Besluit van 14 juni 2024, nr. 2024000297, houdende vaststelling en inwerkingtreding van de Selectielijst van de Tweede Kamer der Staten-Generaal vanaf 5 mei 1945

Op de voordracht van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 7 juni 2024, nr. NA/45956130, afdeling Kennis en Advies (NA);

Gelet op artikel 5, 2e lid, onder a, van de Archiefwet 1995;

Hebben goedgevonden en verstaan:

Artikel 1

De Selectielijst van de Tweede Kamer der Staten-Generaal vanaf 5 mei 1945 wordt vastgesteld zoals deze is opgenomen in de bijlage bij dit besluit.

Artikel 2

De met dit besluit vastgestelde selectielijst vervangt de volgende selectielijst met betrekking tot de Tweede Kamer der Staten-Generaal, welke derhalve komt te vervallen:

• •. Selectielijst van de Tweede Kamer der Staten-Generaal vanaf 5 mei 1945 (Staatscourant 2020, 10766);

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na publicatie in de Staatscourant waarin dit besluit wordt geplaatst en werkt terug tot 5 mei 1945.

Selectielijst. van de Tweede Kamer der Staten-Generaal vanaf 5 mei 1945

Leeswijzer

Deze selectielijst bestaat uit een aantal onderdelen.

In hoofdstuk 1 is de aanleiding, reikwijdte en het afsluiten of intrekken van oude selectielijsten geformuleerd.

Hoofdstuk 2 documenteert de totstandkoming van de selectielijst. Het bevat een verantwoording van de waardering, waarbij de bewaartermijnen van informatie worden vastgelegd. Informatie van permanente waarde is 'blijvend te bewaren'.

Hoofdstuk 3 beschrijft de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de organisatie.

Hoofdstuk 4 vormt het feitelijke ‘hart’ van de selectielijst, namelijk de waarderingen van de processen. De processen zijn beschreven in procesblokken. Voor de indeling van deze procesblokken wordt verwezen naar bijlage 2.

De waardering ‘SA-B’ betekent ‘blijvend bewaren’ en overbrengen naar de archiefbewaarplaats. Het bijhorende nummer verwijst naar het Systeem Analyse – Bewaarcriterium dat van toepassing is. Dit wordt nader uitgelegd in hoofdstuk 2. De waardering ‘V x jaar’ moet (tenzij anders aangegeven) gelezen worden als ‘vernietigen x jaar na sluiting van het desbetreffend dossier’’. Bij sommige processen kan de waardering ‘V x jaar na…’ staan. De vernietigingstermijn start dan na de betreffende aanduiding in de selectielijst.

De producten die genoemd worden in de beschrijving van het proces zijn niet uitputtend. De namen van de producten die een proces oplevert, kunnen namelijk veranderen in de loop der tijd. Daarnaast is het mogelijk dat een proces een product oplevert dat bij het opstellen van de lijst (nog) niet bekend was. Ook kunnen er nieuwe producten ontstaan of juist verdwijnen, bijvoorbeeld door veranderende wet- en regelgeving.

1. Inleiding

Overheidsorganisaties zijn wettelijk verplicht te beschikken over een actuele selectielijst.1Archiefwet 1995, art. 5 en Archiefbesluit 1995, art. 5 Met behulp van een selectielijst selecteert een organisatie overheidsinformatie voor vernietiging of overbrenging naar de archiefbewaarplaats. In een selectielijst is aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging of voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Ook geeft een selectielijst de termijnen aan, waarna vernietiging moet plaatsvinden.

Onder ‘archiefbescheiden’ worden niet alleen papieren documenten verstaan, maar alle bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten.2Archiefwet 1995, artikel 1. Ook digitaal vastgelegde overheidsinformatie valt dus onder de archiefwet- en regelgeving. Te denken valt daarbij aan digitale documenten, databases, websites en uitingen op sociale media.

1.1. Aanleiding

Deze selectielijst is opgesteld omdat een aanpassing in proces 28 nodig was. In de oude selectielijst waren alle petities gewaardeerd als blijvend te bewaren in hun oorspronkelijke vorm. Een deel van de petities bleek echter niet hanteerbaar of veilig te zijn voor het depot van het Nationaal Archief. In deze selectielijst is daarom aan de toelichting bij proces 28 toegevoegd dat het in sommige gevallen mogelijk is foto’s te maken van de petitie en die foto’s over te brengen naar het Nationaal Archief voor blijvende bewaring in plaats van de originele petities.

1.2. Reikwijdte

De Tweede Kamer der Staten-Generaal (verder in de tekst ‘Tweede Kamer’) is een Hoog College van Staat3Binnen de Tweede Kamer worden de beide Kamers der Staten-Generaal als aparte Hoge Colleges van Staat gezien, F. Ketelaar Handboek Archiefrecht, Houten (1996), commentaar bij artikel 23, beschouwt de Staten-Generaal als één HCvS (blz. A23-4). en haar taken vallen daarom geheel onder de werking van de Archiefwet 1995.

De Tweede Kamer heeft een eigen rechtspersoonlijkheid en is daarom de zorgdrager in de zin van de Archiefwet 1995. Het presidium van de Tweede Kamer heeft het beheer van de archieven belegd bij de Griffier van de Tweede Kamer. De Griffier heeft mandaat verleend aan de ambtelijke organisatie tot het uitoefenen van zijn bevoegdheden op het gebied van de archivering. Het presidium houdt toezicht op de wijze waarop de Griffier leiding geeft aan de ambtelijke organisatie. Dit is geregeld in het Reglement van Orde van de Tweede Kamer (RvOTK) en de Regeling Archiefzorg.

De processen met betrekking tot de huisvesting van de Tweede Kamer vallen onder de verantwoordelijkheid van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, die deze taak op zijn beurt heeft gemandateerd aan het Rijksvastgoedbedrijf. De daar uitgevoerde processen vallen buiten de werking van deze selectielijst. In de voorliggende selectielijst zijn wel de processen inzake de bemoeienis van de Tweede Kamer met de eigen huisvesting opgenomen. Dit betreft de inrichting en het gebruik van de panden.

Personeelsdossiers vallen niet onder de reikwijdte van deze selectielijst, maar onder de Selectielijst Tweede Kamer der Staten-Generaal deelbeleidsterrein van personeelszaken, te weten het personeelsdossier over de periode vanaf 1945, Stcr. 11 juni 2009 nr. 105,voor het selecteren van de personeelsdossiers van ambtenaren van de Tweede Kamer. Deze dossiers worden sinds 1 januari 2019 beheerd door P-Direkt. Ook de archieven van de fracties uit de Tweede Kamer vallen niet onder deze selectielijst: de fracties zijn zelf verantwoordelijk voor hun archieven.

1.3. Ingangsdatum en intrekken selectielijsten

Deze selectielijst gaat met terugwerkende kracht in vanaf 5 mei 1945 en is na publicatie in de Staatscourant maximaal 20 jaar geldig.

Met de datum van 5 mei 1945 wordt zoveel mogelijk aangesloten bij voorgaande selectielijsten van de Tweede Kamer der Staten-Generaal, waarin vermeld stond dat die betrekking hadden op de periode vanaf het einde van de Tweede Wereldoorlog. Om hiaten te voorkomen tussen de voorgaande en voorliggende selectielijsten is gekozen voor de (symbolische) datum van 5 mei 1945. In de concordans in bijlage 3 zijn de verwijzingen naar de oude handelingen opgenomen.

Met de vaststelling van deze selectielijst wordt de Selectielijst van de Tweede Kamer der Staten-Generaal vanaf 5 mei 1945, Stcrt. 10766, d.d. 25 februari 2020, ingetrokken.

2. Verantwoording voor de selectielijst

2.1. Selectiedoelstelling en -methodiek

De selectiedoelstelling voor blijvend te bewaren archief is in 2010 in een Kamerbrief als volgt geformuleerd:

Waardering, selectie en acquisitie van archieven heeft tot doel het bijeenbrengen en veiligstellen van bronnen die het voor individuen, organisaties en maatschappelijke groeperingen mogelijk maken hun geschiedenis te ontdekken en het verleden van staat en samenleving (en hun interactie) te reconstrueren. Daartoe dienen de archieven of onderdelen van archieven veilig gesteld te worden die:

Het Nationaal Archief heeft met het oog op de operationalisering van deze nieuwe selectiedoelstelling een nieuwe waarderingsmethodiek (NWM) ontwikkeld, die in 2015 vorm kreeg in de handreiking Belangen in Balans (BiB). De nieuwe aanpak omvat de toepassing van drie instrumenten:

Ieder instrument hanteert een eigen invalshoek. De resultaten van de systeemanalyse en de risicoanalyse zijn vastgelegd in de voorliggende selectielijst. Deze selectielijst wordt aangevuld met een periodiek en afzonderlijk gepubliceerd hotspotlijst, het resultaat van de uitvoering van de hotspotmonitor.

2.2. Verhouding tot de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht geworden. De AVG gaat uit van het principe van doelbinding: persoonsgegevens mogen enkel verwerkt worden voor uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en niet zomaar voor andere doeleinden. De AVG maakt daarbij een onderscheid tussen gewone persoonsgegevens, bijzondere persoonsgegevens en strafrechtelijke persoonsgegevens.

Voor blijvend te bewaren gegevens geldt ‘archivering in het algemeen belang’. Archivering in het algemeen belang is in de AVG beperkt tot overheidsinstanties of openbare of particuliere organen die wettelijk verplicht zijn om archiefbescheiden te beheren. Het uitgangspunt is dat archiefvormers ‘archivering in het algemeen belang’ al toepassen tijdens het verzamelen van persoonsgegevens en dus niet alleen ná overbrenging naar een archiefbewaarplaats. In het kader van ‘archivering in het algemeen belang’ is het permanent bewaren van persoonsgegevens verenigbaar met de oorspronkelijke rechtmatige doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. De belangenafweging en motivatie tot het permanent bewaren moet zijn neerslag vinden in de selectielijst, waarover, desgevraagd, verantwoording moet kunnen worden afgelegd.

Concreet vermeldt de selectielijst welke grondslag – en in het geval van bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens ook welke uitzonderingsgrond – van toepassing is bij de verwerking van persoonsgegevens. De grondslagen en uitzonderingsgronden zijn te vinden in onderstaand schema.

Grondslagen voor verwerking van gewone persoonsgegevens

Uitzonderingsgronden voor verwerking van bijzondere persoonsgegevens

Uitzonderingsgronden voor verwerking van strafrechtelijke persoonsgegevens

Een beslissing tot blijvende bewaring wordt uiteindelijk gemotiveerd in de systeemanalyse. De uitzonderingsgrond BP-10 ‘archivering in het algemeen belang’ wordt bijgevolg niet expliciet benoemd.

Voor de Tweede Kamer geldt dat de parlementaire processen (paragrafen 4.1 en 4.2) worden uitgevoerd op basis van een wettelijke taak. De in deze processen voorkomende persoonsgegevens vallen onder grondslag 3.5De gegevensverwerking is noodzakelijk voor het nakomen van wettelijke verplichtingen. De bedrijfsvoeringsprocessen (paragrafen 4.3, 4.4 en 4.5) worden uitgevoerd op basis van een gerechtvaardigd belang en vallen onder grondslag 6.6De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen. Voor de soort persoonsgegevens (gewoon, bijzonder of strafrechtelijk) wordt verwezen naar het AVG-verwerkingsregister van de Tweede Kamer. In enkele gevallen is er een andere grondslag. Dit betreft de volgende processen:

2.3. Verantwoording voor de waarderingen

2.3.1. Systeemanalyse

Met behulp van de systeemanalyse wordt bepaald welke processen in aanmerking komen voor blijvende bewaring (B). De systeemanalyse brengt de structuren (relaties tussen actoren, functies en documenten) in kaart om de wezenlijke informatie te identificeren die nodig is om de activiteiten van een organisatie te kunnen reconstrueren. De systeemanalyse en de hotspotmonitor vullen elkaar aan.

De systeemanalyse bij de Tweede Kamer heeft bestaan uit het in kaart brengen en analyseren van de informatieknooppunten, omdat daar de belangrijkste stukkenstromen langs komen. In onder meer onderdeel 3.2.3 is de verwerking hiervan terug te vinden.

Welke processen beschouwd worden als kerntaak wordt bepaald door de missie en kerntaken van een organisatie als uitgangspunt te nemen. Om dit te kunnen bepalen zijn vijf selectiecriteria (SA-B1 t/m SA-B5) geformuleerd.

2.3.2. Risicoanalyse

Met de risicoanalyse wordt bepaald hoe lang de informatie ten minste bewaard dient te blijven, dan wel wanneer deze vernietigd moet worden. Het doel van een risicoanalyse is niet alleen om een bewaartermijn vast te stellen, maar vooral ook om het belang vast te stellen van een bedrijfsproces en de informatie die daarin omgaat. Dit gebeurt vanuit het perspectief van de proceseigenaar, vanuit de verantwoordelijkheid die hij heeft om alle belangen bij informatie te dienen. Dat geldt ook voor het te lang bewaren van informatie. Van ieder werkproces moeten de risico’s van vernietiging van overheidsinformatie op een bepaald moment in de tijd worden bepaald.

Bij het opstellen van deze selectielijst is voor de vernietigbare archiefbescheiden een risicoanalyse uitgevoerd. Bij elke categorie is met proceseigenaren besproken hoe lang de informatie nodig is voor de taakuitvoering. Daarnaast is per categorie gekeken naar de politieke, financiële, juridische en maatschappelijke (jegens de recht- en bewijszoekende burger) belangen. Ook de werking van de AVG is hierin meegenomen. Gezamenlijk is gekomen tot een termijn waarin de informatie nodig is.

2.3.3. Hotspots en andere uitzonderingen

Op grond van artikel 5, lid 1, sub e, van het Archiefbesluit 1995 kunnen in bijzondere gevallen archiefstukken die in de selectielijst zijn gewaardeerd als te vernietigen alsnog worden gewaardeerd als te bewaren. De nieuwe waarderingsmethodiek voorziet in een periodieke hotspotmonitor. Daarnaast kunnen andere uitzonderingscriteria benoemd worden.

Een hotspot is een gebeurtenis of kwestie die zorgt voor een opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers en/of burgers onderling. Het gaat dus om zaken die veel maatschappelijke beroering veroorzaken. Een hotspot voldoet aan een of meer van de volgende criteria:

De hotspotmonitor is gericht op het identificeren van gebeurtenissen en kwesties in de samenleving die grote invloed hebben uitgeoefend op de activiteiten van de organisatie die de selectielijst opstelt. Het doel van de periodieke hotspotmonitor is om ervoor te zorgen dat de archiefstukken die betrekking hebben op deze hotspots worden aangewezen voor blijvende bewaring, ongeacht de waardering van deze stukken in de selectielijst.

Het resultaat van de periodiek uitgevoerde hotspotmonitor wordt niet keer op keer vastgelegd in een herziene selectielijst, maar in een afzonderlijke gepubliceerde hotspotlijst. In de selectielijst wordt vastgelegd welke procedure wordt gevolgd en welke criteria worden gehanteerd voor het aanwijzen van hotspots.

Op grond van artikel 5, lid 1, sub e van het Archiefbesluit 1995 kunnen archiefstukken en dossiers, die normaal gesproken voor vernietiging in aanmerking komen, worden uitgezonderd van vernietiging. Het gaat daarbij om de volgende klassieke uitzonderingen:

De archivaris van de Tweede Kamer identificeert in overleg met de organisatie de onderwerpen die als hotspot of uitzondering kunnen worden gezien. Hiervan wordt een interne lijst bijgehouden. De archivaris legt de geïdentificeerde onderwerpen voor aan het Strategisch Informatie Overleg ter vaststelling. In het voorafgaande traject wordt over de lijst met onderwerpen advies gevraagd aan het Nationaal Archief. De definitieve hotspotlijst wordt uiteindelijk gepubliceerd op de websites van de Tweede Kamer en het Nationaal Archief.

Overigens worden veel zaken die als hotspot kunnen worden gezien, al in de Kamer behandeld. De neerslag van deze behandeling wordt hoe dan ook permanent bewaard.

2.4. Verslag van de vaststellingsprocedure

In februari 2024 is de conceptselectielijst ingediend bij het Nationaal Archief met het verzoek om de selectielijst vast te stellen. Dit concept werd in februari 2024 voorgelegd aan een externe deskundige, in overeenstemming met artikel 3, sub d, van het Archiefbesluit 1995. Van het daaropvolgend overleg over de selectielijst is een verslag opgesteld (zie bijlage 4).

Vanaf 1 april 2024 lag de selectielijst gedurende zes weken ter publieke inzage bij de balie van de studiezaal en op de website van het Nationaal Archief, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant. Van (historische) organisaties of individuele burgers is geen commentaar ontvangen.

Daarop werd de selectielijst op voordracht van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (d.d. [datum] met kenmerk NA/[kenmerk] bij klein koninklijk besluit (KB) van [datum] nr. [nummer] vastgesteld. Dit besluit is gepubliceerd in de Staatscourant (Stcrt. nr. [nummer] d.d. [datum]).

2.5. Afspraken en vooruitkijken

De voorliggende selectielijst is zoveel mogelijk tijdsonafhankelijk opgesteld, maar indien noodzakelijk moet deze tussentijds op onderdelen bijgewerkt worden op grond van wettelijke wijzigingen, wijziging in taken, spoedeisende bepalingen of vanwege termijnen die op basis van jurisprudentie of de dagelijkse praktijk problematisch blijken te zijn.

3. Contextuele informatie

In dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op de taken van de Tweede Kamer en de inrichting van de organisatie van de Tweede Kamer.

De Staten-Generaal is een Hoog College van Staat dat ononderbroken zitting houdt en bestaat uit de Eerste en de Tweede Kamer en de Verenigde Vergadering. De Koning heeft het recht de Kamers van de Staten-Generaal, elk afzonderlijk of beiden tezamen, te ontbinden. De Staten-Generaal en met name de Tweede Kamer, heeft tot belangrijkste taak het vertegenwoordigen van de bevolking. De Tweede Kamer is stevig verankerd in de Grondwet. Het wettelijke kader wordt verder met name aangevuld met de Kieswet en de Comptabiliteitswet.

De Tweede Kamer bestaat uit 150 leden (tot 1956 waren dat er 100), die rechtstreeks worden gekozen. De Kamer is onafhankelijk. De leden genieten parlementaire onschendbaarheid en stemmen zonder last. Het lidmaatschap van de leden van de Tweede Kamer duurt in beginsel 4 jaar, afgezien van de mogelijkheid van voortijdige Kamerontbinding. In individuele gevallen kan het lidmaatschap voortijdig (tijdelijk) beëindigd worden bij overlijden, zwangerschap, ziekte, door het nemen van ontslag, wanneer één van de grondwettelijke vereisten voor het lidmaatschap wegvalt of als Kamerlid een betrekking gaat vervullen die onverenigbaar is met het Kamerlidmaatschap. Andere redenen voor beëindiging zijn er niet: de Kamerleden hebben recht op voortdurende uitoefening van het mandaat.

3.1. Taken

De Tweede Kamer heeft twee hoofdtaken: