Regeling van de Minister van Justitie en Veiligheid en de Minister voor Rechtsbescherming van 31 januari 2024, nr. 3337747, tot vaststelling van formulieren voor het verstrekken van gegevens en bescheiden alsmede voor de bevindingen van het eigen onderzoek op grond van de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Regeling Bibob-formulieren 2024)

Gelet op artikel 7a, vijfde lid, van de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur;

Besluiten:

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

• bevoegde instantie: een bestuursorgaan of een rechtspersoon met een overheidstaak die bevoegd is om de Wet Bibob toe te passen;

• Bibob-rechtshandeling: een rechtshandeling met de overheid, te weten een beschikking, overheidsopdracht of vastgoedtransactie als bedoeld in artikel 1, eerste lid, van de Wet Bibob, waarop de Wet Bibob wordt toegepast;

• Bibob-vragenformulier: een formulier als bedoeld in artikel 2;

• formulier bevindingen eigen onderzoek: een formulier als bedoeld in artikel 3;

• vragenlijst: een vragenlijst als bedoeld in artikel 4;

• Wet Bibob: Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur.

Artikel 2

Het formulier voor het verstrekken van gegevens en bescheiden, bedoeld in artikel 7a, tweede en derde lid, van de Wet Bibob, wordt vastgesteld overeenkomstig bijlage 1 bij deze regeling.

Artikel 3

Het formulier voor de bevindingen van het eigen onderzoek, bedoeld in artikel 7a, vierde lid, van de Wet Bibob, wordt vastgesteld overeenkomstig bijlage 2 bij deze regeling.

Artikel 4

Artikel 5

Artikel 6

• a. de bevoegde instantie dit noodzakelijk acht ter verbetering van de communicatie met de betrokkene;

• b. de bevoegde instantie daarmee van de betrokkene niet meer gegevens of bescheiden verlangt dan op grond van het Bibob-vragenformulier van de betrokkene zouden worden verlangd; en

• c. de strekking van de vragen in de vragenlijst niet inhoudelijk anders wordt ten opzichte van de vragen uit het Bibob-vragenformulier.

• a. het Bureau dit noodzakelijk acht ter verbetering van de communicatie met de bevoegde instanties;

• b. het Bureau daarmee van de bevoegde instanties niet meer gegevens of bescheiden verlangt dan op grond van het formulier bevindingen eigen onderzoek van de bevoegde instanties zouden worden verlangd; en

• c. de strekking van de vragen in de vragenlijst niet inhoudelijk anders wordt ten opzichte van de vragen uit het formulier bevindingen eigen onderzoek.

Artikel 7

Tot 1 augustus 2024 is het de bevoegde instantie en het Bureau toegestaan vragenlijsten te gebruiken overeenkomstig de Regeling Bibob-formulieren.

Artikel 8

De Regeling Bibob-formulieren wordt ingetrokken.

Artikel 9

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 februari 2024.

Artikel 10

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling Bibob-formulieren 2024.

Bijlage 1. Het Bibob-vragenformulier

1. Inleiding en uitleg

Dit is het Bibob-vragenformulier. De Wet Bibob staat voor 'Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur'. Volgens deze wet mogen wij de achtergrond onderzoeken van ondernemingen en personen die bij ons bepaalde vergunningen of andere beslissingen hebben aangevraagd of van ons hebben verkregen. Met ‘wij’ bedoelen we in dit formulier het bestuursorgaan of de rechtspersoon met een overheidstaak voor wie dit formulier moet worden ingevuld. Het formulier moet worden ingevuld door de betrokkene. Wie dit is, staat in de uitleg van juridische begrippen in het hoofdstuk hierna.

Hoe werkt dit formulier?

Er is een aanvraag gedaan voor bijvoorbeeld een vergunning of een subsidie of er wordt met ons een overeenkomst aangegaan over vastgoed of een overheidsopdracht. Daarom willen wij een Bibob-onderzoek doen. Hiervoor moet dit Bibob-formulier worden ingevuld. Het formulier bestaat uit drie delen:

Alle juridische begrippen die in deel twee worden uitgelegd zijn in de tekst schuingedrukt.

Het is belangrijk dat de vragen volledig, correct en naar waarheid worden ingevuld. Ook moeten de juiste documenten worden meegestuurd. Lees dit Bibob-vragenformulier dus goed.

De Minister van Justitie en Veiligheid en de Minister voor Rechtsbescherming hebben dit formulier vastgesteld volgens artikel 7a, vijfde lid, van de Wet Bibob.

Wie vult dit formulier in?

De betrokkene moet dit formulier invullen en ondertekenen.

Let op:Zijn er meerdere betrokkenen? Dan moeten alle betrokkenen een eigen Bibob-vragenformulier invullen.

Wat gebeurt er als de vragen niet of niet goed worden ingevuld of de gevraagde documenten ontbreken?

Als de vragen in dit formulier niet of niet goed worden ingevuld of de gevraagde documenten ontbreken kan het volgende gebeuren:

Wat gebeurt er als met opzet verkeerde informatie wordt gegeven?

Worden de vragen met opzet verkeerd beantwoord? Dan kunnen wij beslissen om te doen wat hierboven staat bij ‘Wat gebeurt er als de vragen niet of niet goed worden ingevuld of de gevraagde documenten ontbreken?’ Ook kan er dan een straf worden opgelegd. Wij en het Landelijk Bureau Bibob kunnen namelijk aangifte doen bij de politie voor bijvoorbeeld valsheid in geschrifte, zoals staat in artikel 225 van het Wetboek van Strafrecht.

Let op: Documenten die worden meegestuurd moeten rechtsgeldig zijn en in het Nederlands. Ook willen wij de antwoorden in het Nederlands krijgen.

Is informatie eerder al aan ons gegeven?

Het kan dat volgens dit formulier informatie moet worden gegeven die al eerder door de betrokkene is gegeven.

Er mag worden verwezen

In de antwoorden mag worden verwezen naar documenten die met dit formulier moeten worden meegestuurd.

Past het antwoord niet op het formulier?

Als het antwoord niet in de antwoordruimte past (bijvoorbeeld omdat informatie over meerdere (rechts)personen moet worden ingevuld), dan kan een extra lege pagina worden toegevoegd. Hierop kan dan de vraag verder worden beantwoord. Vervolgens kan de ‘bijlage’ een nummer gegeven worden, zodat duidelijk kan worden verwezen in de antwoordruimte.

Hulp bij het invullen van dit formulier

Als er hulp nodig is kan contact worden opgenomen met het bestuursorgaanof de rechtspersoon met een overheidstaak voor wie dit formulier moet worden ingevuld. Vragen kunnen gerust gesteld worden, want het is belangrijk dat het formulier goed wordt ingevuld.

Als sprake is van een overheidsopdracht: de relatie met de eigen verklaring

Als de betrokkene een gegadigde of onderaannemer voor een overheidsopdracht is, dan zijn sommige vragen in dit formulier al beantwoord in de ‘eigen verklaring’. Op basis van artikel 2.85, tweede lid, van de Aanbestedingswet 2012 mag de rechtspersoon met een overheidstaak deze vragen niet nog een keer stellen voor het Bibob-onderzoek. Deze vragen worden door het bestuursorgaan of de rechtspersoon met een overheidstaak uit het Bibob-vragenformulier verwijderd. Als het Bibob-onderzoek ziet op een overheidsopdracht die al is aangegaan, dan mogen alle vragen worden gesteld.

2. Uitleg van juridische begrippen in dit formulier

In het Bibob-vragenformulier staat een aantal juridische begrippen. Ze zijn schuingedrukt. Hieronder staat wat ze betekenen.

Let op: De natuurlijke personen hieronder kunnen soms ook uiteindelijk zeggenschaphebbende zijn.

Let op: Gaat het om een buitenlandse onderneming? Dan zijn de uiteindelijk zeggenschaphebbenden vaak de mensen met een functie die veel lijkt op die van aandeelhouder. Bijvoorbeeld mensen die aandeelhouder zijn van een Engelse limited company of van een Belgische besloten vennootschap (bv).

3. De lijst met vragen die moet worden beantwoord

Hieronder staan de vragen van het Bibob-vragenformulier. Ze zijn verdeeld in drie hoofdstukken: algemene vragen voor alle rechtshandelingen, extra vragen voor een aantal rechtshandelingen en een handtekening. Tip:houd ‘de uitleg van juridische begrippen’ (deel 2) bij de hand. De woorden die schuingedrukt zijn, kunnen hierin worden opgezocht.

Algemene vragen voor alle rechtshandelingen

Identificatie betrokkene

Wijze van de financiering

Leidinggevenden

Zeggenschaphebbenden

Ondergeschikten en nevengeschikten

Vermogensverschaffers

Andere vragen over de financiële situatie

Strafrechtelijk en bestuursrechtelijk optreden

Locatie en inventaris van de onderneming

Vragen over specifieke Bibob-rechtshandelingen

Voor alle beschikkingen

Voor subsidies

Voor ondernemingen met speelautomaten

Voor omgevingsvergunningen

Let op:Als u een wijziging van een omgevingsplan aanvraagt om activiteiten zonder omgevingsvergunning te kunnen uitvoeren, dan zien wij die aanvraag als een aanvraag voor een omgevingsvergunning. U moet de vragen die over een omgevingsvergunning gaan dan beantwoorden.

Voor overheidsopdrachten

Algemene vragen voor alle overheidsopdrachten

Uitsluitingsgronden

Voor vastgoedtransacties

Algemene vragen voor alle vastgoedtransacties

Handtekening

De persoon die dit formulier ondertekent, verklaart het volgende:

Naam betrokkene:

Naam ondertekenaar:

Functie:

Datum waarop u ondertekent:

Plaats waar u ondertekent:

Handtekening:

Bijlage 2. Formulier bevindingen eigen onderzoek

I. Instructie

Dit formulier is op grond van artikel 7a, vijfde lid, van de Wet Bibob vastgesteld door de Minister van Justitie en Veiligheid en de Minister voor Rechtsbescherming. Dit formulier is bedoeld om de bevindingen van het eigen onderzoek van bestuursorganen en rechtspersonen met een overheidstaak in het kader van de Wet Bibob vast te leggen en vervolgens aan het Landelijk Bureau Bibob (LBB) kenbaar te maken.

Invulwijzer

Dit formulier is exclusief bedoeld voor bestuursorganen en rechtspersonen met een overheidstaak. Het moet alleen ingevuld worden als sprake is van een adviesaanvraag op grond van de Wet Bibob.

Het kan voorkomen dat een antwoord niet past in de gegeven antwoordruimte. In dat geval dient u de gevraagde gegevens te vermelden op een bijlage die u bij dit formulier voegt en dient u naar die bijlage te verwijzen.

Bij sommige vragen wordt, afhankelijk van het antwoord, verzocht om bepaalde informatie of documenten te overleggen. Na vraag ‎‎15 vindt u volledigheidshalve een overzicht van alle ten behoeve van een complete adviesaanvraag aan het LBB te verstrekken gegevens en bescheiden, waaronder de betreffende informatie en documenten.

Het kan voorkomen dat de gevraagde informatie in bijgevoegde documenten eenduidig wordt beschreven. Als dat het geval is volstaat het om naar die documenten te verwijzen.

Geef bij vragen ‎12 en ‎13 ook telkens aan uit welke bron de vermelde gegevens komen.

Bij vraag ‎‎15 wordt gevraagd naar een beschrijving van de rol. Hier geeft u aan wat de relatie is van de betreffende persoon tot de betrokkene. Dit kunnen bijvoorbeeld de (direct/indirect) zeggenschaphebbende, de (direct/indirect) leidinggevende, de leidinggevende in de inrichting, de verstrekker van een geldlening of de verhuurder van het vestigingspand zijn. Uitsluitend relaties als bedoeld in artikel 3, vierde lid, van de Wet Bibob zijn van belang. Verstrek ook de documenten waaruit u het (vermoeden van het) bestaan van de beschreven rollen hebt afgeleid. Indien u twijfelt over de vermelding van een (rechts)persoon, kunt u contact op nemen met uw RIEC, het LBB of de website www.justis.nl raadplegen.

Tot slot vindt u hierna een hoofdstuk ‘Toelichting’. Daarin wordt de betekenis van de begrippen (uiteindelijk) zeggenschaphebbende en (uiteindelijk) leidinggevende uitgelegd.

Heeft u nog vragen?

Als u vragen heeft over dit formulier, dan kunt u tijdens kantooruren bellen met het LBB op 088 – 998 22 50. Voor meer informatie kunt u ook kijken op www.justis.nl.

II. Toelichting

In het Formulier bevindingen eigen onderzoek worden enkele specifieke termen gebruikt. Hieronder volgt een uitleg van hun betekenis.

Uiteindelijk zeggenschaphebbende

De Wet Bibob spreekt van direct zeggenschap hebben en indirect zeggenschap hebben. Voor een beoordeling op grond van de Wet Bibob is het van belang om te weten wie de uiteindelijke zeggenschaphebbenden zijn (geweest). Met uiteindelijk zeggenschaphebbende wordt hier gedoeld op de natuurlijke perso(o)n(en) die direct of indirect zeggenschap uitoefenen/uitoefent over de betrokkene. Als sprake is van een keten van zeggenschap hebbende (rechts)personen, gaat het over de natuurlijke perso(o)n(en) die bovenaan die keten staat/staan.

Gezien de variatie in zeggenschapsstructuren is het niet mogelijk om hier een uitputtende opsomming te geven van alle mogelijke uiteindelijk zeggenschaphebbenden. Hieronder volgen voorbeelden met betrekking tot de meest voorkomende gevallen:

Opmerking: certificaten, pand en vruchtgebruik inzake aandelen

Hierboven worden herhaaldelijk (indirecte) aandeelhouders als uiteindelijk zeggenschaphebbenden aangewezen. Als sprake is van aandelen, kunnen in voorkomende gevallen – afhankelijk van de van kracht zijnde bepalingen omtrent bijvoorbeeld stemrecht en andere bevoegdheden – ook de volgende natuurlijke personen als uiteindelijk zeggenschaphebbende worden aangemerkt:

Opmerking: buitenlandse rechtsvormen

Bij buitenlandse rechtsvormen zijn de uiteindelijk zeggenschaphebbenden doorgaans de natuurlijke personen die een functie vervullen die vergelijkbaar is met één van de hierboven beschreven functies. Het gaat dan bijvoorbeeld over natuurlijke personen die aandeelhouder zijn van een Engelse limited company of een Belgische besloten vennootschap (bv).

Uiteindelijk leidinggevende