Gemeenschappelijke regeling Tresoar

Deze regeling wordt getroffen met het doel de belangen van de minister, gedeputeerde staten en het stichtingsbestuur te behartigen met betrekking tot de collecties en archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie, de collectie van de voormalige Provinciale en Buma Bibliotheek en de tot 2002 onder het beheer van de stichting berustende collecties van de stichting

De minister, de provincie en de stichting kunnen gezamenlijk algemene aanwijzingen geven omtrent de wijze waarop Tresoar de belangen, bedoeld in het eerste lid, behartigt.

Er is een openbaar lichaam genaamd ‘Tresoar’.

Tresoar is gevestigd te Leeuwarden.

Het bestuur van Tresoar voert voor minister de navolgende werkzaamheden, taken en bevoegdheden uit:

het adviseren en het doen van voorstellen aan de minister over de taken en bevoegdheden, die door de minister of gedeputeerde staten worden uitgevoerd ingevolge de artikelen 5, 6, 7, 8, 12, 13 en 15, eerste en tweede lid, van de Archiefwet 1995.

Het bestuur van Tresoar voert voor gedeputeerde staten de volgende taken uit:

Het bestuur van Tresoar voert voor het stichtingsbestuur de volgende taken uit:

Aan het bestuur van Tresoar kunnen door de minister, gedeputeerde staten en de stichting andere taken die verband houden met de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, worden opgedragen.

De taken als bedoeld in het eerste, tweede en derde lid worden uitgevoerd met inachtneming van de door of ten behoeve van de minister, de provincie en de stichting vastgestelde beleidskaders, beleidsregels en overige instructies.

Het algemeen bestuur stelt de regels omtrent het gebruik van de Friese taal in en door Tresoar en zijn medewerkers vast in een Taalstatuut. Dit gebeurt bij unanimiteit.

Het bij de oprichting van Letterhoeke (Tresoar) vastgestelde Taalstatút is meteen na de vaststelling van de nieuwe regeling geldend, en kan door het bestuur van Tresoar later zonodig worden gewijzigd, mits met unanimiteit. Ook een eventueel gewijzigd Taalstatuut bevat afspraken die het gebruik van het Fries en het Nederlands door Tresoar en zijn medewerkers voorschrijven en mogelijk maken.

Het algemeen bestuur bestaat uit zeven leden.

De minister wijst drie leden aan.

Gedeputeerde staten wijzen drie leden aan uit hun midden.

Het stichtingsbestuur wijst één lid aan uit zijn midden.

De minister, gedeputeerde staten en het stichtingsbestuur kunnen voor ieder lid tevens één plaatsvervangend lid, voor gedeputeerde staten en de stichting uit zijn midden, aanwijzen, dat het lid bij verhindering of ontstentenis vervangt. Hetgeen in deze regeling is bepaald ten aanzien van een lid van het algemeen bestuur is van overeenkomstige toepassing op het plaatsvervangend lid, tenzij de regeling anders bepaalt.

Het lidmaatschap van het algemeen bestuur eindigt van rechtswege op het tijdstip waarop de zittingsperiode van gedeputeerde staten afloopt. Het lidmaatschap eindigt voorts indien men ophoudt lid of voorzitter te zijn van gedeputeerde staten.

Een persoon waarvan het lidmaatschap ingevolge het zesde lid is geëindigd, kan opnieuw worden aangewezen.

Indien tussentijds een zetel van een lid van het algemeen bestuur vacant komt, wijzen de minister, gedeputeerde staten of het stichtingsbestuur zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan.

De minister, de provincie of de stichting kunnen het lidmaatschap van een door hen aangewezen lid beëindigen, indien dat niet meer hun vertrouwen geniet.

Een lid van het algemeen bestuur dat zijn lidmaatschap ter beschikking heeft gesteld, blijft in functie totdat een nieuw lid is aangewezen.

Het algemeen bestuur vergadert ten minste twee maal per jaar en voorts zo dikwijls als de voorzitter of het dagelijks bestuur dit nodig oordeelt, dan wel ten minste een vijfde van het aantal leden dit, onder opgaaf van redenen, schriftelijk verzoekt.

De vergaderingen van het algemeen bestuur zijn openbaar. Indien de voorzitter dan wel een vijfde gedeelte van de aanwezige leden het nodig oordeelt, dient het algemeen bestuur te besluiten of zal worden vergaderd met gesloten deuren.

Het algemeen bestuur stelt een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast.

De voorzitter roept de leden schriftelijk tot de vergadering op.

Tegelijkertijd met de oproeping brengt de voorzitter dag, tijdstip en plaats van de vergadering ter openbare kennis. De agenda en de daarbij behorende voorstellen met uitzondering van de in artikel 23, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen bedoelde stukken worden tegelijkertijd met de oproeping en op een bij de openbare kennisgeving aan te geven wijze ter inzage gelegd.

De vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is en tevens elke deelnemer tegenwoordig is.

Indien ingevolge het zesde lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de voorzitter, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

Op de vergadering, bedoeld in het zevende lid, is het zesde lid niet van toepassing. Het algemeen bestuur kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het zesde lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is en tevens elke deelnemer tegenwoordig is.

Andere personen kunnen worden uitgenodigd om als adviseur een bepaalde vergadering van het algemeen bestuur bij te wonen.

Ieder lid van het algemeen bestuur heeft één stem.

Een lid van het algemeen bestuur neemt niet deel aan de stemming over een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger in een andere hoedanigheid eveneens betrokken is en waarbij belangenspanning speelt of de integriteitsvraag aan de orde zou kunnen zijn.

Een benoeming gaat iemand persoonlijk aan, wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt.

Een stemming is alleen geldig, indien meer dan de helft van het aantal leden dat zitting heeft en zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, daaraan heeft deelgenomen.

Het vierde lid is niet van toepassing:

Voor het tot stand komen van een beslissing bij stemming wordt volstrekte meerderheid vereist van hen die een stem hebben uitgebracht, voor zover de regeling niet anders bepaalt.

Bij een schriftelijke stemming wordt onder het uitbrengen van een stem verstaan het inleveren van een behoorlijk ingevuld stembriefje.

Aan het algemeen bestuur behoren ter uitvoering van de aan Tresoar toegekende taken alle bevoegdheden die niet aan een ander orgaan zijn opgedragen.

Het algemeen bestuur kan de directeur, bedoeld in artikel 29, tot rijksarchivaris in de provincie benoemen, schorsen en ontslaan.

Aan de bevoegdheden van het algemeen bestuur worden geen beperkingen opgelegd ingevolge artikel 44 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, mits het totaal van de aangegane verplichtingen binnen de goedgekeurde begroting valt. Voor het aangaan van verplichtingen door het algemeen bestuur buiten de goedgekeurde begroting geldt de procedure van artikel 18, 18a en 19.

Het algemeen bestuur besluit slechts tot oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen belang. Het besluit wordt niet genomen dan nadat de minister, provinciale staten en het stichtingsbestuur in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen. Het besluit wordt genomen bij unanimiteit.

Een lid van het algemeen bestuur dat door de minister is aangewezen verstrekt aan de minister zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door de minister gevraagde inlichtingen.

Een lid van het algemeen bestuur dat door gedeputeerde staten is aangewezen verstrekt aan gedeputeerde staten en provinciale staten zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen de termijn genoemd in het reglement van orde van provinciale staten, de door één of meer leden gevraagde inlichtingen.