Vervangingsbesluit retrospectieve archiefbescheiden Raad voor de Kinderbescherming 2024

Gelet op:

De regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012 nr. WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging;

Artikel 7 van de Archiefwet 1995;

Artikel 26a en 26b van de Archiefregeling 1995.

Besluit(en):

Artikel 1

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit in de Staatscourant.

Artikel 3

Dit besluit kan worden aangehaald als: ‘Vervangingsbesluit retrospectieve archiefbescheiden Raad voor de Kinderbescherming 2024’.

Bijlage 1. Handboek Vervanging Archieven JenV – 2022_v2.01 deel A

Handboek Vervanging Retrospectieve Dossiers Raad voor de Kinderbescherming deel B 2024:

januari 1905 – december 2018

Versie: 1.0

Datum: 13-08-2024

Opgesteld door: Raad voor de Kinderbescherming in samenwerking met de Justitiële Informatiedienst

1. Inleiding

1.1. Aanleiding

De Raad voor de Kinderbescherming (RvdK) streeft ernaar om zoveel mogelijk digitaal te werken en hanteert het uitgangspunt: digitaal, tenzij. Vanaf 1 juli 2018 werkt de RvdK digitaal. Bij een digitale informatiehuishouding wordt wat er nog op papier is vastgelegd formeel vervangen door digitale reproducties. Vervanging is een archiefwettelijk begrip waarmee wordt bedoeld dat informatie op een andere informatiedrager (in dit geval digitaal) wordt overgezet waarna het origineel wordt vernietigd en de nieuwe drager de status van origineel krijgt. Overheden zijn sinds 1 januari 2013 zelf verantwoordelijk en volledig bevoegd voor de vervanging. Zij moeten conform artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, wel eerst een besluit tot vervanging nemen en publiceren. Dit is het Handboek Vervanging Retrospectieve Dossiers Raad voor de Kinderberscherming deel B(Primair proces archief (Kind- en Gezinsdossiers) januari 1905 – december 2018) van de RvdK dat is opgesteld ter onderbouwing van het vervangingsbesluit (hierna te noemen Handboek deel B). Het vervangen van het secundaire archief (bedrijfsvoerings-, bestuurlijke en beleidsprocessen) van de RvdK is buiten scope van dit handboek.

De RvdK is een uitvoeringsorganisatie van het Ministerie van Justitie en Veiligheid. De informatiehuishouding binnen het Ministerie van Justitie en Veiligheid, en daarmee ook binnen de RvdK staat hoog op de agenda, mede als gevolg van de toeslagenaffaire. De RvdK moet transparant zijn in haar handelen, moet verantwoording af kunnen leggen en moet voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van informatiehuishouding. Om de informatiehuishouding een impuls te geven is het Rijksbrede programma Open Overheid (2021–2026) opgesteld. Het Rijksbrede programma Open Overheid heeft tot doel om de openheid van de rijksoverheid te vergroten en haar informatiehuishouding en -voorziening te verbeteren. Door ruimer en actiever overheidsinformatie te delen, neemt de transparantie rondom beleidskeuzes toe. Onderdeel van het programma Open op Orde is het wegwerken van de papieren achterstanden, ook één van de prioriteiten van de RvdK.

Het papieren primair proces archief van de RvdK ligt opgeslagen in het depot bij de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (hierna te noemen: RvIHH), een departementsoverstijgende Shared Service Organisatie van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Dit is afgesloten archief, met andere woorden dit archief wordt niet meer aangevuld. Een deel wordt overgedragen aan het Nationaal Archief en een ander deel moet worden vernietigd of vervangen.

1.2. Doel en scope van dit handboek

In dit handboek wordt het proces van vervanging bij de RvdK beschreven. Dit onderbouwt het vervangingsbesluit, maakt een objectieve toetsing van het vervangingsproces mogelijk, en onderbouwt in hoeverre de digitale reproductie kan worden vertrouwd als een accurate en volledige weergave van het origineel.

Vervanging wordt toegepast op alle documenten behorend tot het primair proces archief die onder de zorg van de Algemeen Directeur van de RvdK zijn ontvangen, opgemaakt en beheerd sinds de datum van de oprichting van de RvdK tot december 2018. Vanaf 1 juli 2018 wordt er geen fysiek archief meer gevormd binnen de RvdK. Voor inkomende post die binnenkomt na 1 juli 2018 is een apart Handboek opgesteld1Handboek Vervanging Raad voor de Kinderbescherming | Publicatie | Raad voor de Kinderbescherming. De vervanging gaat officieel in vanaf de inwerkingtreding van het vervangingsbesluit. Het betreft hierbij documenten van alle organisatieonderdelen en alle primair proces werkprocessen die zijn opgenomen in alle systemen van de RvdK. De vervanging heeft betrekking op zowel permanent te bewaren en over te brengen, als op termijn te vernietigen dossiers.

In H2.4 worden de uitzonderingsgronden voor vervanging uiteengezet.

Om het archief te kunnen bewerken en vervangen wordt er voorafgaand een schouw uitgevoerd door de RvIHH en de Justitiële Informatiedienst (Justid) op het fysieke archief om de inhoudelijke en archief-technische aspecten beter te kunnen beoordelen. Van elke schouw wordt een rapport opgesteld.

De voorbereiding op de scanwerkzaamheden, de scancontroles en de technische specificaties van infrastructuur zijn vastgelegd in het Handboek Vervanging JenV, hierna te noemen Handboek deel A (zie bijlage 1 Handboek Vervanging Archieven JenV – 2022_v2.01 (deel A)). In november 2021 is deze vastgesteld door Justid. De functie van Handboek deel A is om medewerkers te informeren over de grote lijnen van het vervangingsproces. De werkinstructies zorgen ervoor dat het vervangingsproces in de dagelijkse gang van zaken correct wordt uitgevoerd. Verder heeft Handboek deel A als functie dat op elk moment kan worden aangetoond hoe het vervangingsproces is ingericht en op welke wijze de kwaliteit en de continuïteit van het digitaliseringsproces is gewaarborgd. In Handboek deel B worden archiefspecifieke afpraken vastgelegd die voor de betreffende archiefvormer, in dit geval de RvdK, gelden. Handboeken deel A en deel B vormen gezamenlijk het ‘Handboek Vervanging Retrospectieve Dossiers Raad voor de Kinderbescherming’. Dossiers kunnen dossiers en/of documenten betreffen. Voor een audit dienen beide handboeken als referentiekader.

2. Vervanging dossiers Raad voor de Kinderbescherming

2.1. De Raad voor de Kinderbescherming: de organisatie

Kinderen hebben recht op een gezonde en stabiele ontwikkeling. Dat staat in het Internationaal Verdrag voor de Rechten van het Kind. In Nederland beschermt de RvdK dat recht voor kinderen die in hun ontwikkeling worden bedreigd. En voor hen die worden verdacht van of veroordeeld zijn voor een strafbaar feit. Daarnaast voert de RvdK taakstraffen uit en geeft advies bij adoptie, pleegzorg en complexe scheidingen. De RvdK is een uitvoeringsorganisatie van het Ministerie van Justitie en Veiligheid (hierna: JenV) en werkt veel samen in de keten met organisaties als bijvoorbeeld: de politie, het Openbaar Ministerie, Veilig Thuis, Jeugdbescherming en Jeugdreclassering.

De RvdK bestaat uit 18 regionale vestigingen verspreid over Nederland en 1 landelijke staforganisatie gevestigd in Den Haag. Elke vestiging bestaat uit een aantal zelforganiserende teams die zijn samengesteld uit raadsonderzoekers, gedragsdeskundigen, juridisch deskundigen, taakstrafcoördinatoren en administratieve ondersteuning. Daarboven staat een vijfkoppige directie (zie bijlage 2 Organogram RvdK).

De taken en bevoegdheden van de RvdK komen voort uit internationale verdragen en staan in onderstaande wetten:

De RvdK voert een aantal wettelijke taken uit die te maken hebben met kinderen, met name kinderen die in de knel dreigen te komen of dat al zijn. Deze taken liggen op civielrechtelijk en strafrechtelijk terrein. Belangrijke taken van de RvdK zijn:

Tot 1 maart 1994 was de RvdK ook belast met de inning van de kinderalimentatie. Deze taak is per die datum overgedragen aan het Landelijk Bureau Inning Onderhoudsbijdragen (LBIO) te Rotterdam.

De RvdK verwerkt, ten einde van het uitvoeren van bovenstaande taken veel gevoelige informatie en stelt daartoe beleid op. De RvdK moet transparant zijn, verantwoording af kunnen leggen over haar handelen en voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van informatiehuishouding, zoals de Wet Open Overheid en de Archiefwet 1995. Het archief van de RvdK draait om mensen. Medewerkers moeten ervan op aan kunnen gaan dat zij met de juiste, volledige en toegankelijke informatie werken. De informatie die de RvdK verwerkt en beheert is van groot persoonlijk belang voor de betrokkenen. Zij hebben zowel het recht om vergeten te worden (vernietigen van informatie) als het recht om onderzoek te kunnen doen naar hun eigen verleden (archiveren, overbrengen naar Nationaal Archief en toegankelijk maken). Daarnaast is bepaalde informatie (beleid), ook van groot cultuur-historisch belang om het handelen van de organisatie te kunnen reconstrueren door de tijd heen.

2.2. Wet- en regelgeving en bevoegdheden rondom vervanging

2.2.1. Wet- en regelgeving

Organieke grondslag:

Archiefwet 1995 (art. 1 en art. 7);

Archiefbesluit 1995 (art. 2, art. 6 en art. 8);

Archiefregeling 2009 (art. 26b).

Specifieke grondslag:

Algemene Verordening Gegevensbescherming;

Archiefbeheersregels Veiligheid en Justitie 2014 (Staatscourant 2014 nr. 17938);

Selectielijst van het ministerie JenV van 9 april 2021 (Staatscourant 12 april 2021 nr. 17848).

2.2.2. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Uit Artikel 7 van de Archiefwet en Artikel 3 van de Archiefbeheersregels Veiligheid en Justitie 2014 volgt dat de algemeen directeur van de RvdK namens de Minister van JenV bevoegd is het besluit te nemen fysieke dossiers te scannen en de originele papieren dossiers te vernietigen. De voorbereidende werkzaamheden, waarderen en selectie, worden uitgevoerd door en onder verantwoordelijkheid van de RvdK. De medewerkers van de scanstraat van Justid in Zutphen zijn belast met de dagelijkse uitvoering van het vervangingsproces. De Functioneel Beheerder van Justid is verantwoordelijk voor het algemeen toezicht op de uitvoering van het vervangingsproces. De verantwoordelijkheid voor het archief van de RvdK en het correct doorlopen van het vervangingsproces inclusief besluitvorming ligt te allen tijde bij de archiefvormer (Rvdk) zelf.

2.3. Beschrijving te vervangen informatie

De grondslag van het benoemen welke informatie voor vervanging in aanmerking komt, wordt gevormd door de Archiefregeling Artikel 26b Lid a. ‘de reikwijdte van het vervangingsproces’, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën dossiers waarvoor het vervangingsproces geldt.

De vervanging waarover in dit handboek gesproken wordt, betreft in beginsel de vervanging van alle bestaande en afgesloten (retrospectieve) fysieke dossiers behorend tot het primaire proces, m.a.w. al het primaire (Kind- en Gezinsdossiers) in de periode van januari 1905 (oprichting rechtsvoorgangers RvdK) t/m december 2018 (eind opbouw analoog archief). Het betreft afgesloten archief en het betreft dossiers die behoren tot de categorie B (bewaren) en categorie V (vernietigen). De dossiers vallen grotendeels onder de categorieën uit de vigerende Selectielijst van het Ministerie van Justitie en Veiligheid en rechtsvoorgangers vanaf 5 mei 1945 maar kunnen ook over processen, zoals alimentatie, gaan die niet zijn opgenomen in de vigerende selectielijst omdat dit proces sinds 1994 niet meer uitgevoerd wordt door de RvdK. De dossiers die worden uitgezonderd van vervanging zijn benoemd in H2.4.

2.4. Uitzonderingsgronden voor vervanging

De uitzonderingen zijn gebaseerd op artikel 2, 1e lid van het Archiefbesuit 1995 en aangevuld met organisatie specifieke uitzonderingen. Voor de RvdK hanteren we de volgende uitzonderingscategorieën op vervanging:

3. Digitalisering van Dossiers

Dit hoofdstuk beschrijft het RvdK specifieke digitaliseringsproces en is aanvullend op hoofdstuk 3 van Handboek deel A.

3.1. Transport

De archiefdozen staan in het archiefdepot van de RvIHH. Het scannen vindt plaats in de scanstraat van Justid. De RvdK is verantwoordelijk voor het vervoer. Het archief wordt aangeleverd in genummerde rolcontainers met daarop genummerde archiefdozen. De dozen zijn voorzien van barcodes van de RvIHH. Per rolcontainer wordt door de RvIHH een geleidelijst4De geleidelijst bevat het pakbonnummer, zorgdrager, archiefvormer, archiefblok, archiefcode, archiefdoos-ID, verzendlocatie en verzenddatum. met doosnummers doorgegeven aan Justid. Justid controleert met behulp van de geleidelijst en de barcodes het aantal dozen en de doosnummers. Indien de geleidelijst niet overeenkomt met het geleverde wordt contact opgenomen met de RvIHH of de RvdK.

Het is mogelijk dat de archiefdozen (Na de intake – zie 3.2.) tijdelijk retour gaat naar de RvIHH voor opslag. Bij retourzendinging naar de RvIHH worden aan de geleidelijst het KBPS-dossier-nummer (KinderbeschermingsBedrijfsProcessenSysteem) en het Justid-ID van het dossier toegevoegd, de geleidelijst bevat dan minimaal:

3.2. Dossier intake proces (DIP)

De RvdK heeft een organisatie specifiek intakeproces ingericht, het Dossier-Intake-Proces (DIP).

Hierbij wordt gebruik gemaakt van de Dossier-Intake-Lijst (DIL), een export uit het primairprocessysteem waarin alle dossiers geregistreerd staan, die geïmporteerd wordt in een daarvoor ingerichte applicatie, waarbij per dossier is aangegeven welke verwerking deze moet ondergaan. De verwerking is gebasseerd op de selectielijst van de RvdK.

Justid controleert alle fysieke dossiers, op naam, geboortedatum en kinddossiernummer (fysiek nummer en KBPS nummer) en verdeelt de dossiers naar het door de RvdK bepaalde verwerkingsproces. De volgende verwerkprocessen worden onderscheiden:

De RvdK is te allen tijde inhoudelijk eindverantwoordelijk voor het intakeproces.

3.3. Scanklaar maken

Justid maakt de dossiers scanklaar. Hierbij hoort: het ontnieten, plastic tabbladen vervangen door papieren tabbladen met barcode, het herstellen van ezelsoren etc. Zie voor een gedetaileerde beschrijving van dit proces H3.3 van Handboek deel A.

3.4. Digitaliseren

In deze fase vindt het feitelijke digitaliseren van de dossiers plaats. Zie voor een gedetailleerde beschrijving van dit proces H3.4 van Handboek deel A.

3.5. Metadataverrijking

Op de dossierintakelijst staan alle papieren dossiers en de metadata die gekoppeld moet worden aan het te digitaliseren papieren dossier. Tijdens de intake wordt door Justid aan het papieren dossier een uniek Justid-ID-barcodeblad toegekend. Het Justid-ID wordt tevens, tijdens de intake, in de intakelijst geregistreerd, bij het papieren dossier.

Tijdens het scannen wordt het Justid-ID-barcode door de scanner gelezen en registreerd in de metadata van de PDF. Middels het Justid-ID worden automatisch de metadata van de DIL gekoppeld aan het dossier. Zie bijlage 3 Metadataverrijking voor een overzicht van de toe te voegen metadata.

3.6. Inlezen DIM en CDD+