Besluit routinematige vervanging inkomende post KNAW 2021

Gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995, artikel 6 van het Archiefbesluit 1995 en artikel 26a en 26b van de Archiefregeling, artikel 3.2.8, onder b, van de Mandatenregeling KNAW en artikel 12 van de Regeling Archiefbeheer KNAW,

BESLUIT,

vast te stellen onder kenmerk ARCHIEF/JME/1419,

Artikel 1. Routinematige vervanging

• a. Over te gaan tot routinematige vervanging door digitale reproducties van ontvangen analoge archiefbescheiden die op grond van de actuele selectielijst van de KNAW voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna de analoge archiefbescheiden worden vernietigd. Dit houdt in dat papieren archiefbescheiden, ontstaan in het kader van werkprocessen van de KNAW, worden vervangen door digitale reproducties, welke na vernietiging van de papieren stukken als originele archiefbescheiden zullen worden aangemerkt;

• b. Reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het vastgestelde ‘Handboek voor routinematige vervanging van inkomende post van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW)’;

• c. Dit besluit is niet van toepassing op documenten die, overeenkomstig paragraaf 3.4 van het in onderdeel b genoemde handboek, van vervanging worden uitgesloten.

Artikel 2. Inwerkingtreding

• a. Dit besluit vervangt het Besluit tot vervanging van de personeelsdossiers van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW) van 4 juli 2018 voor zover het de routinematige vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden in de personeelsdossiers betreft. Dat besluit van 2018 blijft wel van toepassing op de retrospectieve vervanging (vervanging met terugwerkende kracht) van de personeelsdossiers;

• b. Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit in de Staatscourant. De vervanging geschiedt met terugwerkende kracht vanaf 1 november 2020.

Artikel 3. Citeertitel

Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit routinematige vervanging inkomende post KNAW 2021.

Bijlage

Handboek voor routinematige vervanging van inkomende post van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW)

COLOFON

VERSIEBEHEER

INHOUD

Ten geleide

In dit handboek zijn regels en kaders beschreven waarbinnen een procedure kan worden ontworpen voor het scannen van analoge (papieren) ingekomen poststukken op zodanige wijze dat de digitale reproducties de originelen kunnen vervangen en de status krijgen van het origineel in de zin van de Archiefwet. Binnen die procedure worden de papieren originelen vernietigd. Daardoor is de vervanging een onomkeerbaar proces dat van invloed kan zijn op de bruikbaarheid van informatie die van belang is voor de bedrijfsvoering, bewijsvoering en verantwoording en van informatie die op termijn mogelijk van waarde blijft vanuit het oogpunt van cultureel erfgoed en later historisch onderzoek. De kwaliteit en duurzame houdbaarheid van de reproducties is daarom cruciaal. Het vervangende digitale document moet immers dezelfde functies kunnen vervullen als het analoge origineel. Voorbereiding, inrichting en uitvoering van het vervangingsproces vergen dan ook zorgvuldige afwegingen binnen de wettelijke kaders van de Archiefwet, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) die binnenkort wordt vervangen door de Wet open overheid (Woo).

Vanwege de grote diversiteit van de processen waarbinnen routinematig ingekomen post kan worden vervangen, is het niet doelmatig om voor al deze processen van het Stafbureau en van de onderzoeksinstituten van de KNAW op centraal niveau in detail een uniforme werkwijze te ontwerpen, op te leggen en actueel te houden. Daarom worden in dit handboek alleen de regels en kaders beschreven waarbinnen dit proces plaats dient te vinden. De proceseigenaren kunnen zelf het proces van vervanging zodanig ontwerpen en inrichten dat het past binnen deze regels en kaders.

Continuïteit in de bedrijfsvoering en externe verantwoording zijn alleen mogelijk als de digitale informatievoorziening goed is georganiseerd en er betrouwbare bewaarmethoden zijn voor digitale informatie. Het proces van vervanging staat daarom niet op zichzelf, maar is onderdeel van het archiveringssysteem, d.w.z. het geheel van mensen, middelen, methoden, technieken en documenten waarmee de KNAW de archieffunctie vormgeeft. Daarbij is de eis dat documenten in goede, geordende en toegankelijke staat zijn het leidende voorschrift.

1. Inleiding.

1.1. Aanleiding

De Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW) heeft de intentie om waar dat mogelijk en doelmatig is digitaal te werken. Dit heeft consequenties voor de inrichting van de informatiehuishouding. Dat processen zoveel mogelijk digitaal worden, betekent niet dat de KNAW geen analoge post meer ontvangt. Momenteel worden deze ontvangen analoge documenten gedigitaliseerd, waarna de digitale kopieën worden opgeslagen in het centraal DMS of andere informatiesystemen. De analoge originelen worden daarbij ook nog steeds fysiek opgeslagen, wat leidt tot dubbele beheerkosten. De oplossing voor deze situatie is een vervanging van de documenten in de zin van de Archiefwet 1995.

Vervanging is het overzetten van documenten/informatie op een andere drager waarna de originele drager met de informatie wordt vernietigd en de nieuwe drager met de informatie de status van origineel krijgt in de zin van de Archiefwet. Vervanging is alleen toegestaan binnen de kaders die het archiefrecht stelt. Vervanging moet plaatsvinden met de juiste en volledige weergave van de gegevens die in de te vervangen archiefbescheiden voorkomen (Archiefbesluit 1995 art.6 lid 1). Daarbij is het verplicht om originele documenten na digitalisering te vernietigen. Voor het vervangen neemt het bestuur van de KNAW als archiefwettelijk zorgdrager een formeel vervangingsbesluit. Daarbij wordt bij vervanging dit handboek gehanteerd dat een integraal onderdeel uitmaakt van het vervangingsbesluit.

Met de vervanging kan de KNAW de hybride situatie gefaseerd beëindigen, wat een besparing oplevert in operationele kosten (fysieke opslagruimte, opslagmateriaal en de administratieve en fysieke werkzaamheden om de analoge documenten toegankelijk te houden). Door het vernietigen van de vervangen papieren documenten worden dure meters archiefruimte bespaard.

1.2. Doel van het handboek voor vervanging

Als de KNAW en haar instituten de analoge documenten vervangen, dient daarbij een procedure te worden gehanteerd die past binnen de kaders van dit handboek. Het Handboek voor routinematige vervanging van inkomende post van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen ' heeft drie functies:

1.3. Opzet handboek

Dit handboek geeft inzicht in de aspecten van het door de KNAW toegepaste vervangingsproces, zoals genoemd in artikel 26b van de Archiefregeling, te weten:

2. Verantwoording

2.1. Wettelijk kader

De volgende wet- en regelgeving is van toepassing op het vervangingsbesluit en dit Handboek vervanging:

(zie bijlage 3 voor een overzicht van de daarin voorkomende regels ten aanzien van vervanging).

De algemeen directeur is overeenkomstig artikel 3.2.8, onder b, van de Mandatenregeling KNAW bevoegd tot het nemen van een besluit tot vervanging zoals bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995. Tot vervanging mag alleen worden besloten indien deze geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. Daartoe worden de procedures gehanteerd zoals beschreven in dit handboek.

Het vervangingsbesluit is een besluit in de zin van artikel 1:3 Algemene wet bestuursrecht (Awb). Dit betekent dat dit besluit gepubliceerd wordt op een daarvoor door de overheid beschikbaar gestelde website.

2.1.1. Vervanging en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

De routinematige vervanging van inkomende post van de KNAW waarin zich persoonsgegevens bevinden betreft een verwerking in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming. Deze persoonsgegevens worden daarbij verwerkt met het oog op archivering in het algemeen belang, zoals bedoeld in artikel 5, lid 1b, artikel 9, lid 2j en artikel 89 van de Algemene verordening gegevensverwerking. Deze verwerking wordt daarom niet als onverenigbaar beschouwd met de oorspronkelijke doelstelling van de verwerking van de betreffende gegevens. Met de in dit handboek opgenomen procedure voor vernietiging van de analoge documenten na digitalisering wordt mede invulling gegevens aan passende waarborgen om het beginsel van minimale gegevensverwerking te garanderen.

2.2. Taken en verantwoordelijkheden

Overeenkomstig artikel 5 van de Regeling Archiefbeheer KNAW zijn de directeuren van de instituten van de KNAW en de afdelingshoofden van het Stafbureau van de KNAW verantwoordelijk voor het laten uitvoeren van het archiefbeheer binnen hun eigen instituut c.q. afdeling in overeenstemming met daarvoor opgestelde reglementen.

Het centrale postregistratie en archiefbeheer binnen het Stafbureau van de KNAW wordt uitgevoerd door het team Documentaire Informatievoorziening (DIV), voor zover de documenten, informatieobjecten of gegevens niet zijn opgenomen in een archief- of informatiesysteem dat onder verantwoordelijkheid valt van een ander onderdeel van de organisatie. De verantwoordelijkheid voor de vervanging van documenten binnen de processen van informatie- of registratiesystemen die buiten de verantwoordelijkheid van DIV vallen, ligt bij de betreffende proceseigenaren. De vervanging binnen die processen vindt ook plaats overeenkomstig dit handboek, voor zover dit processen betreft waarvan de documentaire neerslag binnen de reikwijdte van het in dit handboek beschreven vervangingsproces valt (zie daarvoor hoofdstuk 3).

Indien proceseigenaren of instituten van de KNAW over willen gaan tot de routinematige vervanging van hun inkomende post, kunnen zij zich aansluiten bij het centraal vervangingsbesluit en dit bijbehorend handboek. De proceseigenaar of instituutsdirecteur vult daarvoor de verklaring in, zoals opgenomen in bijlage 2 van dit handboek.

2.3. Belang voor historisch onderzoek en als bestanddeel van het cultureel erfgoed

Bij een vervangingsbesluit moet de zorgdrager uit hoofde van artikel 2 van het Archiefbesluit 1995 rekening houden met het belang van de in deze archiefbescheiden voorkomende gegevens voor historisch onderzoek en de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed.

Analoge documenten kunnen sporen in zich dragen die in de toekomst bij historisch onderzoek extra informatie geven over het proces waarbinnen het document is gegenereerd of ontvangen. Denk bijvoorbeeld aan een watermerk of de kwaliteit van het papier die iets zeggen over het belang dat aan het betreffende document werd gehecht of aan bindsporen die aantonen dat bepaalde documenten ooit aan elkaar hebben gezeten. Naast het historisch belang is er het erfgoedbelang, dat wil zeggen dat een document als object als zodanig betekenis heeft voor de samenleving of een maatschappelijke groep.

In het beschreven vervangingsproces van dit handboek is t.b.v. bovengenoemde belangen opgenomen dat indien de digitale vervanging leidt tot verlies van informatie voor toekomstig historisch onderzoek en/of als het originele object een bijzondere erfgoedwaarde heeft, deze worden uitgesloten van vervanging.

2.4. Risico van vervanging

Routinematige vervanging van analoge documenten heeft als risico dat documenten worden vervangen waarvan het substituut geen rechtsgeldige status heeft of waaraan bij een geschil onvoldoende bewijswaarde wordt toegekend. Om dit risico zo veel mogelijk te beperken, is het vervangingsproces in het handboek voorzien van een aantal kwaliteitscontroles en is er in paragraaf 3.4 van dit handboek een lijst opgenomen met categorieën van documenten die van vervanging worden uitgezonderd

3. Reikwijdte van het vervangingsproces

3.1. Routinematige vervanging van ingekomen analoge post

Dit handboek is alleen van toepassing op de routinematige vervanging van ingekomen analoge post, dat wil zeggen het systematisch scannen tijdens de postbehandeling van ingekomen documenten in het kader van lopende werkprocessen. Het is niet van toepassing op vervanging achteraf (retrospectieve vervanging of backlog scanning).

Het handboek is zowel van toepassing op de routinematige vervanging van ingekomen analoge post die wordt gearchiveerd binnen het centraal document management systeem van het Stafbureau of van de deelnemende instituten als op de routinematige vervanging van ingekomen analoge post die wordt ontvangen binnen processen waarvan de informatie digitaal wordt opgeslagen in andere informatiesystemen en applicaties.

Dit besluit vervangt het Besluit tot vervanging van de personeelsdossiers van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW) van 4 juli 2018 voor zover het de routinematige vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden in de personeelsdossiers betreft. Dat besluit van 2018 blijft wel van toepassing op de retrospectieve vervanging (vervanging met terugwerkende kracht) van de personeelsdossiers. De reeds gescande stukken in de personeelsdossiers hoeven dus niet opnieuw te worden gescand en de nog uit te voeren controle van reeds gescande documenten waarvan de papieren versies nog moeten worden vernietigd vindt plaats onder het regime van het handboek voor de vervanging van personeelsdossiers van 14 juni 2018.

3.2. Te bewaren en te vernietigen documenten

Artikel 26b van de Archiefregeling stelt specifieke eisen aan vervangingsbesluiten voor archiefbescheiden die in aanmerking komen voor blijvende bewaring en dus voor overbrenging naar een archiefbewaarplaats. Hoewel deze eisen strikt genomen niet gelden voor vernietigbare archiefbescheiden, past de KNAW artikel 26b ook toe op vernietigbare documenten. Ook voor die documenten is het immers nodig om een zorgvuldige en goed gedocumenteerde beheerstrategie te hebben gedurende de periode dat deze bescheiden moeten worden bewaard.

3.3. Organisatorische reikwijdte

Het handboek is alleen van toepassing op de routinematige vervanging van ingekomen analoge post voor zover deze valt onder de wettelijke zorg van het bestuur van de KNAW, dat wil zeggen inkomende post gericht aan:

3.4. Uitzonderingen

De volgende documenten worden van vervanging uitgezonderd. Hiervan blijven de originelen bewaard:

Daarbij wordt onder een collectie en onderzoeksgegevens respectievelijk verstaan:

4. Technisch infrastructuur en beeldkwaliteit

4.1. Scanresolutie

Ten behoeve van een goed toepassing van Optical Character Recognition (OCR) wordt bij de vervanging een scanresolutie toegepast van 300 ppi (pixels per inch) bij standaard A4. Deze resolutie wordt in de Metamorfoze-richtlijnen nodig geacht om de minimale scherpte van 5 lp/mm (line pairs per millimeter) te halen. Deze scherpte is nodig omdat bij lagere resoluties tekstherkenning wordt bemoeilijkt, waardoor de bruikbaarheid van gegevens vermindert.

4.2 Reproductie in kleur

Omdat het noodzakelijke kwaliteitsniveau van de scans bij inkomende poststukken zal variëren wordt de meest veilige handelwijze gekozen, namelijk om bij alle vervanging te kiezen voor het hoogste, voor te bewaren bescheiden noodzakelijke, kwaliteitsniveau. Dit betekent dat er standaard in kleur wordt gescand omdat dit betere tekstherkenningsresultaten geeft. Over het algemeen geldt dat de visuele kwaliteit van een kleurenreproductie beter is dan een opname in grijswaarden, zelfs als het gaat om teksten waarop uitsluitend zwart en wit voorkomt.

4.3. Scanapparatuur

Het scannen van documenten vindt plaats op de in de gebouwen van de KNAW aanwezige multifunctionele printers. Vanuit het oogpunt van vervanging voldoet de multifunctionele printer (scanner) aan de volgende minimale eisen:

kleur: 300 ppi met een bitdiepte van 24 (ook wel uitgedrukt als 8 bits RGB, met deze scaninstellingen wordt voldaan aan NEN ISO 19005-1);

4.4. Informatiesystemen en metadata

Informatiesystemen waarin de digitale reproducties van ingekomen post worden opgeslagen voorzien erin dat de volgende gegevens omtrent deze documenten aan de digitale documenten worden gekoppeld:

De informatiesystemen die worden ingezet voor het beheer van de digitale reproducties voorzien in:

5. Inrichting van het vervangingsproces

5.1. Vervangingsproces

Post wordt centraal gescand door daartoe aangewezen medewerkers. Zij besluiten om documenten al dan niet te vervangen op basis onderstaande beslisboom.

Ingekomen analoge post wordt gescand binnen de volgende procedure:

5.2. Controle en herstel van fouten

In het vervangingsproces kunnen technische en procedurele fouten optreden. Bij technische fouten gaat het bijvoorbeeld om pagina’s die scheef in de scanner worden getrokken. Voorbeelden van procedurele fouten zijn: onvolledig ontnieten of het foutief instellen van de scanner waardoor dubbelzijdige originelen enkelzijdig worden gescand.

5.3. Weekdoos

Alle geregistreerde, fysieke documenten worden na het scannen en de controle van de scans op registratiedatum gesorteerd opgenomen in een zogenaamde weekdozen, waarin de papieren documenten een week worden bewaard. De weekdoos wordt na een week geleegd in een afgesloten container voor te vernietigen vertrouwelijk papier. De inhoud van de container wordt periodiek (minimaal 4 keer per jaar) vernietigd, overeenkomstig paragraaf 5.4 van dit handboek.

5.4. Vernietigen van papieren originelen

Het proces van vervanging is pas voltooid als de originele documenten, die zijn gescand en waarvan de kwaliteit van de scan is gecontroleerd, zijn vernietigd. Bij vervanging is vernietiging verplicht.