Besluit van de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport van 23 december 2021, kenmerk 3296335-1021773-GMT, houdende vaststelling van beleidsregels en subsidieplafond inzake het subsidiëren van de Kickstart Medicatieoverdracht (Besluit vaststelling beleidsregel subsidiëring kickstart medicatieoverdracht)

Gelet op artikel 1.3 en 2.1 van de Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS;

Besluit:

Artikel 1. Vaststellen beleidsregel

De beleidsregel inzake het subsidiëren van de Kickstart Medicatieoverdracht wordt vastgesteld overeenkomstig de bijlage bij dit besluit.

Artikel 2. Subsidieplafond

Artikel 3. Inwerkingtreding en vervaldatum

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst en vervalt met ingang van 1 juli 2027.

Artikel 4. Citeertitel

Dit besluit zal worden aangehaald als: Besluit vaststelling beleidsregel subsidiëring Kickstart Medicatieoverdracht 2022–2027.

Bijlage. Beleidsregel inzake het subsidiëren van de kickstart medicatieoverdracht

Deze bijlage hoort bij het Besluit vaststelling beleidsregel subsidiëring Kickstart Medicatieoverdracht 2022.

Inhoudsopgave

Hoofdstuk 1 – Doelstellingen Kickstart Medicatieoverdracht

1.1. Doel Kickstart Medicatieoverdracht

1.2. Achtergrond en aanleiding

1.3. Beoogd resultaat Kickstart Medicatieoverdracht

Hoofdstuk 2 – Subsidiabele activiteiten en subsidievoorwaarden

2.1. Aanvrager van de subsidie

2.2. Beoogde activiteiten

2.3. Subsidievoorwaarden

2.4. Subsidieverplichtingen

2.5. Staatssteun

Hoofdstuk 3 – Subsidieplafond en wegingscriteria

3.1. Subsidieplafond en wijze van verdeling

3.2. Wegingscriteria

Hoofdstuk 4 – Overige verplichtingen en aanvraagprocedure

4.1. Subsidiesystematiek

4.2. Aanvraagprocedure

4.3. Verantwoording en vaststelling

4.4. Administratieve lasten

Bijlage 1: Maximale vergoedingen voor de kosten van ICT

Bijlage 2: Maximale vergoedingen voor de penvoerder van het samenwerkingsverband en de zorgaanbieders

Bijlage 3: Puntentelling bij de wegingscriteria als bedoeld in 3.2. van de beleidsregel

Hoofdstuk 1. – Doelstellingen Kickstart Medicatieoverdracht

1.1. Doel Kickstart Medicatieoverdracht

Op grond van de onderhavige Beleidsregel kunnen subsidies worden verstrekt aan samenwerkingsverbanden van zorgaanbieders voor activiteiten in het kader van de ‘Kickstart Medicatieoverdracht’. Zowel reeds bestaande samenwerkingsverbanden als samenwerkingsverbanden die voor dit specifieke doel zijn opgericht komen voor subsidie op grond van deze Beleidsregel in aanmerking. De Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS (hierna: Kaderregeling) is onverkort van toepassing op deze Beleidsregel.

De Kickstart Medicatieoverdracht is onderdeel van het programma Medicatieoverdracht dat zich richt op de landelijke implementatie van Medicatieoverdracht. In deze Beleidsregel wordt tevens verwezen naar een inhoudelijk Plan van aanpak Kickstart en naar sectorale Business Impact Analyses (hierna: BIA’s). Het Plan van aanpak Kickstart beschrijft de opzet, aanpak en de kaders van de Kickstart in detail die voor de uitvoering noodzakelijk is. In de BIA’s is eerder de impact van de implementatie van Medicatieoverdracht op de betrokken sectoren onderzocht.

De Kickstart Medicatieoverdracht wil bijdragen aan de verbetering van de digitale medicatieoverdracht door het implementeren in de totale keten van de ‘informatiestandaard Medicatieproces 9’ in combinatie met de richtlijn ‘Overdracht van medicatiegegevens in de keten’ (Medicatieoverdracht), het opdoen van ervaring daarmee en het in de praktijk beproeven en waar nodig bij te stellen van de informatiestandaard. Samenwerkingsverbanden kunnen onder bepaalde voorwaarden subsidie aanvragen om deze implementatie te realiseren. Deze subsidievoorwaarden en aan de subsidie verbonden verplichtingen staan in onderhavige Beleidsregel beschreven. De ervaring die door deze samenwerkingsverbanden wordt opgedaan naar de werking en impact van de uitrol in de totale keten zal vervolgens worden gebruikt en ingezet ter verbetering van de informatiestandaard en ten behoeve van de toekomstige brede implementatie van de informatiestandaard en de richtlijn.

1.2. Achtergrond en aanleiding

Voor goede zorgverlening is (digitale) informatie-uitwisseling tussen patiënt en professional en tussen zorgprofessionals onderling essentieel. Daaronder valt ook

het bijhouden van een actueel medicatieoverzicht en een goede overdracht van medicatiegegevens. Om dit te kunnen realiseren zijn aanpassingen in ICT-systemen en werkprocessen noodzakelijk.

In dat kader is de Richtlijn ‘Overdracht van medicatiegegevens in de keten’ recentelijk vernieuwd (hierna: de richtlijn1Zie: https://www.zorginzicht.nl/kwaliteitsinstrumenten/medicatieoverdracht.). Deze richtlijn heeft tot doel om medicatieproblemen zo veel als mogelijk te voorkomen, administratieve lasten te verminderen en de ontsluiting van patiëntgegevens in een Persoonlijke Gezondheidsomgeving (PGO) te verbeteren. De richtlijn is als kwaliteitsstandaard medicatieoverdracht opgenomen in het Register van het Zorginstituut, inclusief een implementatieplan. Bij deze richtlijn horen drie informatiestandaarden, namelijk: Medicatieproces92Zie: https://www.nictiz.nl/informatiestandaard-medicatieproces/ (MP9), Lab2zorg en Contra-indicatie en Overgevoeligheden3De informatiestandaarden Lab2zorg en Contra-indicatie en overgevoeligheden zijn nog in ontwikkeling. De Kickstart richt zich alleen op MP9. MP9 richt zicht op de overdracht van medicatiegegevens in de keten zodat actuele en complete medicatieoverzichten en toedienlijsten kunnen worden opgesteld voor patiënten/cliënten.

De komende jaren worden de richtlijn en de drie informatiestandaarden zorgbreed geïmplementeerd in de zorgprocessen en -informatiesystemen. Daarbij zijn 10 sectoren4Het gaat hier om de volgende sectoren: Patiënt en cliënt; Geestelijke gezondheidszorg verslavingszorg en forensische zorg; Gehandicaptenzorg; Huisartsenzorg; Medisch specialistische zorg; Mondzorg; Openbare farmacie; Publieke gezondheid; Trombosezorg; Wijkverpleging en verpleeghuiszorg. betrokken met meer dan 16.000 zorgaanbieders en 75 softwareleveranciers. Patiënten en cliënten zijn specifiek vertegenwoordigd in een van deze sectoren; de sector Patiënt en cliënt.

In 2020 is het Programma Medicatieoverdracht (hierna: het Programma) gestart, dat sectoren, leveranciers en regio’s voorbereidt op en ondersteunt bij de bovengenoemde implementatie. De landelijke begeleiding van dit Programma is ondergebracht bij Nictiz.5https://www.nictiz.nl/programmas/medicatieoverdracht/ Door het maken van afspraken, het samenwerken en het aanpassen van procedures zal uiteindelijk ketensamenwerking op het gebied van medicatieoverdracht mogelijk worden gemaakt. Behalve alle ketenpartners, doen Patiëntenfederatie Nederland, de Vereniging van Zorgaanbieders voor Zorgcommunicatie (VZVZ), het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en Zorgverzekeraars Nederland (ZN) eveneens mee aan het Programma.

Voordat in de praktijk breed gebruik gemaakt kan worden van een informatiestandaard wordt deze uitgebreid getest en getoetst. Het Programma organiseert en begeleidt deze technische en praktijktesten van de informatiestandaard en de eerste begeleide uitrol. Na een eerste praktijktest in de regio Amsterdam van MP9 heeft het Programma geconcludeerd dat, om de informatiestandaard in de praktijk te kunnen beproeven, de ICT-systemen grondig moeten worden herzien. Daarvoor is echter een forse investering nodig. De Kickstart Medicatieoverdracht is opgezet om zorgaanbieders en ICT-leveranciers te ondersteunen om deze eerste stap te zetten.

1.3. Beoogd resultaat Kickstart Medicatieoverdracht

Middels de Kickstart Medicatieoverdracht zal worden aangetoond dat MP9 in combinatie met de richtlijn werkt in de praktijk. Daarbij horen de volgende activiteiten: het aanpassen van informatiesystemen aan MP9 en de richtlijn, het testen ervan en een eerste begeleide uitrol van de systemen en de werkprocessen van de deelnemers aan het samenwerkingsverband zoals beschreven in de stappen 0 en 3 t/m 6 van het 10-stappenplan uit het Programmaplan Medicatieoverdracht.6Zie de stappen 0 en 3 t/m 6 uit het 10-stappenplan van het Programmaplan Medicatieoverdracht (zie https://www.samenvoormedicatieoverdracht.nl/stappenplan-sectoren/) De implementatie van MP9 binnen de Kickstart bestaat uit het aanpassen van ICT systemen en werkprocessen van zorgaanbieders en het ontsluiten van informatie naar patiënten middels een PGO.

Het Programma heeft de kaders voor de uitvoering van de Kickstart Medicatieoverdracht uitgewerkt in het Plan van aanpak Kickstart Medicatieoverdracht. De deelnemers aan het samenwerkingsverband die aan de Kickstart Medicatieoverdracht deelnemen committeren en conformeren zich aan het Plan van aanpak Kickstart en de daarin genoemde stappen en de planning van de Kickstart Medicatieoverdracht.

Tijdens de periode van de Kickstart Medicatieoverdracht zijn verschillende nieuwe releases van MP9 voorzien. Vertrekpunt aan het begin van de Kickstart Medicatieoverdracht is versie MP9 v2.0.0. Deelnemers aan de Kickstart Medicatieoverdracht worden betrokken bij de ontwikkeling van deze nieuwe releases en worden geacht deze nieuwe releases te implementeren in hun systemen en werkprocessen.

Voor elke stap uit de stapsgewijze aanpak van de Kickstart Medicatieoverdracht zoals beschreven in het Plan van aanpak Kickstart, zal 3 maanden voor de beoogde afronding van die stap worden vastgelegd welke release moet worden geïmplementeerd (dit is onderdeel van de reguliere beheer en release cyclus van Nictiz, waarbij de relevante beschrijvingen zijn ontsloten via de website van Nictiz). Als uit de daaropvolgende test in de keten met uitwisseling tussen systemen van verschillende leveranciers aanpassingen aan de informatiestandaard volgen, dan worden die opgenomen in de volgende release die vervolgens ook moet worden geïmplementeerd. Bij de (keten)testen en de validatie zijn de aspecten interoperabiliteit en generaliseerbaarheid een belangrijk onderwerp. In het Plan van aanpak Kickstart wordt hier dieper op ingegaan.

Mocht onverhoopt (en onverwacht) uit de praktijktest een fundamenteel probleem of een dermate grote benodigde wijziging in het ontwerp van MP9 naar boven komen die een dermate grote impact heeft op de implementatie, dan wordt met de partijen van de samenwerkingsverbanden Kickstart Medicatieoverdracht in overleg getreden hoe met deze situatie moet worden omgegaan. Als een dergelijke situatie zich voordoet, is het van belang dat de subsidieontvanger zo spoedig mogelijk en zelfs ‘onverwijld’ melding doet. Dit volgt uit de meldingsplicht van artikel 5.7 uit de Kaderregeling. Het kan namelijk zo zijn dat door deze situatie activiteiten waarvoor subsidie is verstrekt niet, niet tijdig of niet geheel zullen worden verricht. Voor verdere informatie over deze meldingsplicht zie paragraaf 2.4.

Kennisoverdracht is tevens een belangrijk onderdeel van de Kickstart Medicatieoverdracht. De resultaten van de Kickstart Medicatieoverdracht worden gebruikt voor de latere brede uitrol in de zorgketen. De deelnemers aan de Kickstart Medicatieoverdracht verbinden zich daarom aan kennisdeling op een (technisch) detailniveau die het mogelijk maakt om te komen tot oplossingen die interoperabel en generaliseerbaar zijn na de Kickstart Medicatieoverdracht.7Voor de brede uitrol wordt momenteel bezien of en in welke vorm een stimuleringsregeling voor de komende jaren vormgegeven kan worden. Aandachtspunt daarbij is dat deelnemers aan de Kickstart Medicatieoverdracht ook bij zo’n stimuleringsregeling kunnen participeren, met dien verstande dat ten behoeve van dezelfde activiteiten niet meermaals subsidie zal worden verstrekt. Het onderwerp kennisdeling wordt verder uitgewerkt in het Plan van aanpak Kickstart.

Hoofdstuk 2. – Subsidiabele activiteiten en subsidievoorwaarden

2.1. Aanvrager van de subsidie

Op grond van de Beleidsregel kan subsidie worden verstrekt voor activiteiten in het kader van de Kickstart Medicatieoverdracht aan een of meerdere samenwerkingsverbanden. Het kan daarbij gaan om reeds bestaande of speciaal voor de Kickstart opgerichte samenwerkingsverbanden.

Een samenwerkingsverband bestaat uit verschillende zorgaanbieders, waarvan een van de deelnemers als penvoerder fungeert. Desgewenst kan een samenwerkingsverband worden aangevuld met een andere rechtspersoon, niet zijnde een ICT-leverancier, zoals bijvoorbeeld een Regionale Samenwerkingsorganisatie (RSO) die als penvoerder kan fungeren.

De penvoerder vraagt namens het samenwerkingsverband subsidie aan. Indien subsidie verstrekt wordt is de penvoerder verantwoordelijk voor het uitvoeren van de activiteiten waarvoor subsidie wordt verstrekt en voor het voldoen aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen. Hieronder valt onder meer het indienen van de tussentijdse rapportages genoemd in artikel 5.5 van de Kaderregeling en het voldoen aan de meldingsplicht van artikel 5.7 van de Kaderregeling. Ook legt de penvoerder verantwoording af over de subsidie aan het Ministerie van VWS.

In paragraaf 2.2 van deze Beleidsregel wordt ingegaan op de activiteiten die in het kader van de Kickstart Medicatieoverdracht moeten worden uitgevoerd. Vervolgens worden in lijn met het beoogde resultaat van de Kickstart en de uit te voeren activiteiten in paragraaf 2.3 de subsidievoorwaarden beschreven waaraan een samenwerkingsverband moet voldoen om voor subsidiëring van de activiteiten op grond van de Beleidsregel in aanmerking te komen. Enkel als aan de voorwaarden wordt voldaan, kan subsidie aan het samenwerkingsverband worden verleend. In paragraaf 2.4 worden de algemene en specifieke subsidieverplichtingen beschreven die aan de subsidieontvanger worden gesteld bij het verkrijgen van de subsidie.

2.2. Beoogde activiteiten

De activiteiten in het kader van de Kickstart Medicatieoverdracht die voor subsidie in aanmerking komen worden uitgevoerd conform de uitwerking en de planning in het onder paragraaf 1.3 genoemde Plan van aanpak Kickstart. Aan een samenwerkingsverband kan hiervoor subsidie worden verstrekt voor de periode van 15 april 2022 tot en met 31 december 2025.

Concreet gaat het om de volgende vier door samenwerkingsverbanden uit te voeren activiteiten om te komen tot de realisatie van de stappen 0 en 3 t/m 6 uit het Programma Medicatieoverdracht. Deze vier activiteiten dienen alle vier in de subsidieaanvraag naar voren te komen.

Ad 1:

Om MP9 te kunnen implementeren zijn aanpassingen nodig aan de ICT-systemen die door zorgverleners worden gebruikt. De penvoerder zal na de subsidieverlening mede namens de betrokken zorgaanbieder(s) en in nauwe samenwerking met het Programma en de daarin participerende sectoren contracten met de betrokken ICT-leveranciers sluiten voor de nodige aanpassingen van de betrokken informatiesystemen. Van de ICT-leveranciers wordt ook gevraagd om de zorgaanbieders te begeleiden bij de praktijktesten en de 1e begeleide uitrol zoals beschreven in het Plan van aanpak Kickstart. Het Programma zal de resultaten van de implementatie toetsen door validatietesten uit te voeren zoals eveneens beschreven in het Plan van aanpak Kickstart.

Voor het bepalen van een redelijke vergoeding is gebruik gemaakt van een bouwkostenanalyse van Nictiz en VZVZ voor een gemiddeld, normaal onderhouden ICT-systeem per sector. Voor een maximum van te vergoeden kosten wordt verwezen naar de bedragen als genoemd in bijlage 1 van deze Beleidsregel.

Ad 2:

Naast de technische aanpassingen zullen ook de werkprocessen bij de zorgaanbieders aangepast moeten worden om te voldoen aan de eisen van de richtlijn. Er wordt hierbij onderscheid gemaakt tussen A. deelactiviteiten voor de uitrol zoals die benoemd zijn in de sectorale BIA’s en B. aanvullende deelactiviteiten specifiek voor de Kickstart.

A. deelactiviteiten voor de uitrol zoals die benoemd zijn in de sectorale BIA’s: 1. projectmanagement 2. projectondersteuning, 3. proces- en inhoudelijke implementatie, 4. voorlichting, 5. volgen opleiding, 6. verzorgen opleiding, 7. super-users en 8. toegangsvoorziening via UZI-passen.

Hierbij geldt:

B. aanvullende deelactiviteiten specifiek voor de Kickstart: 1. aanvullend projectmanagement, 2. aanvullende projectondersteuning, 3. begeleiding bouw, proof of concepts, praktijktesten, 1e begeleide uitrol en evaluatie en 4. aansluiting/ontsluiting.

Ten aanzien van de kosten die een zorgaanbieder maakt voor activiteit 2, de implementatie van MP9 in combinatie met de richtlijn in de werkprocessen zullen alleen redelijke, gemaximeerde kosten worden vergoed, die bovendien de maximale compensatie van een DAEB de-minimis niet mogen overschrijden. Het gaat daarbij om een bedrag van maximaal € 750.000 over drie opeenvolgende belastingjaren. Ten behoeve van activiteit 2 wordt een uitvoeringsovereenkomst gesloten, namelijk de DAEB de-minimisovereenkomst met bijbehorende verklaring DAEB de-minimissteun. Dit wordt in paragraaf 2.5 over staatssteun verder toegelicht.

Voor een maximum van te vergoeden kosten wordt verwezen naar de bedragen als genoemd in bijlage 2 van deze Beleidsregel.

Ad 3:

De activiteit kennisdeling wordt zowel door de penvoerder van het samenwerkingsverband als door deelnemende zorgaanbieders als door de betrokken ICT-leveranciers uitgevoerd. Het doel van de kennisdeling is dat zoveel mogelijk partijen inzicht krijgen in de ontwikkelingen rondom medicatieoverdracht, zodat de latere brede implementatie van de informatiestandaard zo soepel mogelijk verloopt. De penvoerder neemt in de contracten met de betrokken ICT-leveranciers voor de uitvoering van activiteit 1 aanvullend ook de activiteit kennisdeling op.