Besluit van de Minister van Buitenlandse Zaken van 7 juni 2021, nr. Min-BuZa.2021.8678-13, tot vaststelling van een regeling inzake de organisatie en het beheer van het archief van de Commissie van onderzoek NLA-programma in Syrië (Regeling archief Commissie van onderzoek NLA-programma in Syrië)

Deze regeling geldt voor het archief van de commissie in beheer bij de Directie Noord-Afrika en Midden-Oosten (DAM) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

De regeling is van toepassing:

De verslagen van de gesprekken als bedoeld in artikel 3, tweede lid, sub c maken onderdeel uit van het archief van de commissie.

Indien betrokkene op grond van de AVG een verzoek doet tot vernietiging van het gespreksverslag, wordt afgewogen of vernietiging de verwezenlijking van de doeleinden van archivering in het algemeen belang niet onmogelijk dreigt te maken of ernstig in het gedrang dreigt te brengen. Bij deze afweging wordt het hoofd Informatiemanagement als archiefbeheerder van het Ministerie van Buitenlandse Zaken betrokken.

Conform artikel 34 van de Uitvoeringswet AVG staat bezwaar en (hoger) beroep open tegen het besluit als bedoeld in het tweede lid.

In die gevallen waarin wordt besloten een gespreksverslag te vernietigen zal deze vernietiging worden uitgevoerd volgens de bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken geldende procedure.

Van deze vernietiging wordt een proces verbaal opgesteld dat in het archief van het Ministerie van Buitenlandse Zaken wordt bewaard.

Deze verslagen zijn na overbrenging naar het Nationaal Archief gedurende 75 jaar na geboorte van betrokkene niet openbaar met het oog op eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van betrokkene. Deze beperking komt ook te vervallen na overlijden van betrokkene indien dat eerder plaatsvindt.

Inzage in het archief van de commissie is uitsluitend voorbehouden aan de ambtenaar belast met de informatieplicht richting het parlement of de afdoening van een verzoek om informatie op basis van de Wob of aan een betrokkene c.q. zijn/haar gemachtigde.

Een betrokkene of zijn/haar gemachtigde kan een schriftelijk verzoek tot inzage of een afschrift van het eigen gespreksverslag indienen bij de beoordelaar.

Uitsluitend aan een betrokkene of zijn/haar gemachtigde kan de beoordelaar na een verzoek daartoe een afschrift van het gespreksverslag verstrekken.

De beoordelaar toetst de aanvraag tot inzage op juistheid en volledigheid.

De Minister besluit op een verzoek tot inzage zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van een daartoe strekkend verzoek als bedoeld in het tweede lid.

De beoordelaar zendt een (digitaal) afschrift van het gespreksverslag aan de betrokkene of zijn/haar gemachtigde.

Indien de beoordelaar een verzoek ingevolge het eerste lid geheel of gedeeltelijk inwilligt, dan zendt hij een afschrift van deze beslissing aan de feitelijk beheerder van het archief met het verzoek hieraan uitvoering te geven.

Het archief is tot de overbrenging naar het Nationaal Archief ingevolge de Archiefwet 1995 in beheer bij de Directie Noord-Afrika en Midden-Oosten (DAM) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

De Minister stelt met in achtneming van artikel 5, zesde lid, bij de overbrenging van het archief naar het Nationaal Archief regels aan de openbaarheid.