Besluit van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 18 februari 2020, 20935100, houdende routinematige digitale vervanging van archiefbescheiden (Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden Commissie Doelmatigheid Hoger Onderwijs)

Gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995

Besluit:

Artikel 1

Over te gaan tot routinematige digitale vervanging van archiefbescheiden:

• a. die zullen worden ontvangen of opgemaakt vanaf de datum vaninstelling van de Commissie Doelmatigheid Hoger Onderwijs (HO&S/BS/2009/119774), geplaatst in de Staatscourant van 29 juni 2009, nr. 117;

• b. volgens de specificaties, vastgelegd in de bij dit besluit horende bijlage ‘handboek routinematige digitale vervanging CDHO’;

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 3

Dit besluit wordt aangehaald als:

Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden Commissie Doelmatigheid Hoger Onderwijs.

Bijlage

Handboek routinematige digitale vervanging CDHO

Versie1.1

Inhoud

Inleiding

Op 1 juli 2009 is de Commissie Doelmatigheid Hoger Onderwijs (hierna ook: CDHO) ingericht (Besluit van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 17 juni 2009, nr. HO&S/BS/2009/119774, tot het instellen van een Commissie doelmatigheid hoger onderwijs (Instellingsbesluit Commissie Doelmatigheid Hoger Onderwijs). De CDHO werkt sinds haar oprichting met een dubbel archief; op papier en digitaal. Per 1 maart 2020 zal de CDHO verhuizen naar een pand waarin de opslag van papieren documenten niet meer mogelijk is. Om die reden, en omdat de CDHO over wil gaan op volledig digitaal werken, wil de CDHO de archiefbescheiden structureel vervangen door een digitale reproductie en de papieren versie vervangen.

Artikel 7 van de Archiefwet 1995 biedt de zorgdrager de mogelijkheid om over te gaan tot routinematige digitale vervanging van archiefbescheiden. Dit artikel maakt het voor de zorgdrager mogelijk om archiefbescheiden structureel te vervangen door een digitale reproductie en de papieren versie te vernietigen. Dit handboek digitale vervanging is als bijlage bij het Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden CDHO gevoegd. In dit handboek zijn de eisen, zoals opgenomen in de archiefregeling, uitgewerkt ten behoeve van de CDHO.

1. Beschrijving van het DMS

1.1. Watson en Easyarchive

De CDHO werkte van 1 juli 2009 tot 1 februari 2018 met het DMS Sherlock. Dit DMS is op 1 februari 2018 vervangen door het DMS Watson. Watson wordt gebruikt voor documentregistratie, dossierregistratie, digitale opslag van documenten, document- en dossierbeheer en het bijhouden van de workflow van documenten.

1.2. Digitaal Archiefbeheer

Het archiefbeheer bij de CDHO wordt ingericht in en ondersteund door Watson en Easyarchive. Het proces rond digitaal werken en digitale dossiervorming is zodanig ingericht, dat een maximale opname van verantwoordingsdocumenten met hun context in de digitale dossiers gegarandeerd is. Daarnaast wordt de uitvoering van het proces getoetst door de medewerker die is belast met de zorg voor de digitale archivering. De monitoring is gericht op het minimaliseren van fouten door menselijk handelen en het controleren of op de voorgeschreven wijze gebruik wordt gemaakt van het DMS. De digitale dossiervorming vindt bij aanvang en tijdens de afhandeling van werkprocessen plaats.

2. Reikwijdte van het vervangingsproces

2.1. Organisatieonderdelen waarvoor de werkwijze geldt

De werkwijze geldt voor alle documenten van de CDHO.

2.2. Beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden

De vervanging heeft betrekking op alle papieren documenten die de CDHO ontvangt of opmaakt voor de uitoefening van haar taken. Deze documenten worden door scanning gedigitaliseerd en worden opgenomen en beheerd in Watson:

Bij de inrichting van het vervangingsproces is een relatie gelegd met de werkprocessen die digitaal van oorsprong zijn. Er wordt een koppeling gemaakt door middel van metadata, waardoor er één digitaal dossier ontstaat.

2.3. Documenten waarop vervanging niet van toepassing is

Vervanging is niet van toepassing op documenten die in de zin van de Archiefwet geen archiefbescheiden zijn. Voorbeelden hiervan zijn:

Het Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden CDHO is niet van toepassing op documenten die betrekking hebben op de personeelsleden die in dienst zijn bij de NVAO ten behoeve van de CDHO. Deze documenten worden gedigitaliseerd en opgenomen in het PI-systeem van de NVAO.

Verder is vervanging niet van toepassing op documenten die een meerwaarde hebben voor het cultureel erfgoed. Deze documenten worden, voor zover mogelijk, gedigitaliseerd en geregistreerd in Watson. De papieren documenten zijn de originele archiefbescheiden en worden dienovereenkomstig gearchiveerd. De papieren archiefbescheiden worden na het verstrijken van de wettelijke termijn in goede, geordende en toegankelijke staat naar het Nationaal Archief overgebracht. Deze uitzondering is gebaseerd op artikel 2, eerste lid, onderdeel c, van het Archiefbesluit 1995, voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden:

Digitale vervanging is verder onverenigbaar met het belang, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel d, van het Archiefbesluit 1995, voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden:

Als het gaat om welke documenten/documentsoorten blijvend op papier worden bewaard, sluit de CDHO zich aan bij de overwegingen zoals die in de handreiking vervanging archiefbescheiden versie 2.0 van 21-02-2017 zijn geformuleerd.

De elementen en kenmerken uit de handreiking zijn de criteria waarop wordt bepaald welke documenten uitgezonderd worden van vervanging (bijlage 1).

3. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de organisatie en taken van de CDHO. Dit om in het kader van de routinematige digitale vervanging de verantwoordelijkheden en bevoegdheden op het gebied van de postontvangst, de postbehandeling de archiefvorming en het archiefbeheer te beschrijven.

3.1. Organisatie en taken CDHO

In het instellingsbesluit CDHO is de organisatie van de CDHO beschreven.

3.2. Organisatie en taken bureau

Het bureau van de CDHO is belast met de zorg voor een hoogwaardige informatiehuishouding.

De opdracht bestaat uit:

4. Inrichting van het vervangingsproces (scannen)

Het scanproces raakt (potentieel) een juridisch belang en een cultuurhistorisch belang. Het gecontroleerd vervangen van archiefbescheiden door middel van digitalisering moet daarom zodanig van opzet zijn dat de waarde ten bate van verantwoording en bewijs gehandhaafd blijft en niet in het geding komt. Het scanproces is zodanig ingericht dat de gedigitaliseerde archiefbescheiden aan dezelfde criteria voldoen als bij papier het geval is. Deze criteria liggen in de aard van: authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit, beschikbaarheid, duurzaamheid (NEN-ISO 15489).

De vervanging heeft bij de CDHO de volgende kenmerken:

De vervanging geldt voor alle fysieke documenten gebruikt bij of voortkomend uit de werkprocessen van de CDHO, dus zowel voor permanent te bewaren als voor op termijn te vernietigen archiefbescheiden. De afhandeling van zaken en documenten vindt (uitzonderingen daargelaten) volledig digitaal plaats.

De CDHO hanteert de volgende uitgangspunten voor vervanging:

4.1. Proces vervanging van documenten (postbehandeling)

Zoals in de inleiding van hoofdstuk 4 is beschreven heeft vervanging bij de CDHO de volgende kenmerken:

De archiefmedewerkers van de NVAO zijn verantwoordelijk voor het bezorgen van de poststukken bij de CDHO.

4.1.1. Inkomende post

De bureaucoördinator van de CDHO bepaalt welke post geopend moet worden en welke post niet geopend mag worden. Nadat de inkomende post is geopend wordt aan de hand van onderstaande argumenten bepaald welke documenten geregistreerd en dus gescand moeten worden. Deze argumenten zijn:

Nadat de selectie van de te registreren post is uitgevoerd dient er een controle plaats te vinden op de documenten voordat tot het daadwerkelijk scannen kan worden overgegaan.

4.1.2. Uitgaande post

Uitgaande post wordt na ondertekening van het uitgaande document door een medewerker verstuurd. Door de medewerker worden de volgende documenten aan de officemanager van de CDHO aangeboden:

4.2. De situering van het scanproces

Zoals in de inleiding van dit handboek is aangegeven worden de scanwerkzaamheden verricht door de medewerkers van de CDHO. Scanning geschiedt in kleur, tenzij er geen kleur gedetecteerd wordt.

Voor het scannen gelden de volgende uitgangspunten:

4.3. Scancontrole

Voor de scancontrole gelden de volgende uitgangspunten:

De prestatie indicatoren zijn:

4.4. Registreren gescande documenten in het DMS

Nadat de documenten zijn gescand worden deze in de werkvoorraad van de medewerkers geplaatst.

5. Hardware, software en specificatie van de scanners

5.1. Beschrijving hardware

De CDHO gebruikt voor het scannen de volgende hardware:

5.2. Onderhoud scanners

Het onderhoud aan de scanners wordt uitgevoerd conform de bij de NVAO gehanteerde voorschriften.

5.3. Beschrijving software

Op de scanunit van CDHO wordt gebruik gemaakt van de volgende software:

Voor het huidige DMS geldt:

Naam DMS : Easy Archive

Versie : 6.1

Serverlocatie : cloudopslag Microsoft Azure

Andere technische details :

5.4. Onderhoud scansoftware

Voor storingen kan gebruik worden gemaakt van de ICT helpdesk van de NVAO.

Een technische beschrijving van de scanners en de scansoftware is als bijlage bij dit handboek gevoegd.

6. Proces van vernietiging

6.1. Verklaring van vervanging

Nadat door de zorgdrager het besluit tot vervanging is genomen en is gepubliceerd in de Staatscourant, wordt op grond van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 jaarlijks een verklaring van vervanging opgesteld. De verklaring beschrijft op grond waarvan vervanging heeft plaatsgevonden en de wijze waarop dat is gebeurd. Een exemplaar van deze verklaring wordt blijvend bewaard. De coördinator van het bureau van de CDHO is bevoegd tot routinematige vernietiging van de onder het vervangingsbesluit vallende archiefbescheiden en ondertekening van de verklaring van vervanging. Uit oogpunt van efficiency wordt per vernietigingsperiode (kwartaal) een specificatie opgemaakt van de vervangen archiefbescheiden en toegevoegd aan de verklaring van vervanging.

6.2. Frequentie van vernietiging

Alle papieren originelen die vallen onder de werking van het vervangingsbesluit, worden, met uitzondering van de documenten die gezien hun aard en/of inhoud niet worden vervangen, na digitalisering vernietigd. Dit gebeurt niet direct nadat digitalisering heeft plaatsgevonden. De papieren originelen worden nog voor een periode van één maand bewaard. Na het verstrijken van deze periode vindt vernietiging plaats.

De vernietiging van de documenten bestaat uit onderstaande stappen:

7. Actualiseren handboek

7.1. Actualiseren handboek

Het beheer van het handboek is belegd bij de Coördinator van het bureau van de CDHO. De Coördinator voert jaarlijks een check uit of alle onderdelen, inclusief de bijlagen, van het handboek nog actueel zijn. Eventuele aanpassingen worden in het handboek doorgevoerd. Na aanpassing en vaststelling zal het handboek als een nieuwe versie worden opgeslagen.

8. Bijlagen

8.1. Bijlage 1, Criteria voor uitzondering van vervanging

De elementen en kenmerken die van belang zijn bij de beantwoording van de vraag of sprake is van documenten en/of bestanddelen met intrinsieke waarde en die het criterium zijn om niet tot vervanging over te gaan zijn:

8.2. Bijlage 2, Instellingen scanners

Het scannen geschiedt in kleur. De VRS module bepaalt of de pagina van het betreffende document uiteindelijk in kleur of in grijswaarden (half tone) wordt opgeslagen.

De algemene kwaliteitsinstellingen van de scanners bij kleurenscanning zijn:

De algemene kwaliteitsinstellingen van de scanners bij grijswaarden scanning zijn:

De algemene kwaliteitsinstellingen van de scanners bij bitonaal scanning zijn:

Om een goede beeldkwaliteit te kunnen garanderen wordt gebruik gemaakt van Kofax VRS Eilte. Dit pakket wordt aanbevolen wanneer er sprake is van veel ongestructureerde data en niet vooraf vastgestelde documentstandaarden. Het verbetert het OCR proces bijvoorbeeld door enigszins schuin gescande pagina’s recht te trekken en portrait/landscape te herkennen.

VRS is per scanner volgens onderstaande overzichten geconfigureerd.

8.3. Bijlage 3, Instructie scancontrole

De scancontrole vindt plaats in de scanapplicatie. Er wordt gecontroleerd of:

Indien een scan op een van de bovenstaande punten niet in orde worden bevonden dan kan als volgt worden gehandeld:

Vervolgens wordt de scan opnieuw gecontroleerd.

8.4. Bijlage 4, Specificatie scanner en scansoftware

Scanner:

Voor de scanning wordt gebruikt gemaakt van multifunctionals van RICOH : MPC5503

Specificaties voor het scangedeelte:

Als software is Adobe Acrobat Distiller DC in gebruik: professionele versie 18.9.20044251705

Vanaf maart 2020:

SCANNER IM C5500

Scansnelheid: ARDF 80 afb. per minuut (200/300 dpi)

Scansnelheid: SPDF 120 afb. per minuut (enkelzijdig)/240 afb. per minuut (dubbelzijdig)

Resolutie: maximum 1200 dpi

Bestandsindelingen Enkele pagina TIFF, Enkele pagina JPEG, Enkele pagina hoge compressie PDF, Enkele pagina PDF-A, Meerdere pagina's TIFF, Meerdere pagina's PDF, Meerdere pagina's hoge compressie PDF, Meerdere pagina's PDF-A

Scanmodi E-mail, Map, USB, SD-kaart

De Scanmodule wordt gebruikt om alle fysieke documenten uit een geprepareerde batch te digitaliseren. Deze module zorgt voor het scheiden van de pagina’s in digitale documenten op basis van de aangebrachte scheidingsvellen. Lege pagina’s worden hierbij automatisch verwijderd. Een geprepareerde batch kan zowel zwart/witte documenten als kleur bevatten. Doordat Vitual ReScan (VRS) gebruikt wordt, zal dit automatisch worden herkend.

Door gebruik te maken van VRS is het mogelijk om documenten met een slechte kwaliteit (zoals documenten met een donkere achtergrond, patronen of op vies- of gekreukeld papier) toch goed in te scannen zonder tussenkomst van een scanoperator.

Alle documenten worden standaard in kleur gescand. De VRS module bepaalt of de pagina van het betreffende document uiteindelijk in kleur of in half-tone (vanaf 3-10-2011) wordt opgeslagen. Dit gebeurt op basis van kleurherkenning en de hoeveelheid kleurobjecten op de scan. In de testfase zijn deze instellingen vastgesteld. Voor het tunen van de VRS instellingen is een baseline van documenten genomen waarop de instellingen zijn afgestemd. Alle gekleurde onderdelen van de documenten uit de baseline moeten ook door de VRS module als zodanig herkend en gescand worden.

De Recognition module is in staat documenten, formulieren en barcodes te herkennen.

De module wordt ingezet voor het herkennen van scheidingsvellen en uitlezen van de ‘gebruikersgroep’ van een barcode op het scheidingsblad. Deze wordt bij de release ingevuld in het E-Doc veld gebruikersgroep.

De Validation module is een module waarin de batchdocumenten kunnen worden voorzien van metakenmerken (indexeren). Dit gebeurt aan de hand van een aantal velden dat beschikbaar wordt gesteld aan de medewerker en een afbeelding van het gescande document. Deze module wordt gebruikt voor inkomende documenten om de gebruikersgroep te valideren en voor de “uitgaande” documenten om het documentnummer toe te kennen.

De PDF-generator converteert alle documenten in een batch van het standaard TIFF-formaat naar het PDF-formaat. Voorafgaand wordt de tekst uit de afbeelding herkend via OCR (Optional Character Recognition). De PDF-generator is in staat om op de achtergrond wachtende batches af te handelen en vergt geen actie van de gebruiker.

De Release module zorgt ervoor dat de gedigitaliseerde documenten, in PDF-formaat, samen met de ingevoerde metakenmerken worden overgenomen in E-Doc. Deze module is in staat op de achtergrond wachtende batches af te handelen en vergt geen actie van de gebruiker.

De release naar het DMS gebeurt door middel van het releasescript van Ascent Capture, een Visual Basic Active-X DLL. Het releasescript bepaald tot welke batchklasse een document behoort en plaatst vervolgens de juiste gegevens, inclusief het image, in E-Doc. In het releasescript worden de volgende onderdelen uitgevoerd:

Het bijscan release script zorgt ervoor dat de gedigitaliseerde uitgaande documenten, in PDF-formaat, op basis van het documentnummer als nieuwe versie wordt toegevoegd bij de bestaande registratuur. In het releasescript worden de volgende onderdelen uitgevoerd:

De instellingen voor compressie zijn zodanig gekozen dat een meest optimale combinatie ontstaat van kwaliteit, doorlooptijd en bestandsgrootte. Bij de kwaliteit is het uitgangspunt dat er geen informatieverlies in het werkproces optreedt. Dit is onderzocht in praktijktests.

De volgende instellingen worden gehanteerd:

Onderstaande metadata van technische aard wordt meegegeven aan het gegenereerde PDF bestand.

Dit besluit met de daarbij behorende bijlage zal in de Staatscourant worden geplaatst.