Besluit van de Minister van Buitenlandse Zaken van 12 juni 2023, nr. MINBUZA-2023.798181, tot vaststelling van beheersregels voor het informatiemanagement van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (Beheersregeling informatiemanagement BZ 2023)

Gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995;

Besluit:

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a. CIO: de Chief Information Officer van het Ministerie van Buitenlandse Zaken;

• b. dienstonderdeel: een al dan niet tijdelijk zelfstandig onderdeel van het ministerie, alsook raden en commissies ingesteld door de minister;

• c. duurzame toegankelijkheid: zodanige toegankelijkheid (dat wil zeggen: vindbaarheid, beschikbaarheid, leesbaarheid, interpreteerbaarheid en betrouwbaarheid) van informatie dat deze voor degenen die er recht op hebben, vanaf het moment van ontstaan en voor zolang als nodig is, bestand is tegen veranderingen van elke aard;

• d. externe deskundige: onafhankelijke externe deskundige op het gebied van informatiehuishouding

• e. hoofd Informatiemanagement: het hoofd van het cluster Informatiemanagement van de Directie Informatievoorziening en Digitale Innovatie van het ministerie;

• f. informatiehuishouding: het geheel aan regels en voorzieningen gericht op het beheer van informatie ter ondersteuning van de primaire en secundaire processen;

• g. informatiemanagement: de werkzaamheden om overheidsinformatie in staat van duurzame toegankelijkheid te brengen, te houden en te bewaren;

• h. medewerker: elke vaste of tijdelijke medewerker van het ministerie;

• i. minister: de Minister van Buitenlandse Zaken;

• j. ministerie: het Ministerie van Buitenlandse Zaken;

• k. overbrenging: het overbrengen van blijvend te bewaren overheidsinformatie naar een archiefbewaarplaats;

• l. overdracht: het overdragen van het beheer en mogelijk ook het eigendom van overheidsinformatie aan een ander organisatieonderdeel van het ministerie;

• m. overheidsinformatie: alle informatie die de overheid creëert of ontvangt bij het uitvoeren van haar taken;

• n. selectie: het geheel van activiteiten gericht op het scheiden van voor blijvende bewaring en voor vernietiging te eniger tijd bestemde overheidsinformatie

• o. vernietiging: het zodanig materieel behandelen van de informatiedrager dat de daarop vastgelegde informatie niet meer te reconstrueren is;

• p. vervanging: de routinematige vervanging van overheidsinformatie door reproducties, die volledig de plaats innemen van de oorspronkelijke informatie;

• q. vervreemding: het in eigendom overdragen van overheidsinformatie aan een andere zorgdrager of aan derden.

Artikel 2. Reikwijdte

Deze regeling is van toepassing op de gehele informatiehuishouding van het ministerie, dat wil zeggen op het beheer van alle informatie die het ministerie creëert of ontvangt bij het uitvoeren van zijn taken, ongeacht werkproces, inhoud, gebruikte applicatie, technische vorm, formele status, fase van creatie en behandeling, bewaartermijn en beherende functionaris.

Artikel 3. De minister

De minister

• 1. is zorgdrager in de zin van artikel 1 van de Archiefwet 1995 voor de overheidsinformatie van het ministerie tot deze overheidsinformatie wordt overgebracht, vervreemd of vernietigd;

• 1. is degene bij wie, in geval een ander rechtspersoon namens de minister openbaar gezag uitoefent, de zorg berust voor de overheidsinformatie die in dit kader is gevormd;

• 1. mandateert de verantwoordelijkheden als zorgdrager aan de CIO.

Artikel 4. CIO

De CIO

• 1. is verantwoordelijk voor het informatiemanagement van het ministerie, ook indien hij dit heeft gemandateerd of uitbesteed;

• 1. kan alle bevoegdheden die hoofden van dienstonderdelen op grond van deze regeling verkrijgen, bij verwaarlozing van die bevoegdheden, uitoefenen;

• 1. stelt de strategische beleidskaders van het informatiemanagement vast.

Artikel 5. Hoofd Informatiemanagement

Het hoofd Informatiemanagement

• 1. is verantwoordelijk voor de uitvoering van het informatiemanagement en bepaalt de richtlijnen, procedures en uitvoeringsinstrumenten van het informatiemanagement;

• 1. besluit, waar nodig samen met hoofden van dienstonderdelen, over selectie, interne en externe beschikbaarstelling, vernietiging, vervreemding, overdracht, overbrenging en voorzieningen met betrekking tot informatiemanagement bij reorganisatie en uitbesteding;

• 1. bewaakt de kwaliteit van het informatiemanagement en rapporteert en adviseert hierover aan de CIO en interne en externe toezichthouders;

• 1. vertegenwoordigt het ministerie in departementale, interdepartementale en internationale gremia op het gebied van informatiemanagement.

Artikel 6. Hoofd van een dienstonderdeel

Het hoofd van een dienstonderdeel

• 1. is verantwoordelijk voor de duurzame toegankelijkheid van alle overheidsinformatie van het dienstonderdeel (en, in geval van een post, ook van de onder de post ressorterende honorair consuls) door invulling te geven aan de omgang met overheidsinformatie van het dienstonderdeel conform de richtlijnen en procedures en met behulp van de middelen bepaald door het hoofd Informatiemanagement;

• 1. is verantwoordelijk voor de juiste omgang door medewerkers met overheidsinformatie en spreekt medewerkers hierop aan.

Artikel 7. Medewerkers

Elke medewerker is verantwoordelijk voor de juiste omgang met de door hem behandelde of gecreëerde overheidsinformatie conform de richtlijnen en procedures en met behulp van de middelen bepaald door het hoofd Informatiemanagement.

Artikel 8. Externe deskundige

Een onafhankelijke externe expert Informatiehuishouding adviseert, gevraagd en ongevraagd, de departementsleiding en de CIO over vraagstukken die de informatiehuishouding van het ministerie aangaan en is betrokken bij het vaststellen van de selectielijst en het samenstellen van de hotspotlijst. De expert is een extern geweten rond dilemma’s op het gebied van maatschappelijke en IV-inhoudelijke ontwikkelingen.

Artikel 9. Intrekking

De Beheersregeling archiefbeheer BZ 2018 wordt ingetrokken.

Artikel 10. Citeertitel

De regeling kan worden aangehaald als: Beheersregeling informatiemanagement BZ 2023.

Artikel 11. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Deze regeling zal met de toelichting worden geplaatst in de Staatscourant.