Besluit van het Presidium van de Tweede Kamer der Staten-Generaal van 23 september 2020 tot vaststelling van regels voor het archief- en informatiebeheer van de Tweede Kamer der Staten-Generaal (Regeling Archief- en Informatiebeheer TK 2020)

Deze regeling is van toepassing op alle informatieobjecten die de Tweede Kamer creëert of ontvangt bij het uitvoeren van haar processen.

Deze regeling maakt integraal onderdeel uit van het Informatiebeleid van de Tweede Kamer.

Deze regeling is niet van toepassing op de fracties.

De Griffier is, namens de Tweede Kamer, op grond van artikel 14, tweede lid van het Reglement van Orde belast met het beheer van de archieven van de Tweede Kamer.

De Griffier heeft mandaat verleend aan het hoofd van de Dienst Informatie en Archief tot het uitoefenen van zijn bevoegdheden op het gebied van archiefbeheer.

Het hoofd van de Dienst Informatie en Archief is door de Griffier gemandateerd tot het uitoefenen van zijn bevoegdheden op het gebied van archiefbeheer.

Het hoofd van de Dienst Informatie en Archief heeft bevoegdheden op het gebied van archiefbeheer door gemandateerd aan de archivaris.

De archivaris is kaderstellend, toezichthoudend en adviserend over de inrichting en uitvoering van het integrale archiefbeheer van de Tweede Kamer, waaronder het:

De archivaris is verantwoordelijk voor de uitvoering van het fysieke en digitale archiefbeheer conform deze regeling, interne procedures en relevante wet- en regelgeving.

De archiefbeheerder zorgt voor:

Het hoofd van een archiefvormend organisatieonderdeel draagt zorg voor de informatieobjecten die voortkomen uit de processen waar hij voor verantwoordelijk is, conform deze regeling, interne procedures en relevante wet- en regelgeving. Hieronder worden mede begrepen informatieobjecten die opgeslagen zijn in legacysystemen of die voortkomen uit processen die zijn uitbesteed.

De archiefvormende organisatieonderdelen dragen periodiek of na afronding van een taak, onderzoek, project of programma de informatieobjecten over aan de archiefbeheerder die de informatieobjecten opneemt in een digitaal archiefsysteem of in de archiefruimte.

Indien een archiefvormend organisatieonderdeel de informatieobjecten zelf blijft beheren in een eigen informatiesysteem en niet overdraagt aan de archiefbeheerder, dan is het hoofd van het archiefvormend organisatieonderdeel zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van artikel 16, leden 2, 4, 6 en 7, artikel 12, lid 9 en artikel 20, lid 2 van deze regeling, conform interne procedures en in overeenstemming met wet- en regelgeving.

De hoofden van de archiefvormende organisatieonderdelen blijven verantwoordelijk voor hun informatieobjecten, totdat de informatieobjecten conform selectielijst zijn vernietigd of zijn overgebracht naar het Nationaal Archief.

De verantwoordelijkheid voor het identificeren en registreren van informatieobjecten berust bij het archiefvormend organisatieonderdeel. Informatieobjecten dienen direct na ontvangst, creatie of verzending te worden geregistreerd en voorzien van metagegevens, gekoppeld aan de bijbehorende informatieobjecten en opgeslagen in het informatiesysteem of het analoge dossier behorende bij het proces.

Bij het opslaan in een dossier krijgen nieuwe informatieobjecten de vereiste metagegevens toegekend, overeenkomstig het metagegevensschema gebruikt voor het informatiesysteem. De metagegevens zijn zowel voorgeschreven op documentniveau als op dossierniveau.

De in het eerste en tweede lid vermelde metagegevens zijn conform het vastgestelde metagegevensschema, dat is gebaseerd op de metadatastandaard ‘Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie’ (Nationaal Archief).

De archiefbeheerder stelt een ordeningsstructuur op in overleg met het archiefvormend organisatieonderdeel, waarmee de toegankelijkheid van de informatieobjecten wordt geborgd.

De informatieobjecten zijn binnen een redelijke termijn terug te vinden, leesbaar en kunnen weergegeven worden in voor een mens waarneembare vorm.

De informatieobjecten zijn en blijven in goede, geordende en toegankelijke staat gedurende de in de selectielijsten bepaalde bewaartermijnen.

Digitale informatieobjecten zijn beschikbaar en raadpleegbaar in informatiesystemen op basis van autorisatieprofielen, die vastgelegd worden door het archiefvormend organisatieonderdeel.

De archiefbeheerder draagt zorg voor het uitlenen van analoge informatieobjecten uit de archiefruimte met in achtneming van de autorisaties.

Een archiefvormend organisatieonderdeel beoordeelt de verzoeken van derden om inzage en/of hergebruik van informatieobjecten van dat organisatieonderdeel.

Indien raadpleging en/of hergebruik van het informatieobject door derden wordt goedgekeurd, dan kan het betreffende informatieobject digitaal of door middel van een kopie van het analoge informatieobject worden verstrekt. Ook kan op locatie inzage worden gegeven. Het archiefvormend organisatieonderdeel en de archivaris kunnen voorwaarden stellen aan de inzage of het hergebruik, bijvoorbeeld met het oog op de bescherming van persoonsgegevens.

De archiefbeheerder verleent inzage in een archief van een tijdelijke commissie in beheer bij de archiefbeheerder met in achtneming van de beperkingen die de tijdelijke commissie gesteld heeft aan de openbaarheid.

De archiefbeheerder verleent inzage in het archief van een enquêtecommissie in beheer bij de archiefbeheerder met inachtneming van de beperkingen die de enquêtecommissie heeft gesteld aan de openbaarheid conform artikel 40 van de Wet op de parlementaire enquête 2008. Ingeval een verzoeker een bijzonder belang bij kennisneming heeft, wordt het inzageverzoek doorgeleid naar de Tweede Kamer conform artikel 39, tweede lid, van de Wet op de parlementaire enquête 2008.

Informatieobjecten worden tot het tijdstip van vernietiging dan wel het tijdstip van overbrenging naar het Nationaal Archief in goede materiële en toegankelijke staat gehouden.

De archiefbeheerder zorgt ervoor dat archiefruimten waarin de informatieobjecten worden bewaard voldoen aan de normen die zijn opgenomen in de Archiefregeling.

De archiefvormende organisatieonderdelen maken voor de opslag en verwerking van hun informatieobjecten gebruik van het centrale documentmanagementsysteem, behalve als archiefvormende organisatieonderdelen een specifieke applicatie gebruiken voor de uitvoering van een proces.

De archiefbeheerder maakt voor het beheer van afgehandelde informatieobjecten gebruik van een speciaal daarvoor bestemd digitaal archiefsysteem die voldoet aan de voorschriften in de Archiefregeling. Daarnaast kunnen andere informatiesystemen aangewezen worden als digitaal archiefsysteem indien deze systemen het beheer van de informatieobjecten conform deze regeling en wet- en regelgeving kunnen uitvoeren (archiving by design).

De archiefbeheerder draagt zorg voor het beheer van de informatieobjecten onder zijn beheer, om de blijvende toegankelijkheid en leesbaarheid te borgen, met inachtneming van de authenticiteit en betrouwbaarheid van de informatieobjecten.

Als bij wijziging, vervanging of in onbruik raken van apparatuur of programmatuur, conversie, migratie of emulatie wordt toegepast op de informatieobjecten, dan moet voldaan worden aan de gestelde eisen uit de Archiefregeling.