Beleidsregels controle informatieverstrekkingen uit het kentekenregister

Hoofdstuk 1. – Toelichting op controle inzake informatieverstrekkingen uit het kentekenregister

1.1. Toelichting

Dit is het algemeen deel met betrekking tot controle en toezicht inzake informatieverstrekkingen uit het kentekenregister (hierna: het toezichtbeleid). Dit toezichtbeleid is onderdeel van het verstrekkingenbeleid van de RDW.

Het kentekenregister kent gevoelige en niet-gevoelige gegevens. Niet-gevoelige gegevens zijn voor een ieder te raadplegen, onder andere op www.rdw.nl en via open data. Gevoelige gegevens zijn geclassificeerd in persoonsgegevens, fraudegevoelige gegevens en concurrentiegevoelige gegevens, zoals vastgelegd in de Beleidsregel gevoelige gegevens kentekenregister. Gevoelige gegevens worden slechts aan bepaalde ontvangers voor een bepaalde doelbinding verstrekt. Deze ontvangers dienen zorgvuldig met gevoelige gegevens om te gaan. De RDW houdt hier toezicht op. Hoe en waarom de RDW toezicht houdt op de informatieverstrekking, is vastgelegd in dit document.

1.2. Indeling

Het algemeen deel van het toezichtbeleid bevat algemene informatie voor iedere ontvanger. De bijlagen bevatten specifieke informatie voor bepaalde categorieën ontvangers. Voor een ontvanger geldt dus zowel het algemene deel als de bijlage die voor hem van toepassing is.

1.3. Titel

Dit deel is getiteld: Toezichtbeleid inzake informatieverstrekkingen uit het kentekenregister – Algemeen deel.

1.4. Categorieën ontvangers

De RDW onderscheidt de volgende categorieën ontvangers van gevoelige gegevens uit het kentekenregister:

Hoofdstuk 2. – Positie van de RDW

2.1. Basis van controle op gebruik van gegevens

De RDW voert controles uit op het gebruik van gegevens uit het kentekenregister op basis van artikel 45a van de Wegenverkeerswet 1994, het Kentekenreglement en de Regeling Gegevensverstrekking Kentekenregister 2008.

De RDW heeft op basis van artikel 45a van de Wegenverkeerswet 1994 ambtenaren, die werkzaam zijn bij de divisie Registratie & Informatie en die zijn belast met het opstellen en uitvoeren van het verstrekkingenbeleid, aangewezen als toezichthouder gebruik gegevens kentekenregister.

2.2. Wijze van toezicht houden

De RDW houdt toezicht door middel van administratieve controles. De vorm van het toezicht hangt af van de categorie ontvanger. Per categorie ontvanger staat in de bijlage op welke wijze de RDW toezicht houdt.

2.3. Soorten controles

De RDW kent de volgende vormen van controle:

2.3.1. Basistoets

Bij een basistoets toetst de RDW vooraf de identiteit van de ontvanger. Indien de basistoets positief beantwoord is dan is verstrekking mogelijk.

2.3.2. Controle doelbinding vooraf

De RDW kan vooraf aan de ontvanger verzoeken de doelbinding te verklaren alvorens tot verstrekking wordt overgegaan.

2.3.3. Deelwaarneming

Bij een deelwaarneming vraagt de RDW de ontvanger aan te tonen voor welke doelbinding de gevoelige gegevens zijn bevraagd. De rechtmatigheid van bevragingen wordt vervolgens door de RDW getoetst. Er wordt gecontroleerd of deze gegevens voor de juiste doelbinding zijn bevraagd.

2.3.4. Accountantsverklaring

Een ontvanger kan jaarlijks verzocht worden een accountantsverklaring aan te leveren bij de RDW. Middels deze accountantsverklaring wordt zowel de identiteit van de ontvangers getoetst, als de rechtmatigheid van de opgevraagde gegevens.

2.3.5. Meldingen

De RDW kan ook meldingen of klachten ontvangen van burgers die aanleiding geven tot nader onderzoek bij een ontvanger. Op basis van de melding en de soort ontvanger zal de RDW bepalen welke vorm van onderzoek wordt uitgevoerd.

2.4. Frequentie van het toezicht

In iedere bijlage is aangegeven wat de frequentie is van het toezicht.

Hoofdstuk 3. – Positie van de ontvanger

De in hoofdstuk 1, paragraaf 1.4 beschreven categorieën van ontvangers hebben de mogelijkheid om gevoelige gegevens uit het kentekenregister te ontvangen op basis van het verstrekkingenbeleid. Per ontvanger kan verschillen welke gegevens en voor welke doelbinding de betreffende ontvanger gegevens mag ontvangen. Dit brengt een grote verantwoordelijkheid met zich mee. De RDW vertrouwt er op dat op juiste wijze gebruik wordt gemaakt van de gevoelige gegevens en dat de verplichtingen uit de regelgeving worden nageleefd. De RDW houdt toezicht op de correcte naleving van de verplichtingen en voorschriften die uit de wet- en regelgeving voortvloeien. De hierna genoemde verplichtingen voor ontvangers zijn rand voorwaardelijk voor het uitvoeren van controles door de RDW.

3.1. Algemene verplichtingen voor ontvangers van gevoelige gegevens

Het ontvangen van gevoelige gegevens uit het kentekenregister brengt verplichtingen met zich mee. In dit hoofdstuk staat aan welke algemene verplichtingen ontvangers moeten voldoen. In de bijlagen staat welke verplichtingen gelden per categorie van ontvangers.

3.1.1. Meewerken aan het toezicht inzake informatieverstrekkingen

Iedere ontvanger en diens medewerkers moeten alle medewerking verlenen aan de uitoefening van het toezicht inzake informatieverstrekkingen uit het kentekenregister door de RDW. Het niet meewerken aan toezicht, of het niet voldoen aan de gestelde vereisten, leidt tot een sanctie. Iedere vorm van agressie, discriminatie, intimidatie of dreiging daarmee, ongeacht in welke vorm deze wordt geuit tegen een RDW-medewerker geldt als een overtreding op grond waarvan de verstrekking van gegevens uit het kentekenregister stopgezet kan worden. Ook kan dit aanleiding zijn om aangifte te doen.

Indien de ontvanger niet tijdig reageert op een informatieverzoek of anderszins onvoldoende meewerkt aan het houden van toezicht zoals in deze beleidsregels is omschreven, kan de RDW besluiten om de gegevensverstrekking op te schorten totdat er sprake is van voldoende medewerking.

3.1.2. Documentatie

Iedere ontvanger dient te beschikken over documentatie waarmee de ontvanger kan aantonen dat deze gerechtigd was gevoelige gegevens uit het kentekenregister te bevragen.

3.1.3. Instrueren van personeel

Voor het rechtmatig gebruik om gevoelige gegevens op te vragen uit het kentekenregister, is het van groot belang dat een ontvanger zijn personeel voldoende instrueert. De gevolgen van het niet (voldoende) instrueren van personeel komen voor rekening en risico van de ontvanger. Deze gevolgen kunnen leiden tot een sanctie. De verantwoordelijkheid voor bevragingen die worden uitgevoerd door personeel ligt bij de ontvanger.

3.1.4. Financiële verplichtingen

Voor de ontvangst van gevoelige gegevens wordt een tarief geheven. Dit tarief is afhankelijk van welke gegevens bevraagd worden, de categorie ontvanger en de wijze van levering. Het vastgestelde tarief in De Regeling tarieven Dienst Wegverkeer wordt – na goedkeuring door het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat – jaarlijks gepubliceerd in de Staatscourant. Indien een ontvanger niet aan zijn financiële verplichtingen voldoet, kan de RDW de gegevensverstrekking opschorten tot alle openstaande financiële verplichtingen zijn voldaan.

3.2. Uitbesteding werkzaamheden aan derden

Een ontvanger kan werkzaamheden waarbij gevoelige gegevens uit het kentekenregister betrokken zijn uitbesteden aan derden. Bij uitbesteding van werkzaamheden aan derden blijft de ontvanger onverkort verantwoordelijk voor het gebruik van de gevoelige gegevens. In de gepubliceerde verstrekkingsvoorwaarden inzake het kentekenregister kan nagelezen worden welke specifieke voorwaarden gelden voor het laten uitvoeren van werkzaamheden door derden.

Hoofdstuk 4. – Overtredingen en sancties

4.1. Vaststellen van een overtreding

Een overtreding kan onder andere worden vastgesteld door een administratieve controle of naar aanleiding van een klacht.

4.2. Zienswijze

Als de RDW een overtreding geconstateerd, dan wordt de ontvanger in beginsel in de gelegenheid gesteld zijn zienswijze te uiten. De RDW neemt de zienswijze mee in de afweging van het al dan niet opleggen van een sanctie en de zwaarte van de sanctie.

4.3. Ingangsdatum

Een waarschuwing en verscherpt toezicht treedt direct in werking. Een besluit met als sanctie de stopzetting van verdere gegevensverstrekking, voor bepaalde tijd of voor onbepaalde tijd treedt in beginsel één week na dagtekening van het besluit in werking. Deze termijn is gesteld om de ontvanger in staat te stellen gemaakte afspraken na te komen en zich voor te kunnen bereiden op stopzetting van verdere gegevensverstrekking uit het kentekenregister.

4.4. Soorten acties n.a.v. een overtreding

De RDW kent de volgende acties:

4.4.1. Schriftelijke waarschuwing

De waarschuwing wordt schriftelijk bekend gemaakt. Dit kan per e-mail (als de ontvanger hier conform de Algemene Wet Bestuursrecht (hierna: AWB) toestemming voor heeft gegeven) of per post.

Een schriftelijke waarschuwing kan tevens in combinatie met verscherpt toezicht bekend worden gemaakt. In het stroomschema, dat in iedere bijlage is opgenomen, is te herleiden wanneer een waarschuwing met verscherpt toezicht wordt opgelegd.

4.4.2. Verscherpt toezicht

De RDW kan verscherpt toezicht opleggen. Dit is een maatregel waardoor de frequentie van de controles hoger wordt. Indien er bij een vervolgcontrole blijkt dat er sprake is van een correcte deelwaarneming eindigt het verscherpte toezicht.

4.4.3. Stopzetting van gegevensverstrekking voor bepaalde tijd

Tijdelijke stopzetting van gegevensverstrekking houdt in dat gedurende een aan de ontvanger gemelde periode geen gegevens bij de RDW kunnen worden opgevraagd. Een tijdelijke stopzetting van gegevensverstrekking kan voor een periode tot en met 3 maanden worden opgelegd. Dit is afhankelijk van de historie van overtredingen van de betreffende ontvanger en de ernst van de overtreding.

4.4.4. Stopzetting van gegevensverstrekking voor onbepaalde tijd

Stopzetting van gegevensverstrekking voor onbepaalde tijd houdt in dat de ontvanger niet langer gegevens van de RDW kan ontvangen.

4.5. Fraude en bejegening

Indien de RDW constateert dat een ontvanger fraudeert bij het aantonen van de rechtmatigheid van de bevragingen, dan kan de RDW besluiten om de gegevensverstrekking definitief per direct stop te zetten. Onder fraude wordt in ieder geval verstaan het namaken of antedateren van kopieën uit de administratie. Ook bij onheuse bejegening van personeel van de RDW dat betrokken is bij de uitvoering van de deelwaarneming en bij onvoldoende medewerking aan de deelwaarneming, kan de RDW besluiten om de gegevensverstrekking per direct definitief stop te zetten.

4.6. Misbruik van geraadpleegde gegevens

Indien de RDW (bijvoorbeeld naar aanleiding van een klacht of incident) misbruik van de gevoelige gegevens uit het kentekenregister constateert dan kan de RDW besluiten om de gegevensverstrekking definitief per direct stop te zetten. Onder misbruik van gevoelige gegevens wordt in ieder geval verstaan het gebruik van gevoelige gegevens uit het kentekenregister in strijd met de doelbinding en voor een commercieel belang of persoonlijk gewin.

Hoofdstuk 5. – Bezwaar en beroep

5.1. Bezwaar

Op grond van de AWB kan tegen een sanctiebesluit bezwaar worden ingediend bij de RDW. Onderaan het besluit staat een clausule waarin beschreven staat hoe de ontvanger in bezwaar kan gaan. Dit dient binnen zes weken na de dag van verzending van het sanctiebesluit gedaan te worden bij de directie van de RDW, Postbus 777, 2700 AT Zoetermeer of digitaal via www.rdw.nl. In het bezwaarschrift moet worden aangegeven waarom de ontvanger het niet eens is met het besluit. Het bezwaar dient te voldoen aan alle wettelijke vereisten die aan een bezwaar worden gesteld.

Op basis van jurisprudentie kan tegen een schriftelijke waarschuwing geen bezwaar worden gemaakt

5.1.1. Hoorzitting

De RDW geeft na ontvangst van een bezwaarschrift in de regel de gelegenheid om het bezwaarschrift mondeling toe te lichten. Deze hoorzitting is in beginsel telefonisch, tenzij anders is aangegeven. Vertegenwoordiging door een raadsman, advocaat of een andere gemachtigde is te allen tijde toegestaan.

Als een ontvanger iemand machtigt die geen advocaat is om namens hem het woord te voeren en zelf niet naar de hoorzitting komt, dan dient vooraf een schriftelijke verklaring te worden overgelegd waarin staat dat deze persoon gemachtigd is om de ontvanger te vertegenwoordigen.

5.1.2. Opschorten

Als er bezwaar is aangetekend tegen een besluit met als sanctie een tijdelijke of definitieve stopzetting van gegevensverstrekking, wordt – indien het bezwaar aan alle wettelijke vereisten voldoet – de inwerkingtreding van het besluit opgeschort totdat het bezwaarschrift is afgehandeld. De beslissing op bezwaar treedt in beginsel in werking twee weken na dagtekening van het besluit. De RDW behoudt zich het recht voor om wanneer bezwaar is aangetekend geen opschortende werking te verlenen. In dat geval wordt de ontvanger hierover geïnformeerd.

5.2. Beroep

Als de RDW een beslissing op bezwaar heeft genomen, dan kan de ontvanger ongeacht het besluit op het bezwaar, in beroep gaan bij de rechtbank. Onderaan de beslissing op bezwaar staat een clausule waarin beschreven staat hoe de ontvanger in beroep kan gaan. Door het beroep wordt de werking van de beslissing op bezwaar niet opgeschort.

5.3. Voorlopige voorziening

Als de RDW tijdens een bezwaar- of beroepsprocedure geen opschortende werking van de sanctie heeft verleend, dan kan de ontvanger hierom verzoeken door middel van een verzoek om een voorlopige voorziening bij de rechtbank. Hiervoor is vereist dat de zaak een spoedeisend karakter heeft. Voor de aanvraag van een voorlopige voorziening kan de ontvanger contact opnemen met de griffier van de rechtbank (zie www.rechtspraak.nl voor contactgegevens).

Bijlage A. Overheidsorganen – bestuursorganen

Hoofdstuk 1. – Algemeen

1.1. Wettelijke basis

Overheidsorganen mogen op grond van artikel 42 lid 4 sub c Wegenverkeerswet 1994 (hierna: WvW) jo. art. 43 lid 1 WvW alle gegevens uit het kentekenregister ontvangen die zij nodig hebben voor een goede uitoefening van hun publieke taak.

In artikel 41a WvW staat beschreven welke instanties moeten worden gezien als overheidsorganen. Deze bijlage richt zich op overheidsorganen die als bestuursorgaan worden aangemerkt conform artikel 1:1 eerste lid onderdeel a van de Algemene wet bestuursrecht. Dit zijn de naar publiek recht ingestelde rechtspersonen of organen daarvan. Dit zijn bijvoorbeeld organen van Ministeries, provincies, gemeenten en waterschappen. Ook het CBR, de Sociale Verzekeringsbank en de Belastingdienst zijn bestuursorganen. Tot slot zijn er ook zelfstandige bestuursorganen (ZBO’s) zoals de Nederlandse Organisatie voor toegepast natuurwetenschappelijk onderzoek (TNO), het Landelijk Bureau Inning Onderhoudsbijdragen en de gerechtsdeurwaarders.

1.2. Titel

Deze bijlage is getiteld: Bijlage Overheidsorganen: Bestuursorganen van het Toezichtbeleid inzake informatieverstrekkingen uit het kentekenregister.

Hoofdstuk 2. – Wijze van toezichthouden

Het kentekenregister is een basisregister (art. 42 lid 1 WvW), waarvoor de RDW is aangewezen als beheerder en verwerkingsverantwoordelijke (art. 42 lid 2 WvW). Het kentekenregister maakt deel uit van het Nederlandse stelsel van basisregistraties. Dit stelsel is ingesteld omdat het voor de overheid cruciaal is om te kunnen beschikken over adequate gegevens bij het uitoefenen van haar taken.2Zie ook Kamerstukken II2002/03, 26 387, nr. 18. De gedachte hierachter is dat wanneer informatie bij de overheid bekend is in een basisregistratie, deze informatie niet nogmaals bij de betrokkene zelf hoeft te worden opgehaald. Zo hoeven burgers hun informatie maar een keer in te dienen. Dat bespaart tijd en vermindert het risico op fouten. Overheidsinstanties zijn verplicht om de zogenaamde ‘authentieke gegevens’ uit de basisregistratie te gebruiken.3Zie ook https://www.digitaleoverheid.nl/overzicht-van-alle-onderwerpen/gegevens/naar-een-gegevenslandschap/themas/twaalf-eisen- stelsel-van-basisregistraties/ De RDW is dus ook verplicht om gegevens uit het kentekenregister te leveren aan overheidsinstanties.

De RDW mag geen actief toezicht houden op bestuursorganen. Het is aan het overheidsorgaan zelf om met de gegevens op een juiste wijze om te gaan en toezicht in te richten.4Kamerstukken II2007/31 219, nr. 3, memorie van Toelichting, p. 14, https://zoek.officielebekendmakingen.nl/kst-31219-3.pdf. De RDW kan echter wel een controle doen op de identiteit van het bestuursorgaan.

2.1. Basistoets

Voor wat betreft het toezicht op het gebruik van de verstrekte gegevens geldt voor bestuursorganen dat de RDW in het kader van de verstrekking van de gegevens alleen een zogenaamde basistoets uitvoert (de vraag of de aanvrager bestuursorgaan is dus een controle op identiteit). Daarna kan periodiek worden bezien of het overheidsorgaan nog steeds voldoet aan de basistoets5Kamerstukken II2007/31 219, nr. 3, memorie van Toelichting, p. 14, https://zoek.officielebekendmakingen.nl/kst-31219-3.pdf..

2.2. Meldingen misbruik gegevens

Meldingen over vermeend misbruik van de gegevens door een overheidsorgaan worden door de RDW aan het betreffende overheidsorgaan doorgegeven.

Bestuursorganen zijn er zelf verantwoordelijk voor dat de verstrekte gegevens alleen worden gebruikt voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt (publieke taakuitoefening).

Op het gebruik van de gevoelige gegevens afkomstig uit het kentekenregister voor publieke taken zijn de Awb6Algemene wet bestuursrecht en de beginselen van behoorlijk bestuur van toepassing. Daarnaast is op persoonsgegevens de AVG7Algemene Verordening Gegevensbescherming van toepassing. Het is aan het overheidsorgaan om op een juiste wijze met de gegevens om te gaan.

Hierbij speelt met name het beginsel van proportionaliteit een rol.

Bijlage B. Overheidsorganen – aangewezen overheidsorgenen

Hoofdstuk 1. – Algemeen

1.1. Wettelijke basis