Model Jaarverslaggeving CAK bestuurlijke verantwoording 2023

1. Inleiding

Dit Model Jaarverslaggeving CAK vormt een uitwerking van de afspraken voor het financieel verslag als onderdeel van de bestuurlijke verantwoording 2023 van het CAK. Het CAK moet de verantwoordingsdocumenten vergezeld van de controleverklaring en het accountantsverslag vóór 1 juli van het jaar volgend op het verslagjaar toezenden aan de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa). De regels voor het accountantsonderzoek en de op te leveren accountantsproducten heeft de Nederlandse Zorgautoriteit vastgelegd in het Protocol accountantsonderzoek CAK bestuurlijke verantwoording 2023 (verder: protocol).

In de bestuurlijke verantwoording legt het CAK verantwoording af met betrekking tot de uitvoering van vier wettelijke regelingen en taken. Dit betreffen:

De NZa houdt toezicht op de rechtmatige en doelmatige uitvoering van de vier hierboven genoemde wettelijke regelingen en taken door het CAK.

2. Verantwoordingsstructuur

Het financieel verslag2Conform artikel 6.2.6 van de Wlz. is opgenomen in de bestuurlijke verantwoording. In de bestuurlijke verantwoording wordt verantwoording afgelegd over het financieel beheer en de rechtmatigheid en de doelmatigheid van de financiële stromen van de door het CAK uitgevoerde wettelijke taken. De nadere eisen die worden gesteld aan de bestuurlijke verantwoording van het CAK zijn opgenomen in dit model. De bestuurlijke verantwoording van de wettelijke regelingen en taken bestaat uit drie componenten:

De andere informatie in de bestuurlijke verantwoording bestaat minimaal uit bovengenoemde onderdelen a tot en met g. Onderdeel a het voorwoord en de inleiding spreken hierbij voor zich. De verantwoording bij de overige onderdelen wordt onderstaand nader beschreven.

In dit onderdeel beschrijft het CAK onder andere in hoeverre de organisatorische maatregelen ter borging van de rechtmatigheid gedurende het verantwoordingsjaar hebben gefunctioneerd. Voor een nadere toelichting op de minimaal voorgeschreven inhoudelijke aandachtpunten wordt verwezen naar paragraaf 3.1. Ten aanzien van de invulling van het doelmatigheidsbegrip wordt verwezen naar paragraaf 3.1 ad 7.

Hierbij geeft het CAK aan op welke manier en in hoeverre de rechtmatigheid van de in de bestuurlijke verantwoording opgenomen financiële stromen is gewaarborgd. Gelet op de positie en de taken van het CAK is het rechtmatigheidsbegrip naar de vier specifieke wettelijke regelingen en taken onder te verdelen. Als in deze specifieke wettelijke regelingen en taken wordt voldaan aan de voorschriften van de wet- en regelgeving, dan zijn de betreffende processen en de daaruit voortvloeiende financiële stromen als rechtmatig aan te merken.

In het kader van de tijdige vaststelling, oplegging en inning van de eigen bijdrage Wlz en Wmo bij de cliënt zijn er wettelijke taken vastgelegd in respectievelijk de Regeling langdurige zorg3Artikel 7.12, 7.13 en 7.14. en de Uitvoeringsregeling Wmo 20154Hoofdstuk 2a. ten aanzien van de uitwisseling van gegevens tussen het CAK en de zorgkantoren en het CAK en de gemeenten. Het CAK besteedt in de bestuurlijke verantwoording als onderdeel van het ketenmanagement aandacht aan:

In de bestuursverklaring geeft de Raad van Bestuur van het CAK aan of de informatie in de bestuurlijke verantwoording een juiste en volledige weergave geeft van de uitvoering van de wettelijke taken, in overeenstemming met het model en de voor het CAK geldende wet- en regelgeving.

Het CAK moet in de bestuurlijke verantwoording een aantal kengetallen en prestatie-indicatoren voor het verslagjaar en het jaar voorafgaand aan het verslagjaar opnemen. Deze kengetallen en prestatie-indicatoren zijn in bijlage 3 ‘Definities kengetallen en prestatie-indicatoren’ van dit model opgenomen.

In de bestuurlijke verantwoording besteedt het CAK aandacht aan de interne beheersing van de klachten- en bezwaarbehandeling binnen het CAK. Hierbij besteedt het CAK aandacht aan de wijze waarop zij bewaakt dat klachten en bezwaarschriften zorgvuldig volgens de voorschriften van de Awb worden afgehandeld.

Het CAK geeft hierbij in een totaaloverzicht toelichting op de stand van zaken en de voortgang op de opvolging van verbeterpunten in de uitvoering van de wettelijke regelingen en taken door het CAK waarover de NZa heeft gerapporteerd in de toezichtsrapportage(s) in voorgaand jaar en ook eerdere jaren indien die rapportagepunten nog niet zijn afgewikkeld. Daarnaast dient een overzicht van (nog) niet opgevolgde onrechtmatigheden, fouten en onzekerheden te worden verantwoord (van voorgaand verslagjaar en eerdere jaren).

Voor de verantwoording van de financiële stromen maakt het CAK gebruik van de matrix bestuurlijke verantwoording (bijlage 2). De matrix geeft aan bij welke financiële stromen (op kasbasis) het CAK betrokken is, wat de omvang is van deze financiële stromen, welke taken en verantwoordelijkheden het CAK heeft ten aanzien van deze financiële stromen en welke voorbehouden gelden in verband met de opdrachtverstrekking en gegevensaanlevering door derden. In de kolom bestuurlijke toelichting geeft het CAK aan hoe en in hoeverre de rechtmatigheid van de financiële stromen door het CAK is gewaarborgd.

In de bestuurlijke verantwoording worden financiële overzichten inclusief toelichtingen opgenomen van de activa en passiva van de financiële stromen van de door het CAK uitgevoerde wettelijke taken in het verantwoordingsjaar (inclusief vergelijkende cijfers) op basis van het toerekeningsbeginsel, in totaal- en in specificatieoverzichten per regeling. Van deze activa en passiva worden verloopoverzichten met balansstanden, balansmutaties en vergelijkende cijfers en toelichtingen opgenomen van vorderingen en schulden (minimaal verloopoverzichten van de rekening-courantposities en de openstaande vorderingen inclusief een uitsplitsing van deze openstaande vorderingen naar ouderdom voor de posten die betrekking hebben op de Wlz en Wmo). De te hanteren uitgangspunten en waarderingsgrondslagen zijn opgenomen in bijlage 1 van dit model.

3. Begrippenkader

3.1. Ordelijkheid en controleerbaarheid

Het CAK beschrijft in het onderdeel ordelijkheid en controleerbaarheid van het financieel beheer (onderdeel b van de andere informatie) de organisatorische maatregelen die gedurende het jaar bij het CAK aanwezig zijn geweest om de rechtmatige en doelmatige uitvoering van de wettelijke regelingen en taken te borgen. In dit onderdeel moet het CAK in elk geval aan de volgende zeven punten aandacht besteden:

De uitwerking van deze onderdelen richt zich bij de bestuurlijke verantwoording op de uitvoering van de wettelijke taken. De wijze waarop de Raad van Bestuur van het CAK zich verantwoordt, is vormvrij. Als enige voorwaarde geldt dat in ieder geval afzonderlijk wordt ingegaan op de hieronder genoemde zeven punten.

Hierbij besteedt het CAK aandacht aan:

Hierbij besteedt het CAK aandacht aan:

Hierbij besteedt het CAK aandacht aan:

Hierbij besteedt het CAK aandacht aan:

Hierbij besteedt het CAK aandacht aan:

Hierbij besteedt het CAK aandacht aan:

De NZa is op grond van artikel 16 sub d en f van de Wmg belast met de toezichtstaak om een oordeel te geven bij de rechtmatige en doelmatige uitvoering van de wettelijke taken van de Wlz en Wmo door het CAK. Om die reden wordt aan het CAK gevraagd om zich ook te verantwoorden over de doelmatige uitvoering van deze wettelijke taken. De verantwoording dient qua doelmatigheid gericht te zijn op de vraag of het CAK binnen de gekozen beleidsbeslissingen efficiënt te werk is gegaan. Enerzijds betreft dit de inzet van financiële middelen (begrotingsbeheer) en anderzijds betreft dit het treffen van organisatorische maatregelen, het inrichten van (werk)processen en het instellen van systemen om de doelmatigheid te waarborgen. Het opzetten, inrichten en op niveau houden van een planning- en controlesysteem en de administratieve organisatie en interne beheersing is hier onderdeel van.

Een uitspraak over de doelmatigheid van de uitvoering van de wettelijke taken door het CAK geeft een aanduiding weer over de verhouding tussen de ingezette middelen, de geleverde prestaties en het te bereiken doel bij de uitvoering van de wettelijke taken door het CAK. De meerwaarde hiervan ligt in een beter inzicht op het doelmatig functioneren van het CAK en op eventuele verbetermogelijkheden.

Momenteel is er in dit model nog geen normenkader vastgesteld waarin wordt gedefinieerd wanneer er sprake is van doelmatige uitvoering van de wettelijke taken, noch is het expliciet gemaakt hoe de doelmatige uitvoering zou kunnen worden vergroot door het CAK. Ook intern heeft het CAK nog weinig sturingsinformatie op het gebied van doelmatigheid. Wel kan het CAK een aantal prestatie-indicatoren en kengetallen toekennen aan het doelmatigheidsbegrip. Het Ministerie van VWS en de NZa zullen in samenspraak met het CAK moeten toewerken naar een normenkader dat het mogelijk maakt om naast kwalitatieve uitspraken ook stellige kwantitatieve uitspraken te doen over de verhouding tussen de ingezette middelen, de geleverde prestaties en het te bereiken doel bij de uitvoering van de wettelijke taken door het CAK.

In de tussentijd dient het CAK in de bestuurlijke verantwoording in een vrij format een beschrijving te geven van relevante aspecten op dit aandachtsgebied van de doelmatigheid. Het CAK verantwoordt zich over de doelmatige uitvoering van de wettelijke taken in een aparte paragraaf in het onderdeel ordelijkheid en controleerbaarheid. Het CAK richt zich daarbij met name op het functioneren van het planning- en controlesysteem en de opzet en inrichting van de administratieve organisatie en interne beheersing en rapporteert jaarlijks over leemtes en effecten hiervan op de uitvoering. Dit betreft onder andere een rapportage over knelpunten die worden ervaren als gevolg van verouderde ICT-systemen en tevens over de aanvullende maatregelen die het CAK treft zolang het ‘three-lines-of-defence-model’ nog niet volledig geïmplementeerd is en werkt zoals het zou moeten werken.

3.2. Getrouwheid

Het CAK dient ervoor te zorgen dat de bestuurlijke verantwoording een getrouw (juist en volledig) beeld geeft van de uitvoering van de wettelijke taken. Juistheid en volledigheid houden in hun algemeenheid in dat het beeld dat de verstrekte verantwoordingsinformatie oproept overeenkomt met de feiten (de werkelijkheid) en geschikt is voor het doel waartoe deze informatie aan de gebruiker wordt verstrekt. In dit kader dienen de in de financiële verantwoording opgenomen activa en passiva en toelichtingen daarop en de in de matrix bestuurlijke verantwoording opgenomen financiële stromen een feitelijke weergave te zijn van de transacties, de uitgevoerde werkzaamheden en de gebeurtenissen in het verslagjaar. De financiële stromen en de activa en passiva in de financiële overzichten dienen te worden verantwoord met inachtneming van de waarderingsgrondslagen zoals opgenomen in bijlage 1.

3.3. Rechtmatigheid

Rechtmatigheid in algemene zin wil zeggen dat de verantwoordingsinformatie in overeenstemming is met de geldende wet- en regelgeving.

Afhankelijk van de financiële dimensie van het rechtmatigheidsbegrip kan onderscheid worden gemaakt tussen financiële rechtmatigheid en procedurele rechtmatigheid. Bij financiële rechtmatigheid hebben handelingen en beslissingen van een organisatie directe financiële gevolgen. De rechtmatige uitvoering van taken is direct gekoppeld aan de financiële stromen. Bij procedurele rechtmatigheid heeft de rechtmatige uitvoering van taken in beginsel geen financiële dimensie5Met uitzondering van gevallen waarbij een procedurele rechtmatigheid wel gekoppeld kan worden aan een specifieke stroom en derhalve (direct) leidt tot een financiële onrechtmatigheid.. De uitvoering van deze taken kan niet direct worden gekoppeld aan een financiële stroom, maar kan op een later moment in de tijd wel een financiële consequentie met zich meebrengen. Het betreffen bepaalde procedurele (tussen)prestaties en/of inspanningsverplichtingen die het CAK moet leveren om te komen tot een juiste, volledige en tijdige eindprestatie richting de cliënt, de fondsen, gemeenten, VWS of zorgaanbieders.

Het CAK dient zich in de bestuurlijke toelichting (als onderdeel van de matrix bestuurlijke verantwoording) te verantwoorden over bijzonderheden die hieromtrent mogelijk hebben gespeeld of nog spelen bij de verschillende wettelijke regelingen en taken. Het CAK dient zich in ieder geval te verantwoorden over de uitvoering door het CAK met betrekking tot:

Het betreffen hier puur de taken die onder de directe verantwoordelijkheid en binnen de invloedsfeer van het CAK vallen. Het tijdigheidsaspect is bij deze taken in de uitvoering door het CAK van groot belang, gelet op de mogelijke latente nadelige financiële consequentie voor onder andere een cliënt en/of een gemeente en/of een fonds en/of een zorgaanbieder.

Bij de rechtmatige uitvoering van taken kan voor de daarbij gebruikte gegevens onderscheid worden gemaakt tussen directe verantwoordelijkheid en gebruikersverantwoordelijkheid.

Bij directe verantwoordelijkheid is het CAK geheel verantwoordelijk voor de uitkomsten van een proces en moet de organisatie instaan voor de volledigheid, juistheid en tijdigheid van de daarmee samenhangende uitkomsten of informatie.

Bij gebruikersverantwoordelijkheid moet het CAK ook zorgen voor de juiste, volledige en tijdige uitvoering van een bepaald proces en is de organisatie verantwoordelijk voor de uitkomsten daarvan. Het CAK mag echter uitgaan van de betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid en tijdigheid) van de gegevens die derden aanleveren. Op de betrouwbaarheid van deze gegevens hoeft de organisatie zelf geen controle uit te voeren. Voorbeelden hiervan zijn gegevens die door en/of namens de zorgaanbieders, Wlz-uitvoerders, gemeenten, indicatieorganen, de Belastingdienst, de Sociale Verzekeringsbank (SVB), het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) of Zorginstituut Nederland aan het CAK worden verstrekt.

Als voorwaarde hierbij geldt dat de aanleverings- en (opvraag)procedures en de ingerichte infrastructuur van het CAK (technisch) goed functioneren, zodat deze procedures en infrastructuur in voldoende mate waarborgen dat gegevens beschikbaar zijn voor de eigen administratie van het CAK en geen problemen veroorzaken die de uitvoering van de wettelijke taken door het CAK belemmeren of vertragen.

3.4. Fouten en onzekerheden

Uitgangspunt is dat het CAK alle fouten en onzekerheden in het verslagjaar uitzoekt, oplost en indien mogelijk corrigeert. Ongecorrigeerde fouten en onzekerheden dienen in het eerstvolgende verslagjaar alsnog opgevolgd te worden teneinde deze onzekerheden en fouten op te heffen. Wanneer geen correctie heeft plaatsgevonden moet het CAK dit duidelijk motiveren. Dit geldt ook voor fouten en/of onzekerheden uit voorgaande jaren die nog niet zijn afgewikkeld. Indien het CAK om een bepaalde reden onvoldoende of niet de geschikte informatie kan verkrijgen, doet het CAK opgave van de verhindering, tenzij het een verhindering in een financieel stroom betreft waarvoor gebruikersverantwoordelijkheid geldt. In dit geval licht het CAK een (mogelijk) geïmporteerde fout of onzekerheid toe in de bestuurlijke verantwoording. Over het algemeen is het, voor een adequate onderbouwing van het rechtmatigheidsoordeel van de accountant noodzakelijk dat het CAK mogelijke fouten en onzekerheden zoveel mogelijk kwantificeert. Saldering van fouten of onzekerheden met betrekking tot een getrouw beeld of een rechtmatigheid is niet toegestaan.

Geconstateerde procedurele (niet financiële) rechtmatigheidsfouten en/of onzekerheden, die niet te kwantificeren zijn, worden separaat verantwoord door het CAK met een toelichting op de oorzaak, het plan van aanpak richting de oplossing en de werkwijze om dit in het vervolg te voorkomen.

4. Rechtmatigheidskader

4.1. Inleiding

Gelet op de diversiteit van de regelingen is het rechtmatigheidskader onderverdeeld naar de desbetreffende wettelijke regelingen en taken die het CAK uitvoert. Als bij de uitvoering van deze wettelijke regelingen en taken en daarover afgelegde verantwoording wordt voldaan aan de relevante bepalingen uit de geldende wet- en regelgeving, dan zijn de daaruit voortvloeiende financiële stromen als rechtmatig aan te merken.

4.2. Financiering van de Wlz-erkende instellingen

Het CAK heeft de taak om betalingen te verrichten in opdracht van en namens de Wlz-uitvoerders/zorgkantoren of het Zorginstituut in de hoedanigheid van landelijk betaalkantoor. Het CAK is verantwoordelijk voor de juiste, volledige en tijdige uitvoering van de opdrachten die het ter uitvoering heeft ontvangen. Ten aanzien van het de ontvangen opdrachten geldt de gebruikersverantwoordelijkheid. De Wlz-uitvoerder geeft uitdrukkelijk aan dat het CAK de betalingen namens de Wlz-uitvoerders/zorgkantoren of het Zorginstituut verricht.

Het begrip rechtmatigheid speelt pas een rol vanaf het ontvangen van de opdrachten. Het CAK voert de taak van betaalkantoor rechtmatig uit als de ontvangen betaalopdrachten volledig, juist en tijdig worden uitgevoerd en als de afrekeningen van de verrichte betalingen met het Flz volledig, juist en tijdig plaatsvinden.

Het begrip rechtmatigheid wordt geconcretiseerd door de invulling van de begrippen volledigheid, juistheid en tijdigheid:

Tegenover de uitgevoerde betaalopdrachten staan de afrekeningen met het Flz. Hiervoor worden identieke rechtmatigheidsnormen gehanteerd als voor de afwikkeling van betaalopdrachten, dat wil zeggen dat de afrekeningen volledig, juist en tijdig moeten plaatsvinden.

4.3. Eigenbijdrageregeling Wlz

Het CAK heeft per 1 januari 2015 als taak het vaststellen, opleggen, innen en afdragen van de eigen bijdragen voor de Wlz en het namens een Wlz-uitvoerder/zorgkantoor of het Zorginstituut verrichten van betalingen aan zorgaanbieders. Binnen de Wlz wordt onderscheid gemaakt in de eigen bijdrage voor enerzijds (1) verblijf in een instelling, (2) volledig pakket thuis (vpt), (3) persoonsgebonden budget (pgb) en anderzijds het (4) modulair pakket thuis (mpt).