Besluit van de Voorzitter, het College van Voorzitter en Ondervoorzitters en de Griffier van de Eerste Kamer der Staten-Generaal van 31 oktober 2023, kenmerk 17389U, houdende Mandaat, Volmacht en Machtiging ambtelijke organisatie Eerste Kamer der Staten-Generaal 2023 (M&V-Besluit Eerste Kamer 2023)

Type Reglement

Publication 2023-11-11

State In force

Source BWB

overwegende dat het gewenst is nadere regels te stellen ten aanzien van de beslis- en ondertekeningsbevoegdheden bij rechtshandelingen en rechtspositionele beslissingen,

gelet op hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht, de Comptabiliteitswet 2016 en de artikelen 10, 13, 22 en 34 van het Reglement van Orde van de Eerste Kamer der Staten-Generaal,

BESLUITEN

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

In dit besluit wordt verstaan onder:

a. Het College van Voorzitter en Ondervoorzitters: college als bedoeld in artikel 12 van het Reglement van Orde;

b. Voorzitter: de Voorzitter van de Eerste Kamer der Staten-Generaal;

c. Griffier: de Griffier van de Eerste Kamer der Staten-Generaal;

d. Ambtelijke organisatie (griffie): het geheel van ambtenaren dat werkzaam is onder verantwoordelijkheid van de Griffier;

e. Directie: de directie Inhoud of de directie Organisatie;

f. Directeur: degene die is belast met de leiding van een directie;

g. Integraal management: management van een directie met inbegrip van aangelegenheden op organisatorisch, personeel, financieel en materieel gebied;

h. Mandaat: de bevoegdheid om namens de mandaatverlener besluiten te nemen;

i. Volmacht: de bevoegdheid om namens de volmachtgever privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

j. Machtiging: de bevoegdheid om namens een ander handelingen te verrichten die noch een besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn;

k. Reglement van Orde: Reglement van Orde van de Eerste Kamer der Staten-Generaal.

Artikel 2. Organisatie

De inrichting van de ambtelijke organisatie van de Eerste Kamer is vastgesteld conform het in bijlage 1 opgenomen (vereenvoudigd) organogram.

Hoofdstuk 2. Mandaat, volmacht en machtiging griffier

Artikel 3. Griffier

Het College van Voorzitter en Ondervoorzitters verleent aan de Griffier mandaat en machtiging voor aangelegenheden van al hetgeen de ambtelijke organisatie aangaat, met uitzondering van:

a. het vaststellen en wijzigen van de organisatiestructuur van de ambtelijke organisatie, waaronder begrepen de formatie en de taken van de directeuren;

b. door het College van Voorzitter en Ondervoorzitters te nemen beslissingen over de raming van de Eerste Kamer;

c. aangelegenheden die de Griffier zelf betreffen;

d. het beslissen op een bezwaarschrift tegen een besluit dat door de Griffier is genomen;

e. de bevoegdheid te besluiten namens de Eerste Kamer rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratieve beroepsprocedures te voeren of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten;

f. de bevoegdheden van artikel 10 van de Gedragscode integriteit Eerste Kamer.

Het College van Voorzitter en Ondervoorzitters verleent aan haar Voorzitter de bevoegdheid om te beslissen op een bezwaarschrift tegen een besluit in de zin van artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht dat door de Griffier is genomen.

Onverminderd het bepaalde in dit besluit en het Reglement van Orde, hebben het mandaat en de machtiging van de Griffier in ieder geval betrekking op:

a. het leiding geven aan de ambtelijke organisatie;

b. Aangelegenheden op het gebied van financiën, automatisering, huisvesting en integrale beveiliging;

c. de informatiehuishouding van de ambtelijke organisatie, waaronder de Wet open overheid, de Wet hergebruik van overheidsinformatie, de Archiefwet 1995 en de Algemene Verordening Gegevensbescherming;

d. het voeren van verweer in en het verrichten van handelingen ter voorbereiding van bezwaar- en beroepsprocedures en rechtsgedingen;

e. besluiten tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, waaronder (i) het aangaan van koop-, huur-, huurkoop- of leaseovereenkomsten, (ii) het verlenen van opdrachten voor het aannemen van werk, (iii) het verlenen van voorschotten, (iv) het kwijtschelden van vorderingen en (v) het buitenrechtelijke invorderen van geldvorderingen van de Eerste Kamer der Staten-Generaal (Staat der Nederlanden).

De Voorzitter verleent volmacht aan de Griffier tot het verrichten van de in het derde lid, onder c bedoelde privaatrechtelijke rechtshandelingen voor al hetgeen de ambtelijke organisatie aangaat.

Bij afwezigheid of verhindering van de Griffier worden de bevoegdheden van de Griffier uitgeoefend door de eerste plaatsvervangend Griffier, onverminderd mandaten, volmachten en machtigingen die op grond van artikel 4 aan de directeuren zijn verleend. Bij (voorzienbare) langdurige afwezigheid van de Griffier, adviseert het College van Voorzitter en Ondervoorzitters de Kamer over het benoemen van een waarnemend Griffier.

Bij gelijktijdige afwezigheid of verhindering van de Griffier en de eerste plaatsvervangend Griffier wordt de Griffier vervangen door de directeur Organisatie voor de taken die verband houden met het leidinggeven aan de ambtelijke organisatie. Voor de overige taken van de Griffier wordt hij vervangen door een van de plaatsvervangend griffiers die bij schriftelijk besluit van de Griffier, gehoord hebbende het College van Voorzitter en Ondervoorzitters, daartoe is aangewezen.

De Griffier is bevoegd aan een directeur of aan een andere rechtstreeks onder hem ressorterende medewerker mandaat, volmacht en machtiging te verlenen tot het uitoefenen van de aan hem verleende bevoegdheden, met uitzondering van:

a. het beslissen op een melding in het kader van de Klokkenluidersregeling;

b. het besluiten tot het aangaan, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten;

c. het nemen van beslissingen op bezwaarschriften;

d. het voeren van verweer in en het verrichten van handelingen ter voorbereiding van bezwaar- en beroepsprocedures en rechtsgedingen.

Hoofdstuk 3. Mandaat, volmacht en machtiging directeuren

Artikel 4. Directeuren

De Griffier verleent aan de directeuren mandaat, volmacht en machtiging ten aanzien van aangelegenheden die verband houden met de taken en verantwoordelijkheden op hun werkterrein.

Onverminderd het bepaalde in dit besluit en andere (tijdelijke) besluiten van de Griffier, hebben het mandaat, de machtiging en de volmacht van de directeur Inhoud in ieder geval betrekking op:

a. het uitoefenen van integraal management waaronder het leidinggeven aan de rechtstreeks onder de directeur ressorterende medewerkers;

b. het beheer van archiefbescheiden van de onder de directeur Inhoud ressorterende organisatieonderdelen;

c. het uitoefenen van rechtspositionele bevoegdheden ten aanzien van onder de directeur Inhoud ressorterende medewerkers;

d. het beheer van het openbare reizen- en geschenkenregister;

e. het -met inachtneming van artikel 7- besluiten tot en het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen als bedoeld in artikel 3, derde lid, onder e die verband houden met het werkterrein van de directeur.

Onverminderd het bepaalde in dit besluit en andere besluiten van de Griffier, hebben het mandaat, de machtiging en de volmacht van de directeur Organisatie in ieder geval betrekking op:

a. het uitoefenen van integraal management waaronder het leidinggeven aan de rechtstreeks onder de directeur ressorterende medewerkers;

b. het beheer van archiefbescheiden van de onder de directeur Organisatie ressorterende organisatieonderdelen;

c. het uitoefenen van rechtspositionele bevoegdheden ten aanzien van onder de directeur Organisatie ressorterende medewerkers;

d. het voorbereiden van besluitvorming over het organisatie- en personeelsbeleid en de uitvoering daarvan;

e. het begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering, waaronder het voorbereiden en uitvoeren van het inkoopbeleid;

f. aangelegenheden ten aanzien van huisvesting en beveiliging, facilitaire zaken en dienstverlening;

g. ICT, informatievoorziening en informatiebeheer, waaronder de bescherming en beveiliging van informatie en persoonsgegevens;

h. aangelegenheden ten aanzien van de Wet open overheid, de Wet hergebruik van overheidsinformatie en de Algemene Verordening Gegevensbescherming;

i. protocollaire aangelegenheden, waaronder contacten van de Voorzitter, Ondervoorzitters, Leden en Griffier met binnen- en buitenlandse gasten en relaties;

j. het – met inachtneming van artikel 7 – besluiten tot en het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen als bedoeld in artikel 3, derde lid, onder e die verband houden met het werkterrein van de directeur.

De directeuren kunnen aan onder hen ressorterende medewerkers schriftelijk mandaat, volmacht en machtiging verlenen tot het uitoefenen van de bevoegdheden als bedoeld in het eerste, tweede en derde lid. Het verlenen van een algemeen mandaat, volmacht en machtiging behoeft de goedkeuring van de Griffier.

Hoofdstuk 4. Voorwaarden en beperkingen

Artikel 5. Uitoefening van bevoegdheden

De verlener van een mandaat, een volmacht of een machtiging blijft bevoegd de betreffende bevoegdheden uit te oefenen.

De verlener van een mandaat, een volmacht of een machtiging kan een mandaat, een volmacht en een machtiging te allen tijde schriftelijk geheel of gedeeltelijk intrekken of wijzigen.

Degene aan wie een mandaat, volmacht of machtiging is verleend, verschaft aan de verlener daarvan op diens verzoek inlichtingen over de uitoefening van de bevoegdheid. Over zwaarwegende of politiek gevoelige omstandigheden en gebeurtenissen, aangaande toegekende taken en bevoegdheden, wordt de verlener terstond geïnformeerd.

De verlener van mandaat, volmacht of machtiging kan ter zake van de uitvoering daarvan zowel algemene als bijzondere aanwijzingen of instructies geven.

Een door een gevolmachtigde binnen de grenzen van de volmacht verrichte rechtshandeling geldt als een rechtshandeling van de volmachtverlener.

Artikel 6. Reikwijdte van mandaat, volmacht en machtiging

Mandaat, volmacht en machtiging in de zin van dit besluit hebben geen betrekking op besluiten, privaatrechtelijke rechtshandelingen en andere handelingen dan een besluit of een privaatrechtelijke rechtshandeling:

a. ten aanzien waarvan een wettelijk voorschrift zich tegen verlening van mandaat, volmacht of machtiging verzet;

b. waarvan de aard van de bevoegdheid zich tegen verlening van mandaat, volmacht of machtiging verzet.

Aangelegenheden waarvan de aard zich verzet tegen verlening van mandaat, volmacht of machtiging zijn in ieder geval:

a. het afdoen van stukken waarvan de aard of de inhoud een zodanig gewicht heeft dat het door de verlener van een mandaat, volmacht of machtiging behoort te worden afgedaan;

b. het nemen van beslissingen in strijd met geldende rechtspositionele wet- en regelgeving, vastgestelde beleidsregels, het toegewezen budget, van toepassing zijnde grensbedragen en de vastgestelde formatie (met uitzondering van besluiten waarbij de Ondernemingsraad advies- of instemmingsrecht heeft of waarin in het kader van een reorganisatie uitvoering wordt gegeven aan een plaatsingsplan);

c. beslissingen waarbij een functionaris aangaande personele en financiële aangelegenheden ten aanzien van hem of haar zelf een besluit neemt.

Artikel 7. Grensbedragen

Met betrekking tot alle financiële taken en bevoegdheden als bedoeld in dit besluit geldt dat:

a. het aangaan van financiële verplichtingen boven een bedrag van € 150.000,– goedkeuring van de Griffier behoeven.

b. de Griffier een actieve informatieplicht aan het College van Voorzitter en Ondervoorzitters heeft voor het aangaan van financiële verplichtingen boven een bedrag van € 300.000,–.

In afwijking van het eerste lid behoeft het kwijtschelden of buiteninvordering stellen van vorderingen op derden boven een bedrag van € 5.000,– behoeft de goedkeuring van de Griffier.

Bij het verlenen van ondermaat en volmacht van de bevoegdheden als bedoeld in het eerste en tweede lid worden aan de uitoefening van deze bevoegdheden grensbedragen gekoppeld als bedoeld in dit artikel.

Artikel 8. Informatieplicht

De Griffier verschaft het College van Voorzitter en Ondervoorzitters op haar verzoek inlichtingen over de uitoefening van de verleende bevoegdheden.

Met betrekking tot financiële taken en bevoegdheden als bedoeld in dit besluit geldt dat de Griffier een actieve informatieplicht heeft aan het College van Voorzitter en Ondervoorzitters daar waar het politiek gevoelige financiële verplichtingen en betalingen betreft.

Over dat wat onder ‘actieve informatieplicht’ en ‘politiek gevoelige financiële verplichtingen en betalingen’ als bedoeld in het voorgaande lid wordt verstaan, kan het College van Voorzitter en Ondervoorzitters nadere instructies geven waaronder een meldingsprocedure. De instructies zijn voor alle betrokkenen binnen de ambtelijke organisatie terug te vinden en raadpleegbaar.

Hoofdstuk 5. Ondertekening

Artikel 9. Ondertekening mandaat

Indien overeenkomstig hoofdstuk 2 van dit besluit de Griffier stukken krachtens mandaat ondertekent, luidt de ondertekening als volgt:

DE EERSTE KAMER DER STATEN-GENERAAL,

namens deze,

de GRIFFIER

Indien overeenkomstig hoofdstuk 2 van dit besluit door een ander dan de Griffier stukken krachtens mandaat worden ondertekend, luidt de ondertekening als volgt:

DE EERSTE KAMER DER STATEN-GENERAAL,

namens deze,

Artikel 10. Ondertekening volmacht

Indien overeenkomstig hoofdstuk 2 van dit besluit de Griffier stukken krachtens volmacht ondertekent, luidt de ondertekening als volgt:

Namens de STAAT DER NEDERLANDEN,

de EERSTE KAMER DER STATEN-GENERAAL,

namens deze,

de GRIFFIER,

De raadpleging van dit document komt niet in de plaats van het lezen van het oorspronkelijke Staatsblad of de Staatscourant. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor eventuele onnauwkeurigheden die voortvloeien uit de omzetting van het origineel naar dit formaat.