikel 17. Plaatsing uit de vervangingspool

In de verlofsituaties onder a tot en met c, wordt personeel dat geplaatst is in een vervangingspool voor de duur en omvang van dit verlof uit de vervangingspool geplaatst. Het bevoegd gezag kan gedurende deze verlofsituaties een ander personeelslid in de vervangingspool plaatsen.

a. zwangerschaps- en bevallingsverlof.

b. ouderschapsverlof.

c. ziekteverlof vanaf 6 maanden na de eerste ziektedag. Gedurende de eerste 6 maanden van het ziekteverlof wordt het personeelslid bekostigd door het Vervangingsfonds en telt de afwezigheid mee voor het inzetpercentage als ware dit personeelslid volledig ingezet voor vervanging.

Personeel dat afwezig is wegens ziekte, kan niet in een vervangingspool worden geplaatst.

Artikel 18. Bovenbestuurlijke vervangingspools

Bij een bovenbestuurlijke vervangingspool, komt vervanging door personeel in dienst van een aan deze pool deelnemende eigenrisicodrager niet voor bekostiging in aanmerking, tenzij sprake is van de situatie onder a en b.

a. een in de bovenbestuurlijke vervangingspool geplaatste vervanger, die een dienstverband heeft bij een deelnemende eigenrisicodrager, wordt ingezet via detachering voor vervanging bij een deelnemend bevoegd gezag dat geen eigenrisicodrager is.

b. de eigenrisicodrager die deelneemt aan de bovenbestuurlijke vervangingspool, geeft bij deelname van deze pool voor het begin van het nieuwe kalenderjaar bij het Vervangingsfonds aan welke personeelsleden het in deze pool heeft geplaatst.

Toewijzing van de bekostiging met betrekking tot een bovenbestuurlijke vervangingspool, vindt met het oog op de eindafrekening van het inzetpercentage en de bonus-malus regeling plaats naar rato van de per bevoegd gezag verantwoorde premie.

Bij een bovenbestuurlijke vervangingspool wordt vervanging door personeel met een dienstverband bij een aan deze pool deelnemende eigenrisicodrager niet meegerekend bij de berekening van het inzetpercentage.

Hoofdstuk 6. Financiële varianten

Artikel 19. Aanmelding financiële varianten

Een eigen risicodrager of een bevoegd gezag waaraan eigenrisicodragerschap wordt verleend, kan zich aanmelden voor één van de volgende financiële varianten:

a. eigen risicovariant van 2 maal de werktijdfactor per week;

b. eigen risicovariant van 6 maal de werktijdfactor per week;

c. stop-loss variant met een lage ondergrens van de bandbreedte;

d. stop-loss variant met een hoge ondergrens van de bandbreedte.

Een bevoegd gezag dat geen eigenrisicodrager is, kan zich aanmelden voor een financiële variant onder de voorwaarde dat uiterlijk op de ingangsdatum van de financiële variant het eigenrisicodragerschap wordt verleend.

De ingangsdatum van een financiële variant is 1 januari. De schriftelijke aanmelding moet uiterlijk 31 oktober hier voorafgaand door het Vervangingsfonds zijn ontvangen.

De aanmelding voor een financiële variant geldt voor al het personeel van het bevoegd gezag.

De bekostiging van de financiële varianten vindt plaats conform bijlage 5, ‘Werkwijze financiële varianten’, van dit reglement.

Artikel 20. Algemene voorwaarden voor bekostiging financiële varianten

Een bevoegd gezag dat gebruik maakt van een financiële variant, komt voor bekostiging in aanmerking indien is voldaan aan artikel 12, met uitzondering van lid 7, onder a, artikel 13 en aan de voorwaarden van dit artikel.

1. De vervanging heeft voor het bevoegd gezag geleid tot extra kosten die niet gemaakt zouden zijn als de vervanging niet had plaatsgevonden.

1. Personeel dat binnen de eigen betrekkingsomvang voor vervanging wordt ingezet, komt slechts voor bekostigde vervanging in aanmerking indien dit personeelslid is geplaatst in een eigen, door het bevoegd gezag bekostigde vervangingspool. Het bevoegd gezag stelt het Vervangingsfonds in kennis welke personeelsleden er in deze pool zijn geplaatst.

1. Artikel 12, lid 8, tweede volzin, is niet van toepassing op financiële varianten.

Artikel 21. Wijziging of opzegging

Het gebruik van een financiële variant geldt voor onbepaalde tijd.

Wijziging of opzegging van een financiële variant is mogelijk per 1 januari. Het schriftelijk verzoek tot wijziging of opzegging dient uiterlijk op 31 oktober hieraan voorafgaand door het Vervangingsfonds te zijn ontvangen.

Indien een bevoegd gezag het eigenrisicodragerschap heeft opgezegd, eindigt het gebruik van de financiële variant per 1 januari van het daaropvolgend kalenderjaar.

Hoofdstuk 7. Slotbepalingen

Artikel 22. Arbo, ziekteverzuim- en personeelsbeleid

Een bevoegd gezag kan gebruik maken van de faciliteiten die het Vervangingsfonds beschikbaar stelt op het gebied van arbo, ziekteverzuim- en personeelsbeleid.

Het Vervangingsfonds kan voor het inzetten en verdelen van de faciliteiten, genoemd in het eerste lid, nadere regels stellen.

Artikel 23. Subsidies

Een bevoegd gezag kan bij het Vervangingsfonds een aanvraag indienen voor een door het Vervangingsfonds te verstrekken subsidie. Op deze aanvragen is de Kaderregeling Subsidieverstrekking Vervangingsfonds en Participatiefonds 2007 van toepassing.

Artikel 24. Administratie- en bewaarplicht

Het bevoegd gezag voert of laat een administratie voeren met betrekking tot de op grond van dit reglement benodigde gegevens en documenten.

Het bevoegd gezag bewaart de in het eerste lid genoemde administratie voor een periode van minimaal 7 jaar en stelt deze ter beschikking aan de controleurs die het bestuur daartoe heeft aangewezen.

Artikel 25. Toepassing reglement

In het geval er ten onrechte bekostiging door het Vervangingsfonds heeft plaatsgevonden, vordert het Vervangingsfonds het ten onrechte uitgekeerde bedrag terug als onverschuldigde betaling.

Indien een bevoegd gezag te weinig premie heeft afgedragen, vordert het Vervangingsfonds de te weinig afgedragen premie in.

Een vordering als bedoeld in het eerste of tweede lid kan worden verrekend met andere door het Vervangingsfonds aan het bevoegd gezag verschuldigde bedragen.

Een vordering als bedoeld in het eerste en tweede lid wordt verhoogd met een administratieve heffing van 10 procent van de totale vordering, tot een maximum van de totale kosten van de controle waaruit is gebleken dat er ten onrechte bekostiging heeft plaatsgevonden of te weinig premie is afgedragen.

Voordat het Vervangingsfonds een administratieve heffing als bedoeld in het vierde lid oplegt, geeft het een eenmalige schriftelijke waarschuwing aan het bevoegd gezag.

Artikel 26. Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin het reglement niet voorziet, beslist het bestuur.

Artikel 27. Citeertitel

Dit reglement wordt aangehaald als ‘Reglement Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het onderwijs 2020’.

Artikel 28. Bekendmaking

Dit reglement wordt bekendgemaakt middels publicatie in de Staatscourant.

Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2020 en is van toepassing op het kalenderjaar 2020. Voor vervanging die in 2020 heeft plaatsgevonden, is dit reglement voor onbepaalde tijd van toepassing.

Artikel 29. Hardheidsclausule

Om zwaarwegende redenen kan het bestuur, op eigen initiatief dan wel op schriftelijk verzoek van een bevoegd gezag, afwijken van de bepalingen in dit reglement. Bij de belangenafweging die in het kader van een beroep op de hardheidsclausule plaatsvindt, wordt alleen gekeken naar de omstandigheden van het bevoegd gezag.

Een beroep op de hardheidsclausule dat betrekking heeft op een besluit dat onherroepelijk is geworden, wordt afgewezen.

Bijlage 1. Premie

Schoolbesturen binnen het primair onderwijs die bij het Vervangingsfonds zijn aangesloten, dragen premie aan het Vervangingsfonds af. Dit staat vermeld in artikel 183, tweede lid van de Wpo en artikel 170, tweede lid van de Wec.

Voor het bepalen voor welke personeelsleden er wel of geen premie moet worden afgedragen, hanteert het Vervangingsfonds verschillende aansluitcodes. Ook geldt er een onderscheid tussen volledige aansluiting bij het Vf, volledig eigenrisicodragerschap en eigenrisicodragerschap met een financiële variant.

Hieronder volgt een overzicht van de verschillende aansluitcodes en welke personeelsleden er bij de aansluitcodes horen.

Verzekeringsvorm	VF premieplicht	PF premieplicht	Code in ‘Mijn Vf’	Personeel
Verplicht	x	x	01	• Personeel aangesteld bij een bg vóór 5-7-2006 en bekostigd door het Rijk. • Personeel dat aangesteld is bij een bg vanaf 1-1-2009. • Personeel aangesteld voor vervanging, anders dan wegens ziekte of schorsing.
Vrijwillig	x	x	02	• Het personeel dat vrijwillig is aangemeld.
Niet aangesloten bij VF en PF			03	• Personeel aangesteld voor vervanging van, wegens ziekte of schorsing, afwezig personeel waarvoor de kosten ten laste van het VF worden geboekt.
Alleen aangesloten bij PF		x	04	• Personeel dat aangesteld is bij een bg in de periode tussen 5-7-2006 en 1-1-2009 of in die periode een andere functie binnen het bg heeft gekregen en niet vrijwillig is aangemeld. • Personeel aangesteld bij een bg vóór 5-7-2006, niet door het Rijk bekostigd en niet vrijwillig aangemeld. • Personeel met een VF-pooleraanstelling.
Verzekeringsvorm	VF premieplicht	PF premieplicht	Code in ‘Mijn Vf’	Personeel
---	---	---	---	---
Verplicht	x	x	01	• Personeel aangesteld bij een bg vóór 5-7-2006 en bekostigd door het Rijk. • Personeel dat aangesteld is bij een bg vanaf 1-1-2009. • Personeel aangesteld voor vervanging van afwezig personeel.
Vrijwillig	x	x	02	• Het personeel dat vrijwillig is aangemeld.
Niet aangesloten bij VF en PF			03	• Geen personeel.
Alleen aan-gesloten bij PF		x	04	• Personeel dat aangesteld is bij een bg in de periode tussen 5-7-2006 en 1-1-2009 of in die periode een andere functie binnen het bg heeft gekregen en niet vrijwillig is aangemeld. • Personeel aangesteld bij een bg vóór 5-7-2006, niet door het Rijk bekostigd en niet vrijwillig aangemeld.
Verzekeringsvorm	VF premieplicht	PF premieplicht	Code in ‘Mijn Vf’	Personeel
---	---	---	---	---
Verplicht	x	x	01	• Alle personeel aangesteld bij het bg (tijdelijk en vast).
Vrijwillig	x	x	02	• Geen personeel.
Niet aangesloten bij VF en PF			03	• Geen personeel.
Alleen aan-gesloten bij PF		x	04	• Geen personeel

Bijlage 2. Werkwijze bonus-malus regeling

Het Vervangingsfonds hanteert bij vervangingsdeclaraties die door een bevoegd gezag worden ingediend de Bonus-malus regeling. Deze regeling heeft als doel om een bevoegd gezag te stimuleren om actief verzuim tegen te gaan door een bonus uit te keren indien dit bevoegd gezag weinig vervangingsdeclaraties indient en uitgekeerd krijgt, en een malus op te leggen bij veel vervangingsdeclaraties.

Bij de Bonus-malus regeling worden de volgende begrippen gehanteerd.

–. Bonus-malus verhouding De bonus-malus verhouding geeft weer voor hoeveel een bevoegd gezag aan vervangingsdeclaraties van het Vervangingsfonds uitgekeerd heeft gekregen ten opzichte van de premie die door dit bevoegd gezag moet worden afgedragen. Als voorbeeld: indien een bevoegd gezag in een kalenderjaar voor € 100.000 aan premie moet afdragen en voor € 100.000 aan ingediende vervangingsdeclaraties van het Vervangingsfonds heeft ontvangen, dan heeft dit bevoegd gezag een bonus-malus verhouding van 1. Bij ontvangen vervangingsdeclaraties van € 90.000 en € 110.000 is de bonus-malus verhouding 0,9 respectievelijk 1,1.

–. Bonus-malus bandbreedte De Bonus-malus bandbreedte bepaalt de grenzen waarbuiten er een bonus wordt uitgekeerd of een malus wordt opgelegd. De ondergrens van de bandbreedte is een bonus-malus verhouding van 1. Wanneer een bevoegd gezag een bonus-malus verhouding heeft van minder dan 1, dan ontvangt het een bonus. De bovengrens van de bandbreedte is een bonus-malus verhouding van 1,1. Wanneer een bevoegd gezag een bonus-malus verhouding heeft van meer dan 1,1 dan krijgt het een malus opgelegd. Wanneer een bevoegd gezag een bonus-malus verhouding heeft tussen de 1 en de 1,1 (binnen de bandbreedte dus), dan wordt er geen bonus uitgekeerd en geen malus opgelegd.

–. Bonuspercentage en maluspercentage Op grond deze percentages wordt onder meer de hoogte van de bonus of de malus bepaald. Het bonuspercentage voor 2020 bedraagt 30%. De bonus is gelijk aan het verschil tussen het totaalbedrag van de uitgekeerde vervangingsdeclaraties en de ondergrens van de bonus-malus bandbreedte uitgedrukt in euro’s, vermenigvuldigd met het bonuspercentage.

Het maluspercentage voor 2020 bedraagt 50%. De malus is gelijk aan het verschil tussen het totaalbedrag van de uitgekeerde vervangingsdeclaraties en de bovengrens van de bonus-malus bandbreedte uitgedrukt in euro’s, vermenigvuldigd met het maluspercentage.

Om de werking van de Bonus-malus regeling duidelijker te maken, volgen hieronder 2 voorbeelden.

Gegevens bevoegd gezag:

–. Bonus-malus bandbreedte: 1 – 1,1

–. Bonus-malus bandbreedte in euro’s: € 100.000 – € 110.000

–. Bonuspercentage: 30%

–. Maluspercentage: 50%

–. Af te dragen premie: € 100.000

–. Uitgekeerde vervangingsdeclaraties: € 80.000

Het bevoegd gezag heeft in 2020 € 20.000 minder vervangingsdeclaraties uitgekeerd gekregen dan de ondergrens van de bonus-malus bandbreedte. Op deze € 20.000 wordt het bonuspercentage toegepast. Dit houdt in dat het bevoegd gezag bij de eindafrekening een bonus van 20.000 x 0,3 = € 6.000 ontvangt.

Gegevens bevoegd gezag:

–. Bonus-malus bandbreedte: 1 – 1,1

–. Bonus-malus bandbreedte in euro’s: € 100.000 – € 110.000

–. Bonuspercentage: 30%

–. Maluspercentage: 50%

–. Af te dragen premie: € 100.000

–. Uitgekeerde vervangingsdeclaraties: € 120.000

Het bevoegd gezag heeft in 2020 € 10.000 meer vervangingsdeclaraties uitgekeerd gekregen dan de bovengrens van de Bonus-malus bandbreedte. Op deze € 10.000 wordt het maluspercentage toegepast. Dit houdt in dat het bevoegd gezag bij de eindafrekening een malus van 10.000 x 0,5 = € 5.000 opgelegd krijgt.

In het geval een bevoegd gezag een malus opgelegd krijgt, is deze malus aan een maximum verbonden. De hoogte van deze maximaal mogelijke malus is afhankelijk van de hoogte van de personele bekostiging regulier. Hierbij wordt het volgende onderscheid gemaakt:

–. Personele bekostiging regulier lager dan € 2,5 miljoen: boven een bonus-malus verhouding van 1,5 is geen malus verschuldigd.

–. Personele bekostiging regulier van € 2,5 miljoen of hoger: boven een bonus-malus verhouding van 2 is geen malus verschuldigd.

Gegevens:

–. Bonus-malus bandbreedte: 1 – 1,1

–. Bonus-malus bandbreedte in euro’s: € 100.000 – € 110.000

–. Bonuspercentage: 30%

–. Maluspercentage: 50%

–. Af te dragen premie: € 100.000

–. Uitgekeerde vervangingsdeclaraties: € 170.000

Het bevoegd gezag heeft een bonus-malus verhouding van 1,7. De malus wordt echter gemaximeerd tot een bonus-malus tot een bonus-malus van 1,5. In euro’s betekent dit dat over € 150.000 – € 110.000 = € 40.000 het maluspercentage van 50% wordt toegepast. Het bevoegd gezag krijgt dus een malus opgelegd van € 40.000 x 0,5 = € 20.000.

Gegevens:

–. Bonus-malus bandbreedte: 1 – 1,1

–. Bonus-malus bandbreedte in euro’s: € 100.000 – € 110.000

–. Bonuspercentage: 30%

–. Maluspercentage: 50%

–. Af te dragen premie: € 100.000

–. Uitgekeerde vervangingsdeclaraties: € 250.000

Het bevoegd gezag heeft een bonus-malus verhouding van 2,5. De malus wordt echter gemaximeerd tot een bonus-malus verhouding van 2. In euro’s betekent dit dat over € 200.000 – € 110.000 = € 90.000. Het maluspercentage van 50% wordt toegepast. Het bevoegd gezag krijgt dus een malus opgelegd van € 90.000 x 0,5 = € 45.000.

Bijlage 3. Werkwijze normbekostiging

Bij het bekostigen van vervanging vergoedt het Vervangingsfonds niet direct de kosten die een bevoegd gezag heeft gemaakt voor de vervanging, maar maakt het gebruik van het systeem van normbekostiging. Bij de normbekostiging worden de volgende begrippen gehanteerd.

–. Normbedrag: dit is het bedrag per uur dat hoort bij de door het Vervangingsfonds vastgestelde normklasse, dat de basis vormt voor de bekostiging.

–. Normklasse: dit is de salarisklasse waarin het afwezige personeelslid of het personeelslid dat is geplaatst in een vervangingspool, is ingedeeld. Deze indeling vindt plaats op basis van het salaris van deze personeelsleden.

Er zijn in totaal 5 normklassen, elk met een ondergrens en een bovengrens.

Per normklasse wordt een normbedrag per uur berekend, waarbij rekening is gehouden met de werkgeverslasten. Een afwezig personeelslid wordt naar aanleiding van het salaris ingedeeld in de bij dat salaris behorende normklasse. De bekostiging wordt vervolgens berekend door het normbedrag te vermenigvuldigen met het aantal uren dat het afwezige personeelslid is vervangen, tot maximaal het aantal uren afwezigheid.

Let op, bij de normbekostiging geldt het volgende belangrijke onderscheid:

–. Voor reguliere vervanging geldt: de indeling in de normklasse wordt berekend op grond van het salaris van het afwezige personeelslid. De hoogte van de bekostiging wordt berekend door het normbedrag te vermenigvuldigen met het aantal uren dat het afwezige personeelslid is vervangen, waarbij het maximum aantal uren wordt begrensd door het aantal uren afwezigheid.

–. Voor vervanging via een vervangingspool geldt: de indeling in de normklasse wordt berekend op grond van het salaris van het personeelslid dat in de pool is geplaatst. De hoogte van de bekostiging wordt berekend door het aantal uren van het dienstverband per week (AUPW), te delen door 7, het resultaat te vermenigvuldigen met 365, het resultaat daarvan te delen door 12 en het resultaat daarvan te vermenigvuldigen met het van toepassing zijnde normbedrag.

Dus als formule: ((AUPW / 7) * 365) / 12 x normbedrag.

In de onderstaande tabel staan de normklassen, grenzen en normbedragen zoals deze gelden per 1 september 2018:

	Ondergrens	Bovengrens	Normvergoeding per uur
Klasse 1	–	€ 2.581	€ 16,05
Klasse 2	€ 2.581	€ 3.302	€ 21,50
Klasse 3	€ 3.302	€ 4.024	€ 28,41
Klasse 4	€ 4.024	€ 4.731	€ 32,70
Klasse 5	€ 4.731	–	€ 42,20

Indien een wegens ziekte afwezig personeelslid wordt vervangen en deze vervanger zelf ziek wordt, dan kan het bevoegd gezag een tweede vervanger aanstellen of benoemen, die dan de werkzaamheden van de vervanger overneemt en de oorspronkelijke afwezige gaat vervangen.

De bekostiging van de wegens ziekte afwezige vervanger wordt dan door het Vervangingsfonds doorbetaald gedurende diens afwezigheidsperiode c.q. periode van aanstelling, tot een maximum van 6 maanden. Gedurende deze periode krijgt het bevoegd gezag dus twee maal de normbekostiging, gebaseerd op het oorspronkelijk afwezige personeelslid. Indien de eerder ziek geworden vervanger of het oorspronkelijk afwezige personeelslid weer beter is en de (vervangings)werkzaamheden hervat, dan stopt de bekostiging van de tweede vervanger op het moment van werkhervatting van de eerste vervanger.

Bijlage 4. Werkwijze vervangingspools

Op grond van hoofdstuk 5 van dit reglement, kunnen bevoegd gezagsorganen bij het Vervangingsfonds een vervangingspool aanvragen.

Bij vervangingspools wordt er een andere bekostigingssystematiek gehanteerd dan bij de reguliere bekostiging. Er wordt gewerkt met een systeem van bevoorschotting en terugvordering. Voor pooldeclaraties die tijdig door het Vervangingsfonds zijn ontvangen en waarvoor een (pool)verantwoording door het bevoegd gezag is ingediend, wordt een vergoeding uitgekeerd. Deze vergoeding wordt maandelijks berekend conform de formule in artikel 16, lid 2. Het normbedrag is hierbij gebaseerd op het salaris van de poolmedewerker en niet op het salaris van de afwezige.

Het bevoegd gezag dient de inzetverantwoording van de in de vervangingspool geplaatste personeelsleden in via ‘MijnVf’. Hiervoor geldt een termijn van 3 maanden, te rekenen vanaf de dag dat het Vervangingsfonds het bevoegd gezag heeft laten weten dat de inzetverantwoording voor de betreffende maand ingediend kan worden. Indien de inzetverantwoording buiten deze termijn door het Vervangingsfonds wordt ontvangen, dan komt de maand waarop de inzetverantwoording betrekking heeft niet voor vergoeding in aanmerking.

Na afloop van het kalenderjaar wordt het definitieve inzetpercentage van de vervangingspool bepaald. Gedurende het kalenderjaar kan een bevoegd gezag de voorlopige resultaten raadplegen in ‘MijnVf’.

De berekening van het inzetpercentage vindt plaats aan de hand van de volgende formule:

–. V = het aantal uren declarabele vervanging in de pool.

–. A = het aantal uren en minuten eigen afwezigheid wegens schoolvakantie, BAPO, ziekte of schorsing.

–. P = het totaal aantal uren en minuten in de pool.

Is het inzetpercentage van de in de vervangingspool geplaatste personeelsleden lager dan het vereiste inzetpercentage van 98% (of 100% bij een pool met een maximale grootte van 6%), dan vordert het Vervangingsfonds het verschil met het vastgestelde inzetpercentage terug.

–. Grootte van de vervangingspool: 4%

–. Vereist inzetpercentage: 98%

–. Goedgekeurd bedrag aan pooldeclaraties: € 80.000

–. Werkelijke inzetpercentage: 80%

Terugvordering: 98% – 80% = 18% x € 80.000 = € 14.400.

Bijlage 5. Werkwijze financiële varianten

Op grond van hoofdstuk 6 van het reglement, kan een eigenrisicodrager er voor kiezen om gebruik te maken van één van de financiële varianten die door het Vervangingsfonds worden aangeboden.

Hieronder worden deze varianten nader omschreven en wordt bepaald hoe de bekostiging voor elk van de vier financiële varianten plaatsvindt.

I. Wachtdagenvariant met een eigen risico van 2 keer de werktijdfactor per week

Bij deze variant neemt het bevoegd gezag voor een bepaald deel de vervanging van het afwezige personeelslid voor eigen rekening. Bij deze variant is dat twee maal de werktijdfactor van de aanstelling of benoeming per week, omgerekend in klokuren, van het afwezige personeelslid.

Als voorbeeld: wanneer het wegens ziekte of schorsing afwezige personeelslid een dienstverband heeft met een werktijdfactor van 1, dan dient het bevoegd gezag de eerste 80 uur dit personeelslid voor eigen rekening te vervangen. Vanaf 80 uur komt de vervanging in aanmerking voor bekostiging door het Vervangingsfonds.

De vervanging voor eigen rekening van het bevoegd gezag hoeft niet aaneengesloten te zijn, zolang deze maar plaatsvindt binnen dezelfde ziekteperiode of schorsing. Het Vervangingsfonds houdt met de maandelijkse gegevensaanlevering bij voor hoeveel uur het afwezige personeelslid is vervangen. Indien het afwezige personeelslid voor bijvoorbeeld 20 uur voor eigen rekening wordt vervangen en vervolgens enkele weken niet wordt vervangen, dan komt deze 20 uur niet te vervallen.

II. Wachtdagenvariant met een eigen risico van 6 maal de werktijdfactor per week

De werking van deze variant is beginsel hetzelfde als de hierboven onder I. genoemde wachtdagenvariant. Bij deze variant geldt alleen een eigen risico van 6 maal de werktijdfactor van de aanstelling of benoeming per week, omgerekend in klokuren.

III. Stop-loss variant met lage ondergrens van de bandbreedte

Bij deze variant neem het bevoegd gezag voor een bepaald deel de vervanging wegens ziekte of schorsing van één of meerdere personeelsleden voor eigen rekening. Het eigen risico wordt bij deze variant vastgesteld op basis van de ‘Gemiddelde Normatieve Vervangingskosten’ (GNV). Deze worden berekend door een bepaald percentage – voor 2020 bedraagt dit 6 procent – te heffen over de premiegrondslag. Deze premiegrondslag wordt berekend door de premiegrondslag over de maand januari te vermenigvuldigen met 12.

Na het verloop van het kalenderjaar, komt het reeds opgebouwde eigen risico te vervallen en moet deze weer opnieuw tot de ondergrens worden opgebouwd.

Als voorbeeld: een bevoegd gezag heeft een premiegrondslag over de maand januari van € 100.000. De GNV zijn dan € 100.000 x 12 x 0,06 = € 72.000.

Tot 80% van de GNV draagt het bevoegd gezag zelf de kosten voor vervanging, dus de eerste (0,8 x € 72.000 =) € 57.600 aan vervanging wegens ziekte of schorsing neemt het bevoegd gezag voor eigen rekening. Tussen de 80% en 200% van de GNV bekostigt het Vervangingsfonds volledig conform de normbekostiging (mits is voldaan aan de voorwaarden voor bekostiging). Boven de 200% van de GNV (in dit voorbeeld boven de € 144.000) bekostigt het Vervangingsfonds 50% van de normbekostiging.

IV. Stop-loss variant met een hoge ondergrens van de bandbreedte

Deze variant heeft dezelfde werking als de stop-loss variant met de lage ondergrens van de bandbreedte, maar verschilt hiervan in die zin, dat de bekostiging door het Vervangingsfonds pas kan plaatsvinden zodra het bevoegd gezag eerste 100% van de GNV aan vervanging wegens ziekte en schorsing voor eigen rekening heeft genomen.

Bijlage 6. Informatieprotocol

Het Vervangingsfonds ondersteunt bevoegde gezagsorganen door vervanging van personeel in het primair onderwijs onder bepaalde voorwaarden te bekostigen. Bijna alle bevoegde gezagsorganen dragen hiervoor een premie af. Daarnaast kunnen bevoegde gezagsorganen bij het Vervangingsfonds terecht voor advies over verzuim en re-integratie. Om deze taken uit te voeren heeft het Vervangingsfonds bepaalde gegevens nodig over de bevoegde gezagsorganen. Dit informatieprotocol beschrijft de vorm en inhoud van de set gegevens die door het scholenveld aangeleverd moet worden alsmede een korte toelichting op het aanleverproces. Het informatieprotocol dient als hulpmiddel voor schoolbesturen om de juiste gegevens tijdig aan te leveren bij het Vervangingsfonds.

Privacy

In het kader van de Wet bescherming persoonsgegevens, dienen verwerkingen van persoonsgegevens bij het College bescherming persoonsgegevens te worden gemeld. Het Vervangingsfonds maakt bij de uitoefening van de werkzaamheden gebruik van persoonsgegevens. Het Vervangingsfonds treft passende en organisatorische maatregelen om te waarborgen en te kunnen aantonen dat de verwerking van die persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming wordt uitgevoerd.

Het informatieprotocol bestaat uit 4 onderdelen:

Onderdeel 1 Basisadministratie

§ 1.1. Inleiding

De basisadministratie van het Vervangingsfonds omvat de volgende gegevens:

§ 1.2. Doel gegevenscollectie door het Vervangingsfonds

Elk bevoegd gezag in het primair onderwijs levert gegevens aan bij het Vervangingsfonds. Deze gegevens worden voornamelijk gebruikt om de hoogte van de premie Vervangingsfonds en premie Participatiefonds vast te stellen, de hoogte van de declaratiebedragen te bepalen en de rechtmatigheid van premies en declaraties te beoordelen. Daarnaast worden gegevens gebruikt voor de informatievoorziening ten behoeve van het scholenveld.

In tabel 1 staat een overzicht van de primaire processen, die gebruik maken van de gegevens, die door het scholenveld beschikbaar worden gesteld.

§ 2. Overzicht gegevens in de Vf-basisadministratie

§ 2.1. Inleiding

Tabel 2 toont een overzicht van de aan te leveren gegevensverzamelingen / set gegevens, voorzien van een korte omschrijving. Hieronder worden de verschillende gegevensgroepen kort toegelicht. Paragraaf 5 bevat een gedetailleerde beschrijving van alle gegevens afzonderlijk.

§ 2.2. Premiebrongegevens

De basisadministratie bevat brongegevens van alle personeelsleden en aanstellingen in het primair onderwijs. Deze gegevens worden gebruikt om de ontvangen (declaratie)gegevens te toetsen aan het reglement en de premie- en declaratiebedragen te berekenen.

Het Personeelsbestand omvat gegevens over het personeel, dat valt onder de cao po. Dit betreft het BSN, de naam, geboortedatum en het geslacht van de personeelsleden.

De Vf-basisadministratie bevat gegevens over de dienstbetrekkingen in het primair onderwijs. Het bestand bevat gegevens als de begin- en einddatum van de aanstelling en de omvang van de aanstelling en het brutosalaris. De aanstellingsgegevens worden ook gebruikt om het premiebedrag vast te stellen.

§ 2.3. Declaratiebrongegevens

De ontvangen declaratiegegevens worden automatisch beoordeeld op rechtmatigheid en getoetst aan de voorwaarden die in het reglement hierover zijn opgenomen. Deze declaratiebrongegevens omvatten uitgebreide gegevens over de afwezigheid en de vervanging. Op basis van deze gegevens stelt het Vervangingsfonds het declaratiebedrag vast.

§ 2.4. Verzuimgegevens

De gegevens omschreven onder § 2.2 en § 2.3. leveren geen compleet overzicht op van het totale verzuim in het primair onderwijs. Niet alle afwezigheid wordt vervangen en niet alle vervanging wordt gedeclareerd dan wel bekostigd. De integrale verzuimgegevens worden gebruikt voor het berekenen van kengetallen, rechtmatigheidscontroles, het bevorderen van de bedrijfsgezondheid en het ondersteunen van het bestuur en bestuursbureau van het Vervangingsfonds op het gebied van informatievoorziening.

§ 2.5. Organisatiegegevens

De van DUO afkomstige organisatiegegevens op basis van de BRIN zijn opgeslagen in de Vf-basisadministratie en dienen onder meer voor de beoordeling van de rechtmatigheid van premie- en declaratiegegevens.

§ 2.6. Retourinformatie ten behoeve van het scholenveld

Na verwerking van de door schoolbesturen aangeleverde gegevens, verstrekt het Vervangingsfonds een gedetailleerd verwerkingsverslag van de vastgestelde premiebedragen, vervangingsdeclaraties en verzuimcijfers aan de schoolbesturen via ‘MijnVf’.

§ 3. Aanlevermoment en frequentie van aanlevering

De door de bevoegde gezagsorgaan te leveren gegevensgroepen zijn maandelijks samengevoegd tot één gegevenslevering. DUO verzorgt maandelijks de gegevenslevering van de BRIN-gegevens.

Het Vervangingsfonds verwerkt de ontvangen gegevens één keer per maand vanaf de 6e werkdag. De afsluitdatum van de gegevenslevering is derhalve de 5e werkdag van de maand. De levering, die in maand n verwerkt wordt, bevat gegevens over de verslagmaand n – 1 alsmede eventuele correcties over voorliggende maanden.

§ 4. Wijze van aanlevering

§ 4.1. Aanlevering via Managed File Transfer en/of webportaal

Bevoegde gezagsorganen en administratiekantoren maken gebruik van PSA (Personeels- en Salarisadministratie)-softwarepakketten voor het leveren van gegevens aan het Vervangingsfonds. Naast deze bulkaanlevering biedt het Vervangingsfonds de mogelijkheid om aanvullende gegevens aan te leveren via een beveiligde omgeving op het Vf-webportaal / ‘MijnVf’.

De levering via de PSA-softwarepakketten geschiedt met behulp van Managed File Transfer (MFT). De MFT voorziet in een beveiligde verbinding tussen de gegevensleveranciers en het Vervangingsfonds. Het webportaal kent een rolgestuurde toegangsbeveiliging; afhankelijk van de rol van de ingelogde gebruiker (via gebruikersnaam en wachtwoord) zijn gegevens te raadplegen dan wel te muteren.

§ 4.2. Bestandsformaat

Het bestandsformaat van de gegevenslevering is het XML-formaat (Extensive Markup Language). Dit is een standaard van het World Wide Web Consortium voor de syntaxis van formele opmaaktalen waarmee men gestructureerde gegevens kan weergeven in de vorm van platte tekst. Deze presentatie is zowel machineleesbaar als leesbaar voor de mens. Het XML-formaat wordt gebruikt om gegevens op te slaan en om gegevens over het internet te versturen.