LegalizeBesluit van de Nationale en Internationale Wegvervoer Organisatie van 2 januari 2017, tot vaststelling van een reglement (Reglement werkwijze NIWO)
Gezien de goedkeuring van de Minister van Infrastructuur en Milieu van 13 december 2016;
Gelet op artikel 4.2 van de Wet wegvervoer goederen;
Besluit:
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
Artikel 1
In dit besluit wordt verstaan onder:
- Aanwijzende organisatie: een organisatie, instelling, stichting, vereniging of andere entiteit die op grond van dit reglement bevoegd is om een lid aan te wijzen voor de Sectorraad;
- directie: de directie van de NIWO, bedoeld in artikel 4.3 van de Wet wegvervoer goederen;
- Kaderwet: Kaderwet zelfstandige bestuursorganen;
- Minister: de Minister van Infrastructuur en Waterstaat;
- Ministerie: het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat;
- NIWO: het zelfstandig bestuursorgaan Nationale en Internationale Wegvervoer Organisatie, bedoeld in artikel 1.1 van de Wet wegvervoer goederen;
- Sectorraad: voorziening van gebruikers als bedoeld in artikel 19, lid 2 van de Kaderwet;
- Wwg: Wet wegvervoer goederen.
Hoofdstuk 2. Organen van de niwo
Artikel 2
De NIWO heeft een directie, een raad van advies en een sectorraad.
Hoofdstuk 3. Directie
Artikel 3. Samenstelling
De Minister, gehoord de raad van advies, benoemt, schorst en ontslaat de leden van de directie en stelt de bezoldiging van de leden van de directie vast.
Het lidmaatschap van de directie is onverenigbaar met het lidmaatschap van de raad van advies.
Artikel 4. Taken
De directie is belast met de dagelijkse leiding van de NIWO.
De directie is voorts belast met:
- a. het aantrekken en ontslaan van werknemers van de NIWO;
- b. het vaststellen van hun honorering en overige arbeidsvoorwaarden;
- c. het vaststellen van de interne organisatiestructuur, waaronder de functies, taken en bevoegdheden van de werknemers;
- d. de uitvoering van alle in de Wwg aan de NIWO opgedragen taken, en van de overige aan de NIWO opgedragen taken;
- e. het vaststellen, publiceren en toepassen van beleidsregels ten behoeve van de uitvoering van de onder d bedoelde taken.
De directie is verantwoordelijk voor de naleving van alle relevante wet- en regelgeving, voor het beheersen van de risico’s verbonden aan de activiteiten van de NIWO en voor de financiering van de NIWO. De directie bespreekt de interne risicobeheersings- en controlesystemen met de raad van advies.
Bij de uitvoering van haar taken handelt de directie in overeenstemming met de belangen van de NIWO en de directie weegt daartoe de in aanmerking komende belangen van bij de NIWO betrokken belanghebbenden af.
De directie draagt er zorg voor dat werknemers zonder invloed op hun rechtspositie de mogelijkheid hebben te rapporteren over vermeende onregelmatigheden van algemene, operationele en financiële aard binnen de NIWO aan de directie of een door deze daartoe aangewezen functionaris.
De directie draagt zorg voor de nodige technische en organisatorische voorzieningen ter beveiliging van de gegevensbestanden tegen verlies of aantasting en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging en verstrekking van die gegevens.
Artikel 5. Financiële verslaggeving
De directie is verantwoordelijk voor het instellen en handhaven van interne procedures die ervoor zorgen dat alle belangrijke financiële informatie bij haar bekend is, zodat de tijdigheid, volledigheid en juistheid van de planning en controlecyclus en de financiële verslaggeving worden gewaarborgd.
De directie zorgt ervoor dat de externe accountant zijn controlewerkzaamheden naar behoren kan uitoefenen.
De directie beoordeelt ten minste eenmaal per jaar het functioneren van de externe accountant en bespreekt de belangrijkste conclusies hiervan met de raad van advies.
Artikel 6. Besluitvorming
Onverminderd de artikelen 4.2, tweede lid, en 4.4, eerste lid, van de Wwg legt de directie, voor zover de in dit lid, onderdelen a tot en met j, genoemde besluiten niet zijn voorzien in de begroting, deze, gehoord de raad van advies, ter goedkeuring voor aan de Minister:
- a. de hoogte van de door de directie vastgestelde tarieven, bedoeld in artikel 4.6, lid 2, Wwg;
- b. vaststelling van de jaarrekening;
- c. het oprichten van, dan wel deelnemen in een rechtspersoon;
- d. het in eigendom verwerven, vervreemden of bezwaren van registergoederen waarvan de waarde een bedrag van 1 miljoen euro overschrijdt;
- e. het aangaan en beëindigen van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding of bezwaring van registergoederen of tot huur, verhuur of pacht daarvan, waarvan de waarde een bedrag van 1 miljoen euro overschrijdt;
- f. het aangaan van kredietovereenkomsten en van overeenkomsten van geldlening indien deze afzonderlijk dan wel alle kredietovereenkomsten en overeenkomsten van geldleningen gezamenlijk een bedrag van 1 miljoen euro overschrijden;
- g. het aangaan van overeenkomsten waarbij de NIWO zich verbindt tot zekerheidstelling voor schulden van derden of waarbij de NIWO zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt of zich voor een derde sterk maakt;
- h. het vormen van andere fondsen en reserveringen dan de egalisatiereserve, bedoeld in artikel 33 van de Kaderwet;
- i. het doen van aangifte tot faillissement of het aanvragen van surséance van betaling;
- j. tot de NIWO gerichte voorstellen tot taakopdracht door een ander bestuursorgaan.
De directie vraagt de raad advies over voorgenomen besluiten betreffende:
- a. het aangaan van kredietovereenkomsten en van overeenkomsten van geldlening, indien deze een bedrag afzonderlijk dan wel alle kredietovereenkomsten en overeenkomsten van geldleningen gezamenlijk van 0,25 miljoen euro overschrijden; de directie informeert de raad van advies tevoren indien bedoeld bedrag 0,1 miljoen euro overschrijdt;
- b. investeringen anders dan die opgenomen in de dan geldende begroting van de NIWO en die een bedrag van 0,25 miljoen euro overschrijden; de directie informeert de raad van advies tevoren indien bedoeld bedrag 0,1 miljoen euro overschrijdt;
- c. het verlenen, wijzigen en intrekken van doorlopende procuraties en het toekennen of ontnemen van een doorlopende vertegenwoordigingsbevoegdheid, tenzij zulks valt binnen een door de raad van advies goedgekeurd kader.
Indien de directeur na overleg met de raad van advies overweegt af te wijken van het advies als bedoeld in lid 2, treedt hij in overleg met het ministerie.
Artikel 7. Overleggen
De volgende overleggen vinden gedurende het jaar door de directie plaats:
- a. zo mogelijk een gezamenlijk overleg met de Minister of de secretaris-generaal van het ministerie en de raad van advies;
- b. ten minste viermaal per jaar overleg met de raad van advies ter bespreking van de algemene lijnen van het gevoerde en in de toekomst te voeren beleid, de begroting en het jaarverslag en de jaarrekening;
- c. regelmatig overleg met de voorzitter van de raad van advies indien zulks door een van hen of beiden noodzakelijk of wenselijk wordt geacht;
- d. tenminste tweemaal per jaar overleg met de sectorraad om het gevoelen van de sector in te winnen over de jaarstukken, het functioneren van de NIWO en ontwikkelingen in de logistieke sector;
- e. periodiek overleg met de personeelsvertegenwoordiging van de NIWO.
Artikel 8. Voorkomen van belangenverstrengeling
Elke vorm en schijn van belangenverstrengeling tussen de NIWO en de directie wordt vermeden.
De directie meldt een mogelijke belangenverstrengeling terstond aan de voorzitter van de raad van advies.
Een belangenverstrengeling bestaat in elk geval wanneer de NIWO voornemens is een transactie aan te gaan met een entiteit:
- a. waarin de directie persoonlijk een materieel financieel belang houdt;
- b. waarvan de leiding een familierechtelijke verhouding heeft met de directie; of
- c. waarbij de directie een bestuurs- of toezichthoudende functie vervult.
Artikel 9. Nevenfuncties
De leden van de directie vervullen geen nevenfuncties die ongewenst zijn met het oog op een goede vervulling van hun functie of de handhaving van hun onafhankelijkheid of van het vertrouwen daarin.
De leden van de directie melden het voornemen tot het aanvaarden van een nevenfunctie anders dan uit hoofde van hun functie aan de raad van advies en de Minister.
Nevenfuncties van de leden van de directie anders dan uit hoofde van hun functie worden openbaar gemaakt. Openbaarmaking geschiedt door het publiceren van de nevenfuncties op de website van de NIWO.
Artikel 10. Vrijwaring
Leden van de directie worden, tenzij sprake is van opzet, grove schuld of ernstige nalatigheid door de NIWO, gevrijwaard van alle kosten, daaronder begrepen advocatenhonoraria, boetes, schikkingsbedragen, etc., die zij hebben gemaakt in verband met civielrechtelijke, strafrechtelijke of administratiefrechtelijke procedures waarin zij zijn betrokken uit hoofde van hun lidmaatschap van de directie. De NIWO sluit ten behoeve van de directie een aansprakelijkheidsverzekering af om deze kosten (voor zover mogelijk) te dekken. Indien de directie vermoedt of bemerkt dat zij aansprakelijk gesteld wordt of zal worden, meldt de directie dit terstond aan de voorzitter van de raad van advies.
Artikel 11. Benoemingsprocedure
Voorafgaand aan de benoeming van (een nieuw lid van) de directie stelt de raad van advies een deskundigheidsprofiel op voor het nieuwe lid. Na, al dan niet in aangepaste vorm, goedkeuring van het deskundigheidsprofiel door de Minister, selecteert de raad van advies potentiële kandidaten en brengt de raad van advies via de Algemene Bestuursdienst een niet-bindende voordracht uit aan de Minister van minimaal één kandidaat voor de invulling van de vacature.
Hoofdstuk 4. Raad van advies
Artikel 12. Samenstelling
De raad van advies bestaat uit drie leden, onder wie de voorzitter.
De Minister benoemt, schorst en ontslaat de voorzitter en de leden van de raad van advies en stelt hun vergoeding vast. De leden van de raad van advies worden benoemd voor een tijdvak van vier jaren en zijn aansluitend éénmalig voor een tijdvak van vier jaren herbenoembaar.
Het lidmaatschap van de raad van advies eindigt door het verstrijken van de benoemingstermijn, door ontslag op eigen verzoek dan wel om zwaarwichtige redenen. Een lid verzoekt in ieder geval om ontslag in geval van structurele onverenigbaarheid van belangen.
De raad van advies stelt een rooster van aftreden vast, waarbij als uitgangspunt geldt dat zo weinig mogelijk leden tegelijkertijd aftreden.
De raad van advies streeft ernaar dat in deze raad de voor de NIWO relevante deskundigheden zijn vertegenwoordigd, meer in het bijzonder met betrekking tot kennis van politiek-bestuurlijke verhoudingen, juridische aangelegenheden, financiën en bedrijfsvoering van overheidsorganisaties en compliance en risicomanagement.
Alleen natuurlijke personen kunnen lid zijn van de raad van advies.
Artikel 13. Benoemingsprocedures
Bij de benoeming van een nieuw lid van de raad van advies worden de volgende processtappen gevolgd:
- a. De raad van advies stelt een deskundigheidsprofiel op voor het nieuwe lid. De raad van advies houdt er rekening mee dat de raad van advies dusdanig is samengesteld dat zo veel mogelijk verschillende deskundigheidsgebieden zijn afgedekt.
- b. Met inachtneming van dit deskundigheidsprofiel brengt de raad van advies een niet-bindende voordracht uit aan de Minister van minimaal één kandidaat voor de vervulling van de functie.
- c. De raad van advies consulteert voor het uitbrengen van het in het vorige lid bedoelde advies de directie en de sectorraad en betrekt het oordeel van de directie en de sectorraad bij de advisering aan de Minister.
- d. De voordracht geeft aan op welke gronden de raad van advies van mening is dat de kandida(a)t(en) voldoe(t/n) aan het deskundigheidsprofiel.
Bij herbenoeming van een lid van de raad van advies worden de volgende processtappen gevolgd:
- a. De raad van advies wint over de voorgenomen herbenoeming van een lid het gevoelen van de directie en de sectorraad in;
- b. De raad van advies doet een voordracht aan de Minister.
- c. Indien de Minister besluit tot afwijzing, wordt de in het eerste lid beschreven procedure tot benoeming van een nieuw lid gevolgd.
Artikel 14. Voorzitter raad van advies
De voorzitter van de raad van advies:
- a. bepaalt de agenda en leidt de vergaderingen van de raad van advies;
- b. ziet toe op het goed functioneren van de raad van advies;
- c. draagt zorg voor een adequate informatievoorziening aan de leden;
- d. zorgt ervoor dat voldoende tijd bestaat voor de besluitvorming;
- e. is namens de raad van advies het voornaamste aanspreekpunt voor de directie;
- f. initieert de evaluatie van het functioneren van de raad van advies en van de directie;
- g. is het aanspreekpunt voor vermeende onregelmatigheden betreffende het functioneren van de directie.
Artikel 15. Taken
De raad van advies ziet toe op:
- a. de onderwerpen, bedoeld in artikel 4.3b van de Wwg;
- b. de strategie en de risico’s verbonden aan de taken van de NIWO;
- c. de financiële jaarverslaggeving en het opstellen van de begroting;
- d. de naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving.
De raad van advies voorziet het jaarverslag van de NIWO van een verslag van de raad van advies waarin de raad van advies verantwoording aflegt over de uitvoering van de aan de raad van advies opgedragen taken.
De leden van de raad van advies hebben toegang tot het gebouw van de NIWO en zijn als college, in het kader van het uitoefenen van hun taken als lid van de raad van advies, bevoegd tot inzage van alle documenten.
Artikel 16. Vergaderingen en besluitvorming
De raad van advies vergadert ten minste viermaal per jaar en voorts zo dikwijls de voorzitter zulks wenselijk acht.
De raad van advies besluit bij meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen heeft de voorzitter een beslissende stem.
De raadpleging van dit document komt niet in de plaats van het lezen van het oorspronkelijke Staatsblad of de Staatscourant. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor eventuele onnauwkeurigheden die voortvloeien uit de omzetting van het origineel naar dit formaat.