LegalizeRegeling van de Minister van Financiën van 16 december 2021, nr. 2021-238261, houdende beheersregels op het gebied van de informatiehuishouding voor het Ministerie van Financiën (Regeling Informatiehuishouding Financiën 2022)
gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995;
besluit:
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
Artikel 1. Begripsbepalingen
In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:
- archiefbeheerder: degene die namens de plaatsvervangend secretaris-generaal verantwoordelijk is voor het laten uitvoeren van het beheer van de overheidsinformatie voor de onder hem vallende archiefvormende onderdelen;
- archiefbeherend onderdeel: het organisatieonderdeel of de organisatie die tot taak heeft in opdracht van de archiefbeheerder de feitelijke werkzaamheden met betrekking tot het beheer van overheidsinformatie uit te voeren;
- archieffunctie: de bedrijfsfunctie gericht op de kwaliteit van het duurzaam toegankelijk maken en houden, bewaren en beheren van de overheidsinformatie van de archiefvormende onderdelen;
- archiefsysteem: een informatiesysteem dat het beheer van overheidsinformatie ondersteunt;
- archiefvormend onderdeel: een organisatieonderdeel onder verantwoordelijkheid van de Minister, dat bevoegd is te handelen en op grond van de verantwoordelijkheid voor dat handelen overheidsinformatie verzamelt, ontvangt, produceert, verzendt of beheert;
- beheer van overheidsinformatie (synoniem: archiefbeheer): de uitvoerende werkzaamheden om overheidsinformatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, als ook om overheidsinformatie die daarvoor in aanmerking komt te vernietigen dan wel over te brengen;
- CIO van een verzorgingsgebied: Chief Information Officer van het kernministerie, het directoraat-generaal Belastingdienst, het directoraat-generaal Douane of het directoraat-generaal Toeslagen;
- conversie: het proces van omzetten van informatie van het ene formaat naar het andere formaat;
- duurzaam toegankelijk: overheidsinformatie vallend onder de archiefwettelijke zorg, moet gedurende de in een selectielijst opgenomen termijn in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard, dat wil zeggen:
- •. toegankelijk, vindbaar en in contextuele samenhang raadpleegbaar;
- •. met de garantieresultaatverplichting dat deze juist, volledig en authentiek en leesbaar is, ook in de toekomst en, bij digitale overheidsinformatie, onafhankelijk van het gebruikte bestandsformaat;
- emulatie: de techniek waarmee een computer of toepassingsprogrammatuur zich hetzelfde gedraagt als één van een oudere generatie;
- informatie: een verzameling gegevens die in hun samenhang een bepaalde betekenis hebben;
- informatiehuishouding: het totaal aan regels, voorzieningen, activiteiten en processen gericht op de informatiestromen en op het beheer van informatie;
- informatiesysteem: een gegevensverwerkend systeem met als activiteiten het verzamelen, verwerken, bewerken, bewaren, overdragen en verstrekken van gegevens met betrekking tot een bepaald toepassingsgebied;
- kernministerie: het directoraat-generaal Fiscale Zaken, het directoraat-generaal Rijksbegroting, de generale thesaurie, het programma directoraat-generaal Herstel en het cluster secretaris-generaal van het Ministerie van Financiën;
- migratie: het overzetten van informatie en toepassingsprogrammatuur van het ene systeem en/of platform naar het andere, met behoud van authenticiteit, integriteit, betrouwbaarheid en bruikbaarheid;
- Minister: de Minister van Financiën;
- ministerie: het Ministerie van Financiën;
- noodvernietiging: de mogelijkheid om voor vitale overheidsinformatie in buitengewone omstandigheden, waarbij de staatsveiligheid in gevaar is, af te wijken van voorgeschreven vernietigingsprocedures en deze direct te vernietigen;
- overheidsinformatie: alle informatie die de overheid zelf maakt of van een ander ontvangt bij het uitvoeren van haar taken, ongeacht:
- •. het proces waaruit de informatie voortkomt;
- •. de inhoud van de informatie;
- •. de formele status van de informatie;
- •. de fase waarin de creatie en behandeling van de informatie verkeert;
- •. de termijn dat de informatie bewaard moet worden (bewaartermijn);
- •. de technische vorm van de informatie;
- •. de applicaties waarmee de informatie is gemaakt en wordt beheerd;
- •. door wie de informatie beheerd wordt;
- overbrenging: overheidsinformatie die op grond van selectielijsten voor bewaring in aanmerking komt moet worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
- SIO: Strategisch Informatie Overleg tussen de Chief Information Officer van het Ministerie van Financiën en de Algemeen Rijksarchivaris over de informatiehuishouding van het Ministerie van Financiën;
- vernietiging: het zodanig materieel behandelen van een informatiedrager (o.a. papier, geluidsband, database, film, usb stick, hard disk) met overheidsinformatie, die op grond van selectielijsten voor vernietiging in aanmerking komt, dan wel op grond van een machtiging van vervanging of op grond van noodvernietiging, dat de daarop vastgelegde informatie niet te reconstrueren is;
- vervanging: de, al dan niet routinematige, vervanging van oorspronkelijke overheidsinformatie door reproducties, die daar volledig de plaats van innemen;
- vervreemding: het in eigendom overdragen van overheidsinformatie aan een andere zorgdrager of aan derden;
- verzorgingsgebied: archiefvormende onderdelen die:
- •. vallen onder de kaderstellende en toezichthoudende bevoegdheid van één CIO, of;
- •. vallen onder de verantwoordelijkheid van één archiefbeheerder, of;
- •. diensten afnemen van één archiefbeherend onderdeel.
Hoofdstuk 2. Reikwijdte en verantwoordelijkheden
Artikel 2. Reikwijdte
Deze regeling is van toepassing op het beheer van alle overheidsinformatie vallend onder de archiefwettelijke zorg van de Minister.
Artikel 3. Minister
De Minister is de zorgdrager, bedoeld in artikel 1, onderdeel d, van de Archiefwet 1995, voor de overheidsinformatie van het ministerie. De zorg van de Minister eindigt door overbrenging, vervreemding of vernietiging van de overheidsinformatie.
Artikel 4. Plaatsvervangend secretaris-generaal
De plaatsvervangend secretaris-generaal is:
-
- namens de Minister verantwoordelijk voor het beheer van overheidsinformatie bij het ministerie en voor de voorwaarden om dit mogelijk te maken;
-
- is verantwoordelijk voor de kwaliteit van het beheer van overheidsinformatie bij het ministerie;
-
- stelt regels ten aanzien van noodvernietiging.
Artikel 5. Chief Information Officer (CIO)
Het Ministerie van Financiën heeft een departementaal CIO-stelsel conform artikel 9 van het CIO-stelsel Rijksdienst 2021.
De departementale CIO Financiën:
- a. stelt departementale strategische beleids-, kwaliteits- en toetsingskaders op het gebied van het beheer van overheidsinformatie vast;
- b. vertegenwoordigt de zorgdrager in het strategisch informatieoverleg (SIO) met het Nationaal Archief;
- c. laat toezien op het naleven van het gestelde in deze regeling.
De CIO van een verzorgingsgebied:
- a. stelt waar nodig nadere (beleids-)kaders en uitgangspunten op voor het beheer van overheidsinformatie binnen het eigen verzorgingsgebied;
- b. ziet toe op het naleven van het gestelde in deze regeling binnen het eigen verzorgingsgebied;
- c. is verantwoordelijk voor de verankering van archiveringsprincipes in de architectuur- en ontwerpfunctie (archivering bij ontwerp);
- d. is verantwoordelijk voor het beschikbaar zijn van een toepasbare vastgestelde selectielijst.
Artikel 6. Archiefbeheerders
De archiefbeheerders van het Ministerie van Financiën zijn:
- a. de directeur Digitalisering en Informatisering van het cluster secretaris-generaal voor het kernministerie en de inspectie belastingen, toeslagen en douane;
- b. de directeur-generaal Belastingdienst voor de hiërarchisch onder hem vallende archiefvormende onderdelen;
- c. de directeur-generaal Douane voor de hiërarchisch onder hem vallende archiefvormende onderdelen;
- d. de directeur-generaal Toeslagen voor de hiërarchisch onder hem vallende archiefvormende onderdelen.
De archiefbeheerders zijn verantwoordelijk voor het ontwerpen en inrichten van de archieffunctie en zorgen voor:
- a. een kwaliteitszorgsysteem;
- b. voldoende personeel en financiële middelen;
- c. bekendmaking van deze regeling binnen hun verzorgingsgebied en het vastleggen van de afspraken hierover met de archiefbeherende onderdelen;
- d. de toepassing van een vastgestelde selectielijst;
- e. het laten uitvoeren van het beheer van de overheidsinformatie voor de onder hen vallende archiefvormende onderdelen in overeenstemming met het bepaalde in deze regeling en andere van toepassing zijnde regelgeving.
Gelet op artikel 5 van het Mandaatbesluit Ministerie van Financiën 2020 kunnen de archiefbeheerders bevoegdheden voor het beheer van overheidsinformatie ondermandateren aan onder hen ressorterende functionarissen.
De uitvoering van het beheer van overheidsinformatie beleggen de archiefbeheerders bij de onder hun verantwoordelijkheid vallende archiefbeherende onderdelen of door een (externe) partij die werkt onder dienstverleningsafspraken.
De archiefbeheerders leggen over het beheer van overheidsinformatie verantwoording af aan de plaatsvervangend secretaris-generaal.
De archiefbeheerder van het kernministerie coördineert de actualisering van deze regeling voor het departement.
Artikel 7. Archiefbeherende onderdelen
De archiefbeherende onderdelen zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van de taken die aan hen zijn opgedragen door de archiefbeheerder, en zorgen voor:
- a. de aanwezigheid van voldoende en deskundig personeel hiervoor;
- b. het maken afspraken met de archiefbeheerders hierover.
Medewerkers van het archiefbeherend onderdeel hebben toegang tot de overheidsinformatie in de voorzieningen voor document- en archiefbeheer die nodig is voor het uitvoeren van hun taken.
Artikel 8. Archiefvormende onderdelen
Archiefvormende onderdelen zijn:
- a. de binnen het ministerie te onderscheiden organisatieonderdelen (directies);
- b. tijdelijke raden, formeel ingestelde commissies, samenwerkingsverbanden en projectorganisaties die onder de archiefwettelijke zorg van de Minister vallen;
- c. zelfstandige bestuursorganen zonder rechtspersoonlijkheid, zelfstandige bestuursorganen en geprivatiseerde onderdelen van het ministerie voor wat betreft de archieven van voor de verzelfstandiging of privatisering.
De archiefvormende onderdelen zijn verantwoordelijk voor:
- a. het maken van afspraken met de verantwoordelijk archiefbeheerder over het beheer van de onder hen berustende overheidsinformatie;
- b. het uitvoeren van maatregelen om de onder hen berustende overheidsinformatie duurzaam toegankelijk te maken en te houden;
- c. het in beheer overdragen van de onder hen berustende overheidsinformatie aan hun archiefbeherend onderdeel, in overeenstemming met de gemaakte afspraken met de archiefbeheerder over de duurzame toegankelijkheid van de onder hen berustende overheidsinformatie.
Artikel 9. Raden, commissies, samenwerkingsverbanden en programma- of projectorganisaties
Bij de instelling van raden, commissies, samenwerkingsverbanden en programma- en/of projectorganisaties, worden in het instellingsbesluit de afspraken vastgelegd over het beheer van overheidsinformatie.
Het instellend archiefvormend onderdeel is er verantwoordelijk voor dat de archiefbeherende onderdelen, worden geïnformeerd over de instelling, voor vaststelling van het instellingsbesluit.
De raden, formeel ingestelde commissies, samenwerkingsverbanden en project- of programmadirecties beheren hun overheidsinformatie in overleg met de betrokken archiefbeheerder.
De raden, formeel ingestelde commissies, samenwerkingsverbanden en project- of programmadirecties zorgen ervoor dat zij, zodra dit mogelijk is, hun overheidsinformatie in beheer overdragen aan de betrokken archiefbeheerder.
Artikel 10. Private partijen
Er worden met externe private partijen, die in opdracht van het ministerie werken en daarbij overheidsinformatie produceren, door de opdrachtgever nadere afspraken gemaakt over het beheer hiervan.
Als een private partij bij de uitvoering van een opdracht overheidsinformatie van het ministerie zal creëren of ontvangen, dient de opdrachtverstrekking afspraken te bevatten over het beheer van de overheidsinformatie en eventuele overdracht hiervan aan het ministerie na afloop van de opdracht.
Hoofdstuk 3. Beheer van overheidsinformatie
Artikel 11. Vervanging
De archiefbeheerder kan besluiten over te gaan tot vervanging van overheidsinformatie door gelijkluidende reproducties, tenzij het overheidsinformatie betreft die is uitgesloten van vervanging. De vernietiging van de te vervangen originelen is onverbrekelijk onderdeel van het vervangingsproces.
Van vervanging wordt door het archiefbeherend onderdeel een verklaring of besluit opgesteld en ter ondertekening aangeboden aan de archiefbeheerder.
Artikel 12. Vernietiging
Vernietiging van overheidsinformatie vindt uitsluitend plaats na verstrijken van de daarvoor in een selectielijst vastgestelde termijn, of na vervanging van de betreffende overheidsinformatie door reproducties. Tenzij er sprake is van een noodprocedure waardoor vernietiging eerder heeft plaatsgevonden.
Het archiefvormend onderdeel geeft aan of vernietiging tijdelijk moet worden opgeschort, en zo ja op welke grond, of dat overheidsinformatie op grond van artikel 5, eerste lid, onderdeel e, van het Archiefbesluit 1995 alsnog bewaard moet blijven.
Van vernietiging wordt door het archiefbeherend onderdeel een verklaring opgesteld en ter ondertekening aangeboden aan de archiefbeheerder.
Artikel 13. Overbrenging naar een archiefbewaarplaats
De archiefbeheerder maakt nadere afspraken met de archiefbeherende onderdelen over het overbrengen van overheidsinformatie naar een archiefbewaarplaats.
Bij de overbrenging kan de archiefbeheerder, in overleg met de algemeen rijksarchivaris, voor een bepaalde periode beperkingen stellen aan de openbaarheid van de over te brengen overheidsinformatie. Van te stellen beperkingen aan de openbaarheid wordt door het desbetreffende archiefbeherend onderdeel een besluit tot beperking van de openbaarheid opgemaakt en ter ondertekening aangeboden aan de archiefbeheerder.
Van de overbrenging van overheidsinformatie wordt door het desbetreffende archiefbeherend onderdeel een verklaring of opgesteld en ter ondertekening aangeboden aan de archiefbeheerder.
Na verkregen machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap kan de overbrenging naar een archiefbewaarplaats van nog veelvuldig geraadpleegde overheidsinformatie worden opgeschort.
Bij opschorting van overbrenging zijn de openbaarheidsregels van de Archiefwet 1995 op de niet overgebrachte overheidsinformatie van toepassing.
Artikel 14. Conversie, migratie en emulatie
De raadpleging van dit document komt niet in de plaats van het lezen van het oorspronkelijke Staatsblad of de Staatscourant. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor eventuele onnauwkeurigheden die voortvloeien uit de omzetting van het origineel naar dit formaat.