Regeling van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Staatssecretaris van 7 juli 2023, nr. WJZ/39418351, houdende vaststelling van een nieuw financieel handboek voor het Commissariaat voor de Media (Regeling financiële verantwoording Commissariaat voor de Media 2023)

Gelet op artikel 7.8 van de Mediawet 2008;

Besluit:

Artikel 1. Vaststelling handboek

Op het financieel verslag van het Commissariaat voor de Media zijn de inrichtingseisen en het accountantsprotocol als opgenomen in de bij deze regeling gevoegde bijlage van toepassing.

Artikel 2. Intrekking oude verantwoordingsregeling

De Regeling financiële verantwoording Commissariaat voor de Media 2020 wordt ingetrokken, met dien verstande dat die regeling van toepassing blijft op de verantwoording over het jaar 2022.

Artikel 3. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2023.

Artikel 4. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling financiële verantwoording Commissariaat voor de Media 2023.

Bijlage. bij de Regeling financiële verantwoording Commissariaat voor de Media 2023

Handboek financiële verantwoording Commissariaat voor de Media 2023

A. Financiële verantwoording Commissariaat voor de Media

Het Handboek financiële verantwoording Commissariaat voor de Media 2023 (Handboek) is een nadere uitwerking van de verantwoordingsvoorschriften voor het Commissariaat voor de Media (Commissariaat), dat op grond van de artikelen 2.146, onderdeel f, en 7.6 van de Mediawet 2008 bijdragen van het Rijk ontvangt. Bij ministeriële regeling kunnen nadere regels worden gesteld over de inhoud en inrichting van het financieel verslag en aandachtspunten voor de accountantscontrole (art. 7.8 Mediawet 2008). Dit Handboek geeft invulling hieraan.

Met de jaarrekening legt het Commissariaat jaarlijks rekening en verantwoording af aan de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) over het financieel beheer en de geleverde prestaties over het verstreken boekjaar.

Uitgangspunten voor de verantwoording zijn het beleidsplan, de begroting en de verleningsbeschikking voor de bijdragen van het Commissariaat. Op grond van artikel 18b van de Mediaregeling 2008 dient het Commissariaat jaarlijks de aanvraag voor bekostiging over het komende boekjaar in vóór 15 september. Binnen dertien weken na ontvangst van de aanvraag wordt een beschikking tot verlening van de bijdrage gegeven. Deze termijn bedraagt 22 weken indien over de aanvraag een advies gevraagd moet worden.

1.1. Wettelijk kader

Het Commissariaat brengt jaarlijks een jaarrekening apparaatskosten en een financieel verslag over het beheer van de algemene mediareserve uit.

De volgende wet- en regelgeving is in ieder geval van toepassing op de verantwoording:

In de Kaderwet zelfstandig bestuursorganen is in artikel 35 aangegeven dat de jaarrekening ingericht dient te worden zoveel mogelijk met overeenkomstige toepassing van titel 9 van Boek 2 van het BW. De RJ is een nadere duiding van de wetgeving zoals opgenomen in Titel 9 van Boek 2 van het BW. Zoals in RJ 640.102 staat beschreven, is er sprake van een sterke aanbeveling voor het toepassen van de Standaard voor organisaties zonder winststreven. Dit Handboek neemt deze aanbeveling over. Dit betekent concreet dat ook de andere bepalingen van de RJ van toepassing zijn op de jaarrekening en het bestuursverslag (RJ 640.102).

Daar waar specifieke wet- of regelgeving of bekostigingsvoorschriften gelden die afwijken van de Richtlijnen voor de jaarverslaglegging gaan deze vóór op de Richtlijnen voor de jaarverslaglegging (RJ 640.104).

1.2. Procedure

Op grond van artikel 18 van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen stelt het Commissariaat jaarlijks voor 15 maart een jaarverslag op. Het jaarverslag beschrijft de taakuitoefening en het gevoerde beleid. Dit jaarverslag wordt aan de Staatssecretaris van OCW en aan beide kamers der Staten-Generaal toegezonden. Als onderdeel van het jaarverslag dient het Commissariaat de jaarrekening bij Staatssecretaris van OCW in. Het besluit tot vaststelling van de jaarrekening behoeft de goedkeuring van de Staatssecretaris van OCW (artikel 34 van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen). In de jaarrekening worden de apparaatskosten van het Commissariaat verantwoord. Deze jaarrekening is voorzien van een getrouwheids- en een rechtmatigheidsoordeel van de instellingsaccountant.

Op grond van artikel 7.7 van de Mediawet 2008 dient het Commissariaat daarnaast jaarlijks voor 1 september een separaat financieel verslag in over het beheer van de algemene mediareserve, bedoeld in artikel 2.166 van de Mediawet 2008. Het financiële verslag (jaarrekening) gaat vergezeld van een verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid, afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek en behoeft de instemming van de Staatssecretaris van OCW.

In dit Handboek zijn voorschriften en modellen opgenomen voor zowel de jaarrekening apparaatskosten als het financiële verslag over het beheer van de algemene mediareserve. Het doel hiervan is het bereiken van een transparante jaarverslaggeving inzake de financiële gegevens door de jaren heen. Daarbij zijn de regels van het jaarrekeningenrecht, zoals deze zijn opgenomen in Titel 9 van Boek 2 van het BW, de richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving, de WNT en jurisprudentie van toepassing.

2. Onderdelen van de verantwoording

De jaarlijkse verantwoording en de aanvraag tot vaststelling bestaat uit de jaarrekening, het bestuursverslag en de controleverklaring (RJ 640.301). Daarnaast voegt de accountant een aantal accountantsproducten toe, die zijn toegelicht in paragraaf 2.1.3 van dit Handboek. Voor de verantwoording hanteert OCW voorgeschreven modellen, het is verplicht deze te hanteren. Hierna worden de vereisten voor de verschillende onderdelen van de verantwoording toegelicht.

2.1. Jaarrekening apparaatskosten

2.1.1. Jaarrekening apparaatskosten

De jaarrekening, bedoeld in artikel 35 van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen, bevat minimaal de volgende onderdelen (RJ 640.301):

2.1.2. Bestuursverslag

Het bestuursverslag wordt ondertekend door de leden van het College van Commissarissen en indien aanwezig, de algemeen directeur. Al dan niet in aanvulling op elementen die zijn voorgeschreven in de RJ 640 (organisaties zonder winstoogmerk), bevat het bestuursverslag een toelichting op de volgende onderwerpen:

Het gesprek tussen het Commissariaat en het Ministerie over het bestuursverslag, waaronder de risicoparagraaf, vindt jaarlijks plaats.

2.1.3. Accountantsproducten

De jaarlijkse verantwoording wordt door de instellingsaccountant voorzien van de volgende producten:

2.1.4. Het kwantitatief beleidsoverzicht

Het kwantitatief beleidsoverzicht dient opgesteld te worden volgens model III in dit handboek. Het overzicht vormt onderdeel van het bestuursverslag van het Commissariaat.

2.2. Financieel verslag van het administratief beheer van de algemene mediareserves

Volgens artikel 2.166, tweede lid, van de Mediawet 2008 beheert het Commissariaat de algemene mediareserve. Het Commissariaat houdt hiervoor een separate administratie bij en dient jaarlijks voor 1 september een financieel verslag in over het beheer van de algemene mediareserve. Het financieel verslag gaat vergezeld van een verklaring omtrent de getrouwheid en rechtmatigheid, afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek en behoeft de instemming van de Staatssecretaris van OCW (art. 7.7 Mediawet 2008).

Indien de accountant een rapport van bevindingen heeft opgesteld, voegt het Commissariaat dit bij het financieel verslag.

Het financieel verslag bevat minimaal de volgende onderdelen:

3. Modellen voor de verantwoordingen

3.1. Jaarrekening apparaatskosten

3.1.1. Model I: Balans

3.1.2. Toelichting op model I Balans

De jaarrekening wordt ingericht zoveel mogelijk met overeenkomstige toepassing van titel 9 van Boek 2 van het BW (conform art. 35, eerste lid, Kaderwet zelfstandige bestuursorganen). Alle balansposten dienen te worden toegelicht. Onderstaande aandachtspunten geven nadere aanwijzingen voor specifieke balansposten:

Materiële vaste activa dienen bij eerste verwerking te worden gewaardeerd tegen de kostprijs (RJ 212.301). De kostprijs van een materieel vast actief bestaat uit de verkrijgingsprijs- of vervaardigingsprijs en overige kosten om het actief op zijn plaats en in de staat te krijgen noodzakelijk voor het beoogde gebruik (RJ 212.302).

Aanschaffingen boven € 2.500 worden geactiveerd. Aanschaffingen tot en met € 2.500 komen direct ten laste van de exploitatierekening.

De afschrijvingsmethode dient gebaseerd te zijn op het verwachte gebruikspatroon van het actief, overeenkomstig de aanwending van de toekomstige prestatie-eenheden van het actief (RJ 212.423). Een belangrijke wijziging van het verwachte gebruikspatroon dient te leiden tot aanpassing van de afschrijvingsmethode. Dit dient toegelicht te worden in de jaarrekening.

Als het Commissariaat subsidie ontvangt voor investering in vaste activa, dan vindt verantwoording van de subsidie niet plaats in de exploitatierekening. Het Commissariaat neemt de investering op in de balans. De ontvangen subsidie verantwoordt het Commissariaat onder de ‘Langlopende schulden’ met als subpost ‘Investeringssubsidie’. Deze post ‘Investeringssubsidie’ valt vrij via de exploitatierekening, gelijklopend met de afschrijvingstermijn van de investering en wordt opgenomen onder de baten.

Bij het maken van onderscheid tussen de algemene reserve, bestemmingsreserves en bestemmingsfondsen volgt het Commissariaat de actuele Richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving, RJ 640 (RJ 640.310-318).

Het Commissariaat dient jaarlijks het saldo van de niet bestede OCW-bekostiging (inclusief het niet bestede deel van de opbrengst toezichtkosten media-instellingen) toe te voegen aan het ‘Bestemmingsfonds OCW’. De overige niet-bestede opbrengsten, zoals rente en overige opbrengsten, kunnen toegevoegd worden aan de algemene reserve.

De resultaatbestemming, dit is de wijze waarop het exploitatieresultaat aan een (bestemmings)reserve of bestemmingsfonds wordt toegerekend en/of op een andere wijze wordt aangewend, voorziet het Commissariaat van een toelichting.

Over de bestemming van de resterende middelen in het ‘Bestemmingsfonds OCW’ zal bij de vaststelling van de jaarlijkse bekostiging een beslissing worden genomen.

Een voorstel tot resultaatbestemming (bij afwijking van bovenstaande toerekeningswijze) dient het Commissariaat voor te leggen aan OCW. Het Commissariaat verwerkt haar voorstel niet in het eigen vermogen, zolang niet door OCW goedgekeurd (zie ook hieronder het tweede aandachtspunt).

Aandachtspunten:

Bij deze post staat het het Commissariaat vrij subposten te gebruiken naar eigen inzicht. Het Commissariaat volgt bij het treffen van voorzieningen de bepalingen in artikel 2:374 BW en tevens de actuele Richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving, RJ 252. Deze richtlijn geeft de voorwaarden aan waaronder een voorziening getroffen kan worden en de wijze waarop deze toegelicht moet worden. Het Commissariaat neemt in de toelichting in ieder geval het verloop van de voorziening, de waarderingsmethode en korte omschrijving van de aard van de voorziening op (zie RJ 252.2).

Ten aanzien van de voorziening wachtgeld geeft het Commissariaat aan hoe de dotatie tot stand is gekomen (berekeningswijze) en waaruit de vrijval en onttrekkingen bestaan. De relatie met de mutaties in de staat van baten en lasten wordt toegelicht. Het aantal fte’s waarop de voorziening wachtgeld betrekking heeft wordt aangegeven.

Model opgelegde boeten en dwangsommen door het Commissariaat aan de omroeporganisaties.

3.1.3. Model II: Exploitatierekening

3.1.4. Toelichting op de exploitatierekening

De cijfers in de kolom ‘Begroting’ dienen overeen te stemmen met de begroting die de Staatssecretaris heeft goedgekeurd. Voor een goed inzicht licht het Commissariaat afwijkingen tussen de opgenomen begroting en de realisatie die groter zijn dan 10%, per post in bovenstaand model toe.

De jaarrekening wordt ingericht zoveel mogelijk met overeenkomstige toepassing van Titel 9 van Boek 2 van het BW (art. 35 Kaderwet zelfstandige bestuursorganen). Voor de specificaties van de in het model vermelde hoofdposten gelden geen voorschriften. Onderstaande aandachtspunten geven nadere aanwijzingen voor specifieke exploitatierekeningposten:

3.1.4.1. Baten

3.1.4.2. Lasten

Personeelslasten dienen in de toelichting gespecificeerd te worden tenminste naar onderstaande categorieën en per categorie voorzien van vergelijkende cijfers voorgaand jaar en de begroting:

Het Commissariaat geeft het percentage externe inhuur aan ten opzichte van de totale personeelskosten.

Het aantal medewerkers in fte dat ultimo boekjaar in dienst is bij het commissariaat en het gemiddeld aantal medewerkers in fte dat over het boekjaar in dienst is geweest, worden door het Commissariaat toegelicht.

Ten aanzien van de wachtgeldkosten licht het Commissariaat de kosten toe die betrekking hebben op de voorziening in kader van eigen risico WW en BWW (inclusief aantal fte’s) en overige wachtgeldkosten voor bijvoorbeeld het College.

Het Commissariaat licht de personele lasten toe in overeenstemming met de toelichtingsvereisten in RJ 640.413 en RJ 271 Personeelsbeloningen (waaronder paragraaf 7, vereisten voor Wet normering topinkomens).

In de toelichting wordt opgave gedaan van de bezoldiging van de gezamenlijke bestuurders en gewezen bestuurders (leden van het College van Commissarissen en directieleden) en voor de gezamenlijke toezichthouders en gewezen toezichthouders, met vermelding van de toegepaste wachtgeldregelingen. De bedragen dienen in het boekjaar ten laste van het Commissariaat te zijn verantwoord. Op overeenkomstige wijze wordt afzonderlijk opgave gedaan van de bezoldiging van de gezamenlijke directieleden en gewezen directieleden.

Een opgave die herleid kan worden tot een enkele natuurlijke persoon mag achterwege blijven.

Namen van alle leden van het College van Commissarissen, directieleden en toezichthouders dienen eveneens te worden vermeld. Per lid van het college, directielid en toezichthouder wordt de vorm van bezoldiging (gesalarieerd parttime of fulltime en/of vakantiegeld en eventuele onkostenvergoeding) aangegeven4De instelling valt onder de werkingssfeer van de WNT. Op grond hiervan dienen de WNT gegevens conform het door BZK opgestelde modelverantwoording te worden opgenomen in de jaarrekening.. Bij parttime salariëring wordt het parttime percentage vermeld.

Onder ‘bestuurders’ wordt verstaan: die personen die deel uitmaken van het statutaire bestuursorgaan.

Onder ‘directieleden’ wordt verstaan: die personen die deel uitmaken van de statutaire directie. Tevens worden hieronder begrepen die personen die bij de statuten algemene bevoegdheden hebben verkregen.

Onder ‘toezichthouders’ wordt verstaan: die personen die krachtens de wet of statuten met het toezicht op het college zijn belast. Leden van een ledenraad worden hier niet onder begrepen.

Er wordt separaat opgave gedaan van degenen van wie het belastbaar loon het gemiddelde belastbare loon van de Minister in het boekjaar te boven is gegaan.

Onder onderzoek- en advieslasten worden de kosten de werkzaamheden van externe partijen opgenomen. Deze kosten worden gespecificeerd naar toezichtskosten en bedrijfsvoering-/organisatiekosten.

Deze algemene kosten zijn een verzamelpost van kantoorkosten, verzekeringen, abonnementen lidmaatschappen, accountants- en administratiekosten en dergelijke.

In de toelichting specificeert het Commissariaat deze kosten, waarbij de accountantskosten als een separate post verantwoord worden met de volgende specificatie:

Het Commissariaat rekent de totale lasten toe aan de taakgebieden in relatie tot de begroting. De wijze waarop deze lasten zijn verdeeld en de gehanteerde verdeelsleutels worden door het Commissariaat toegelicht.

De verschillen met de begroting worden door het Commissariaat toegelicht.

Toerekening lasten naar taakgebieden (bedragen x € 1.000):

1Het Commissariaat vult hier de taakgebieden in conform de begroting.

De frictiekosten dienen als volgt gespecificeerd te worden, waarbij de relatie met de mutaties in de balanspost en staat van baten en lasten wordt toegelicht.

Opgave van gerealiseerde frictiekosten:

Het Commissariaat geeft een overzicht (zie onderstaande specificatie) van het gemiddeld aantal fte’s dat over het boekjaar in dienst was bij het Commissariaat en tijdelijke inhuur, verdeeld naar taakgebieden en licht de verschillen groter dan 10% met de begroting en vorig jaar toe. De wijze waarop de fte’s zijn verdeeld en de gehanteerde verdeelsleutels worden door het Commissariaat toegelicht.

Toerekening fte’s naar taakgebieden: