Besluit vervanging archiefbescheiden NVAO 2019

Gelet op:

de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012 nr. WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging;

artikel 7 van de Archiefwet.

Besluit:

Artikel 1

Artikel 2

Dit besluit treed in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit in de Staatscourant.

Artikel 3

Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging archiefbescheiden NVAO 2019.

Bijlage

Handboek vervanging archiefbescheiden

Nederlands-Vlaamse Accreditatieorganisatie

Definitief vastgesteld dagelijks bestuur NVAO

d.d. 2 december 2019

Samenstelling Antony Fokker

Ondersteuning DOCFactory

Status vastgesteld

Versie: 1.0

Datum: 2 december 2019

1. Inleiding

1.1. Aanleiding

Sinds 2005 functioneert de Nederlands-Vlaamse Accreditatieorganisatie (NVAO) als zelfstandig bestuursorgaan ter borging van de kwaliteit van het hoger onderwijs in Nederland en Vlaanderen. De informatiehuishouding die is verbonden aan het uitvoeren van de wettelijke taken laat een hybride situatie zien: in de dagelijkse praktijk is een verregaande digitalisering doorgevoerd, doch wettelijk gezien moet de NVAO de neerslag van zijn activiteiten op papier bewaren. Deze situatie is aanleiding te onderzoeken hoe de overgang naar formeel digitaal werken gerealiseerd kan worden. Dit Handboek Vervanging vormt de onderbouwing van de maatregelen om verantwoord een beslissing tot digitaal werken te nemen en daarmee de overgang van analoog archiveren naar digitaal werken te realiseren.

Voor het digitaal werken is het voorwaarde dat alle te gebruiken en te produceren informatie digitaal opgeslagen wordt: digitale archivering betekent dan ook duurzame toegankelijkheid. De methode daartoe is het scannen van analoge (papieren) documenten en gegevens (ook wel vervanging of substitutie genoemd), terwijl ‘digital born’ stukken verder digitaal verwerkt en gearchiveerd worden.

Dit handboek is erop gericht dat de NVAO een goed geregelde en geprotocolleerde procedure heeft voor vervanging als onderdeel van de normale bedrijfsvoering.

1.2. Doelstelling

Het doel van dit handboek is het vaststellen van de beschrijving van de procesmatige en technische inrichting van de voorgenomen vervanging van archiefbescheiden door het bestuur van de NVAO.

Het handboek vormt de inhoudelijke grondslag voor het vervangingsbesluit. Het handboek dient als richtlijn voor de uitvoering van het vervangingsproces en de toetsing in het kader van kwaliteit. Het handboek legt de beleidsmatige, procesmatige en technische inrichting van de vervanging van archiefbescheiden vast. Het gaat in op de eisen die in de Archiefregeling aan vervanging van te bewaren archiefbescheiden worden gesteld.

1.3. Resultaten

Dit handboek beschrijft de procesmatige en technische inrichting van de voorgenomen vervanging. De beschrijving voorziet in de elementen zoals die zijn opgenomen in de verschillende richtlijnen die zijn opgesteld voor digitaal informatiemanagement, zoals de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden, hetReferentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN), de Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) en het Toepassingsmodel Metadatering Rijksoverheid.

Ten tweede beschrijft dit handboek de resultaten van de overzetting van de papieren documenten naar de digitale vorm daarvan en hoe daarbij aan wettelijke eisen van duurzaamheid en betrouwbaarheid wordt voldaan.

Tenslotte beschrijft dit handboek een zogenaamde 'Change Management' procedure. Deze procedure borgt dat wijzigingen van de in dit handboek vastgestelde procesmatige en technische inrichting niet tot verminderde resultaten leiden en dat met deze wijzigingen dus blijft worden voldaan aan de geldende wet- en regelgeving.

1.4. Reikwijdte

Dit handboek beschrijft de procesmatige en technische inrichting van de voorgenomen vervanging van documenten, die:

Aanvulling op de beschrijving van de te vervangen documenten:

Uitgangspunt is dat digitaal binnenkomende documenten bij de NVAO een digitale behandelingsgang kennen, terwijl interne documenten digitaal worden aangemaakt en opgeslagen. Voor het uitgaande postverkeer geldt dat met de vaststelling van dit Handboek het digitale document leidend is, al dan niet in combinatie met een digitale handtekening. Gestreefd wordt naar een volledig digitale informatiehuishouding. Ten aanzien van het digitale informatiebeheer gelden de normen uit dit Handboek voor het omzetten van analoge stukken evenzeer voor de ‘digital born’ documenten.

2. Kaders

2.1. Algemene kaders

Voor het vervangen van permanent te bewaren papieren documenten door reproducties, zijn de artikelen 7 en 9, lid 1 van de Archiefwet 1995 van toepassing. Daarin wordt beschreven in hoeverre vervanging mogelijk is. In het Archiefbesluit 1995 wordt dit verder uitgewerkt in de artikelen 2 en

6 en in hoofdstuk 3a van de Archiefregeling (2009).

Met betrekking tot het permanent bewaren van informatie is met name het volgende van belang: waar eerder toestemming nodig was van de Minister van OC & W, is die toestemming met de inwerkingtreding van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht per 1 januari 2013 niet meer aan de orde. In het geval van de NVAO (een zelfstandige ‘zorgdrager’) is sprake van een eigen verantwoordelijkheid en geschiedt toetsing achteraf. Het bestuur van de NVAO bepaalt daarmee zelf het moment van de overgang naar digitale archivering en de daarmee verbonden verantwoordelijkheden die in de Archiefwet zijn geformuleerd: bewijsvoering, verantwoording afleggen en informatie bewaren uit cultuur-historisch oogpunt. Het bestuur van de NVAO bepaalt de uitgangspunten en de inrichting van het vervangingsproces.

Naast deze regeling zijn de afgelopen jaren enkele normen van belang geworden die betrekking hebben op de (digitale) documentaire informatievoorziening.

Deze NEN-normen zijn binnen de documentaire informatievoorziening van de NVAO bekend.

Dit Handboek vervanging archiefbescheiden NVAO is gebaseerd op voornamelijk de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden versie 2.0, en het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN). Beide stukken houden rekening met de hiervoor genoemde NEN-ISO normen.

3. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

3.1. Verantwoordelijkheden

De NVAO is organisatorisch opgedeeld in de afdelingen Nederland en Vlaanderen, waarbij de dagelijkse leiding van de organisatie is gemandateerd aan het Dagelijks Bestuur en voor Nederland tevens aan het Management Team van de NVAO. Dit Handboek richt zich op vervanging binnen de afdeling Nederland. Binnen de NVAO zijn de verantwoordelijkheden en bevoegdheden ten aanzien van vervanging als volgt belegd:

Het bestuur van de NVAO is op grond van de Archiefwet als bestuur van een zelfstandig bestuursorgaan bestuurlijk verantwoordelijk voor de zorg voor de archiefbescheiden van de NVAO en besluit tot vervanging voor vernietigbare en permanent te bewaren archiefbescheiden.

De directeur afdeling Nederland is door het bestuur belast met de zorg voor het uitvoeren van een verantwoord informatiebeheer, alsmede met de zorg voor het uitvoeren van een verantwoord informatiebeleid.

De informatiemanager voert samen met de Kwaliteitsfunctionaris coördinerende taken uit met betrekking tot het vervangingsproces. Hij coördineert de uitvoering van het beleid zoals het ontvangen, digitaliseren (scannen), registreren en het beheren van de in het digitale beheersysteem (SWIT of de RMA) aanwezige documenten. De medewerkers van organisatieonderdelen zijn zelf verantwoordelijk voor het aanbieden van documenten die het vervangingsproces moeten doorlopen.

De Kwaliteitsfunctionaris voert samen met de informatiemanager coördinerende taken uit met betrekking tot het vervangingsproces. Hij houdt toezicht op de naleving van de binnen de NVAO gemaakte afspraken. Eens per jaar voert hij/zij een audit uit op het uitvoeren van het Besluit Vervanging.

De Change Functionaris toetst voorstellen voor wijzigingen in het vervangingsproces en/of de archiefbeheeromgeving aan bestaand informatie- en archiveringsbeleid, alsmede aan wet- en regelgeving. Hij/zij laat hiertoe een impact analyse opstellen. Voorstellen die afbreuk doen aan de kwaliteit en duurzaamheid worden niet gerealiseerd zonder toestemming van de Change Functionaris. Hij/zij is in dit kader in ieder geval betrokken bij wijzigingen t.a.v. het vervangingsproces, bestandsformaten, back-up procedures en -voorzieningen, software en hardware voor scanning en archivering, en de fysieke omgeving waarin het digitale archief is geplaatst.

Voor de permanente bewaring van documenten worden de daarvoor in aanmerking komende bescheiden periodiek overgebracht naar het Nationaal Archief. Met betrekking tot het overbrengen van de digitale, te bewaren documenten zullen nog nadere afspraken worden gemaakt met de algemeen Rijksarchivaris als verantwoordelijke voor het archiefbeheer na overbrenging.

Het formele archieftoezicht op de niet overgebrachte documenten is opgedragen aan de Erfgoedinspectie. Jaarlijks moet hiervan een verslag uitgebracht worden door de toezichthouder. Ten aanzien van de inspectie op het beheer van de digitale archiefbestanden, zullen nog nadere afspraken worden gemaakt. Bij de totstandkoming van dit Handboek is het van belang inhoudelijke opmerkingen van de Erfgoedinspectie mee te nemen.

In Bijlage 9 zijn de functieprofielen opgenomen van medewerkers die een rol spelen in het vervangingsproces. Hierin staat omschreven welke taken en kwaliteiten bij de verschillende functies gevraagd worden. Medewerkers kunnen geen rechten aan deze profielen ontlenen

3.2. Opleiding en instructies van medewerkers

De opleiding en instructies van medewerkers van toepassing voor de uitvoering van de procedures in dit handboek zijn zo opgesteld dat de verantwoordelijke medewerkers in staat zijn om de hierna genoemde handelingen conform de voorgeschreven procedures uit te voeren.

De NVAO heeft momenteel werkinstructies opgesteld waarin de stappen als instructie per documenttype zijn opgenomen (zie de betreffende bijlagen). Het gaat hierbij om handelingen in de volgende procedures:

Per procedure is beschreven welke taken worden uitgevoerd.

4. Inrichting van het vervangingsproces

4.1. De processtappen

Het vervangingsproces omvat de selectie, registratie, scanning, opslag en beheer van de te vervangen documenten en de vernietiging van de vervangen documenten. Ondersteunende middelen betreffen scanners, registratiesystemen en digitale opslaglocaties.

De medewerkers van het team Digitale Informatie Voorziening (DIV) houden zich met betrekking tot het vervangingsproces bezig met het ontvangen, registreren, digitaliseren (scannen) en selecteren voor vernietiging van papieren documenten en daarnaast met het beheren van de in SWIT of de RMA aanwezige documenten van de NVAO.

Voor alle stappen die informatie binnen de NVAO doorloopt, zijn procedures opgesteld. Deze procedures geven duidelijk aan wie waarvoor verantwoordelijk is en welke rollen worden gespeeld. Alle procedures zijn als bijlage bij dit handboek opgenomen.

4.2. Kwaliteitscontroles

De NVAO toetst de kwaliteit van het vervangingsproces en de duurzame opslag van digitale documenten. Dit doet de NVAO door het periodiek houden van interne controles Deze controles hebben betrekking op het vervangingsproces, de beheersituatie (hoofdstuk 5 IT-beheersmaatregelen en technische inrichting) en zijn integraal.

Voor vervanging is een kwaliteitssysteem opgezet. Het doel is regie te voeren op alle stappen die worden uitgevoerd binnen het proces van vervanging (substitutie). Het systeem omvat zowel interne als externe controlemechanismen.

De eerste controle gebeurt door degene die registreert. Hij/zij controleert op juistheid, volledigheid, leesbaarheid en terugvindbaarheid. Onder juistheid verstaan we dat de documenten juist geregistreerd zijn, de gegevens kloppen en de reproductie juist is. Bij volledigheid bedoelen we dat een controle wordt uitgevoerd of alle pagina’s compleet gedigitaliseerd zijn en de reproductie leesbaar is. De leesbaarheid toetsen we door het document 130% te vergroten. De medewerker DIV zorgt bij het archiveren voor de juiste metadata, zodat het document in de juiste samenhang raadpleegbaar en beheersbaar is.

Indien aan één van deze criteria niet wordt voldaan, wordt het origineel direct weer gescand. In het geval dit niet mogelijk is vanwege de workflow, wordt het document gescand voordat het origineel zal worden vernietigd.

Een tweede controle vindt plaats voordat een document wordt doorgestuurd naar de behandelende afdeling. Tijdens deze controle toetst de medewerker DIV of het document aan het juiste proces en de juiste zaak is gekoppeld en of de juiste metadata zijn toegekend.

Indien uit de toets blijkt dat dit niet het geval is, draagt de medewerker DIV zorg voor het aanpassen van de juiste procesgegevens en metadata.

Een derde controle vindt plaats wanneer de medewerkers DIV het signaal krijgen dat de zaak is afgehandeld. De medewerker DIV toetst dan of de zaak compleet is en als zodanig kan worden opgenomen in het digitale archief.

Indien uit de toets blijkt dat de zaak niet compleet is, archiveert de medewerker DIV de zaak niet en geeft deze, voorzien van het verzoek om de zaak te completeren, terug aan de behandelende afdeling.

De NVAO bewaart alle originelen voor een periode van drie maanden. Tijdens deze periode kunnen bestanden bij gebleken gebreken alsnog juist gescand worden. Op dit proces wordt toezicht gehouden door de informatiemanager. Eén maal per jaar zorgt de Kwaliteitsfunctionaris voor een audit op de beschreven werkwijze. Indien de procedure wijziging behoeft, volgt de NVAO een vaste procedure voor wijziging.

Voorstellen voor wijzigingen worden voorgelegd aan de Change Functionaris en afhankelijk van de aard van de wijziging aan de Directeur afdeling Nederland en de Erfgoedinspectie. Gezamenlijk bepalen zij wat de impact van de wijzigingsvoorstellen is. Indien de wijzigingen standaard zijn, kan een wijziging eenvoudig doorgevoerd worden. Indien wijzigingen niet standaard, oftewel ingrijpend zijn, kunnen wijzigingen pas worden doorgevoerd, wanneer uit een gedetailleerde analyse is gebleken dat wijzigingen niet leiden tot een afname van de kwaliteit.

5. It-beheersmaatregelen en technische inrichting

5.1. It-beheersmaatregelen

De NVAO is verzekerd van goede ondersteuning en onderhoud van hard- en software met betrekking tot onder andere het systeem SWIT of de RMA door middel van diverse handboeken en richtlijnen. De hardware en de daarop opgeslagen informatie is sinds 18 november 2019 vervangen door de cloud-opslag in Microsoft Azure. Voor onderhoud op de software van de NVAO zijn onderhoudscontracten en verwerkersovereenkomsten afgesloten met de leveranciers.

Toegangsbeleid en -procedures m.b.t. digitale documenten van de NVAO zijn vastgelegd in de binnen de NVAO geldende afspraken met betrekking tot autorisaties. De NVAO maakt voor de toegang tot de digitale documenten gebruik van autorisatiegroepen gebaseerd op het proces en de rollen die de medewerkers daarin vervullen. Hierin zijn de rechten ten aanzien van raadplegen, muteren, verwijderen, etc. van documenten en documentregistraties beschreven.

De Directeur afdeling Nederland stelt één maal per jaar vast of er wijzigingen in de hard- en software voor scanning en opslag van digitale documenten nodig zijn. De NVAO realiseert wijzigingen in hard- en software volgens de daarvoor geldende Change Management Procedures.

De NVAO beschikt over calamiteiten- en herstelprocessen. Er is een uitgebreide interne back-up procedure, waarbij tenminste één kopie op een andere locatie wordt opgeslagen. De restore-functie wordt in eigen beheer uitgevoerd en regelmatig getoetst en er zijn procedures voor het configuratiebeheer. De hardware voor opslag van documenten is ondergebracht in een gereguleerde omgeving.

De integriteit van digitale documenten is gewaarborgd door de inzet van duurzame bestandsformaten. Het is niet mogelijk om na het opslaan van een gescand document de inhoud, weergave en de essentiële metadata van het document nog aan te passen.

Een overzicht van de aanwezige systemen, hard- en software voor scanning en digitale opslag van documenten in hun onderlinge samenhang (ICT-architectuur) zal toegevoegd worden na definitieve vaststelling in bijlage 10 Digitaal beheersysteem en servers.

De NVAO gebruikt hardware voor de ondersteuning van het scanproces en het digitaal archiefbeheer. De hardware voor scanning is in staat om scans te produceren die voldoen aan de kwaliteitseisen van de NVAO (zie ook hierna bij: Instellingen).

Alle eisen voldoen aan de normen die wet en regelgeving daarvoor stellen. Hiervoor zijn de bijlagen van de Handleiding Vervanging versie 2.0 toegepast.