Besluit beperkingen openbaarheid KNAW

Gelet op artikel 15, lid 1, onder a en c van de Archiefwet 1995, artikel 10 van het Archiefbesluit 1995 en het advies van de algemene rijksarchivaris d.d. 23 mei 2019, met kenmerk #7955061

BESLUIT,

tot de volgende beperkingen aan de openbaarheid van het archief van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (1908) 1940–1993 (1995):

Artikel 1

Met het oog op de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer zijn de inventarisnummers, genoemd in de eerste kolom beperkt openbaar tot 1 januari van het jaar, genoemd in de tweede kolom.

Artikel 2

Met het oog op het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden zijn de inventarisnummers, genoemd in de eerste kolom beperkt openbaar tot 1 januari van het jaar, genoemd in de tweede kolom.

Artikel 3

De archiefbescheiden geborgen onder de inventarisnummers genoemd in artikel 1 en 2 kunnen alleen worden geraadpleegd met toestemming van de beheerder van de archiefbewaarplaats. Verzoeken tot raadpleging dienen schriftelijk te worden ingediend en met redenen omkleed te zijn. De beheerder van de archiefbewaarplaats weegt deze redenen af tegen het belang dat met de openbaarheidsbeperking wordt beschermd. De beheerder kan aan zijn/haar toestemming voorwaarden verbinden.

Artikel 4

Kopieën van de archiefbescheiden geborgen onder de inventarisnummers genoemd in artikel 1 en 2 kunnen alleen worden verstrekt aan personen die toestemming tot raadpleging hebben verkregen en kunnen aantonen dat de kopieën noodzakelijk zijn voor het doel van hun onderzoek. De beheerder van de archiefbewaarplaats kan voorwaarden verbinden aan het verstrekken van kopieën.

Artikel 5

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst. Dit besluit wordt als bijlage gevoegd bij de ‘Verklaring van Overbrenging van het archief van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW) (1908) 1940–1993 (1995)’.

Bijlage

Nummer Archiefinventaris: [Nog in te vullen door het Noord-Hollands Archief]

Inventaris van het archief van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW) (1908) 1940–1993 (1995)

Auteur: Joeri Meijer, Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen

This finding aid is written in Dutch

1. Beschrijving van het archief

1.1. Beschrijving

1.1.1 Titel: Kon. Ned. Akademie van Wetenschappen (KNAW)

1.1.2 Periode: 1940–1993 (1995)

1.1.3 Omvang: 60,3 meter

1.1.4 Taal van het archiefmateriaal: Het merendeel van de stukken is in het Nederlands.

1.1.5 Soort archiefmateriaal: Geschreven, getypte en gedrukte documenten.

1.1.6 Archiefbewaarplaats: Noord-Hollands Archief, Haarlem

1.1.7 Archiefvormer: Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen

1.1.8 Samenvatting van de inhoud van het archief:

De Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW) is werkzaam op het gebied van het wetenschappelijk onderzoek. Zij is een genootschap van excellente wetenschappers uit alle disciplines, bestuurder van wetenschappelijke onderzoeksinstituten en adviseur van de regering op het gebied van wetenschapsbeoefening. Dit organisatiearchief bestaat uit de dossiers die zijn afgesloten in de periode 1940 tot en met 1993, voor zover deze zijn gewaardeerd als blijvend te bewaren.

1.2. Aanwijzingen voor de gebruiker

1.2.1. Openbaarheid

Met het oog op de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer zijn de inventarisnummers, genoemd in de eerste kolom beperkt openbaar tot 1 januari van het jaar, genoemd in de tweede kolom:

Met het oog op het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden zijn de inventarisnummers, genoemd in de eerste kolom beperkt openbaar tot 1 januari van het jaar, genoemd in de tweede kolom:

Inventarisnummers 184 en 185 en 361 t/m 363 betreffen de formulieren met biografische aantekeningen die werden ingeleverd door de nieuw gekozen leden van de Akademie. Deze bevatten de volgende gegevens: namen en voornamen van de betrokkenen, ouders, echtgenoten en van de kinderen, de geboortedatum en -plaats van de betrokkene, genoten opleiding en onderwijs, vervulde betrekkingen of ambten, privé- en werkadres, eventueel ontvangen koninklijke onderscheidingen en bank- of girorekeningnummers.

Met het oog op eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer is een beperking op de openbaarheid gesteld van de zogenoemde biografische gegevens van leden. Omdat er in de betreffende periode geen leden zijn benoemd die jonger waren dan 35 jaar geldt een openbaarheidsbeperking voor 65 jaar na het jaar van afsluiting van het dossier.

Inventarisnummers 164 t/m 183 en 335 t/m 359 betreffen de memories tot aanbeveling voor het lidmaatschap en correspondentschap van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen. De KNAW is van oudsher in de basis een genootschap van gerenommeerde wetenschappers. De leden werden gekozen doormiddel van coöptatie; de bestaande leden kozen nieuwe leden op basis van aantoonbare wetenschappelijke excellentie. In de onderhavige tijdsspanne bereidden de afdelingen van de KNAW jaarlijks per vacature voor nieuw lidmaatschap twee voordrachten voor met bijbehorende memorie van aanbeveling. Van niet gekozen kandidaten werd de memorie van aanbeveling bij reglement als vervallen beschouwd en vernietigd.

Het is zowel in het belang van de KNAW zelf als van de leden dat voordrachten en benoemingen in alle vrijheid kunnen plaatsvinden. Dat vergt een zekere mate van geheimhouding, die ook aan de leden is toegezegd. Memories van aanbeveling werden daarom reglementair als geheime stukken beschouwd. Vanwege het belang van deze stukken voor historisch of biografisch onderzoek komen de memories tot aanbeveling van nieuwe leden desalniettemin in aanmerking voor blijvende bewaring. Vanwege belang van beslotenheid van voordrachten is echter een beperking gesteld op de openbaarheid van deze memories tot 50 jaar na het jaar van benoeming.

1.2.2. Beperkingen van het gebruik

Reproductie van originele bescheiden uit dit archief is, behoudens de algemene regels die gelden voor het kopiëren van stukken, niet aan beperkingen onderhevig.

1.2.3. Aanvraaginstructie

[Nog in te vullen door het Noord-Hollands Archief]

1.2.4. Citeerinstructie

[Nog in te vullen door het Noord-Hollands Archief]

1.3. Archiefvorming

1.3.1. Geschiedenis van de archiefvormer

De voorloper van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW) werd in 1808 opgericht door Koning Lodewijk Napoleon, in navolging van nationale wetenschappelijke genootschappen in het buitenland als de Royal Society in Londen en de Académie Française in Parijs. De toenmalige naam van de KNAW was het Koninklijk Instituut van Wetenschappen, Letteren en Schoone Kunsten. Het Instituut was een lichaam dat gevraagd en ongevraagd adviezen kon uitbrengen aan de overheid en tevens sommige besluiten van die overheid moest uitvoeren. Na de inlijving van het Koninkrijk Holland bij het Franse Keizerrijk veranderde de naam van het Instituut in het Hollandsch Instituut of l’Institut d’Amsterdam. Vanaf 1812 is het Instituut, later de Akademie, gevestigd in het Trippenhuis te Amsterdam. Na het herstel van de onafhankelijkheid werd het voortbestaan van het Instituut op 2 februari 1814 bekrachtigd bij Soeverein Besluit en kreeg het de naam Nederlandsch Instituut van Wetenschappen, Letterkunde en Schoone Kunsten. Het voortbestaan werd op 6 april 1816 opnieuw bekrachtigd bij koninklijk besluit. De nieuwe naam werd het Koninklijk Nederlandsche Instituut van Wetenschappen, Letteren en Schoone Kunsten.

Tijdens de regeerperiode van Willem II (1840–1849) kwam er steeds meer kritiek op het functioneren van het Instituut. Op 26 oktober 1851 werd het oude Instituut bij koninklijk besluit opgeheven en de Koninklijke Akademie van Wetenschappen opgericht, met als doelstelling, ‘bevordering der Wis- en Natuurkunde in haren gehelen omvang’. Op 23 februari 1855 werd deze doelstelling uitgebreid met ‘bevordering der Taal, Letter-, Geschiedkundige en Wijsgerige Wetenschappen’. Van 1855 tot 2017 kende de Akademie twee Afdelingen, gemakshalve aangeduid met de Afdeling Natuurkunde en de Afdeling Letterkunde.

Het bestaan van de KNAW werd lange tijd geregeld in een reeks koninklijke besluiten. Bij koninklijk besluit van 5 januari 1938, werd de taak en positie van de Akademie opnieuw bepaald en de naam van de organisatie definitief gewijzigd in de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (Stb. 1938, 390). In dit besluit werd ook een nieuw reglement vastgesteld. In het Reglement van de KNAW worden van oudsher het bestuur en de inrichting van de organisatie geregeld. Wijzigingen in het reglement werden tot 1991 steeds bij koninklijk besluit vastgesteld. De functie van de KNAW werd bij koninklijk besluit van 5 januari 1938 vastgelegd in artikel 2 van het Reglement: ‘De Akademie is bestemd tot:

Met de Wet op het Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek (WHW) van 8 oktober 1992 (Stb. 1992, 593) heeft de KNAW in 1993 rechtspersoonlijkheid gekregen. Deze rechtspersoonlijkheid sui generis, dat wil zeggen rechtstreeks voortvloeiend uit een wet, is opgenomen in artikel 1.16 van de WHW. De KNAW is vanaf dat moment een rechtspersoon met wettelijke taak. Met de instelling krachtens publiekrecht, is de KNAW tevens een bestuursorgaan overeenkomstig de Algemene wet bestuursrecht. Omdat de KNAW niet is bekleed met openbaar gezag, is zij geen ZBO zoals gedefinieerd in de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen. In de Wet op het Hoger onderwijs en Wetenschappelijk onderzoek (WHW) is het doel van de KNAW vastgelegd in het eerste lid van artikel 1.5 (WHW, Stb. 1992, nr. 593):

‘De Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen is werkzaam op het gebied van het wetenschappelijk onderzoek. In elk geval bevordert zij de uitwisseling van gedachten en informatie tussen haar leden onderling en tussen de leden en andere wetenschapsbeoefenaren en wetenschappelijke organisaties, adviseert zij Onze minister desgevraagd of uit eigen beweging over aangelegenheden op het gebied van de wetenschapsbeoefening en bevordert zij de wetenschapsbeoefening door werkzaamheden op dat gebied te verrichten of te doen verrichten’.

De KNAW is van oudsher in de basis een genootschap van gerenommeerde wetenschappers. Van 23 februari 1855 tot 1 januari 2017 kende de Akademie twee afdelingen (vanaf 2017 is het genootschap onderverdeeld in vier multidisciplinaire domeinen). De Afdeling Natuurkunde vertegenwoordigde de wiskundige en natuurkundige wetenschappen, levenswetenschappen en technische wetenschappen. De Afdeling Letterkunde vertegenwoordigde de geesteswetenschappen, rechtswetenschappen, gedragswetenschappen en maatschappijwetenschappen. De afdelingen hadden ieder een eigen bestuur. De Afdeling Natuurkunde was vanaf 1949 onderverdeeld in zes secties, vanaf 1960 aangevuld met een Sectie voor Technische Wetenschappen, van 1949 tot 1990 met een Vrije Sectie en van 1972 tot 1999 met een Sectie voor Biochemie en Biofysica. De Afdeling Letterkunde was vanaf 1979 onderverdeeld in vijf secties. De Verenigde Vergadering van beide Afdelingen, d.w.z. de algemene ledenvergadering, vormde formeel het hoogste orgaan binnen de KNAW.

De Akademieleden zijn onderverdeeld in gewone leden en buitenlandse leden. Voorts werden tot 2011 correspondenten gekozen (Nederlandse wetenschappers in het buitenland). De leden worden gekozen doormiddel van coöptatie; de bestaande leden kiezen de nieuwe leden. Tot 2011 bereidden de verschillende secties jaarlijks per vacature twee voordrachten voor met bijbehorende ‘memorie tot aanbeveling’. Memories tot aanbeveling werden gezien als geheime stukken. Van niet gekozen kandidaten werd de memorie tot aanbeveling bij reglement als vervallen beschouwd, en vernietigd.

De KNAW wordt geleid door een bestuur. Daarnaast hebben de vier domeinen een eigen bestuur. Tot 1973 bestond het algemeen bestuur uit de twee afdelingsbesturen van de Afdelingen Letterkunde en Natuurkunde. Bij afwisseling trad één van de beide voorzitters op als algemeen voorzitter van de Akademie. Op 6 maart 1973 werd bij koninklijk besluit een nieuw reglement vastgesteld, waarin het ambt van president werd ingesteld en tevens een dagelijks bestuur (Stb. 1973, 86). Het dagelijks bestuur bestond uit de president, de voorzitters van de beide afdelingen, de algemeen secretaris, en tot 1 april 1995 de algemeen penningmeester. In verschillende periodes was er ook een secretaris buitenland.

De KNAW kent een aantal vaste adviesraden, bestaande uit zowel leden van de Akademie als niet-leden. De raden staan als orgaan van bijstand en advies het bestuur terzijde. Naast de vaste raden kent de KNAW tijdelijke commissies voor specifieke adviesaanvragen.

In de eerste helft van de twintigste eeuw werden de eerste onderzoeksinstituten verbonden aan de KNAW, aanvankelijk op initiatief van de Akademie zelf. Tegen het eind van de jaren tachtig werd, als uitvloeisel van de ‘operatie Para-universitaire Instituten’ van de toenmalige Minister van Onderwijs en Wetenschappen, een aantal interuniversitaire instituten onder het beheer van de Akademie gebracht die tot dan toe onder het beheer van de minister vielen. De KNAW fungeert in 2017 als koepelorganisatie voor vijftien wetenschappelijke instituten op het terrein van de geestes-, sociale en levenswetenschappen.

Het bestuur, de directie en de raden en commissies worden bij de uitvoering van hun taken ondersteund door een stafbureau. Het Bureau van de KNAW werd tot 1960 geleid door een hoofd van administratie die leidinggaf aan een handjevol ambtenaren. In 1960 werd een directeur aangesteld voor de dagelijkse leiding van de gehele organisatie. Sindsdien heeft de KNAW meerdere directiestructuren gekend.

1.3.2. Geschiedenis van het archiefbeheer

Tot circa 1985 hanteerde het Bureau van de KNAW voor de registratie een methode die kan worden gekenmerkt als een agendastelsel, gecombineerd met een rubriekenstelsel. Met betrekking tot het agendastelsel zijn te herkennen:

Aanvullende toegangen waren:

Het archief was in deze periode gescheiden in drie afdelingen: het archief van het bestuur, het archief van de Afdeling Letterkunde en het archief van de Afdeling Natuurkunde. De stukken die gericht waren aan de

KNAW in het algemeen of aan één van drie genoemde afdelingen kregen na binnenkomst een stempel met datum van binnenkomst. Daarin werd genoteerd voor welke afdeling het stuk was bestemd: Bestuur. Letterkunde of Natuurkunde. Stukken die niet aan een van de besturen hoefden te worden voorgelegd, werden doorgestuurd naar de uitvoerende medewerkers en werden niet ingeschreven. Deze stukken ontbreken voor het leeuwendeel in het archief. Met de slagwoorden in de klappers werd per ingeschreven stuk aangegeven onder welke rubriek het ingekomen stuk zou worden ingeschreven in de ‘agenda op inkomende en uitgaande stukken’ van de betreffende afdeling.

Het originele ingekomen stuk kwam ter tafel in de vergadering van het bestuur, het afdelingsbestuur of in de afdelingsvergadering. Het uitgaand antwoord kreeg in principe hetzelfde nummer als de ingekomen brief. Indien er meerdere brieven werden opgesteld, bijvoorbeeld omdat eerst schriftelijk advies werd ingewonnen, kregen de uitgaande brieven een volgnummer in Latijnse cijfers (bijvoorbeeld 630I, 630II, 630III, etc.). Van de uitgaande brieven werd een dubbelgevouwen doorslag gemaakt, dat uitgevouwen de dubbele grootte had van het briefpapier. De doorslagen waren roze voor brieven van het bestuur, blauw voor brieven van de Afdeling Letterkunde en geel voor brieven van de Afdeling Natuurkunde. De voorliggende ingekomen stukken werden in de dubbelgevouwen doorslag van de uitgaande brief gevoegd. Het hele pakketje werd vervolgens voorzien van een papieren omslag met een titel, waarmee per rubriek een dossier werd gevormd. Daarin konden later nieuwe stukken worden toegevoegd. De dossiers werden bewaard in hangmappen in ladekasten. Ze waren geordend naar rubriek.