Bevoegdhedenregeling COA 2020

Inleiding

In het strategiedocument ‘Veranderend Speelveld’ (januari 2017) heeft het COA vastgelegd op welk wijze aan de uitdagingen van de toekomst het hoofd wordt geboden. Op basis daarvan werkt het COA aan een slagvaardige, robuuste en flexibele organisatie. Dit gebeurt door aanpassing van werkwijzen, door het ontwikkelen van een professionele houding en competenties en door verbetering van de organisatiestructuur.

De nieuwe organisatiestructuur is vastgelegd in een hoofdinrichtingsplan dat vervolgens is doorvertaald naar deelinrichtingsplannen voor de topstructuur en voor de zes nieuwe organisatie-eenheden. Met dit document zijn de bestuursrechtelijke en civielrechtelijke bevoegdheden uit de al bestaande bevoegdhedenregeling in lijn gebracht met de nieuwe inrichting van de organisatie.

De topstructuur van de nieuwe organisatie is gevisualiseerd in onderstaand organogram.

De nieuwe organisatie kent vier managementniveau’s met de bijbehorende bevoegdheidsniveau’s:

Er bestaan twee integrerende besluitvormingsgremia: het bestuur op strategisch niveau en het directieteam op tactisch niveau.

Het bestuur is belast met de dagelijkse leiding van het COA en draagt zorg voor een goede uitvoering van de wettelijke taken, zoals genoemd in de wet COA. Het bestuur bepaalt de missie en visie van het COA en is eindverantwoordelijk voor de (meerjaren)strategie, begroting, als ook voor de toewijzing van de (financiële) middelen en faciliteiten en de voortgang hierop.

In samenwerking met de migratieketen en andere bestuurlijke stakeholders worden de gezamenlijke doelstellingen bepaald en gerealiseerd.

Het directieteam bestaat uit drie directeuren die worden benoemd door het bestuur: een directeur Opvang & Begeleiding, een directeur Vakontwikkeling & -ondersteuning en een directeur Bedrijfsvoering. Het directieteam is verantwoordelijk voor het opstellen en realiseren van het COA jaarplan als vertaling van de strategie en organisatiedoelstellingen. Het directieteam is integraal verantwoordelijk voor de uitvoering van dit jaarplan binnen de eigen directie en collegiaal verantwoordelijk voor de realisatie van het totale COA-jaarplan. De directeuren zijn belast met de dagelijkse aansturing van hun directie en leggen direct verantwoording af aan een bestuurder.

De directie Opvang & Begeleiding (O&B) is verantwoordelijk voor de uitvoeringvan de kerntaken opvang (inclusief verstrekkingen), begeleiding en in-, door-, en uitstroom van bewoners, inclusief logistiek capaciteitsbeheer. Deze uitvoering vindt plaats binnen de door bestuur en directieteam vastgestelde kaders en te realiseren doelstellingen en resultaten. Veelal vindt de opvang en begeleiding plaats op een van de locaties van COA, welke modaliteit deze ook hebben. Ook begeleiding buiten locaties, in het buitenland voor hervestiging en relocatie behoort tot deze directie. O&B is daarmee verantwoordelijk voor alle rechtstreekse contacten met asielzoekers.

De directie V&O is een directie in het primair proces die gericht is op de kwaliteit(sontwikkeling) van opvang en begeleiding op de lange termijn. V&O heeft de taak de strategische richting vanuit het bestuur te vertalen naar tactische en operationele doelstellingen. V&O is verantwoordelijk voor kaderstelling en monitoring voor het behalen van resultaten op kwaliteitsbewaking van begeleiding, professionele ontwikkeling, vakontwikkeling en vernieuwing, projectmanagement en beleidsvorming. V&O vertaalt interne en externe ontwikkelingen (waaronder wet- en regelgeving) naar uitvoeringsbeleid.

De directie Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het ondersteunen en adviseren van haar interne opdrachtgevers en afnemers op het gebied van alle PIOFACH-taken.

De managers van de stafafdelingen leggen verantwoording af aan het bestuur.

Strategie, Bestuur & Omgeving (SBO) richt zich op strategische vraagstukken met een extern, lange termijn en directie-overstijgend karakter, zoals capaciteit, corporate communicatie en omgevingsmanagement., internationaal en informatiemanagement. Binnen deze stafdienst is tevens de ondersteuning van het bestuur gepositioneerd (inclusief CIO-office).

Concerncontrol stelt de organisatie in staat om te kunnen vaststellen wanneer doelen, mijlpalen en successen zijn behaald. Concerncontrol bestaat uit financial control, waarbij het vooral gaat om het formuleren en bewaken van financieel beleid op strategisch niveau en business control (kwaliteitsmanagement).

Audit voert onafhankelijk derdelijns controles/onderzoek uit naar de doeltreffendheid en doelmatigheid van de taakuitvoering van het COA.

Deze bevoegdhedenregeling heeft vier onderdelen.

Deel 1. De algemene bepalingen, uitleg van de bevoegdhedenregeling, terminologie en het overzicht van de bevoegdhedenniveaus (hoofdstuk 1).

Deel 2. De bestuursrechtelijke bevoegdheidsverdeling en mandaten. Dit betreft het nemen van publiekrechtelijke besluiten, waaronder het nemen van beschikkingen en de bevoegdheden bij strafrechtelijke situaties (zie hoofdstuk 2).

Deel 3. De civielrechtelijke bevoegdheidsverdeling en volmachten. Deze hebben betrekking op de operationele gebieden inkoop (hoofdstuk 3), (ver)koop en (ver)huur (hoofdstuk 4), financiën (hoofdstuk 5) en personeel (hoofdstuk 6).

Deel 4. De bevoegdhedentabellen (zie hoofdstuk 7):

1. Algemene kaders en voorschriften

1.1. Algemene bepalingen conform de wettelijke kaders

Bij de uitoefening van zijn taken moet een functionaris vaak besluiten nemen, besluiten goedkeuren of goedkeuring verlenen. De bevoegdheden tot het nemen van dergelijke besluiten of goedkeuringen zijn vastgelegd in deze bevoegdhedenregeling. De bevoegdheden zijn gekoppeld aan functionarissen en zijn het gevolg van de uitoefening van een functie.

Deze bevoegdheden zijn samengevat in de bevoegdhedentabellen.

Het COA verricht zowel civielrechtelijke rechtshandelingen (zoals het aangaan van een overeenkomst) als bestuursrechtelijke rechtshandelingen (het nemen van beschikkingen of publiekrechtelijke besluiten).

Krachtens artikel 8 lid 3 van de Wet COA van 6 november 2013 dient het bestuur in zijn Reglement onder meer te voorzien in regeling van de vervanging van de voorzitter bij diens schorsing of ontstentenis en in regeling van delegatie en mandaat van bevoegdheden van het bestuur.

De Bevoegdhedenregeling COA voorziet in uitvoering van deze opdracht van de wetgever. Zij vindt haar grondslag in artikel 8 lid 3 van de Wet COA en in artikel 2 van het lid 1 van het Reglement voor het bestuur van het COA, waarvan deze regeling deel uitmaakt.

De Bevoegdhedenregeling COA bevat een beschrijving van de bevoegdheden die door het bestuur kunnen worden uitgeoefend en waarvoor mandaat, dan wel volmacht is verleend aan functionarissen binnen het COA. Het bestuur is bevoegd tot vaststelling, wijziging en intrekking van deze bevoegdhedenregeling.

1.2. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als “Bevoegdhedenregeling COA 2020”.

1.3. Vaststelling en inwerkingtreding

Met de inwerkingtreding van deze bevoegdhedenregeling vervalt de Bevoegdhedenregeling COA van 28 juli 2017. Deze Bevoegdhedenregeling COA 2020 is vastgesteld door het bestuur op 4 februari 2020 en treedt in werking met ingang van 1 juli 2020.

1.4. Overige kaders en bepalingen

1.4.1. Belanghebbende

Een bevoegd functionaris is niet bevoegd tot het nemen of ondertekenen van een besluit of overeenkomst waarbij hij zelf belanghebbende is dan wel een persoonlijk belang heeft.

1.4.2. Het verlenen van volmacht of mandaat

Het bestuur heeft de bevoegdheid om binnen het kader van deze bevoegdhedenregeling een volmacht (civielrechtelijke rechtshandelingen) of mandaat (bestuursrechtelijke rechtshandelingen) te verlenen. Medewerkers zijn niet bevoegd om de aan hen in mandaat of volmacht verleende bevoegdheden aan een andere functionaris te verlenen of over te dragen.

Het bestuur verleent mandaat door middel van mandaat per functie. Gemandateerde bevoegdheden mogen alleen door de gemandateerde functionarissen die dit mandaat hebben verkregen, worden uitgeoefend. Bij afwezigheid van een dezer functionarissen dient een andere gemandateerde functionaris die bevoegdheid uit te oefenen. Bevoegdheden middels mandaat verkregen mogen door de desbetreffende functionaris niet aan anderen worden overgedragen.

Het bestuur kan goedkeuring geven voor ondermandaat. Slechts het bestuur is bevoegd tot het toestaan van ondermandaat door een gemandateerde op diens voorstel.

Het bestuur verleent volmacht door middel van volmacht per functie. Deze volmacht heeft betrekking op de overgedragen bevoegdheid en geeft aan, aan welke functie die bevoegdheid is opgedragen. Slechts het bestuur is bevoegd een nieuwe volmacht te verlenen.

Bevoegdheden middels volmacht verkregen, mogen alleen door de gemachtigde functionarissen worden uitgeoefend. Bij afwezigheid van een dezer functionarissen dient een hogere gemachtigde functionaris die bevoegdheid uit te oefenen, of een andere gemachtigde functionaris, zoals omschreven in de vervangingsregeling van deze bevoegdhedenregeling.

Bijzondere volmachten worden op functionarisniveau geregeld. Deze staan niet in de bevoegdhedenregeling en de bevoegdhedentabel. Uitsluitend de voorzitter en het lid van het bestuur hebben de bevoegdheid om binnen het kader van deze bevoegdhedenregeling deze bijzondere volmacht te verlenen, waarbij de senior bedrijfsjurist advies geeft over het bevoegdhedenniveau en de toe te kennen bevoegdheden.

Alle mandaten worden schriftelijk verleend. Bestaande mandaten zijn in de bevoegdhedentabel 1 bij deze Bevoegdhedenregeling COA 2020 samengevat. Het bestuur bevestigt en keurt deze mandaten goed en maakt die tot de zijne. Alle volmachten worden schriftelijk verleend. Bestaande volmachten zijn in de bevoegdhedentabel 2 bij deze Bevoegdhedenregeling COA 2020 samengevat. Het bestuur bevestigt en keurt deze volmachten goed en maakt die tot de zijne. Het bestuur geeft de volmachten en mandaten af en is als enige bevoegd tot herroeping of intrekking van verleende volmachten en mandaten.

1.4.3. Waarneming

Bij *waarneming* in een (hogere) functie krijgt de functionaris de volmachten en (onder)mandaten behorende bij de functie op grond van de specifieke volmacht of het mandaat behorende bij die functie, uitsluitend blijkens de schriftelijke vastlegging in de centrale personeelsadministratie van deze waarneming.

1.4.4. Beheer van volmachten en mandaten

Afdeling Financiën van de directie Bedrijfsvoering voert het beheer en de controle uit over de volmachten en mandaten. Een toegekende bevoegdheid aan een medewerker blijkt uit de combinatie van:

Bij waarneming van een functie aangevuld met de vastlegging in de centrale personeelsadministratie van de waarneming.

1.4.5. Vervangingsregeling

Bevoegdheden mogen door de desbetreffende functionaris *niet* aan anderen worden overgedragen. Vervanging is uitsluitend mogelijk conform de vervangingsregeling.

De vervangingsregeling voor in volmacht afgegeven bevoegdheden luidt als volgt.

Bij afwezigheid van de gemachtigde functionaris dient een andere gemachtigde functionaris die bevoegdheid uit te oefenen conform de vervangingsregeling. Bij afwezigheid/vakantieperioden van een gemachtigde is een naasthogere gemachtigde in de organisatiehiërarchie altijd gevolmachtigd. Daarnaast kent de vervangingsregeling specifieke bepalingen voor de vervanging van gemachtigden. Bij afwezigheid/vakantieperioden van de gemachtigde functionaris aan wie volmacht is verleend, vindt vervanging voor de in volmacht verkregen bevoegdheden volgens de onderstaande bepalingen plaats.

Krachtens artikel 3 lid 3 van het Reglement voor het bestuur van het COA stelt het bestuur vast door wie, de voorzitter, onderscheidenlijk ieder van de andere leden van het bestuur bij reguliere afwezigheid wordt vervangen.

De vervanger van de voorzitter van het bestuur is het lid van het bestuur

Bij afwezigheid/vakantieperioden van de directeur vindt vervanging van in volmacht verkregen bevoegdheden in het kader van deze regeling op horizontaal niveau plaats.

Het uitoefenen van in volmacht verkregen bevoegdheden in het kader van deze regeling bij vervanging bij afwezigheid/vakantieperioden vindt horizontaal plaats op functieniveau binnen dezelfde directie.

Vervanging van de manager SBO vindt plaats door het hoofd Bestuursadvies. De manager concern control en de manager Audit vervangen elkaar onderling.

In mandaat verleende bevoegdheden mogen bij afwezigheid van een gemandateerde functionaris door een andere gemandateerde functionaris worden uitgeoefend.

1.5. Procedure interne beheersing

Naast de civielrechtelijke en bestuursrechtelijke bevoegdheden, ziet het COA toe op de interne beheersing. De interne beheersing heeft betrekking op de rechtmatigheid en doelmatigheid van de uit te voeren handelingen om tot een uiteindelijke rechtshandeling te kunnen komen. Er wordt onderscheid gemaakt tussen de functies beschikken, registreren, controleren en bewaren:

1.6. Overzicht van de bevoegdheden, bevoegdhedenniveaus en lijnmanagers

De tabel met de bevoegdhedenniveaus omvat de functies, die zijn ingedeeld in bevoegdhedenniveaus I t/m V. De functies in bevoegdhedenniveau I t/m IV zijn lijnmanager. Deze en de overige in deze tabel genoemde functies hebben een volmacht op de operationele gebieden inkoop, (ver)koop en (ver)huur, financiën en/of personeel. De verleende volmachten staan in hoofdstuk 3 t/m 6.

*** P-bevoegdheid conform tabel Structurele ondersteuningsmaatregel, zie 6.4.**

** geen P-bevoegdheid

Overzicht 2.Tabel bevoegdhedenniveaus, functies en lijnmanagers

2. Het verlenen van mandaat

2.1. Regelgeving mandaten

Het COA neemt een groot aantal besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht.

Van een publiekrechtelijke rechtshandeling is sprake indien het bestuursorgaan de bevoegdheid tot het handelen ontleent aan een speciaal voor het openbaar bestuur bij of krachtens de wet geschapen bevoegdheid, waarbij de handeling gericht moet zijn op de rechtsgevolg(en). Mandaat = de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan deze besluiten te nemen.

De mandaten zijn toegekend aan een functie. Gemandateerde bevoegdheden mogen alleen door de gemandateerde functionarissen die dit mandaat hebben verkregen, worden uitgeoefend. Bij afwezigheid van een dezer functionarissen dient een andere gemandateerde functionaris die bevoegdheid uit te oefenen. Art. 10:3, lid 3 van de Algemene wet bestuursrecht bepaalt, dat mandaat tot het beslissen van bezwaar aan een ander moet worden verleend dan aan degene die krachtens mandaat in eerste instantie heeft besloten.

Het COA neemt besluiten die voortvloeien uit:

Het COA neemt tevens besluiten die namens de Staatssecretaris van Justitie en Veiligheid gemandateerd zijn, te weten besluiten over, het beslissen op bezwaarschriften en het instellen van (hoger) beroep in zaken die betrekking hebben op:

Het COA neemt daarnaast besluiten ten aanzien van:

De bevoegdheid tot standpuntbepaling over een integriteitsschending valt onder de mandaatregeling en is conform de regeling uitsluitend belegd bij de voorzitter van het bestuur en bij de minister als het één van de bestuursleden betreft.

2.2. Mandaten

De voorzitter van het bestuur is bevoegd om alle voorkomende besluiten te nemen namens het bestuur, uitgezonderd de besluiten die belegd zijn bij het gehele bestuur, en met inachtneming van het in paragraaf 2.1 genoemde artikel 10:3, lid 3 van de algemene wet bestuursrecht en artikel 4 Wijze van besluitvorming van het Reglement voor het bestuur van het COA.

Het bestuur vergadert periodiek, met inachtneming van artikel 4 van het Reglement voor het bestuur van het COA. Het bestuur is bevoegd om alle voorkomende besluiten te nemen, met inachtneming van het in paragraaf 2.1 genoemde artikel 10:3, lid 3 van de algemene wet bestuursrecht.

Het bestuur is conform het Reglement voor het bestuur van het COA bevoegd tot het nemen van besluiten over:

Het lid van het bestuur is bevoegd om alle voorkomende besluiten te nemen namens het bestuur, uitgezonderd de besluiten die belegd zijn bij het gehele bestuur of uitsluitend bij de voorzitter van het bestuur, en met inachtneming van het in paragraaf 2.1 genoemde artikel 10:3, lid 3 van de algemene wet bestuursrecht en artikel 4 van het Reglement voor het bestuur van het COA.

Aan het bestuur wordt door de Staatssecretaris van Justitie en Veiligheid mandaat verleend voor het nemen van besluiten over, het beslissen op bezwaarschriften en het instellen van (hoger) beroep in zaken die betrekking hebben op: – vreemdelingen met rechtmatig verblijf vanwege een lopende procedure en die een beroep doen op overheidsvoorzieningen op grond van humanitaire of medische omstandigheden; – de voorzieningen, het voorzieningenniveau en het opleggen van sancties op de vrijheidsbeperkende- of gezinslocatie.

Aan de directeuren is de bevoegdheid gemandateerd tot:

Aan de directeur Opvang & Begeleiding zijn de bevoegdheden gemandateerd tot:

Aan de directeur Bedrijfsvoering zijn de bevoegdheden gemandateerd tot:

Aan de (adjunct) regiomanagers Opvang & Begeleiding zijn de bevoegdheden gemandateerd tot:

Aan de (adjunct) locatiemanagers zijn de bevoegdheden gemandateerd tot:

Aan (adjunct) locatiemanagers van de vrijheidsbeperkende- of gezinslocatie wordt ondermandaat verleend voor het nemen van besluiten over, het beslissen op bezwaarschriften en het instellen van (hoger) beroep in zaken die betrekking hebben op:

Aan de (adjunct) strategisch adviseur Juridische Zaken en de senior bedrijfsjurist zijn de bevoegdheden gemandateerd tot:

Aan de (adjunct) strategisch adviseur Juridische Zaken en de senior bedrijfsjurist wordt ondermandaat verleend voor het nemen van besluiten over, het beslissen op bezwaarschriften en het instellen van (hoger) beroep in zaken die betrekking hebben op:

Aan de bedrijfsjuristen zijn de bevoegdheden gemandateerd tot:

Aan de bedrijfsjurist wordt ondermandaat verleend voor het nemen van besluiten in zaken die betrekking hebben op:

Aan de juristen zijn de bevoegdheden gemandateerd tot:

Aan de jurist wordt ondermandaat verleend voor het nemen van besluiten in zaken die betrekking hebben op: