Regeling van de Minister-President, Minister van Algemene Zaken van 14 juli 2020, #4100673-v8, houdende regels op het gebied van de informatiehuishouding voor het Ministerie van Algemene Zaken (kortweg: Beheersregeling Archiefbeheer AZ 2020)

Gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995;

Besluit:

Hoofdstuk 1. Begrippenkader

Artikel 1. Begrippen

In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

• a. afgesloten archief: een niet meer actueel archief dat betrekking heeft op een voltooid werkproces en dat in principe onveranderlijk is;

• b. archief: geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door het ministerie of een onderdeel hiervan;

• c. archiefbeheer: de feitelijke of uitvoerende werkzaamheden om archiefbescheiden (fysiek of digitaal) in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen te bewaren of over te brengen, als ook om archiefbescheiden die daarvoor in aanmerking komen te vernietigen;

• d. archiefbeheerder: degene die namens de secretaris-generaal verantwoordelijk is voor het laten uitvoeren van een effectief en efficiënt archiefbeheer voor de onder hem vallende archiefvormende onderdelen i.c. de directeur Bedrijfsvoering;

• e. archiefbeherend onderdeel: het organisatieonderdeel dat tot taak heeft de feitelijke uitvoerende werkzaamheden met betrekking tot het archiefbeheer uit te voeren;

• f. archiefbescheiden:

• 1°. bescheiden, ongeacht hun vorm, door het ministerie ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

• 2°. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op het ministerie zijn overgegaan;

• 3°. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;

• 4°. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1, 2, of 3 bedoelde bescheiden of welke op grond van een machtiging tot vervanging zijn vervaardigd;

• g. archiefbewaarplaats: is niet zozeer een fysieke plaats. Het is een juridisch begrip voor een voorziening die voldoet aan de eisen uit de Archiefwet. Archiefbewaarplaatsen zijn doorgaans ondergebracht bij organisaties die speciaal zijn ingericht voor het blijvend bewaren van informatie. Blijvend te bewaren informatie brengt de Rijksoverheid onder bij het Nationaal Archief;

• h. archiefvormend onderdeel: zijn de binnen het ministerie te onderscheiden organisatieonderdelen en daaronder wordt tevens begrepen de tijdelijke raden, formeel ingestelde commissies en projectorganisaties die onder de archief wettelijke zorg van de minister vallen;

• i. bestand: groep gegevens of documenten die in onderlinge samenhang is te raadplegen en met een bepaald doel bijeengebracht is;

• j. Beveiligingsambtenaar (BVA): de functionaris die zorg draagt voor het toezicht op de integrale beveiliging van het departement en de organisatie hiervan;

• k. bewaartermijn: de termijn waarin archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat bewaard moeten blijven en waarna vernietiging van deze archiefbescheiden moet plaatsvinden;

• l. Chief Information Officer (CIO): de functionaris bij het ministerie die verantwoordelijk is voor het strategische beleid voor informatievoorziening en ict en die de toepassing van rijksbrede kaders op dit terrein bewaakt;

• m. Chief Information Security Officer (CISO): de functionaris bij het ministerie die verantwoordelijk is voor het toezicht op de implementatie en naleving van informatiebeveiliging ongeacht de vorm van de informatie;

• n. directeur Bedrijfsvoering: de functionaris die belast is met de uitvoering van het archiefbeheer i.c. die de rol van archiefbeheerder heeft;

• o. diensthoofd: degene die is belast met de leiding van een dienstonderdeel of van (tijdelijk) archiefvormend orgaan zoals een programma, project, raad of commissie;

• p. documentmanagementsysteem (DMS): een opslagplaats of ‘repository’ waarin beschrijvende metadata van documenten worden opgeslagen die makkelijk zijn terug te vinden aan de hand van de kenmerken zoals auteur, naam, omschrijving, datum, categorie en status. De documenten zelf kunnen ook in de database worden opgeslagen, of op een beveiligde (netwerk) locatie die via de database toegankelijk is;

• q. e-depot: het digitale archiefsysteem van het Nationaal Archief dat de duurzame toegankelijkheid en de duurzame opslag met garanties voor authenticiteit, integriteit en volledigheid van te bewaren digitale archiefbescheiden garandeert;

• r. dynamisch archief: actueel archief waarin een archiefvormend onderdeel nieuwe documenten en dossiers opslaat, die betrekking hebben op een nog onvoltooid werkproces;

• s. metadata: gegevens die over documenten, zaken en dossiers worden vastgelegd. Het doel van het vastleggen van metadata is om de documenten, zaken en dossiers in het DMS terug vindbaar én beheersbaar te maken;

• t. minister: de minister-president, de minister van Algemene Zaken;

• u. ministerie: het ministerie van Algemene Zaken;

• v. overbrenging: het overbrengen van blijvend te bewaren archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats;

• w. overdracht: het overdragen van archiefbescheiden aan een ander organisatieonderdeel van het ministerie; dus alleen intern het ministerie;

• x. reproducties: iedere gelijkluidende weergave van een origineel in een andere gedaante of op een andere drager;

• y. RMA: een Records Management Applicatie ondersteunt alle functionaliteiten die nodig zijn om digitale archiefbescheiden gedurende hun bewaartermijn in goede, geordende en toegankelijke staat te beheren;

• z. selectielijst: het wettelijk voorgeschreven instrument voor de selectie van te bewaren en te vernietigen overheidsarchieven, inclusief de selectietermijn, bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995;

• aa. SIO: Strategisch Informatie Overleg. In het SIO overlegt de CIO van het departement met de Algemeen Rijksarchivaris over de stand van zaken, doelstellingen en prioriteiten van de informatiehuishouding van het departement;

• bb. vernietiging: het zodanig materieel behandelen van de informatiedrager (o.a. papier, geluidsband, film, usb stick), dat de daarop vastgelegde informatie niet meer te reconstrueren is;

• cc. vervanging: de routinematige vervanging van archiefbescheiden door reproducties, die volledig de plaats innemen van de oorspronkelijke bescheiden;

• dd. vervreemding: het in eigendom overdragen van archiefbescheiden aan een andere zorgdrager of aan derden;

• ee. zorgdrager: degene die bij of krachtens de wet belast is met de zorg voor de archiefbescheiden (Archiefwet 1995, artikel 1, onderdeel d).

Hoofdstuk 2. Reikwijdte en verantwoordelijkheden

Artikel 2. Reikwijdte

Deze regeling is van toepassing op het beheer van alle archiefbescheiden vallend onder de ministeriële verantwoordelijkheid van de Minister-President, ministerie van Algemene Zaken, met uitzondering van die van het Koninklijk huis en die van de personeelsdossiers van ambtenaren werkzaam bij het ministerie van wie de P-dossiers zijn ondergebracht bij de Rijksbrede Centrale Archiefvoorziening voor Personeelsdossiers (CAP) van P-Direkt.

Deze regeling is geldig voor archiefbescheiden van het ministerie. Hieronder vallen tevens de tijdelijke raden, formeel ingestelde commissies en programma- of projectorganisaties die onder de archiefwettelijke zorg van de minister vallen. Deze regeling geldt voor zowel de digitale als voor de papieren archiefbescheiden. Bij het archiveren van nieuwe documenten is het digitale archief leidend: de documentaire informatievoorziening dient hoofdzakelijk digitaal te verlopen, tenzij een bijzondere omstandigheid of de wet noodzaakt om papieren documenten te gebruiken.

Artikel 3. Verantwoordelijkheden

• a. De minister is de zorgdrager voor de archiefbescheiden van het ministerie, bedoeld in artikel 1 van de Archiefwet 1995.

• b. De minister stelt voor het archiefbeheer beheersregels vast en draagt zorg voor de publicatie hiervan in de Staatscourant.

• a. De secretaris-generaal is namens de minister verantwoordelijk voor de zorg voor het beheer van de archiefbescheiden van het ministerie en voor de voorwaarden om goed archiefbeheer mogelijk te maken.

• b. De secretaris-generaal is verantwoordelijk voor de kwaliteit van het archiefbeheer bij het ministerie.

• c. De secretaris-generaal mandateert deze verantwoordelijkheid aan de archiefbeheerder.

• a. De archiefbeheerder is verantwoordelijk voor het laten uitvoeren van een effectief en efficiënt archiefbeheer voor de onder hem/haar vallende archiefvormende onderdelen in overeenstemming met het bepaalde in de beheersregels en andere van toepassing zijnde regelgeving.

• b. De archiefbeheerder legt verantwoording af aan de secretaris-generaal.

• c. De archiefbeheerder is verantwoordelijk voor vastgestelde beheersregels voor het d. archiefbeheer van de onder hem/haar ressorterende archiefvormende onderdelen.

• d. Nadere regels, richtlijnen en procedures voor de uitvoering van het archiefbeheer worden door de archiefbeheerder vastgesteld.

• e. Het feitelijke archiefbeheer laat de archiefbeheerder uitvoeren door het onder zijn verantwoordelijkheid vallend archiefbeherend onderdeel; dit kan ook een externe partij zijn die werkt onder een contract of een Dienstverleningsovereenkomst (DVO).

• f. De archiefbeheerder is verantwoordelijk voor het opstellen, onderhouden, beheren en vaststellen van selectielijsten.

• a. De CIO stelt strategische beleids-, kwaliteits- en toetsingskaders op het gebied van het document- en archiefbeheer vast.

• b. De CIO houdt toezicht op de naleving van de bepalingen van de beheersregels en initieert eventuele aanpassingen.

• c. De CIO coördineert, adviseert en informeert de archiefbeheerder over activiteiten waarmee de effectiviteit en efficiëntie van het archiefbeheer binnen het ministerie is gediend.

• d. De CIO neemt deel aan het SIO met het Nationaal Archief.

• e. De CIO is verantwoordelijk voor de departementale strategie en de visie op de geautomatiseerde informatievoorziening en de ict. Dit behelst de ontwikkeling, het onderhoud en de beheersing van de departementale architectuur en standaarden op deze terreinen. De CIO adviseert hierover de ambtelijke en politieke leiding.

• f. De CIO vertegenwoordigt AZ in de rijksbrede ontwikkelingen betreffende geautomatiseerde informatievoorziening en ict.

• a. Archiefvormende onderdelen zijn de binnen het ministerie te onderscheiden organisatieonderdelen. Hieronder vallen tevens de tijdelijke raden, formeel ingestelde commissies en programma- of projectorganisaties die onder de archiefwettelijke zorg van de minister vallen.

• b. Het diensthoofd van een archiefvormend onderdeel is tot en met het moment van overdracht, vernietiging, overbrenging of vervreemding verantwoordelijk voor het archiefbeheer van zijn onderdeel (directie) overeenkomstig deze regeling en andere van toepassing zijnde regelgeving. Het diensthoofd is in deze aan te merken als gegevenseigenaar.

• c. De archiefvormende onderdelen verzamelen, ontvangen en/of maken en bewaren proces gebonden informatie. Dit zijn archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 (zie deze regeling artikel 1, lid f).

• d. De archiefvormende onderdelen dragen de zorg voor het archiefbeheer over aan het archiefbeherend onderdeel.

• a. Het archiefbeherend onderdeel zorgt voor voldoende en geschikte archiefruimte, voor voldoende en deskundig personeel en voor voldoende financiële middelen.

• b. Het archiefbeherend onderdeel heeft tot taak de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren als ook zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden in overeenstemming met het bepaalde in deze regeling en andere van toepassing zijnde regelgeving.

• c. Het archiefbeherend onderdeel stelt beheersregels op, onderhoudt deze en zorgt voor de interne verspreiding en voorlichting.

• d. Het archiefbeherend onderdeel stelt voor de uitvoering van haar taken zo nodig nadere regels, richtlijnen en procedures op.

• e. Het archiefbeherend onderdeel maakt daar waar nodig afspraken met het management van de archiefvormende onderdelen over de uitvoering van het archiefbeheer.

• f. Het archiefbeherend onderdeel geeft periodiek aan welke activiteiten en middelen nodig zijn voor het uitvoeren van het archiefbeheer.

• g. Het archiefbeherend onderdeel is in alle gevallen verantwoordelijk voor het in goede, geordende en toegankelijke staat vervreemden, overdragen of overbrengen van archief.

• h. Het archiefbeherend onderdeel legt over de uitvoering van haar archiefbeheer verantwoording af aan de archiefbeheerder.

• i. De medewerkers van het archiefbeherend onderdeel hebben volledige toegang tot de informatie in het DMS. Gerubriceerde documenten zijn toegankelijk voor medewerkers van het archiefbeherend onderdeel met een AIVD screening op niveau A.

• a. Elke medewerker van het ministerie draagt er zorg voor dat hij door hem behandelde archiefbescheiden op de juiste manier opneemt in het document-managementsysteem of op correcte wijze ter opname aanbiedt aan het archiefbeherend onderdeel.

• b. Elke medewerker voorziet de door hem behandelde digitale archiefbescheiden van de vereiste metagegevens.

• c. Elke medewerker gaat zorgvuldig en integer om met archiefbescheiden en neemt in het bijzonder discretie in acht als archiefbescheiden persoonsgegevens of andere vertrouwelijke informatie bevatten.

• d. Als een medewerker een informatiebeveiligingsincident constateert dat de belangen van personen, de eigen organisatie of andere organisaties schaadt of heeft geschaad, stelt hij hiervan direct z’n leidinggevende op de hoogte en meldt hij dit volgens de voorgeschreven incidentenmeldingsprocedure. In geval van gerubriceerde informatie wordt dit meteen aan de CISO gemeld.

• a. De secretarissen van raden, formeel ingestelde commissies en (tijdelijke) project- en/of programmadirecties beheren hun archief in overleg met het archiefbeherend onderdeel. Zij brengen het archiefbeherend onderdeel op de hoogte van de instelling van de raad, commissie of projectorganisatie, bij voorkeur door middel van een kopie van de instellingsbeschikking.

• b. De secretarissen zijn ervoor verantwoordelijk dat het archiefbestanddeel in goede geordende en toegankelijke staat is en dat het alle archiefbescheiden bevat (o.a. vergaderstukken, projectdocumenten, formele besluitvormingsstukken).

• c. De secretarissen zorgen ervoor dat zij, zodra dit mogelijk is, afgesloten archiefbestanddelen overdragen aan het archiefbeherend onderdeel. Bij opheffing dragen de secretarissen het archiefbestanddeel in goede en geordende staat direct over aan het archiefbeherend onderdeel.

• a. Private partijen die in opdracht van het ministerie werken en daarbij archiefbescheiden produceren, zijn verantwoordelijk voor hun eigen archiefbeheer.

• b. Als een private partij bij de uitvoering van een opdracht archiefbescheiden van het ministerie zal vormen, dient de opdrachtverstrekking afspraken te behelzen omtrent het beheer van de archiefbescheiden en de overdracht hiervan aan het ministerie na afloop van de opdracht.

De Archiefcommissie adviseert, gevraagd en ongevraagd, de departementsleiding over de inrichting van de informatiehuishouding van het ministerie.

Hoofdstuk 3. Archiefvorming

Artikel 4. Registratie en afdoening archiefbescheiden