Circulaire Adresonderzoek BRP

Deze circulaire vervangt de circulaire Adresonderzoek BRP, opgesteld door het Ministerie van BZK, ingangsdatum 1 november 2018, kenmerk 2018-0000266452

1. Waarom deze circulaire?

1.1. Het belang van adreskwaliteit

Het adresonderzoek is een instrument voor gemeenten om de verantwoordelijkheid voor de juiste bijhouding van de basisregistratie personen (BRP) te vervullen. Deze circulaire gaat in op het uitvoeren van een adresonderzoek en de verantwoordelijkheid van de gemeente en de burger. Daarnaast worden er specifieke aandachtspunten beschreven voor elke onderzoekstap.

Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor een actuele, juiste en betrouwbare registratie van persoonsgegevens van ingezetenen in de BRP. Om de kwaliteit van de adresgegevens in de BRP zo hoog mogelijk te houden is het van belang dat de gemeente hoge prioriteit geeft aan het adresonderzoek. Een hoge kwaliteit van de adresgegevens van ingezetenen in de BRP is ook van belang voor de gemeente zelf. Denk bijvoorbeeld aan het bieden van voorzieningen afgestemd op de woonsituatie, handhaving bij brandveiligheid, een evenwichtige en rechtvaardige verdeling van de sociale woonruimte en het tegengaan van woonfraude.

1.2. Wijziging Wet BRP in verband met de Landelijke Aanpak Adreskwaliteit

Per 15 mei 2023 is de Wet BRP gewijzigd ten behoeve van de structurele inbedding van de Landelijke Aanpak Adreskwaliteit (LAA). Met de wetswijziging worden regels gesteld over de gegevensverwerking bij LAA, waaronder de inzet van risicoprofielen.1H2, Afdeling 1, paragraaf 4a Wet BRP. Bij LAA worden signalen van mogelijk onjuiste adresgegevens geselecteerd. Gemeenten ontvangen deze signalen om nader te onderzoeken of de adresgegevens inderdaad onjuist zijn. Het LAA-signaal is daarmee een van de aanleidingen om een adresonderzoek te starten. In deze circulaire wordt tevens de werkwijze van LAA beschreven, als onderdeel van het adresonderzoek.

1.3. Het vroegtijdig signaleren van sociale problematiek bij adresonderzoek

De medewerker Burgerzaken staat in direct contact met de burger, op verschillende levensmomenten zoals trouwen en verhuizen. Ook bij adresonderzoek is er vaak direct contact met de burger en komt de gemeente soms zelfs achter de voordeur (bij een huisbezoek). Dat is van belang voor de BRP-registratie, maar het is ook een moment waarop een hulpvraag zichtbaar kan worden. Dit zijn de momenten waar medewerkers Burgerzaken – naast hun primaire verantwoordelijkheid (in dit geval de controle op de BRP-inschrijving) – een bredere rol hebben als onderdeel van de Nederlandse overheid. Dit is met een motie uitgesproken door de Tweede Kamer tijdens de behandeling van het wetsvoorstel BRP LAA.2Motie van het lid Ceder over een instructie om de verbetering van adreskwaliteit samen te laten gaan met signaleren, voorkomen, bestrijden en terugkoppelen van sociale problematiek (Kamerstukken II 2021/22 35 772 nr. 32). Deze circulaire bevat een instructie die ziet op de rol van Burgerzaken in het tijdig signaleren van sociale problematiek en het van daaruit doorzetten van deze signalen aan bijvoorbeeld het sociaal domein (zie paragraaf 8).

2. Rechten en plichten

3. De start van het adresonderzoek: aanleiding en onderzoeksdossier

3.1. Start adresonderzoek

De gemeente kan een adresonderzoek starten bij twijfel over de juistheid van een adresgegeven in de BRP. Wanneer er sprake is van twijfel, is ter beoordeling van de gemeente. Het is belangrijk dat zij de twijfel kan motiveren. De aanleiding daarvoor kan heel divers zijn. Voorbeelden:

Afhankelijk van het type melding (terugmelding, LAA-melding of andere melding), start het adresonderzoek bij stap 4.1 (LAA) of 4.2 (andere melding). Zie het stroomschema in paragraaf 7.

Door direct gebruik te maken van laagdrempelige kanalen in contact met de burger (e-mail, telefoon) nadat de gemeente een melding heeft ontvangen, kan veel werk worden voorkomen. Dit verdient dan ook aanbeveling. Het adresgegeven hoeft niet in onderzoek geplaatst te worden als – bijvoorbeeld omdat er al contact met de burger is – blijkt dat een melding binnen vijf werkdagen kan worden afgehandeld via bijvoorbeeld e-mail of telefoon.

3.2. Onderzoeksdossier aanleggen en bijhouden

Elk adresonderzoek heeft een eigen dossier, dat ook betrekking kan hebben op meerdere personen op het adres. Het dossier wordt aangemaakt op het moment dat er aanleiding is om aan de adresinschrijving of de aangifte te twijfelen. De volledigheid van het dossier is erg belangrijk in verband met zorgvuldige besluitvorming. Alle activiteiten die uitgevoerd zijn tijdens een adresonderzoek en resultaten die daaruit voortvloeien worden opgenomen in het dossier. Het onderzoeksdossier wordt 10 jaar bewaard.10Bijlage 6, Regeling BRP. Het kan ofwel digitaal ofwel op papier aangelegd worden en kan onder andere11Het betreft aldus geen limitatieve lijst. bestaan uit:

Aandachtspunten voor het onderzoekdossier:

4. Stappen in het adresonderzoek en reactietermijnen

Afhankelijk van het type melding (terugmelding, LAA-melding of andere melding), start het adresonderzoek bij stap 4.1 (LAA) of 4.2 (andere (terug)melding). Zie het stroomschema in paragraaf 7.

4.1. LAA-onderzoek

Bij een melding van LAA is nog niet altijd duidelijk of en bij welke personen een onderzoeks-aantekening op de persoonslijst moet worden geplaatst. Het LAA-onderzoek kent de volgende stappen:

4.2. Beslissing over plaatsing van gegevens in onderzoek

De datum ingang van het onderzoek wordt geplaatst in de rubriek 08.83.20 op de persoonslijst.

Als een gegeven in onderzoek is geplaatst, is het bestuursorgaan als afnemer van de BRP niet langer verplicht het gegeven te gebruiken.14Artikel 1.7, tweede lid, Wet BRP. Hoewel een onderzoeksaantekening geen rechtsgevolgen heeft, kan de betrokkene er wel gevolgen van ondervinden door beslissingen die afnemers (na verloop van tijd) nemen: bijvoorbeeld het aanhouden van een aanvraag of het instellen van nader onderzoek naar de persoon. Dit betekent dat zorgvuldig met de aantekening moet worden omgesprongen: deze alleen te plaatsen bij twijfel over de juistheid van het adres van een persoon en niet langer dan nodig te laten staan (zie paragraaf 6 over doorlooptijd).

Als tijdens het adresonderzoek geconstateerd wordt dat een persoon niet meer woont op het geregistreerde adres, kan dit deel van het onderzoeksresultaat worden opgenomen op de persoonslijst. Zo is in de BRP zichtbaar dat een persoon niet (langer) op het adres woont waarop hij ingeschreven staat, maar dat het onderzoek naar het (nieuwe) woonadres nog loopt. Afnemers die geautoriseerd zijn voor deze gegevens krijgen deze onderzoeksgegevens meegeleverd. Hierdoor kunnen eventuele problemen voor de nieuwe of oude medebewoners voorkomen worden. U registreert dit deelresultaat in categorie 08 Verblijfplaats door in de rubriek 08.83.10 Aanduiding gegevens in onderzoek de waarde ‘089999’ op te nemen.15Zie verder de Handleiding Uitvoeringsprocedures (HUP), p. 180. https://www.rvig.nl/brp/hup.

4.3. Aanschrijven van de persoon

4.4. Nadere inlichtingen inwinnen

4.5. Huisbezoek

Als door middel van (externe) inlichtingen en contact met de burger (4.3 en 4.4) onvoldoende informatie achterhaald kan worden, is het raadzaam een huisbezoek af te leggen. Een huisbezoek kan informatie opleveren die niet op een andere manier verkregen kan worden. Er kan bijvoorbeeld geconstateerd worden of het adres nog bewoond wordt. Navraag bij eventuele andere of nieuwe bewoners of buren kan nuttige informatie opleveren over de actuele situatie op het adres en over de persoon wiens adresgegeven in onderzoek staat. Nb. deze stap kan worden overgeslagen als in het LAA-onderzoek (4.1) al een huisbezoek heeft plaatsgevonden. Evengoed kan er reden zijn om het huisbezoek nog eens af te leggen, bijvoorbeeld omdat de betrokkene niet aanwezig was bij het eerste bezoek.

De gemeente kan beslissen om het toezicht op bepaalde adressen uit te laten voeren door een externe partij. Deze externen moeten dan door het college benoemd worden tot onbezoldigd ambtenaar en tot toezichthouder BRP. Dit is nodig omdat anders, door het ontbreken van een rechtstreekse gezagsverhouding, de sturingsmogelijkheden van het college onvoldoende verzekerd zijn. Hierdoor zou de zorgvuldigheid en betrouwbaarheid in het gedrang kunnen komen. Het gevolg hiervan kan zijn dat de bevindingen die door de externe partij gedaan zijn als onrechtmatig aangemerkt worden. Het besluit dat gebaseerd is op deze bevindingen zou dan op een niet deugdelijke motivering gebaseerd zijn en kunnen worden vernietigd. Om dit te voorkomen zal de opdracht expliciet (in duur én tijd én verwachtingen) vastgelegd moeten worden in een overeenkomst. Hiermee wordt aangegeven dat er voldoende gestuurd is op de opdracht en dat er daadwerkelijk sprake is van een rechtstreekse gezagsverhouding tussen de gemeente en de externe partij.

4.6. Persoon informeren over voorgenomen besluit

Als na een onderzoek een besluit wordt genomen, dient de betrokkene eerst in de gelegenheid te worden gesteld om op het voornemen daartoe te reageren. Daarom moet deze altijd eerst schriftelijk in kennis gesteld worden van het voorgenomen besluit.

Het voornemen kan verzonden worden aan het laatst bekende adres van de persoon in de BRP. Het verdient aanbeveling om dit voornemen – als dat voor de gemeente mogelijk is – ook via mijnoverheid.nl (berichtenbox) bekend te maken.18Nb. uit jurisprudentie van de CRvB volgt dat bij een kennisgeving die uitsluitend via MijnOverheid is gedaan de gemeente zich niet kan beroepen op het verstrijken van de bezwaartermijn. Als er een e-mailadres van de persoon beschikbaar is, is het zinvol hier óók gebruik van te maken via beveiligde email. Ook kan de strekking van het voornemen worden gepubliceerd in een huis-aan-huisblad, dagblad of in het gemeenteblad op www.overheid.nl (officiële bekendmakingen). Na het voornemen volgt een besluit, overeenkomstig het voornemen, tenzij een reactie van de persoon aanleiding geeft om het voornemen in te trekken. Ook het besluit moet bekend gemaakt worden aan de persoon. Als de nieuwe verblijfplaats van de persoon niet bekend is, ligt het voor de hand de strekking van het besluit bekend te maken via publicatie en als mogelijk de betrokkene per mail te attenderen op deze publicatie.

4.7. Melder informeren

Is het onderzoek gedaan naar aanleiding van een terugmelding van een bestuursorgaan, dan moet deze op de hoogte gebracht worden van het resultaat. Als blijkt dat het onderzoek langer gaat duren dan in eerste instantie is voorzien, dan verdient het aanbeveling om het bestuursorgaan hiervan ook op de hoogte te brengen. Dit kan door een bijwerking te doen in de terugmeldvoorziening.

Is het onderzoek gedaan naar aanleiding van een melding vanuit LAA, dan dient de uitkomst van het onderzoek19De beslissing over het al dan niet wijzigen van het adresgegeven in de BRP. uiterlijk binnen zes maanden teruggekoppeld te worden via de Walaa.

Geadviseerd wordt de melder altijd op de hoogte te brengen van het resultaat van het onderzoek. Ook als de melding niet van een bestuursorgaan afkomstig is, wanneer het onderzoek afgerond is in verband met een verhuisaangifte of als blijkt dat de persoon nog steeds op het geregistreerde adres woont. Vanzelfsprekend dient de privacy van degene wiens gegevens het betreft hierbij in acht genomen te worden. Het informeren van de melder hoeft niet gepaard te gaan met het vermelden van het nieuwe adres van de onderzochte persoon.

4.8. Beslissingen naar aanleiding van het adresonderzoek

Het adresonderzoek kan de volgende uitkomsten hebben.

5. Bekendmaking voornemen en besluit

Geregistreerd adres = het adres van de persoon zoals geregistreerd in de BRP.

Nieuw adres = het adres waar iemand (vermoedelijk) feitelijk woont.

1 Zie onder 4.8: het kan gaan om verschillende situaties; iemand heeft een briefadres, maar blijkt een woonadres te hebben. Maar ook: iemand woont niet op het geregistreerde adres, heeft geen woonadres en dient een briefadres te krijgen.

6. Doorlooptijd adresonderzoek vanaf datum ingang onderzoek

In algemene zin is het goed om een adresonderzoek zo snel mogelijk af te ronden. Zolang een adres in onderzoek staat, weten de betrokken afnemers van de BRP niet wat de situatie is met betrekking tot de gegevens op de persoonslijst en dit heeft consequenties voor hun taakuitoefening. Zie paragraaf 4.2.

Een richtlijn is om het totale adresonderzoek, vanaf het moment dat de aantekening in onderzoek op de persoonslijst is geplaatst (par. 4.2), binnen tien weken af te ronden:

Om deze termijnen te halen, verdient het aanbeveling om voor elk adresonderzoek een plan op te stellen inclusief doorlooptijden.

Bovenstaande betreft een richtlijn; gemeenten kunnen hier naar eigen oordeel van afwijken, afhankelijk van de concrete omstandigheden van het geval. Dit zijn keuzes die gemotiveerd terugkomen in het onderzoekdossier.

De doorlooptijd kan aanzienlijk korter zijn als het gaat om een melding van de IND waaruit blijkt dat de burger die geen rechtmatig verblijf (meer) heeft, onder begeleiding uit Nederland is vertrokken, dan wel dat bij de IND bekend is dat de burger vrijwillig Nederland heeft verlaten. In dit geval hoeft er geen adresonderzoek plaats te vinden maar kan direct het voornemen kenbaar gemaakt worden dat het vertrek van de burger ambtshalve zal worden verwerkt. Kort daarop (bijvoorbeeld na twee weken) kan het besluit kenbaar gemaakt en uitgevoerd worden.

7. Stroomschema: de stappen van het adresonderzoek

8. Instructie signaleren sociale problematiek tijdens BRP-adresonderzoek

8.1. Betekenis sociale problematiek

Er is geen vastomlijnde definitie van sociale problematiek. Het gaat om situaties waarin er vanuit het perspectief van de burger een bepaalde – al dan niet expliciet uitgesproken – hulpbehoefte is, dan wel waarin acties vanuit de overheid ondersteunend of noodzakelijk kunnen zijn. Te denken valt aan: schuldenproblematiek, slechte woonomstandigheden, verslaving, huiselijk geweld, ondersteuning bij zelfregie en eenzaamheid. Naast sociale problematiek kunnen er ook andere zaken spelen, bijvoorbeeld in het veiligheidsdomein, zoals ondermijning.22Zie Model privacy protocol binnengemeentelijke gegevensdeling | Rapport | Rijksoverheid.nl. Dit model privacy protocol kan voor gemeenten een handleiding en basis voor een eigen privacy protocol vormen voor de binnengemeentelijke gegevensuitwisseling ten behoeve van de bestrijding van ondermijning. Deze onderwerpen kunnen evengoed aan het licht komen bij een adresonderzoek en om actie vanuit de overheid vragen.

8.2. Multidisciplinaire samenwerking

Bij de signalering van sociale problematiek is structurele multidisciplinaire samenwerking aanbevolen. Het kan daarbij gaan om samenwerking binnen de gemeente, met bijvoorbeeld de afdelingen Werk en Inkomen, en collega’s die betrokken zijn bij de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo), handhaving, schuldhulpverlening of de Jeugdwet. In veel gevallen zijn er ook externe partijen betrokken bij de samenwerking, zoals de GGD, geestelijke gezondheidszorg, verslavingszorg en maatschappelijke opvang. In kleinere gemeenten is dit netwerk van partners vaak niet (geheel) in de eigen gemeente aanwezig. Zij zullen bij hun afwegingen dus overleggen met regionale partners. Hoe de multidisciplinaire samenwerking precies wordt ingericht is aan gemeenten zelf (eigen beleid). De praktijk kent verschillende vormen die goed kunnen werken. In deze circulaire worden dan ook slechts suggesties gedaan voor het vormgeven van multidisciplinaire samenwerking:

8.3. Huisbezoek

Het huisbezoek is een belangrijk moment om signalen van mogelijke sociale problematiek op te vangen. Dat kan ook al in de voorbereiding op het huisbezoek. Hieronder worden een aantal suggesties gedaan voor het benutten van het huisbezoek.

8.4. Het delen van informatie met andere afdelingen/ organisaties

In een aantal stappen kan het delen van informatie met bijvoorbeeld het sociaal domein wenselijk zijn. Veelal zal het daarbij gaan om persoonsgegevens in de zin van de AVG. Het verdient aanbeveling om de gegevensdeling onderdeel te laten zijn van het gemeentelijk beleid (zie onder 8.2), daarbij vast te leggen wat de grondslagen voor gegevensdeling zijn en deze te laten toetsen door de Functionaris Gegevensbescherming (FG). Verder is het verplicht om de verstrekkingen bij te houden in het verwerkingenregister van de gemeente. Voor nadere instructie over het delen van informatie uit een adresonderzoek wordt verwezen naar de Handreiking Binnengemeentelijke samenwerking adreskwaliteit.

Voor vragen over deze circulaire kunt u contact opnemen met het Contactcentrum van de Rijksdienst voor de Identiteitsgegevens (RvIG), telefoonnummer 088-9001000. Deze circulaire is ook te vinden op www.rvig.nl.

Deze circulaire is tot stand gekomen in overleg met de NVVB, de VNG en diverse gemeenten.