Regeling van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 7 juli 2023, nr. WJZ/39417978, houdende vaststelling van een nieuw handboek financiële verantwoording voor het Stimuleringsfonds voor de journalistiek (Regeling financiële verantwoording Stimuleringsfonds voor de journalistiek 2023)

Gelet op artikel 8.9 van de Mediawet 2008;

Besluit:

Artikel 1. Vaststelling handboek

Op het financieel verslag van het Stimuleringsfonds voor de journalistiek zijn de inrichtingseisen en het accountantsprotocol als opgenomen in de bij deze regeling gevoegde bijlage van toepassing.

Artikel 2. Intrekking oude verantwoordingsregeling

De Regeling financiële verantwoording Stimuleringsfonds voor de journalistiek 2020 wordt ingetrokken, met dien verstande dat die regeling van toepassing blijft op de verantwoording over het jaar 2022.

Artikel 3. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2023.

Artikel 4. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling financiële verantwoording Stimuleringsfonds voor de journalistiek 2023.

Bijlage. bij de Regeling financiële verantwoording Stimuleringsfonds voor de journalistiek 2023

Handboek financiële verantwoording Stimuleringsfonds voor de journalistiek 2023

A. Financiële verantwoording Stimuleringsfonds voor de journalistiek

1. Inleiding

Dit Handboek financiële verantwoording Stimuleringsfonds voor de journalistiek 2023 (Handboek) is een uitwerking van artikel 8.9 van de Mediawet 2008. Deze wettelijke bepaling houdt in dat bij ministeriële regeling nadere regels kunnen worden gesteld over de inrichting van de begroting, het financieel verslag en aandachtspunten voor de accountantscontrole. Dit Handboek geldt voor de financiële verantwoording van het Stimuleringsfonds voor de journalistiek (hierna: Stimuleringsfonds).

Met de jaarrekening en het bestuursverslag legt het Stimuleringsfonds jaarlijks verantwoording af aan de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (hierna: OCW) over de besteding van de verleende bijdrage en subsidie. Uitgangspunten voor de verantwoording zijn het beleidsplan, de begroting en de verleningsbeschikking voor de bijdrage en subsidie.

Op grond van artikel 25a van de Mediaregeling 2008 dient het Stimuleringsfonds jaarlijks de aanvraag voor bekostiging over het komende boekjaar in vóór 15 september. Binnen dertien weken na ontvangst van de aanvraag wordt een beschikking tot verlening van de bijdrage gegeven. Deze termijn bedraagt 22 weken indien over de aanvraag een advies gevraagd moet worden.

1.1. Wettelijk kader

De volgende wet- en regelgeving is van toepassing op de verantwoording:

Krachtens artikel 35, eerste lid, van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen, is titel 9 van Boek 2 van het BW zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing op deze verantwoording.

Er is zoveel mogelijk aangesloten bij de Richtlijnen voor de jaarverslaggeving 640 (RJ 640 – organisaties zonder winstoogmerk). Daar waar specifieke wet- of regelgeving of subsidievoorschriften gelden die afwijken van de Richtlijnen voor de jaarverslaglegging gaan deze vóór op de Richtlijnen voor de jaarverslaglegging.

1.2. Procedure

Op grond van artikel 18 van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen stelt het Stimuleringsfonds jaarlijks voor 15 maart een jaarverslag op. Het jaarverslag beschrijft de taakuitoefening en het gevoerde beleid. Het jaarverslag beschrijft voorts het gevoerde beleid met betrekking tot de kwaliteitszorg. Dit jaarverslag wordt aan de Staatssecretaris van OCW en aan beide kamers der Staten-Generaal toegezonden.

2. Onderdelen van de verantwoording

De jaarlijkse verantwoording en de aanvraag tot vaststelling van de subsidie bestaan uit de jaarrekening en het bestuursverslag (RJ 640.301) inclusief het kwantitatief activiteitenoverzicht. Daarnaast voegt de accountant een aantal accountantsproducten toe, die zijn omschreven in paragraaf 2.3. Voor de verantwoording hanteert OCW voorgeschreven modellen. Het is verplicht deze te hanteren. Hierna worden de vereisten voor de verschillende onderdelen van de verantwoording toegelicht.

2.1 Jaarrekening

De jaarrekening, bedoeld in artikel 35 van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen, bevat de volgende onderdelen:

Daarnaast wordt voorgeschreven een kasstroomoverzicht op te stellen (RJ 640.304).

2.2. Bestuursverslag

Het bestuursverslag als bedoeld in RJ 640.301 wordt ondertekend door het bestuur. Al dan niet in aanvulling op elementen die zijn voorgeschreven in de RJ 640, bevat het bestuursverslag een toelichting op de volgende onderwerpen:

2.3. Accountantsproducten

De jaarlijkse verantwoording wordt conform artikel 35 van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen door uw accountant voorzien van de volgende producten:

2.4. Het kwantitatief activiteitenoverzicht

Het kwantitatief activiteitenoverzicht dient opgesteld te worden volgens model III in dit handboek (zie paragraaf 3.3). Het vormt als zodanig onderdeel van het bestuursverslag.

Het Stimuleringsfonds stuurt de financiële verantwoording, inclusief de daarbij afgegeven controleverklaring samen met het eventuele rapport van bevindingen, naar OCW. Daarbij kan het Stimuleringsfonds aangeven hoe het heeft gereageerd op de bevindingen van de accountant.

3. Modellen voor de verantwoording

3.1. Model I voor de balans

3.2. Model II voor Exploitatierekening

3.3. Model III voor kwantitatief activiteitenoverzicht

Het Stimuleringsfonds heeft in het kader van de bekostiging een beleidsplan en begroting ingediend. De aan het Stimuleringsfonds verleende bekostiging is bestemd voor de activiteiten zoals vermeld in het beleidsplan en voorzien in de begroting. Het Stimuleringsfonds neemt in het bestuursverslag een kwalitatieve beschrijving van de verrichte activiteiten op, alsmede een oordeel over de doelmatigheid gebaseerd op de indicatoren, zoals verantwoord in het kwantitatief activiteitenoverzicht.

1Het Stimuleringsfonds voor de journalistiek vult hier de activiteiten in conform de begroting. Er zijn hier een aantal voorbeelden genoemd, die verder aangevuld dienen te worden.

De verschillen met de begroting die groter zijn dan 10% worden door het Stimuleringsfonds toegelicht.

4. Toelichting op de modellen voor de verantwoording

4.1. Toelichting op het model voor de balans

Het is niet toegestaan van model I (zie paragraaf 3.1) af te wijken. Voor specificaties van de in het model vermelde hoofdposten gelden geen voorschriften.

Het Stimuleringsfonds waardeert de materiële vaste activa op basis van verkrijgings- of vervaardigingsprijs onder aftrek van afschrijvingen. Aanschaffingen boven € 2.500 worden geactiveerd. Aanschaffingen tot en met € 2.500 komen direct ten laste van de exploitatierekening.

Als het Stimuleringsfonds een bijdrage/subsidie ontvangt voor investering in vaste activa (groter dan € 2.500), dan vindt verantwoording van de bijdrage/subsidie niet plaats in de exploitatierekening. Het Stimuleringsfonds neemt de investering op in de balans. De ontvangen bijdrage/subsidie neemt het Stimuleringsfonds op onder de Langlopende schulden met als subpost ‘Investeringsbijdrage/-subsidie’. Deze post ‘Investeringsbijdrage/-subsidie’ valt vrij via de exploitatierekening, gelijklopend met de afschrijvingstermijn van de investering en wordt opgenomen onder de baten.

Het Stimuleringsfonds splitst de post ‘Vorderingen’ in de posten ‘Vorderingen subsidie OCW’, ‘Voorwaardelijke vordering OCW’ en ‘Overige vorderingen’. Voor de post ‘Vordering OCW’ geldt het volgende: het Stimuleringsfonds neemt de vorderingen in het kader van de door het Stimuleringsfonds verstrekte subsidies (in de vorm van kredieten of anderzijds) separaat op.

Bij het maken van onderscheid tussen de algemene reserve, bestemmingsreserves en bestemmingsfondsen volgt het Stimuleringsfonds de actuele Richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving, RJ 640 (RJ 640.310-318).

Het Stimuleringsfonds dient jaarlijks het saldo van het niet-bestede deel van de bijdrage OCW toe te voegen aan het ‘Bestemmingsfonds OCW’, tenzij op basis van gemaakte afspraken met OCW en een risicoanalyse blijkt dat de algemene reserve lager is dan benodigd. De resultaatbestemming, dit is de wijze waarop het exploitatieresultaat aan een (bestemmings)reserve of bestemmingsfonds wordt toegerekend en/of op een andere wijze wordt aangewend, voorziet het Stimuleringsfonds van een toelichting. De berekening van het niet-bestede deel van de bijdrage OCW laat het Stimuleringsfonds zien in relatie tot de apparaatskosten, verleende subsidies en overige activiteitenlasten.

De financiële verantwoording van projectsubsidies neemt het Stimuleringsfonds op zodanige wijze op in de jaarrekening dat de baten en lasten met betrekking tot het project en de activiteiten voor de bijdrage/subsidie afzonderlijk kunnen worden afgelezen. Een per balansdatum nog niet besteed deel van de projectsubsidie, conform RJ 640.204 en RJ 274, neemt het Stimuleringsfonds apart herkenbaar op in de balans als vooruit ontvangen subsidie (onder de kortlopende of langlopende schulden). Indien dit bedrag besteed wordt in een betreffend jaar dient het Stimuleringsfonds dit vrijgevallen bedrag in de jaarrekening in de exploitatierekening te boeken als subsidie publieke middelen.

Over de bestemming van de resterende middelen in het ‘Bestemmingsfonds OCW’ en het nog niet-bestede deel van de subsidie (onder de kortlopende/langlopende schulden) zal bij de vaststelling van de jaarlijkse bijdrage een beslissing worden genomen. Een voorstel tot resultaatbestemming dient het Stimuleringsfonds voor te leggen aan OCW. Het Stimuleringsfonds verwerkt het voorstel niet in het eigen vermogen, zolang niet door OCW goedgekeurd (zie ook hieronder aandachtspunt b).

Aandachtspunten:

Bij deze post staat het vrij subposten te gebruiken naar eigen inzicht. Bij het treffen van voorzieningen worden de bepalingen in artikel 2:374 BW en tevens de actuele Richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving, in het bijzonder RJ 252, gevolgd. RJ 252 geeft de voorwaarden aan waaronder een voorziening getroffen kan worden en de wijze waarop deze toegelicht moet worden.

Het Stimuleringsfonds neemt in de toelichting in ieder geval het verloop van de voorziening, de waarderingsmethode en korte omschrijving van de aard van de voorziening op (zie RJ 252.2).

Onder ‘Subsidieverplichtingen’ neemt het Stimuleringsfonds de subsidies op die het in het boekjaar heeft verleend, voor zover deze subsidies nog niet zijn betaald. Van een subsidieverplichting is sprake indien het Stimuleringsfonds het besluit tot verlening van een (meerjarige) subsidie schriftelijk heeft meegedeeld aan de subsidieontvanger. Het betreft hier dus een in rechte afdwingbare subsidieverplichting.

In de toelichting geeft het Stimuleringsfonds het verloop aan in de beginstand en de eindstand van de subsidieverplichtingen aan subsidieontvangers. Hierbij wordt tenminste onderscheid gemaakt in de mutaties in verband met verleende subsidies, vastgestelde subsidies en betalingen op verleende subsidies.

Aandachtspunt:

In de balans maakt het Stimuleringsfonds onderscheid tussen kortlopende (opeisbaar binnen een jaar) en langlopende subsidieverplichtingen. Het is toegestaan het onderscheid tussen kortlopende en langlopende subsidieverplichtingen op basis van een onderbouwde inschatting in de toelichting te vermelden. Met deze inschatting moet duidelijk worden wanneer de subsidieverplichtingen tot betalingen zullen leiden. De langlopende subsidieverplichtingen dienen in de toelichting te worden uitgesplitst naar de jaren waarin de betaalbaarstelling wordt verwacht.

4.2. Toelichting op het model voor de exploitatierekening

Het is niet toegestaan van model II (zie paragraaf 3.2) af te wijken. Voor specificaties van de in het model vermelde hoofdposten gelden geen voorschriften. Aan de batenkant wordt onderscheid gemaakt tussen opbrengsten en subsidies/bijdragen. Onder die laatste categorie worden de subsidies/bijdragen van andere overheden en/of bijdragen van particulieren begrepen. Opbrengsten kunnen worden beschouwd als eigen inkomsten. De lasten worden onderscheiden naar apparaatskosten en activiteitenlasten. Hieronder volgt een nadere uitleg van genoemde posten.

Cijfers in de kolom ‘Begroting’ stemmen overeen met de meerjarenbegroting die de Staatssecretaris van OCW heeft goedgekeurd. Voor een goed inzicht worden de materiële verschillen tussen de opgenomen begroting en de realisatie toegelicht.

Het kan voorkomen dat in de loop van de periode substantiële wijzigingen in de jaarbegroting optreden ten opzichte van de door OCW goedgekeurde begroting. In dat geval hanteert het Stimuleringsfonds de meest recente, door het bestuur goedgekeurde, jaarbegroting als referentiepunt en licht het de belangrijkste afwijkingen (groter dan 10%) van de door de Staatssecretaris goedgekeurde begroting toe.

Bij deze post wordt onderscheid gemaakt tussen ‘Opbrengsten’, ‘Bijdragen OCW’, ‘Subsidies OCW’ en ‘Overige subsidies/bijdragen’. De opbrengsten worden gesplitst naar directe en indirecte opbrengsten.

Bij deze post wordt onderscheid gemaakt tussen ‘Apparaatskosten’ (personeelslasten en materiële lasten) en ‘Activiteitenlasten’ uitgesplitst naar programma’s en projecten (personeel en materieel), verleende subsidies en overige activiteitenlasten.

Aandachtspunten:

4.3. Saldo bijzondere baten en lasten

Hier worden verantwoord de baten en lasten uit gewone bedrijfsuitoefening, maar die door hun aard, omvang of incidentele karakter apart moeten worden gepresenteerd en toegelicht (bijvoorbeeld boekwinst of -verlies bij afstoting van materiële vaste activa, vrijval van voorziening, lasten uit reorganisatie). Hierbij worden de actuele Richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving (RJ 270.4) gevolgd.

4.4. Belangrijke gebeurtenissen na balansdatum

Voor zover van toepassing wordt in de toelichting een opgave opgenomen van de gebeurtenissen na balansdatum met belangrijke financiële gevolgen en de omvang ervan (RJ 640.414).

B. Accountantsprotocol financiële verantwoording Stimuleringsfonds voor de journalistiek 2023

1. Algemene uitgangspunten

1.1. Doelstelling

Dit protocol heeft betrekking op de accountantscontrole (verder: controle) van de financiële verantwoording van het Stimuleringsfonds, dat op grond van de Mediawet 2008 bekostigd wordt door het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (hierna: OCW). Artikel 35, derde en vierde lid, van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen bepaalt dat de verklaring van de accountant mede betrekking heeft op de rechtmatige inning en besteding van de middelen door het zelfstandig bestuursorgaan en op de vraag of het beheer en de organisatie van een zelfstandig bestuursorgaan voldoen aan eisen van doelmatigheid. Artikel 8.9 van de Mediawet 2008 bepaalt dat bij ministeriële regeling regels gesteld kunnen worden over de inrichting van de begroting, het financieel verslag en aandachtspunten voor de accountantscontrole. In de Regeling financiële verantwoording Stimuleringsfonds voor de journalistiek 2023 en de bekostigingsbeschikking zijn de verantwoordingsvoorschriften opgenomen. Deze voorschriften leiden tot de volgende accountantsproducten (zie paragraaf 1.3):

Het protocol is bedoeld om, aanvullend op de geldende beroepsvoorschriften van de NBA, limitatief vast te leggen welke onderwerpen door de accountant moeten worden gecontroleerd en onderzocht.

1.2. Wettelijk kader

Voor de controle zijn de volgende artikelen relevant van de specifieke wet- en regelgeving op de verantwoording van het Stimuleringsfonds (incl. eventuele wijzigingen):

Het referentiekader voor de controle ligt vast in dit protocol. Het protocol geeft in hoofdstuk 2.2 en 2.3 een limitatieve opsomming van de relevante bepalingen die in de controle moeten worden betrokken, met aanwijzingen over de reikwijdte en de diepgang van de controle.

Dit protocol is opgesteld naar analogie van de door de NBA uitgegeven ‘Schrijfwijzer Accountantsprotocollen 2017’. De daarin opgenomen uitgangspunten zijn specifiek gemaakt voor het OCW-mediaterrein. Waar mogelijk zijn tekstpassages uit de handreiking in dit accountantsprotocol overgenomen. Voor de controle van de financiële verantwoording is in dit protocol een verplichte tekst voor de controleverklaring opgenomen. De beschreven controlewerkzaamheden zijn bedoeld als aanvulling op de ‘Nadere voorschriften Controle- en overige standaarden’ (NV COS).

1.3. Accountantsproducten

Van de accountant van het Stimuleringsfonds worden de volgende producten verwacht:

Ad. 1: De accountantscontrole op de financiële verantwoording mondt uit in een controleverklaring.

De accountant maakt gebruik van de bij dit protocol gevoegde modelteksten en betrekt de financiële rechtmatigheid in zijn oordeel. Van de accountant wordt verwacht dat hij zijn controle in het kader van de financiële rechtmatigheid zo inricht, dat hij met inachtneming van de gegeven controletolerantie tot een oordeel over de financiële rechtmatigheid kan komen. Bij een controle van een jaarrekening maakt de accountant gebruik van de toegevoegde modeltekst. De accountant mag ervoor kiezen om ten behoeve van OCW een zogenaamde ‘WG-verklaring’ af te geven, waarbij uitsluitend de naam van de accountant met aanduiding w.g. (was getekend) wordt vermeld. De origineel ondertekende verklaring/rapport met de persoonlijke handtekening van de accountant moet in het archief van het Stimuleringsfonds worden opgenomen.

Ad. 2: Dit vormvrije rapport van bevindingen is bedoeld voor het eventueel melden van bevindingen bij het uitvoeren van de aanwijzingen in dit controleprotocol. Hiervoor geldt een standaard rapportagetolerantie van 0,1% van de totale bekostiging van OCW. Deze tolerantie geeft aan vanaf welke omvang afwijkingen in het rapport van bevindingen gemeld moeten worden.

1.4. Voorschriften voor de accountant

Er bestaan specifieke voorschriften voor registeraccountants en accountants-administratieconsulenten, met name de NV COS.

Uitgangspunt voor het accountantsonderzoek gericht op het financieel verslag is Standaard 700 ‘Het vormen van een oordeel en het rapporteren over financiële overzichten’.

Voor de documentatie van verrichte controlewerkzaamheden, de bevindingen en de conclusie gelden de eisen zoals genoemd in Standaard 230.

1.5. Procedure controleprotocol