Besluit van de Kamer van Koophandel van 6 april 2023 tot vaststelling van een Bestuursreglement en Gedragscode voor de Kamer van Koophandel

De Raad van Bestuur stelt een bestuursreglement vast.

In het bestuursreglement worden in elk geval regels gesteld omtrent de samenstelling, taken en bevoegdheden van de (leden van de) Raad van Bestuur en de besluitvorming binnen de KvK.

Dit bestuursreglement is vastgesteld door de Raad van Bestuur op 6 april 2023,waarna de minister op 12 oktober 2023 daaraan goedkeuring heeft verleend.

Dit bestuursreglement treedt in werking na publicatie in de Staatscourant en werkt terug tot 6 april 2023.

De Raad van Bestuur bestaat uit een voorzitter en een lid of leden met (een) specifieke portefeuille(s). Een niet voltallige Raad van Bestuur behoudt zijn bevoegdheden.

De minister benoemt, schorst en ontslaat de leden van de Raad van Bestuur. De benoeming van de leden door de minister vindt plaats op voordracht van de Raad van Bestuur, zoals bedoeld in artikel 7 Wet KvK.

De leden van de Raad van Bestuur worden benoemd voor een periode van vier jaar en zij kunnen ten hoogste tweemaal worden herbenoemd.

De voorzitter wordt bij zijn afwezigheid vervangen door een ander lid van de Raad van Bestuur. Hetgeen in dit besluit ten aanzien van de voorzitter is bepaald, is van overeenkomstige toepassing op het lid van de Raad van Bestuur dat de voorzitter vervangt.

Het lidmaatschap van de Raad van Bestuur is onverenigbaar met het lidmaatschap van de Raad van Advies, de Centrale Raad of één van de Regionale Raden.

De Raad van Bestuur is belast met het besturen van de KvK. De leden van de Raad van Bestuur zijn collectief verantwoordelijk voor het bestuur van de KvK en de algemene gang van zaken en inrichting van de organisatie.

Bij de uitoefening van zijn bestuurstaak behartigt de Raad van Bestuur de belangen van de KvK, gelet op de wettelijke taken van de KvK. Hij weegt daartoe in zijn besluitvorming ook de rechtstreeks bij het besluit betrokken belangen af, voor zover niet uit een wettelijk voorschrift of uit de aard van de uit te oefenen bevoegdheid een beperking voortvloeit. De voor een of meer belanghebbenden nadelige gevolgen van een besluit mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot de met het besluit te dienen doelen.

Alle bevoegdheden die niet bij of krachtens de wet aan een ander orgaan van de KvK zijn opgedragen, komen toe aan de Raad van Bestuur.

De voorzitter is het eerste aanspreekpunt voor de minister en bereidt in overleg met het ministerie de vergaderingen met het ministerie voor en dient bij het ministerie een voorstel in voor de agenda van de vergaderingen.

Tot de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de Raad van Bestuur behoren onder meer het:

De Raad van Bestuur ontwerpt het meerjarenplan, betrekt hier de Centrale Raad bij en stelt het meerjarenplan vast. Indien een voorstel van de Centrale Raad niet door de Raad van Bestuur wordt overgenomen wordt dit met redenen omkleed weergegeven in het meerjarenplan. De Raad van Bestuur zendt het meerjarenplan daarna ter goedkeuring aan de minister, vergezeld van zijn standpunt inzake de financiële en organisatorische voorwaarden die ter uitvoering ervan moeten worden vervuld.

In het jaarplan wordt vastgelegd welke werkzaamheden de KvK zal uitvoeren, voor zover de beschikbare middelen dat toelaten. De hoofdlijnen van het goedgekeurde meerjarenplan worden hierbij in acht genomen. De Raad van Bestuur kan het jaarplan tussentijds wijzigen. De Raad van Bestuur legt het jaarplan en de wijzigingen daarin voor advies voor aan de Centrale Raad en zendt het daarna, vergezeld van dit advies, aan de minister.

Het jaarverslag beschrijft de taakuitoefening en het gevoerde beleid van de KvK evenals het gevoerde beleid met betrekking tot de kwaliteitszorg. De Raad van Bestuur besteedt in het jaarverslag ook aandacht aan de adviezen van de Raad van Advies en de wijze waarop hij is omgegaan met deze adviezen. Het jaarverslag wordt aan de minister en aan beide kamers der Staten-Generaal gezonden.

De Raad van Bestuur stelt een onderlinge portefeuilleverdeling op, waarna de Raad van Bestuur deze vaststelt in een daartoe genomen besluit inzake de portefeuilleverdeling leden van de KvK.

Het besluit inzake de portefeuilleverdeling leden van de KvK treedt in werking na publicatie in de Staatscourant.

De portefeuilleverdeling laat de collectieve verantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur onverlet.

Besluitvorming door de Raad van Bestuur vindt in beginsel plaats in vergadering. In voorkomend geval kan de Raad van Bestuur buiten vergadering besluiten, mits alle leden van de Raad van Bestuur in de gelegenheid zijn gesteld hun stem te geven. In vergadering geschiedt stemming in principe mondeling; buiten vergadering zal dit elektronisch en/of schriftelijk geschieden.

De leden van de Raad van Bestuur bevorderen dat zij, voorafgaand aan een stemming, in de gelegenheid zijn gesteld hun standpunt onder elkaars aandacht te brengen.

De leden van de Raad van Bestuur hebben ieder één stem. Zij stemmen zonder last of ruggespraak.

In zijn besluitvorming streeft de Raad van Bestuur ernaar dat besluiten bij unanimiteit worden genomen. Indien unanimiteit niet haalbaar blijkt, worden de besluiten genomen bij gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen.

Indien de stemmen staken wordt de besluitvorming – behoudens in spoedeisende gevallen in welk geval de voorzitter beslist – over het betreffende onderwerp verdaagd naar een volgende vergadering. Indien de stemmen ook in deze vergadering staken, is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

In spoedeisende gevallen beslist de voorzitter, zo mogelijk na consultatie van het andere lid van de Raad van Bestuur. In de eerstvolgende vergadering van de Raad van Bestuur wordt van deze besluiten mededeling gedaan en deze worden in de besluitenlijst van die vergadering opgenomen.

In geval van belet of ontstentenis van een lid van de Raad van Bestuur wordt met instemming van de minister voorzien in een tijdelijke vervanging. Bij belet of ontstentenis van alle leden van de Raad van Bestuur wijst de minister één of meer personen aan die tijdelijk met het bestuur van de KvK worden belast.

De Raad van Bestuur kan niet-leden uitnodigen om (een deel van) de vergadering bij te wonen om advies of toelichting te geven over een specifiek agendapunt.

De Raad van Bestuur vergadert in beginsel één keer per twee weken, of zoveel als nodig.

De voorzitter roept de Raad van Bestuur in vergadering bijeen en leidt de vergadering. De oproep voor een vergadering geschiedt digitaal en/of schriftelijk onder vermelding van de plaats en het tijdstip.

In samenwerking met de bestuurssecretaris stelt de voorzitter een agenda van de vergadering op, waarop in ieder geval de door de leden van de Raad van Bestuur opgegeven onderwerpen en het verslag van de vorige vergadering worden geagendeerd. De agenda wordt met de oproep uit lid 2 van dit artikel toegezonden.

Een lid van de Raad van Bestuur dat verhinderd is een vergadering bij te wonen, doet hiervan zo spoedig mogelijk mededeling aan het andere lid.

De vergaderingen van de Raad van Bestuur zijn niet openbaar. Tot de vergaderingen hebben toegang:

Van de vergadering wordt door de bestuurssecretaris een verslag gemaakt. Het verslag bevat ten minste:

Een lid van de Raad van Bestuur dat zich niet kan verenigen met een genomen besluit kan daarvan een met redenen omklede aantekening in het verslag laten opnemen.

Het verslag wordt zo spoedig mogelijk na de vergadering aan de leden van de Raad van Bestuur verzonden en de eerstvolgende vergadering na verzending, al dan niet gewijzigd, vastgesteld door de voorzitter.

De leden van de Raad van Bestuur oefenen hun functie op een zorgvuldige, deskundige en integere manier uit met inachtneming van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, codes en reglementen. De Raad van Bestuur is zich daarbij bewust van zijn verantwoordelijkheid, maatschappelijke positie en voorbeeldfunctie en zal uit dien hoofde geen handelingen verrichten, noch handelingen nalaten die schade toebrengen aan het belang of de reputatie van de KvK.

De voorzitter legt in dit kader de eed dan wel de belofte af ten overstaan van de (plaatsvervangend) secretaris-generaal van het ministerie. De overige leden van de Raad van Bestuur leggen de eed of de belofte af ten overstaan van de voorzitter.

De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor de kwaliteit van zijn eigen functioneren. Jaarlijks voert de Raad van Bestuur een zelfevaluatie uit met als doel te reflecteren op de relevante onderwerpen die zijn functioneren betreffen en om naar aanleiding daarvan afspraken te maken over de verdere ontwikkeling in de kwaliteit van het functioneren. In deze zelfevaluatie betrekt de Raad van Bestuur het advies van belangrijke stakeholders terzake.

Ieder lid van de Raad van Bestuur draagt er zorg voor voldoende deskundig te zijn. Indien het bij hem/haar op een specifiek onderwerp aan voldoende deskundigheid ontbreekt, zal hij/zij hiervoor de benodigde training of opleiding volgen.

Ieder lid van de Raad van Bestuur neemt deel aan permanente educatie. Dit is voorwaarde voor het kunnen functioneren als lid van de Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur beoordeelt jaarlijks op welke onderdelen zijn afzonderlijke leden gedurende hun benoemingsperiode behoefte hebben aan training of opleiding.

leder lid van de Raad van Bestuur verbindt zich zowel tijdens zijn lidmaatschap van de Raad van Bestuur als ook daarna op geen enkele wijze aan wie dan ook enige mededeling te doen van gegevens van vertrouwelijke aard betreffende de KvK en/of de met haar verbonden organen en organisatieonderdelen, die het lid ter kennis is gekomen in het kader van de uitoefening van werkzaamheden voor de KvK en waarvan hij/zij weet of dient te weten dat deze vertrouwelijk zijn, tenzij zulks bij wet verplicht is.

Het is een lid van de Raad van Bestuur wel toegestaan mededeling te doen van gegevens als in lid 1 van dit artikel bedoeld aan leden van de Raad van Bestuur, de Raad van Advies, de Centrale Raad en/of de Regionale Raden, alsmede diegenen die belast zijn met de administratieve en secretariële ondersteuning van de KvK en die gezien hun werkzaamheden voor de KvK van de betreffende informatie op de hoogte dienen te worden gebracht.

Lid 1 van dit artikel is van overeenkomstige toepassing op diegenen die belast zijn met de administratieve en secretariële ondersteuning van de KvK en op diegenen die vergaderingen van de Raad van Bestuur geheel of gedeeltelijk hebben bijgewoond.

De KvK draagt er zorg voor dat de bij haar en de bestuurssecretaris rustende gegevens en bescheiden worden beveiligd tegen verlies of onbevoegde inzage.