Onderzoeksprotocol Huis voor Klokkenluiders

Het bestuur van het Huis voor klokkenluiders heeft op 15 maart 2021 dit onderzoeksprotocol vastgesteld, met de Wet Huis voor klokkenluiders van 14 april 2016 als basis en in navolging van wat in artikel 3h van die wet is bepaald.

Naar aanleiding van de inwerkingtreding van de Wet bescherming klokkenluiders (hierna: wet) is dit protocol aangepast op 19 december 2023. De aanpassingen zien vooral op de definitie misstand.

Het Huis voor klokkenluiders (hierna: het Huis) is bedoeld voor personen in Nederland1De Wet bescherming klokkenluiders geldt niet in Caribisch Nederland (Bonaire Sint Eustatius, Saba); in de Wet bescherming klokkenluiders is geen expliciete bepaling opgenomen waardoor de wet van toepassing zou zijn in Caribisch Nederland. die melding willen doen van (een redelijk vermoeden van) een werkgerelateerde misstand. Het Huis draagt bij aan een betere bescherming van melders, degene die een melder bijstaat en de betrokken derde. Dit doet het Huis door het geven van advies, het doen van onderzoek en door organisaties te stimuleren hun integriteit te bewaken.

De afdeling Onderzoek van het Huis kan, na een positieve beoordeling van de onderzoekstoets2Uit artikel 3a, derde lid, onderdeel a, van de Wet bescherming klokkenluiders volgt dat de afdeling Onderzoek tot taak heeft te beoordelen of een verzoek om een onderzoek in behandeling kan worden genomen met inachtneming van de criteria uit artikel 6 van de Wet bescherming klokkenluiders., onderzoek verrichten naar een vermoeden van een misstand. Ook kan de afdeling Onderzoek van het Huis onderzoek doen naar de bejegening van de melder van een vermoeden van een misstand.

De onderzoekstaak van de afdeling Onderzoek van het Huis wordt in artikel 3a, derde lid, van de wet als volgt beschreven:

Indien er een schijn van belangenverstrengeling kan ontstaan bij de behandeling van een onderzoek, zal de medewerker van het Huis dit onverwijld aan de voorzitter van het Huis moeten melden. De voorzitter beslist dan per geval of de betreffende medewerker zich om deze reden van deelneming aan het onderzoekstraject onthoudt. Dit is geregeld in artikel 3g van de wet. In dit artikel wordt ook een aantal voorbeelden gegeven van situaties van belangenverstrengeling.

Van het bestuurslid onderzoek wordt in het geval van belangenverstrengeling verwacht dat deze zich onthoudt van deelneming aan het onderzoek. Dit is geregeld in artikel 3f van de wet.

In dit onderzoeksprotocol beschrijft het Huis de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de onderzoekstaak. Hiermee verschaft het Huis inzicht in de werkwijze van de afdeling Onderzoek en draagt het bij aan de transparantie van de organisatie.

Toekomstige wijzigingen van de wet en de ervaringen die de afdeling Onderzoek de komende jaren opdoet met de hier beschreven werkwijze, in samenhang met de missie en visie van het Huis, kunnen aanleiding zijn om dit onderzoeksprotocol op delen te herzien. Het onderzoeksprotocol zal dan opnieuw worden vastgesteld door het bestuur van het Huis en worden gepubliceerd in de Staatscourant.

1. Uitgangspunten

Onderzoek door het Huis kan betrekking hebben op een vermoeden van een misstand. Dit noemt het Huis een misstandonderzoek.

Onderzoek door het Huis kan ook betrekking hebben op de manier waarop een melder die het vermoeden van een misstand heeft gemeld, behandeld is door de werkgever. Dit noemt het Huis een bejegeningsonderzoek.

Het Huis doet in beginsel onderzoek op verzoek van een melder. Vanaf het moment van het verzoek wordt gesproken van een verzoeker.

Onderzoek door het Huis is gericht op het reconstrueren van de feiten aan de hand van (onder meer) ingediende stukken en (getuigen)verklaringen. Het onderzoek wordt onafhankelijk en objectief uitgevoerd. Dat betekent dat het Huis zelfstandig op basis van de verzamelde onderzoeksgegevens tot een eigen oordeel komt. De doorlooptijd van een onderzoek is afhankelijk van de aard en omvang van het onderzoek. Het Huis streeft ernaar om het onderzoek binnen één jaar af te ronden.

Er zijn situaties denkbaar waarin van dit onderzoeksprotocol wordt afgeweken wanneer de omstandigheden een andere benadering vergen.3Het Huis kan dan kiezen voor een andere oplossingsrichting of een andere vorm van onderzoek. Het Huis zal in dergelijke gevallen de verzoeker en de werkgever hierover vooraf inlichten.

Het Huis volgt het vertaalbeleid van de overheid en communiceert in principe in de Nederlandse taal. Indien het verzoek om onderzoek wordt ingediend in een andere taal en een vertaling voor een goede behandeling van het verzoek noodzakelijk is, kan verzoeker worden gevraagd zorg te dragen voor een vertaling.

2. Onderzoek door afdeling Onderzoek van het Huis

2.1. Misstandonderzoek

Bij een misstandonderzoek wordt een onderscheid gemaakt tussen de verzoeker en zijn melding. Met het doen van een verzoek dat tot een misstandonderzoek leidt, draagt de verzoeker de melding over aan het Huis. Wanneer een verzoeker na de start van een misstandonderzoek het verzoek wil intrekken, dan willigt het Huis dit verzoek niet zonder meer in. Zwaar weegt hierbij of het maatschappelijk belang voortzetting van het onderzoek vergt.

Het onderscheid tussen verzoeker en melding is van belang voor het onafhankelijk kunnen uitvoeren van onderzoek.

Het Huis kan op eigen initiatief een misstandonderzoek starten naar aanleiding van een of meerdere adviesvragen die bij de afdeling Advies binnenkomen.4Uit artikel 3a, derde lid, onderdeel c, van de Wet bescherming klokkenluiders volgt dat het Huis de afdeling Onderzoek de taak heeft een onderzoek in te stellen naar het vermoeden van een misstand naar aanleiding van een of meerdere adviesaanvragen, met inachtneming van artikel 3k, derde lid, en artikel 6, eerste lid. In dergelijke gevallen zal het Huis voor zover van toepassing dezelfde uitgangspunten hanteren als bij een misstandonderzoek naar aanleiding van een verzoek van een melder.

2.2. Bejegeningsonderzoek

Bij een bejegeningsonderzoek is de verzoeker een direct belanghebbende. Dat brengt, anders dan bij een misstandonderzoek, een op onderdelen meer betrokken rol van de verzoeker met zich mee. In het onderdeel “Onderzoek in de praktijk” worden deze verschillen nader uitgelegd.

2.3. Geen belangenbehartiging, wel oog voor ongelijke verhoudingen

De bij het onderzoek betrokken partijen hebben geen zeggenschap over de invulling, reikwijdte en uitkomsten van het onderzoek. Het Huis voert de regie en houdt hierbij rekening met mogelijk ongelijke verhoudingen tussen de betrokkenen.

2.4. Menselijke maat en transparantie

Het Huis houdt de menselijke maat ten aanzien van alle betrokkenen bij het onderzoek steeds in het oog. Een onderzoek kan immers veel impact hebben op een verzoeker die een onderzoek wil laten instellen en op een werkgever.

Daarbij is duidelijke en transparante communicatie over het onderzoeksproces richting de betrokken partijen belangrijk. Het Huis houdt de verzoeker en de werkgever regelmatig (op procesniveau) op de hoogte van de voortgang van het onderzoek.

3. Onderzoek in de praktijk

3.1. Wanneer wordt een verzoek in behandeling genomen?

Het Huis beoordeelt of een verzoek voldoet aan de wettelijke eisen en of het verzoek in behandeling kan worden genomen. Deze beoordeling wordt de onderzoekstoets genoemd. Het gaat hierbij onder meer om:

In het kader van de beoordeling van het verzoek, kan het Huis (na overleg en met instemming van de verzoeker) contact leggen met andere partijen zoals toezichthouders en/of inspectiediensten.

Als het Huis beslist dat het verzoek in behandeling wordt genomen en het onderzoek wordt gestart, dan informeert het Huis de verzoeker en de werkgever over het onderzoek. De werkgever wordt door het Huis pas ingelicht over de identiteit van de verzoeker, nadat de verzoeker daarmee heeft ingestemd.

3.2. De uitvoering van een misstand- en bejegeningsonderzoek

De twee typen onderzoeken die het Huis uitvoert -- misstandonderzoek en/of bejegeningsonderzoek – worden grotendeels op dezelfde manier uitgevoerd. Toch zijn er enkele belangrijke verschillen, die vooral te maken hebben met de relatie tussen de verzoeker en de onderzoeksvragen. Hieronder wordt eerst ingegaan op de belangrijkste stappen tijdens de uitvoering van een misstandonderzoek. Vervolgens komt het bejegeningsonderzoek aan bod.

Zoals uit het voorgaande blijkt zijn er enkele verschillen tussen het uitvoeren van een misstandonderzoek en een bejegeningsonderzoek. De reden hiervan is dat bij een bejegeningsonderzoek de (behandeling van de) verzoeker zelf het hoofdonderwerp van het onderzoek vormt. Bij een misstandonderzoek draait het om de misstand en niet om de verzoeker. Dit onderscheid is gemaakt om de last van de schouders van de verzoeker te halen. Bij een bejegeningsonderzoek wordt de verzoeker daarom, evenals de werkgever, betrokken bij het opstellen van de (concept-)onderzoeksvragen. Ook het feitenrelaas wordt bij een bejegeningsonderzoek altijd aan de werkgever én de verzoeker gestuurd, met het verzoek om een reactie te geven op de volledigheid en juistheid van de beschreven feiten.

Tot slot kan een verzoeker na de start van een bejegeningsonderzoek zijn verzoek tot het onderzoek alsnog intrekken. Het Huis zal dan, mede gelet op de redenen voor het intrekkingsverzoek en de fase waarin het onderzoek zich bevindt, bepalen of het onderzoek (al dan niet) wordt voortgezet. Bij een misstandonderzoek ligt dat anders. Als een verzoeker zijn verzoek om een misstandonderzoek intrekt, dan zal het Huis het onderzoek in beginsel voortzetten (zie par 2.1).

Het kan voorkomen dat het Huis zowel onderzoek doet naar een (vermoeden van een) misstand én de wijze waarop de verzoeker door de werkgever is behandeld. In die gevallen wordt door het Huis zoveel mogelijk de hierboven beschreven procedures aangehouden. Dit betekent bijvoorbeeld dat een verzoeker in beginsel wel de onderzoeksvragen en het feitenrelaas krijgt voorgelegd voor zover het gaat om zijn bejegening, maar (in beginsel) niet het feitenrelaas voor zover het gaat om de misstand.

3.3. Beëindiging van het onderzoek

Het Huis kan na zorgvuldige afweging van belangen bepalen dat een onderzoek wordt stopgezet of dat een voorgenomen onderzoek niet wordt uitgevoerd.8Artikel 6, derde lid, geeft de afdeling Onderzoek de mogelijkheid om een onderzoek niet voort te zetten in bepaalde gevallen. Dat kan het geval zijn wanneer een verzoeker onvoldoende meewerkt aan een zorgvuldig verloop van het onderzoek of dat een verzoeker de vertrouwelijkheid niet in acht neemt. Het Huis weegt het maatschappelijk belang bij het stopzetten of voortzetten uiteraard mee, in het bijzonder ook bij misstandonderzoeken.

Ook kan een reden voor beëindiging zijn dat het Huis op basis van nieuwe inzichten of feiten concludeert dat er onvoldoende gronden zijn voor het voortzetten van een onderzoek of het uitvoeren van een voorgenomen onderzoek.

4. Interne samenwerking

De afdeling Advies van het Huis verleent advies en ondersteuning aan (potentiële) melders, degene die de melder bijstaat of een betrokken derde door te informeren, voor te lichten en waar mogelijk door te verwijzen, en heeft daarmee een andere taak dan de afdeling Onderzoek. De afdeling Onderzoek heeft geen toegang tot gegevens die bij de afdeling Advies berusten. Dit geldt ook andersom: de afdeling Advies heeft geen toegang tot gegevens die bij de afdeling Onderzoek berusten. Er wordt tussen de afdelingen Advies en Onderzoek geen informatie gedeeld, tenzij een verzoeker schriftelijk verklaart daartegen geen bezwaar te hebben. In dergelijke gevallen kunnen de afdeling Onderzoek en de afdeling Advies in overleg treden.

Binnen het Huis is tevens regelmatig overleg tussen de afdelingen Onderzoek, Advies en Kennis en Preventie en binnen het bestuur over de interpretatie van (wettelijke) begrippen, de methoden van onderzoek en de van de verschillende soorten onderzoeken te verwachten resultaten, trends en ontwikkelingen in adviesverzoeken, de signalering daarvan ten behoeve van derden en voor algemene voorlichting en informatieverschaffing. In overlegsituaties wordt de identiteit van verzoekers om onderzoek niet bekend gemaakt.

5. Afstemming met andere instanties

Een onderzoek door het Huis naar aanleiding van een melding van een misstand kan samenlopen met strafrechtelijke onderzoeken. Zowel het OM als het Huis hebben zelfstandige wettelijke verantwoordelijkheden en bevoegdheden waarbij, naast het algemeen belang, ook de belangen van melders, slachtoffers en anderen een rol spelen. In beide onderzoeken kunnen vergaande bevoegdheden worden toegepast. Het is voorzienbaar dat deze onderzoeken zich bij samenloop, in ieder geval deels, op dezelfde aspecten zullen richten. Het is daarom gewenst dat in voorkomende gevallen, met het oog op afstemming, overleg plaatsvindt tussen OM en het Huis, met inachtneming van die eigen verantwoordelijkheid en de toepasselijke wettelijke kaders. Het Huis en het OM hebben in een afstemmingsprotocol afspraken gemaakt over samenwerking en informatie-uitwisseling die zien op die gevallen waarin door beide instanties een onderzoek wordt ingesteld naar eenzelfde voorval.

Het Huis kan zijn werkzaamheden in het kader van een onderzoek afstemmen met andere instanties. Samenwerkingsprotocollen met andere instanties worden gepubliceerd op de website van het Huis.